Krajowy System e-Faktur w trybie obligatoryjnym

W czwartek 1 grudnia na stronie rządowego centrum legislacji pojawił się projekt Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, zawierający propozycję długo oczekiwanych zmian związanych z wprowadzeniem obowiązkowego wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Przypomnijmy, iż KSeF to system ministerialny obsługujący faktury ustrukturyzowane. W uproszczeniu wystawianie faktur w KSeF to „opracowanie” faktury w systemie finansowo-księgowym podatnika wg schematu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów i przesłanie takiego pliku do KSeF. Zatem KSeF to centralny system wystawiania i przechowywania faktur VAT. Warto zwrócić uwagę, iż faktury ustrukturyzowane to faktury VAT wystawiane w formacie zupełnie innym niż jakikolwiek stosowany dotychczas. Nie są to faktury elektroniczne przesyłane za pomocą komunikatu EDI czy w formacie pdf – rozwiązania te będą zastąpione przez e-faktury wystawiane w KSeF.
Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w sposób fakultatywny została wprowadzona od 1 stycznia 2022 r. ustawą z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. W tamtym czasie MF zapowiadało także, iż wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe już od 1 stycznia 2023 r.

Ze względu jednak na konieczność uzyskania zgody Komisji Europejskiej na takie działanie systemu decydujące znaczenie miała decyzja Rady w tym zakresie.

17 czerwca br. Rada Unii Europejskiej wydała decyzję nr 2022/1003, z której wynika, iż obligatoryjny KSeF może zostać wprowadzony w Polsce najwcześniej od 1 stycznia 2024 r. W tym kontekście warto zwrócić uwagę, iż decyzja Rady obowiązuje w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. (o co zresztą wnioskowało Państwo Polskie). Po tym okresie KSeF nie będzie obligatoryjny, o ile Polska nie zwróci się ponownie o zgodę na stosowanie tego „środka”.

W praktyce oznacza to, iż w obrocie gospodarczym nadal funkcjonować będą dwa równoległe procesy fakturowania: KSeFowy i dowolny (papierowy, pdf, EDI), a przynajmniej należy dopuścić taką możliwość. O ile bowiem przedsiębiorstwa istniejące w trakcie obligatoryjnego KSeF się do niego dostosują, o tyle nowopowstałe (po 31 grudnia 2026 r.) już nie będą musiały.

Proponowane zmiany wydają się odpowiadać tym założeniom.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K.
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »

Od kiedy i dla kogo

W pierwszej kolejności należy wskazać, iż zgodnie z proponowanym rozwiązaniem KSeF ma być obligatoryjny od 1 stycznia 2024 r.

Podstawowe pytanie nurtujące podatników to także krąg podmiotów zobowiązanych do wystawiania e-Faktur. Zgodnie z proponowanymi przepisami, potwierdzającymi zresztą dotychczasowe zapowiedzi, obowiązkowy KSeF ma dotyczyć tylko podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów
i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).

Podatnicy z siedzibą za granicą mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, a więc mają prawo do wystawienia i otrzymywania faktur w tym systemie. Jeśli zaś nie wyrażą takiej woli, sprzedawcy mają obowiązek udostępnienia im e-faktur w jakiekolwiek innej formie. Polski podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz nierezydenta w pierwszej kolejności wystawi fakturę w KSeF, natomiast w celu jej dostarczenia do zagranicznego nabywcy (o ile nie zdecyduje się on korzystać z KSeF), będzie musiał ją wydrukować lub przesłać w innej formie, po uprzednim oznaczeniu odpowiednio kodem weryfikacyjnym. W przypadku, gdy e-faktura będzie udostępniana w formie elektronicznej poza KSeF, nie będzie wymogu jej przez odbiorcę. W takiej sytuacji wystarczy że nabywca nie zakwestionuje tak wystawionej faktury.

Obowiązkowe wystawienie faktur w KSeF dotyczy także korekt, niezależnie od tego, czy dotyczyć one będą faktur wystawionych przed czy po 1 stycznia 2024 r. A więc każda korekt wystawiona od 1 stycznia 2024 r. będzie musiała mieć postać e-faktury niezależnie od tego, czy będzie dotyczyła faktury VAT wystawionej w KSeF czy poza KSeF.

Sprawdź program e-faktury fillup z darmową fakturą KSeF

Procedury szczególne poza KSeF

Wyłączenie z obowiązkowego wystawiania e-Faktur dotyczyć będzie także podatników korzystających z procedur szczególnych

Podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT tj. korzystający z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych nie będą mieli obowiązku korzystania z KSeF. Ze względu na specyficzne zasady funkcjonowania systemu opodatkowania dla tych podmiotów oraz wyłączenie z obowiązkowej rejestracji dla celów VAT za pomocą NIP, podmioty te nie będą miały również fakultatywnej możliwości wystawiania e-faktur.

