Faktury - obowiązek, rodzaje i struktura

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym - w celach księgowych - wystąpienie transakcji, od której należy zapłacić podatek od towarów i usług. Faktura dokumentuje nie tylko wartość i rodzaj transakcji, ale również strony uczestniczące w czynności. Podpisana - dokumentuje przeprowadzenie czynności lub stanowi dowód zamówienia, co znajduje swoje skutki również w obowiązku zapłaty.

Fakturę wystawiać należy obowiązkowo (za każdym razem) w związku:

• ze sprzedażą towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy - zarówno opodatkowanego VAT, jak i zwolnionego z tego podatku,
• z otrzymaniem części lub całości kwoty zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub usługi na rzecz przedsiębiorcy - wówczas wystawiana jest tzw. faktura zaliczkowa (wyjątkowo faktury zaliczkowej nie wystawia się, gdy zapłata przed dokonaniem czynności dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, usług dostawy lub dystrybucji energii, gazu, ciepła, usług stałej ochrony prawnej i biurowej, usług leasingu, najmu i podobnych do nich, ochrony osób oraz dozoru, ochrony i przechowywania mienia, usług telekomunikacyjnych oraz finansowych),
• z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
• ze sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju (jest to procedura sprzedaży na rzecz nabywcy niebędącego podatnikiem VAT, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w innym kraju niż sprzedawca).

wystawiaj fakturę VAT netto w fillup za DARMO
sprawdź inne dostępne faktury i rachunki w programie fillup

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_V7 i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online nowych plików JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT »

Istnieją różne rodzaje faktur. To powoduje, że aby dokument był zawsze uznawany za fakturę, trzeba posługiwać się różnymi ich wzorami. I tak:

1. Podstawową fakturą jest faktura netto, gdzie podatek liczony jest od wartości netto towaru lub usługi i dodawany ostatecznie do jej wartości.
2. Dopuszczalne jest korzystanie z faktur netto jednopozycyjnych oraz faktur wielopozycyjnych. Te ostatnie mogą być fakturami zbiorczymi, dotyczącymi transakcji dokonywanych jednorazowo lub w pewnym dłuższym okresie, nie przekraczającym miesiąca. O ile w przypadku faktur zbiorczych dotyczących jednej sprzedaży, dokument zawiera wiele pozycji, to przy fakturach zbiorczych ich wystawienie jest możliwe jeśli wystawiane są za czynności z okresu, który nie może być dłuższy niż termin ostateczny wystawienia faktury z tytułu pierwszej z dostaw, dokumentowanych taką fakturą, (czytaj instrukcję do JPK_V7 - ewidencja sprzedaży -przychody).
3. Podatnicy mają również możliwość wystawiać faktury brutto, w których podatek VAT liczony jest inaczej - w ich treści zamiast ceny jednostkowej netto podatnik może wykazywać cenę wraz z kwotą podatku (cenę jednostkową brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto – wartość sprzedaży brutto.

Oprócz typowych faktur, podatnicy zobowiązani są często dokumentować transakcje szczególnego rodzaju, zmuszające do wystawienia faktur o odmiennej treści lub zawierających dodatkowe, obowiązkowe  pozycje, i tak:

