Terminy, zasady, forma, wysyłka, osoby uprawnione do przygotowania

Poszczególne pliki JPK należy dostarczać organom podatkowym w ściśle określonym terminie.

W przypadku JPK_VAT, plik wysyłać należy comiesięcznie bez wezwania, nie później niż do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu raportowanym. Możliwe jest wysyłka wcześniejsza niż w tym dniu. Przedstawienie terminowo pliku JPK_VAT powoduje, że urzędnik nie może ponownie wnioskować o przekazanie ewidencji VAT w trakcie postępowania w stosunku do podatnika.

W przypadku pozostałych plików JPK przekazanie nastąpić winno w związku z wezwaniem organu skarbowego – w postępowaniu podatkowym, kontroli podatkowej lub kontroli celno – skarbowej. Podatnik w przypadku każdego wezwania musi posiadać co najmniej  3 dni na przedstawienie dowodu  w postępowaniu danego rodzaju. Nie trzeba zatem JPK przekazywać ad hoc (na każde „żądanie”), niemniej termin ten może być bardzo krótki. Powoduje to, że dokumenty winny być prowadzone na bieżąco.

Rodzaj dokumentu Forma przekazania Termin
JPK_VAT Bez wezwania Do 25 dnia miesiąca po każdym miesiącu
JPK_FV Na wezwanie W terminie minimalnym 3 dni roboczych
JPK_KPiR
JPK_KR
JPK_EP
JPK_FV
JPK_WB
JPK_MAG

JPK_VAT wysyłane jest wyłącznie w formie elektronicznej. Ewidencje VAT muszą być prowadzone elektronicznie, stąd nie da się, by były one przesyłane w formie plików tekstowych lub by podatnik odmówił wysyłki elektronicznej powołując się na niekorzystanie z programów komputerowych przy ich sporządzaniu.  Nie można zatem JPK_VAT wydrukować i zanieść lub przekazać na dysku CD, pen-drive lub w formie linku do danych w chmurze. Wysyłka odbywać się musi z użyciem odpowiedniej zasady autoryzacji. Jest nią wyłącznie e-podpis lub profil zaufany w systemie ePUAP.

Pozostałe rejestry i dokumenty JPK wysyłane (przekazywane) mogą być elektronicznie (na zasadach wskazanych powyżej) albo też przekazywane na elektronicznym nośniku danych. Dotyczy to wyłącznie takich podatników, którzy prowadzą księgi za pomocą programów komputerowych. Jeżeli księgi prowadzone są metodami standardowymi – drukowane druki akcydensowe, organ skarbowy nie może zażądać ich przekazania w postaci plików JPK. Również w przypadku wysyłki tych ksiąg, rejestrów i dokumentów, wysyłka wymaga użycia e-podpisu lub skorzystania z profilu zaufanego w ePUAP.

Dokumenty JPK przygotowuje i wysyła osoba odpowiedzialna w jednostce za prowadzenie księgowości. Dopuszczalne jest przekazanie pełnomocnictw do wysyłki na rzecz określonej osoby – w tym na rzecz księgowego zewnętrznego. Upoważnienie powinno zostać przekazane na druku UPL-1. Dopuszczalne jest również podpisywanie JPK-VAT osoby prawnej lub spółki osobowej – profilem ePUAP określonej osoby pod warunkiem, że podmiot przekaże takiej osobie upoważnienia (UPL-1).