Wynika to z faktu, iż z technicznego punktu widzenia, działanie KSeF w zakresie m.in. nadawania uprawnień do wystawiania e-faktur opiera się na NIP sprzedawcy zawartym w pliku faktury. W związku z tym, że w przypadku procedur szczególnych numer ten nie jest nadawany, e-faktura w tym przypadku nie może być wystawiona.

Wyjątkiem od opisanych wyżej wyłączeń są podatnicy korzystający z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a, którzy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K.
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »

Możliwe dalsze wyłączenia

Nowelizacja wprowadza także przepisy upoważniające Ministra Finansów do wprowadzania dodatkowych zwolnień z obowiązkowego stosowania KSeF. Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy przewiduje się, że będzie to dotyczyć faktur wystawianych m.in. z tytułu świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, które w imieniu Polskiej Żeglugi Powietrznej wystawia Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (Eurocontrol).

Faktury nie wystawisz już na kasie rejestrującej

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznaczać będzie rezygnację z możliwości wystawiania faktur VAT na kasach rejestrujących. Zdecydowano się jednak na roczny okres dostosowawczy i zakaz ten będzie obowiązywał od stycznia 2025 r.

Od początku 2024 r. paragony z NIP do 450 zł nie będą już uznawane za fakturę VAT.

Lepiej się dostosować

Nowelizacja przewiduje kary dla podatników, którzy nie dostosowali się do nowych systemów. Kary mają obowiązywać od lipca 2024 r. i dotyczą sytuacji wystawienia faktury poza KSeF – sytuacja taka będzie traktowana jako brak wystawienia faktury, lub wystawienia faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem. W obu tych przypadkach kara będzie nie mniejsza niż 1000 zł. Karane będą także opóźnienia w przesłaniu do KSeF faktur wystawionych podczas awarii, z tym że w tym przypadku kara minimalna ma wynosić 500 zł. Kary mają być nakładane w drodze decyzji.

Odformalizowanie korekt

W związku z wprowadzeniem KSeF modyfikacji ulegną także zasady rozliczania faktur korygujących zmniejszających. W celu obniżenia VAT należnego podatnicy wystawiający faktury korygujące w KSeF nie będą musieli posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie korekty z nabywcą i spełnienie tych warunków. Nabywca będzie miał obowiązek skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał e-fakturę korygującą. Pozostałe zasady dotyczące ujmowania korekt pozostaną bez zmian.

Jak wskazano w uzasadnieniu do zmian dopiero na tym etapie cyfryzacji rozliczeń możliwe jest wprowadzenie takiej zmiany, dzięki której całkowicie odformalizowane zostanie korygowanie faktury. KSeF zapewnia wgląd w obieg faktur i eliminuje ryzyko braku korespondencyjnej korekty podatku naliczonego przy jednoczesnym obniżeniu VAT należnego przez dostawcę.

W przypadku faktur korygujących, które zostały wystawione w postaci papierowej lub elektronicznej rozliczenie VAT będzie następować zgodnie z zasadami obowiązującymi przed wprowadzeniem obligatoryjnego e-fakturowania.

Propozycja korekty

W zakresie korekt ustawodawca proponuje także ciekawe rozwiązanie w postaci propozycji faktury korygującej wystawianej przez nabywcę. Ta nowa funkcjonalność ma polegać przesłaniu przez nabywcę towarów propozycji faktury korygującej dotyczącej elementów faktury pierwotnej, z wyłączeniem numeru NIP. Dokument ten ma mieć swój odrębny numer nadany przez system, przy czym należy zaznaczyć, iż nie będzie to numer KSeF. W momencie, gdy sprzedawca zaakceptuje propozycję dokumentu nadawany będzie numer KSeF i faktura korygująca wejdzie do obrotu prawnego. Oba numery mają się znaleźć na urzędowym potwierdzeniu odbioru. Warto także wskazać, iż faktyczne wystawienie faktury korygującej w tym przypadku następuje przez sprzedawcę, pomimo, że systemowo dokonuje on wyłącznie akceptacji dokumentu.

Co z notami

Nowelizacja utrzymuje możliwość wystawiania not korygujących na dotychczasowych zasadach, z tym że ta forma korekty z inicjatywy nabywcy będzie dostępna wyłącznie w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF. Jest to więc rozwiązanie stosowane tylko wtedy, gdy nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Należy podkreślić, iż nie dotyczy to wyłączeń związanych z awarią KSeF - przepisy o nocie korygującej nie mają zastosowania do faktur wystawianych w tym okresie.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K.
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »

Rolnicy z możliwością udziału w KSeF

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, faktury VAT RR miały być wyłączone z KSeF. Ministerstwo zdecydowało się jednak umożliwić rolnikom ryczałtowym korzystanie z dobrodziejstw systemu na zasadzie dobrowolności. Będzie to możliwe pod warunkiem uwierzytelnienia się rolnika w systemie KSeF i złożenia przez niego w tym systemie oświadczenia o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego zwolnionego na podstawie Ustawy o VAT. Czynności te będą dokonywane w ramach procedury nadania przez rolnika ryczałtowego uprawnienia do wystawiania przez nabywcę produktów rolnych faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Ze względu na fakt, iż podstawowym identyfikatorem w KSeF jest nr NIP, w celu skorzystania z systemu rolnicy ryczałtowi będą mieli dodatkowo obowiązek rejestracji i uzyskania NIP. Posługiwanie się tak jak dotychczas wyłącznie nr pesel dla celów KSeF nie będzie możliwe.