• fakturę “mechanizm podzielonej płatności” wystawiać należy, gdy dochodzi do dostaw lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o podatku VAT, a łączna kwota transakcji przekracza 15.000 zł. brutto - ten rodzaj faktury stosować należy pod rygorem dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na dostawę towarów lub świadczenie usług, 
• fakturę “odwrotne obciążenie” - wystawia się w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi,
• fakturę “samofakturowanie” sporządza się, gdy wystawia ją nabywca w imieniu sprzedawcy,
• faktura “metoda kasowa” dotyczy sytuacji, w której wystawca jest podatnikiem, u którego obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty za towar lub usługę i który wybrał rozliczanie się z VAT metodą kasową; taka faktura zawiera oznaczenie “metoda kasowa”,
• faktura podatników zwolnionych z podatku vat, zawierać musi podstawę prawną zwolnienia podmiotowego (tj. do 200.000 zł rocznie) - art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, przedmiotowego (np. art. 43 ust. 1, art 82 ustawy o VAT), podstawę wynikającą z przepisu dyrektywy 2006/112/WE lub inną podstawę prawną, na podstawie której czynność pozostaje zwolniona z podatku,
• faktura dotycząca nowych środków transportu zawierać musi przebieg pojazdu lub okres jego używania,
• faktury dotyczyć mogą transakcji trójstronnych,
• faktura wystawiana może być w związku ze świadczeniem usług turystyki - która musi zawierać oznaczenie „procedura marży dla biur podróży”,
• faktury dotyczyć mogą towarów używanych „procedura marży – towary używane”,
• faktury dokumentować mogą dostawę przedmiotów kolekcjonerskich, dzieł sztuki, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”,
• faktury wystawiane mogą być w związku z realizacją czynności o przebiegu wewnątrz europejskim, tzn. dotyczą wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub świadczenia usług dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• faktury wystawiane na rzecz rolników ryczałowych, w związku z transakcją dotyczącą produktów i usług rolnych.

Oprócz samodzielnego wystawiania faktur, dopuszczalne jest również przekazanie obowiązku wystawiania faktury na rzecz nabywcy pod warunkiem, że została w tym zakresie zawarta między sprzedawcą a nabywcą umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Terminy wystawiania faktur - do kiedy wystawić fakturę

Typowa faktura wystawiana jest w związku z dokonaniem dostawy towaru lub realizacją usługi. Wystawiona może być ona przed dokonaniem takiej czynności (nie wcześniej niż 30 dni) lub po takiej czynności (do 15 dni po zakończeniu miesiąca jej dokonania). Od powyższych terminów istnieją jednak liczne wyjątki - czytaj poradnik data wystawienia faktury.

Faktury zaliczkowe

Oprócz faktur dokumentujących dostawy towarów i usług, podatnicy wystawiają również faktury zaliczkowe i końcowe, w związku z otrzymaniem całości lub części zapłaty (w przypadku całości zapłaty przed dostawą lub wykonaniem usługi dopuszczalne jest wystawienie wyłącznie faktury zaliczkowej na całą kwotę płatności bez konieczności wystawiania faktury zerowej z tytułu dostawy towaru lub usługi). 

W przypadku wystawiania faktury zaliczkowej, podatnik dokumentuje wyłącznie zapłatę (zaliczkę). Podatnik nie może natomiast postąpić w ten sposób, że przy dostawie towaru w niedługim okresie po otrzymaniu zaliczki, zaniecha wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli w okresie, w którym należy ją wystawić, można wystawić również fakturę na dostawę towaru lub usługi, której zaliczka dotyczy (czyli fakturę właściwą). Obowiązek podatkowy obejmuje bowiem pierwszą z czynności, a jest nią zaliczka.

Po wystawieniu faktury zaliczkowej bardzo często obowiązkowym staje się wystawienie faktury końcowej, tzn. dokumentującej zakończenie transakcji - przekazanie towaru lub wykonanie usługi. Nie jest to konieczne, gdy dokonano zapłaty w formie zaliczki 100% kwoty należnej za daną transakcję - wówczas wystarczającym jest posługiwanie się samą fakturą zaliczkową.

Brak obowiązku wystawiania faktur

 Faktury nie musi wystawiać:

• podatnik zwolniony z podatku VAT ze względów na niską sprzedaż (do 200.000 zł rocznie) - robi to wyłącznie na żądanie konsumenta lub przedsiębiorcy - będących nabywcą jego towarów lub usług - w efekcie nie musi tej faktury wystawiać każdorazowo,
• podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych (sprzedaż konsumencka dokumentowana jest na kasie rejestrującej - fiskalnej a w szeregu przypadków do osiągnięcia 20.000 zł sprzedaży rocznie - ewidencją wewnętrzną u sprzedawcy),
• podatnik prowadzący czynności zwolnione z podatku niezależnie od limitu sprzedaży np. usługi medyczne, finansowe, najem.

