Rozporządzenia wykonawcze dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur

Minister Finansów i Gospodarki podpisał w grudniu cztery rozporządzenia wykonawcze związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zdecydowanie najobszerniejszym z tych dokumentów jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dziennik Ustaw 2025 r., poz. 1815), które określa:

• rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
• sposoby nadawania i odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o ich nadaniu bądź odebraniu (ZAW-FA),
• sposoby uwierzytelniania użytkowników systemu, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania,
• zakres danych niezbędnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,
• sposób oznaczania faktur przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur, które będą udostępniane poza tym systemem,
• zasady wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczeń wymaganych od wystawców takich faktur,
• wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.

Resort finansów podkreślił, że wszystkie zasady określone w rozporządzeniu są odwzorowane w udostępnionej wcześniej dokumentacji technicznej KSeF.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Paragony za przejazd autostradą i jednorazowe bilety poza KSeF

Z kolei na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dziennik Ustaw 2025 r., poz. 1740), przewidziano wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla:

• paragonów fiskalnych uznane za faktury za przejazd autostradami płatnymi,
• biletów jednorazowych za przewóz osób na dowolną odległość,
• faktur dokumentujących świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe,
• dokumentów potwierdzających świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy,
• faktur wystawianych w ramach samofakturowania zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika albo podmiot, który zobowiązał podatnika do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dziennik Ustaw 2025 r., poz. 1742) dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT. Na jego podstawie na wystawianych w KSeF fakturach uproszczonych podatnicy będą zobowiązani podawać swój numer NIP. Natomiast takiego obowiązku nadal nie będzie w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, na przykład na rzecz konsumentów.

Ponadto, rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dziennik Ustaw 2025 r., poz. 1800) znowelizowane zostało tzw. rozporządzenie w sprawie JPK_VAT z deklaracją. W wyniku tych zmian każda każda faktura podlegająca obowiązkowi wystawienia w KSeF musi mieć wskazany numer KSeF w pliku JPK_V7 z deklaracją (w poprzedniej wersji rozporządzenia wykazywanie numeru KSeF było fakultatywne). Rozporządzenie wprowadza też obowiązek oznaczania faktur wystawionych bądź otrzymanych poza KEsF i dowodów innych niż faktury jednym z trzech oznaczeń:

• OFF, gdy ze względu na brak aktywności systemu KSeF faktura na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją nie posiada numeru identyfikującego KSeF i nie została przesłana do tego systemu (faktura wystawiona w czasie awarii systemu),
• BFK, gdy podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury, ale korzysta z wyłączenia z KSeF i wystawia fakturę (papierową bądź elektroniczną) poza systemem,
• DI, gdy dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną, elektroniczną ani papierową, a konieczne jest wykazanie go w ewidencji dla podatku od towarów i usług.

Przepisy nowelizujące rozporządzenie w sprawie JPK_VAT z deklaracją weszły w życie z dniem następującym po dniu ich ogłoszenia. Pozostałe z omówionych rozporządzeń wykonawczych do KSeF co do zasady wchodzą w życie od 1 lutego 2026 r., a więc od dnia, gdy fakturowanie stanie się obowiązkowe dla największych podatników (kryterium jest osiągnięcie przychodu przekraczającego 200 mln zł w 2024 r.). Wyjątki przewidziano tylko dla:

• przepisów dotyczących wystawiania faktur z załącznikiem, które wejdą w życie od 1 stycznia 2026 r.,
• przepisu o uwierzytelnianiu w ramach Węzła Krajowego, który wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r.

Nowe oznaczenia w deklaracji JPK_V7

Źródło: informacja Ministerstwa Finansów