W związku z powyższymi zmianami faktury VAT RR wystawione w KSeF nie będą musiały zawierać kilku elementów, które są wymagane na „tradycyjnych” fakturach, takich jak czytelne podpisy stron transakcji czy oświadczenie rolnika o statusie zwolnionego rolnika ryczałtowego.

Wprowadzono także kilka innych zmian w zakresie przepisów dotyczących faktur VAT RR (np. termin wystawienia, przeliczanie kwot wyrażonych w walucie obcej, korekty podatku naliczonego u nabywcy), które dotychczas nie były uregulowane, a potrzeba w tym zakresie wynikała z dotychczasowej praktyki interpretacyjnej.

Ochrona w czasie kryzysu

W projekcie przewidziano także rozwiązania na wypadek sytuacji szczególnych, takich jak prowadzenie prac serwisowych, awaria systemu, sytuacji kryzysowej, w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym (chodzi tu o sytuacje nadzwyczajne takie jak zagrożenie kraju lub jego infrastruktury, ale też zagrożenie na terenie działania podatnika, powodujące brak możliwości wystawienia faktur w KSeF przez podatnika). Sytuacje te co do zasady wyłączać będą obowiązek podatnika do wystawienia faktur w KSeF. Przykładowo, w przypadku awarii systemu, podatnik będzie wystawiał faktury w sposób uzgodniony z nabywcą. Faktury te będą musiały zostać wysłane do KSeF obowiązkowo w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF. W kontekście możliwych kar za opóźnienia w niedochowaniu tego terminu, istotne jest to, że termin zakończenia awarii będzie oficjalnie ogłaszany w komunikacie MF.

Data wystawienia i otrzymania faktury

Co do zasady datą wystawienia faktury w KSeF jest data jej przesłania do systemu. W sytuacji, gdy zostanie ona zwalidowana przez KSeF jako prawidłowa, numer identyfikujący fakturę nadany przez KSeF będzie zawierał tę datę. Jak podkreśla MF, datą wystawienia faktury w KSeF nie jest data wystawienia z pola P1, wskazana w strukturze dokumentu opublikowanej przez rząd. Data ta będzie przyjmowana za datę wystawienia faktury wyłącznie w sytuacji awarii KSeF.

Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.

Sprawdź program e-faktury fillup z darmową fakturą KSeF

Znacznik na Białej Liście

Ułatwieniem dla podatników będzie wprowadzenie dodatkowego oznaczenia na tzw. Białej Liście. Wykaz prowadzony przez Szefa KAS dodatkowo będzie zawierać informację, czy dany podmiot jest lub nie jest zobowiązany do wystawiania e-faktur.

Nowości w zaliczkach

Nowelizacja zawiera ciekawą propozycję dotyczącą braku obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych w sytuacji, gdy płatność dokonywana jest w tym samym miesiącu, w którym dana czynność (podlegająca dokumentowaniu fakturą) została wykonana. Rozwiązanie to dotyczy jednak tylko tych sytuacji, dla których mają zastosowanie ogólne zasady terminów wystawiania faktur i nie może być stosowana dla przypadków szczególnych (np. dostaw energii).

Kod weryfikacyjny

Nowością zdaje się niezapowiadaną wcześniej przez Ministerstwo jest obowiązkowe oznaczanie każdej wizualizacji e-faktur kodem weryfikacyjnym. Sposób oznaczania będzie uregulowany w odrębnym rozporządzeniu.
KSeF ma zapewniać funkcjonalność która umożliwi weryfikację czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne.

Wprowadzenie tego rozwiązania oznacza, iż w praktyce funkcjonować będą równolegle dwa obiegi faktur: e-faktury wystawione w KSeF, oraz ich obrazy, które po oznaczeniu kodem QR stanowić będą pełnoprawną fakturę. Zgodnie z treścią uzasadnienia rozwiązanie to ma na celu niezmienianie obecnych praktyk przekazywania faktur np. na maila za gaz, prąd, telefon itp., a jednocześnie zabezpieczenie autentyczności faktury.

Faktura do paragonu

Ze względów technicznych KSeF wymusił także zmianę przepisów w zakresie e-faktur dotyczących sprzedaży uprzednio udokumentowanej na kasie rejestrującej. W takiej sytuacji podatnik będzie musiał zostawić w swojej dokumentacji paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży lub numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej, z danymi identyfikującymi tę fakturę. Wygląda więc na to, że konieczne będzie wprowadzenie nowego elementu na tych paragonach.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K.
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »