Faktury ustrukturyzowane: e faktura 2021 (KSeF)

Począwszy od października 2021 podatnicy będą mogli korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru będzie mógł zatem wystawiać i  korzystać z:

  • faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym
  • faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
  • faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu Faktur).

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów kadrowo-płacowych podatników, które będą połączone z system teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z systemem, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer. 

Faktury ustrukturyzowane będą systemem dobrowolnym - tzn.:

  • sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
  • nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie  (ale nie musi).

Pobierz fillup - wystawiaj faktury i wysyłaj nowy JPK_V7M lub JPK_V7K!
W JPKomacie fillup pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia DARMOWEJ faktury VAT netto JPK w fillup, przez automatyczny import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_V7 do urzędu skarbowego. JPKomat pozwala także na wpisania faktur kosztowych oraz automatyczne tworzenie Książki Przychodów i Rozchodów na podstawie wpisów do ewidencji VAT i plików JPK. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK_V7M lub JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K. 
Pobierz program fillup na komputer i wystawiaj faktury oraz JPK_V7 »

Kto decyduje o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej? Akceptacja i zgoda na e-fakturę

Decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca (dostawca) nie może narzucić swojej woli co do tej formy fakturowania, nie może jej stosować automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedawca może udowodnić, że została przekazana (pismo, element umowy).

Dotychczas udzielona zgoda na wystawianie faktur w formie elektronicznej nie będzie wystarczającą. Wymagane jest osobne porozumienie między stronami i zgoda na nową formę faktur. Natomiast na podstawie dotychczasowej zgody dopuszczalne będzie wysyłanie faktur w formie elektronicznej (e-faktury) nieustrukturyzowanej - tu sytuacja nie ulegnie zmianie.

Nie ma natomiast potrzeby, aby sprzedawca każdorazowo uzyskiwał zgodę na tę formę faktur. Jedna wstępna zgoda związana z transakcją jest wystarczająca dla całości faktur jej dotyczących.

Począwszy od 2023 r. planuje się, aby faktury ustrukturyzowane stały się obowiązkowe, a nie dobrowolne. W związku z tym (choć nie jest to obecnie uregulowane przepisami) możliwe, że zgoda przestanie być elementem obowiązkowym po stronie sprzedawcy (dostawcy). 

Potwierdzenie akceptacji faktury, elektroniczna wysyłka faktury do nabywcy

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu eKSF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie eKSF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej. 

W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. NAbywca nie musi zatem zalogować się do systemu eKSF, nie musi pobrać faktury, nie musi jej sprawdzić - wystarczającym jest, że w danym dniu zostanie jej nadany numer w systemie eKSF. 

Podatnik prowadzić będzie własną numerację faktur - tzn. unikalny numer nadany fakturze w eKSF w dacie jej wystawienia i otrzymania będzie odrębnym numerem od numeru faktury nadanym jej przez system. 

Numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną a numer faktury

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez Krajowy System e-Faktur numeru identyfikującego tę fakturę. W efekcie wystawiający musi liczyć się z dwoma numerami faktury:

  • nadany w systemie KSF
  • kolejny numer faktury, nadany przez przedsiębiorcę w ramach własnej jednej lub większej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.

Numery te nie będą się pokrywały.

Nadanie uprawnień do wystawiania i kontroli faktur

KSeF będzie dostępny wyłącznei dla podmiotu wystawiającego faktury oraz nabywcy (otrzymującego faktury). Aby podmiot mógł działać z użyciem systemu, musi udzielić odpowiednich pełnomocnictw osobom, które w jego imieniu będą mogły dokonywać czynności na wystawianych fakturach. 

Korzystanie z oprogramowania interfejsowego MF do obsługi takich faktur (lub z własnych programów księgowych zintegrowanych z tym oprogramowaniem MF) przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych lub dostępu do nich, wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym oraz weryfikacji posiadanych przez nich uprawnień (poprzez podanie określonych danych identyfikujących tę fakturę i określonych elementów tej faktury).

Przed rozpoczęciem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, podatnik składa zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wyjątkiem będzie podatnik, który prowadzi jednoosobową działalności gospodarczą, jeżeli nie udzielił osobie trzeciej upoważnienia do wystawiania faktur.

Odrębne zawiadomienie złożyć będzie trzeba w związku z uprawnieniami do dostępu do faktur ustrukturyzowanych (pobierania ich w celu rozliczenia podatku należnego). W związku z tym podatnik składa do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu dostępu do faktur ustrukturyzowanych. 

Dotychczasowe upoważnienia UPL-1 nie będą wystarczające - niezbędna będzie osobne zawiadomienie i osobny druk ze strony sprzedawcy i nabywcy. 

Zaleta u sprzedawcy - przyspieszony zwrot u sprzedawcy

Urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku wynikającego z deklaracji składanej za dany okres rozliczeniowy w przyspieszonym terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

  1. korzystanie wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych tzn. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy, podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
  2. podatek naliczony do 3000 zł tzn. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł, 
  3. rejestracja VAT, deklaracje VAT, rachunek na białej liście, tzn. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot: 
    1. był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, 
    2. składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 (miesięczne lub kwartalne),
    3. posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (tzn. rachunek na białej liście).  

Pobierz fillup - wystawiaj faktury i wysyłaj nowy JPK_V7M lub JPK_V7K!
W JPKomacie fillup pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia DARMOWEJ faktury VAT netto JPK w fillup, przez automatyczny import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_V7 do urzędu skarbowego. JPKomat pozwala także na wpisania faktur kosztowych oraz automatyczne tworzenie Książki Przychodów i Rozchodów na podstawie wpisów do ewidencji VAT i plików JPK. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK_V7M lub JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K. 
Pobierz program fillup na komputer i wystawiaj faktury oraz JPK_V7 »

Zaleta u nabywcy - prostsze korekty i odliczenie VAT na prostszych zasadach 

Korekta zmniejszająca podatek VAT który był wcześniej odliczony (in minus) nie wymaga jakiejkolwiek innej dokumentacji u nabywcy, potwierdzającej uzgodnienie warunków zgodnie z zasadami korygowanymi. Będzie ona rozliczana w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną, czyli zawsze w okresie jej wystawienia. W efekcie, zarówno w przypadku, gdy wcześniej doszło do uzgodnienia warunków innych niż w fakturze korygującej jak i w przypadku, gdy do tych uzgodnień formalnie nie doszło, nabywca ujmuje fakturę ustrukturyzowaną w okresie, w którym doszło do jej otrzymania (czyli jednocześnie do jej wystawienia).

Ponadto fakturę uznaje się w okresie jej wystawienia. Pozwala to na jej ujęcie już w tym samym okresie, w którym ją wystawiono (albo w jednym z dwóch, a w większości przypadków nawet trzech okresów kolejnych okresów), a nie w okresie późniejszym. Pomijany jest zatem:

  • obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury,
  • w przypadku faktur korygujących - obowiązek udokumentowania warunków, na jakich powinna następować transakcja zgodnie z wartościami, jakie widnieją na fakturze korygującej (ustrukturyzowana faktura korygująca ma być wystarczającym dokumentem potwierdzającym warunki transakcji).  

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poprzez system podatnik uzyska dostęp do szeregu funkcjonalności. System Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do: 

  1. uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych;
  2. powiadamiania podatnika lub podmiot uprawniony o uprawnieniach, o wystawianiu, dostępie i generowaniu faktur ustrukturyzowanych,
  3. wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych przez podatnika lub podmioty uprawnione;
  4. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
  5. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
  6. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system;
  7. weryfikowania zgodności faktur ustrukturyzowanych z wzorem faktury ustrukturyzowanej;
  8. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
  9. powiadamiania podatnika albo podmiotu uprawnionego do wystawienia faktury ustrukturyzowanej o:
    1. dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym przez ten system,
    2. odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej, 
    3. braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
  10. powiadamiania podmiotu, który nie posiada uprawnień, o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub o braku dostępu do faktur ustrukturyzowanych.