Faktura VAT: czym jest i jakie są rodzaje?

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym - w celach księgowych - wystąpienie transakcji, od której należy zapłacić podatek od towarów i usług. Faktura ewidencjonuje nie tylko wartość i rodzaj transakcji, ale również strony uczestniczące w czynności. Podpisana - dokumentuje przeprowadzenie czynności lub stanowi dowód zamówienia, co znajduje swoje skutki również w obowiązku zapłaty.

Faktura jest obowiązkowa (za każdym razem) w związku:

• ze sprzedażą towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy - zarówno opodatkowanego VAT, jak i zwolnionego z tego podatku,
• z otrzymaniem części lub całości kwoty przed dokonaniem dostawy towaru lub usługi na rzecz przedsiębiorcy - wówczas obowiązuje tzw. faktura zaliczkowa (wyjątkowo faktury zaliczkowej nie wystawia się, gdy kwota przed dokonaniem czynności dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, usług dostawy lub dystrybucji energii, gazu, ciepła, usług stałej ochrony prawnej i biurowej, usług leasingu, najmu i podobnych do nich, ochrony osób oraz dozoru, ochrony i przechowywania mienia, usług telekomunikacyjnych oraz finansowych), od 01 września 2023 roku podatnicy nie są zobligowani do sporządzania faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymali w tym samym miesiącu, w którym dokonali czynności, których dotyczy otrzymana płatność,
• z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
• ze sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju (jest to procedura sprzedaży na rzecz nabywcy niebędącego płatnikiem VAT, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w innym kraju niż sprzedawca).

Faktura VAT netto w fillup za DARMO

Sprawdź inne dostępne faktury i rachunki w programie fillup

Istnieją różne rodzaje faktur. To powoduje, że aby dokument był zawsze uznawany za fakturę, trzeba posługiwać się różnymi ich wzorami. Oprócz typowych faktur, podatnicy zobowiązani są często ewidencjonować transakcje szczególnego rodzaju, zmuszające do sporządzenia faktur o odmiennej treści lub zawierających dodatkowe, obowiązkowe pozycje.

• Faktura netto (jednopozycyjna)
• Faktura netto wielopozycyjna
• Faktura brutto
• Faktura w “mechanizmie podzielonej płatności”
• Faktura “odwrotne obciążenie”
• Faktura w “samofakturowaniu”
• Faktura przy “metodzie kasowej”
• Faktura podatników zwolnionych z VAT
• Faktura dotycząca nowych środków transportu
• Faktura dotycząca transakcji trójstronnej
• Faktura przy “procedurze marży”
• Faktura dotycząca czynności o przebiegu wewnątrzeuropejskim
• Faktura wystawiana przez rolnika ryczałtowego
• Faktura uproszczona

Podstawową fakturą jest faktura netto. Dokumentuje ona sprzedaż towarów lub usług dokonywaną przez płatnika VAT na rzecz innego płatnika VAT. Podatek liczony jest od wartości netto towaru lub usługi i dodawany ostatecznie do jej wartości. Kwoty podatku wykazuje się w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (do pełnych groszy). Końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Dopuszczalne jest korzystanie z faktur netto jednopozycyjnych oraz faktur wielopozycyjnych. Te ostatnie mogą być fakturami zbiorczymi, dotyczącymi transakcji dokonywanych jednorazowo lub w pewnym dłuższym okresie, nie przekraczającym miesiąca. O ile w przypadku faktur zbiorczych dotyczących jednej sprzedaży, dokument zawiera wiele pozycji, to przy fakturach zbiorczych ich sporządzenie jest możliwe jeśli obejmują czynności z okresu, który nie może być dłuższy niż termin ostateczny wystawienia faktury z tytułu pierwszej z dostaw, dokumentowanych taką fakturą, (czytaj instrukcję do JPK_V7: ewidencja sprzedaży, przychody).

Podatnicy mają również możliwość wystawiać faktury brutto, w których podatek VAT liczony jest inaczej - w ich treści zamiast ceny jednostkowej netto można wykazywać cenę wraz z kwotą podatku (cenę jednostkową brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto – wartość sprzedaży brutto.

Fakturę “mechanizm podzielonej płatności” rozliczyć należy, gdy dochodzi do dostaw lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o podatku VAT, a łączna kwota transakcji przekracza 15.000 zł. brutto - ten rodzaj faktury stosować należy pod rygorem dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na dostawę towarów lub świadczenie usług.

Fakturę “odwrotne obciążenie” - wystawia się w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi.

Fakturę “samofakturowanie” sporządza się, gdy rozlicza ją nabywca sam dla siebie w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Może on sporządzić faktury za sprzedawcę, jeśli jest podatnikiem VAT i zawarł ze sprzedawcą umowę określającą procedurę zatwierdzania faktur. Dokument wystawiony przez nabywcę staje się pełnoprawną fakturą sprzedażową dopiero w momencie zatwierdzenia przez sprzedawcę. Elementy na fakturze przygotowanej przez nabywcę są takie same jak przy innych, standardowych fakturach - konieczny jest jednak dopisek “samofakturowanie”.

Zasadniczo podatnik musi zapłacić podatek VAT należny z faktur przygotowanych w danym okresie rozliczeniowym nawet wówczas, gdy nie otrzymał zapłaty od swoich kontrahentów za te faktury. Metoda kasowa stanowi wyjątek od tej zasady. Faktura “metoda kasowa” dotyczy sytuacji, w której wystawca jest podatnikiem, u którego obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty za towar lub usługę i który wybrał rozliczanie się z VAT metodą kasową; taka faktura zawiera oznaczenie “metoda kasowa”.

Faktura podatników zwolnionych z podatku vat, zawierać musi podstawę prawną zwolnienia podmiotowego (tj. do 200.000 zł rocznie) - art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, przedmiotowego (np. art. 43 ust. 1, art 82 ustawy o VAT), podstawę wynikającą z przepisu dyrektywy 2006/112/WE lub inną podstawę prawną, na podstawie której czynność pozostaje nieobjęta podatkiem.

Faktura dotycząca nowych środków transportu zawierać musi przebieg pojazdu lub okres jego używania.

Faktury dotyczyć mogą transakcji trójstronnych. Trzech podatników VAT może uczestniczyć w dostawie towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności (trzeciemu), przy czym dostawa tego towaru pod kątem podatkowym jest dokonana między pierwszym i drugim oraz między drugim i trzecim.

Faktura VAT marża to szczególny rodzaj faktury stosowany przy:

• świadczeniu usług turystycznych
• dostawie towarów używanych, na przykład samochodów, laptopów, telefonów
• dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków
• dostawie dzieł sztuki.

Faktura VAT marża jest dobrowolna. Dzięki niej wystawca płaci niższy podatek – tylko od marży, a nie od sprzedaży netto. Nie można jednak odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup odsprzedawanego towaru.

Faktury rozliczane mogą być w związku z realizacją czynności o przebiegu wewnątrzeuropejskim, tzn. dotyczą wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub świadczenia usług dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej.

Faktury wystawiane na rzecz rolników ryczałtowych, w związku z transakcją dotyczącą produktów i usług rolnych. Rolnik ryczałtowy, sprzedając produkty rolne, nie sporządza faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR.

Szczególnym rodzajem faktur są faktury uproszczone. W ich przypadku - gdy wartość brutto ewidencjonowana na kasie fiskalnej nie przekracza 450 zł, to gdy nabywca poda NIP do wpisania na paragonie, dokument ten automatycznie staje się fakturą i nie ma możliwości uzyskania faktury do takiego dokumentu (tj. do paragonu, który ze względu na ilość zawartych w nim danych jest tak naprawdę uproszczoną fakturą).

Faktury nie musi wystawiać:

• osoba zwolniona z podatku VAT ze względów na niską sprzedaż (do 200.000 zł rocznie) - robi to wyłącznie na żądanie konsumenta lub przedsiębiorcy - będących nabywcą jego towarów lub usług - w efekcie nie musi tej faktury wystawiać każdorazowo,
• osoba dokonująca sprzedaży na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych (sprzedaż konsumencka dokumentowana jest na kasie rejestrującej - fiskalnej a w szeregu przypadków do osiągnięcia 20.000 zł sprzedaży rocznie - ewidencją wewnętrzną u sprzedawcy),
• osoba prowadząca czynności nieobjęte podatkiem niezależnie od limitu sprzedaży np. usługi medyczne, finansowe, najem.

Jednak nawet, gdy sprzedawca nie musi sporząśdzać obowiązkowo faktury, to na żądanie kupującego musi ją wystawić:

• gdy żądanie złoży konsument (dane na fakturze powinny zawierać informacje o kupującym, nie musi to być jednak numer PESEL lub NIP) oraz jeśli jednocześnie żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
• gdy doszło do sprzedaży zwolnionej z podatku lub gdy dokonał jej podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT - faktura musi zostać wydana na żądanie każdego kupującego, tj przedsiębiorcy i konsumenta (przypadek nr 1 opisany powyżej).

Typowa faktura rozliczana jest w związku z dokonaniem dostawy towaru lub realizacją usługi. Sporządzona może być ona przed dokonaniem takiej czynności (nie wcześniej niż 30 dni) lub po takiej czynności (do 15 dni po zakończeniu miesiąca jej dokonania). Od powyższych terminów istnieją jednak liczne wyjątki - czytaj poradnik data wystawienia faktury.

Faktura musi zawierać minimalną ilość danych. Ich treść, w szczególności data wystawienia, data sprzedaży może decydować o tym, w którym okresie ujmować będzie się czynność udokumentowaną fakturą w pliku JPK_V7. Natomiast nazwa towaru lub usługi może decydować o tym, czy w JPK_V7 należy wskazać dodatkowe procedury w ramach których, transakcja była prowadzona lub ich grupowania GTU.

Jeśli towar jest ewidencjonowany u sprzedawcy na kasie rejestrującej, faktura na rzecz przedsiębiorcy może być wystawiona wyłącznie w sytuacji, gdy nabywca zażąda na paragonie podania swojego numeru NIP. Jeśli taki numer nie zostanie ujęty to faktura może być wystawiona do paragonu wyłącznie na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej lub na rzecz rolnika ryczałtowego).

Faktury do paragonu w sposób szczególny są wykazywane na JPK_V7.

Za prawidłowość treści faktury odpowiedzialność ponosi wystawca, ale również nabywca. Wystawca powinien zadbać o podanie na fakturze:

• prawidłowych danych nabywcy i sprzedawcy, w tym aktualność ich numerów podatkowych,
• zastosowania prawidłowej stawki VAT, zwolnienia z VAT, niepodlegania pod VAT,
• nazwy towaru lub usługi oraz uwzględnić na niej jednostki i wartości zgodne z zawieraną umową; w efekcie odpowiada za prawidłowość wyliczeń kwot wykazywanych na dokumencie.

Błędy są podstawą do wystawiania faktur korygujących przez sprzedawcę oraz not korygujących przez nabywcę. Trzeba jednak pamiętać, że system KSeF nie posiada możliwości korygowania formalnego dokumentów przez nabywców m.in. poprzez noty korygujące. Jedynym dopuszczalnym dokumentem wystawianym w KSeF jest faktura ustukturyzowana, zatem w KSeF korekty danych dokonywane są jedynie za pośrednictwem faktur korygujących. Zatem noty korygujące dla podatników przestaną obowiązywać wraz z wejściem obowiązkowego KSeF.

Data wystawienia faktury stanowi jedną z obowiązkowych jej pozycji. Data ta jest istotna nie tylko z punktu widzenia wystawcy, ale również ma znaczenie dla jej ujęcia u nabywcy towaru lub usługi. Zatem przede wszystkim na fakturze podać należy faktyczną datę jej powstania. O ile data wystawienia faktury różni się od daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, to tę drugą datę należy również wskazać w fakturze. Zasadniczo faktury rozlicza się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wydania towaru, wykonania usługi lub uzyskania zaliczki, zadatku lub płatności. Ta sama reguła tyczy się przygotowania faktury na żądanie konsumenta - w przypadku jeżeli żądanie otrzymania faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeśli żądanie nastąpiło później - fakturę przygotowuje się nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania. Zarazem faktury nie można sporządzić wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem czynności. Tak więc podatnik, który nie otrzymał płatności może najpierw wystawić fakturę, a następnie dopiero otrzymać zapłatę lub wykonać usługę bądź dostarczyć zamówiony towar.