Jednak nawet, gdy sprzedawca nie musi wystawiać obowiązkowo faktury, to na żądanie kupującego musi ją wystawić:

• gdy żądanie złoży konsument (dane na fakturze powinny zawierać informacje o kupującym, nie musi to być jednak numer PESEL lub NIP) oraz jeśli jednocześnie żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
• gdy doszło do sprzedaży zwolnionej z podatku lub gdy dokonał jej podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT - faktura musi zostać wydana na żądanie każdego kupującego, tj przedsiębiorcy i konsumenta (przypadek nr 1 opisany powyżej). 

Dane na fakturze

Faktura musi zawierać minimalną ilość danych. Ich treść, w szczególności data wystawienia, data sprzedaży może decydować o tym, w którym okresie ujmować będzie się czynność udokumentowaną fakturą w pliku JPK_V7. Natomiast nazwa towaru lub usługi może decydować o tym, czy w JPK_V7 należy wskazać dodatkowe procedury w ramach których, transakcja była prowadzona lub ich grupowania GTU. 

Jeśli towar jest ewidencjonowany u sprzedawcy na kasie rejestrującej, faktura na rzecz przedsiębiorcy może być wystawiona wyłącznie w sytuacji, gdy nabywca zażąda na paragonie podania swojego numeru NIP. Jeśli taki numer nie zostanie ujęty to faktura może być wystawiona do paragonu wyłącznie na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej lub na rzecz rolnika ryczałtowego).

Faktury do paragonu w sposób szczególny są wykazywane na JPK_V7.

Szczególnym rodzajem faktur są faktury uproszczone. W ich przypadku - gdy wartość brutto ewidencjonowana na kasie fiskalnej nie przekracza 450 zł, to gdy nabywca poda NIP do wpisania na paragonie, dokument ten automatycznie staje się fakturą i nie ma możliwości uzyskania faktury do takiego dokumentu (tj. do paragonu, który ze względu na ilość zawartych w nim danych jest tak naprawdę uproszczoną fakturą).

Faktury uproszczone, a paragony na JPK_V7.

Za prawidłowość treści faktury odpowiedzialność ponosi wystawca, ale również nabywca. Wystawca powinien zadbać o podanie na fakturze:

• prawidłowych danych nabywcy i sprzedawcy, w tym aktualność ich numerów podatkowych,
• zastosowania prawidłowej stawki VAT, zwolnienia z VAT, niepodlegania pod VAT,
• nazwy towaru lub usługi oraz uwzględnić na niej jednostki i wartości zgodne z zawieraną umową; w efekcie odpowiada za prawidłowość wyliczeń kwot wykazywanych na dokumencie,

Błędy są podstawą do wystawiania faktur korygujących przez sprzedawcę oraz not korygujących przez nabywcę.

e-Faktury 

Obecnie standardowym jest wystawianie faktur elektronicznie oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej. Takie faktury są dopuszczalne wyłącznie, gdy nabywca zaakceptuje taką formę otrzymywania faktury. Akceptacja nie wymaga formy pisemnej - może być dorozumiana. Wysyłka powinna być zawsze odpowiednio przeprowadzona - wymaga zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury i tak:

• Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
• Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI).  

e-Skany, przechowywanie faktur 

Przechowywanie dokumentów faktur wystawionych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania i przedstawiania do kontroli w formie papierowej (choć takie postępowanie będzie zgodne z prawem).

Przechowywanie dokumentów faktur wystawionych w formie papierowej może odbywać się w formie elektronicznej i w takiej formie może być przedstawiane do kontroli (archiwizacja wystawianych dokuwemtów).

Przechowywanie faktur otrzymanych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania (choć jest to postępowanie dopuszczalne). Przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej może odbywać się elektronicznie (skan otrzymanego dokumentu, zarchiwizowanego).