Obowiązek podania na fakturze daty sprzedaży wynika z tego, że to data sprzedaży, a nie data wystawienia faktury decyduje o ujęciu faktury w pliku JPK_V7. Co do zasady w dacie sprzedaży (zakończeniu sprzedaży) powstaje obowiązek podatkowy. W tej właśnie dacie czynność należy rozliczyć przed urzędem skarbowym z podatku VAT, a także na podstawie tej daty ustala się moment, w którym dochodzi do odliczenia VAT.

Datą sprzedaży, którą podajemy na fakturze w chwili jej tworzenia, jest najczęściej:

• data wydania bądź udostępnienia towaru nabywcy,
• data przekazania towaru firmie kurierskiej,
• data wykonania usługi,
• data zakończenia okresu rozliczeniowego,
• data otrzymania zaliczki, zadatku bądź zapłaty całej ceny.

Niejednokrotnie przygotowując fakturę nie da się przewidzieć daty późniejszej sprzedaży. Wówczas fakturę powstałą przed datą sprzedaży należy skorygować podając już po dokonaniu dostawy/zakończeniu świadczenia usługi - faktyczną datę sprzedaży, różniącą się od daty wystawienia faktury.

Przez wiele lat dominującą formą faktury była wersja papierowa. Wymagało to ręcznego wypisywania gotowego formularza faktury bądź wydruku dokumentu przygotowanego komputerowo i zaopatrzenia go w podpis wystawcy. Następnie dopuszczono możliwość wystawienia faktury elektronicznej, czyli faktury wystawionej i otrzymanej w dowolnym formacie elektronicznym. Obecnie za sprawą KSeF upowszechnić ma się szczególny typ faktury elektronicznej, jakim jest faktura ustrukturyzowana. Wyróżnia ją w pełni cyfrowy format danych rozumiany jako uporządkowana, jednoznaczna informacja cyfrowa (ustrukturyzowany schemat danych).

Obecnie standardowym jest wystawianie faktur elektronicznie oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej. Takie faktury są dopuszczalne wyłącznie, gdy odbiorca zaakceptuje taką formę otrzymywania faktury. Akceptacja nie wymaga formy pisemnej - może być dorozumiana. Wysyłka powinna być zawsze odpowiednio przeprowadzona - wymaga zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury i tak:

1. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
2. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Przechowywanie dokumentów faktur sporządzonych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania i przedstawiania do kontroli w formie papierowej (choć takie postępowanie będzie zgodne z prawem).

Przechowywanie dokumentów faktur sporządzonych w formie papierowej może odbywać się w formie elektronicznej i w takiej formie może być przedstawiane do kontroli (archiwizacja wystawianych dokuwemtów).

Przechowywanie faktur otrzymanych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania (choć jest to postępowanie dopuszczalne).

Przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej może odbywać się elektronicznie (skan otrzymanego dokumentu, zarchiwizowanego).

Program do wystawiania faktur fill-up

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu dedykowanych programów komputerowych, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur.

Do systemu KSeF możemy uzyskać dostęp po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji. Następnie każda zalogowana osoba korzysta z KSeF w takim zakresie, w jakim posiada uprawnienia tj. może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Podatnik ma również prawo nadawać uprawnienia w swoim imieniu innym osobom oraz podmiotom w różnym, wybranym przez siebie zakresie.

W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien zalogować się do odpowiedniego programu, utworzyć fakturę i wysłać ją do systemu KSeF, aby została ona zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej unikalnego numeru faktury w systemie KSeF, pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.

W chwili obecnej elektroniczne wystawienie faktury jest możliwe na 2 sposoby: w formie elektronicznej oraz przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w skrócie KSeF. Zdecydowanie popularniejszym rozwiązaniem na dzień dzisiejszy jest wystawienie faktury elektronicznej i doręczenie jej np. poprzez maila do odbiorcy.

Trzeba jednak pamiętać, że ta opcja fakturowania z pewnością przestanie być powszechna w najbliższych latach, gdyż od 01 lipca 2024 roku, wchodzi obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF dla czynnych podatników VAT, a od 01 stycznia 2025 roku również dla podmiotów zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z obowiązku odprowadzania VAT. Zatem fakturowanie poprzez KSeF stanie się obowiąkowym sposobem dla większości podatników.

Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje B2C.