Faktura do KSeF, dokument rozliczeniowy do klienta

Sprzedawca może wysłać kontrahentowi dokument rozliczeniowy zawierający część danych z faktury wystawionej w KSeF, o ile z treści tego dokumentu wynika, że nie jest on fakturą VAT.

Spółka zajmującą się produkcją i sprzedażą szyb zespolonych, szkła hartowanego i emaliowanego podlega obowiązkowi wystawiania faktur z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Spółka chciałaby jednak, równolegle do wysyłki faktur do KSeF, przesyłać niektórym klientom dokumenty rozliczeniowe w uzgodnionych z nimi formatach. Taki dokument miałby zawierać:

• numer wewnętrzny,
• datę wystawienia,
• szczegóły transakcji tożsame z danymi zawartymi w zawartymi w fakturze ustrukturyzowanej wysłanej do KSeF,
• dodatkowe dane dotyczące transakcji, które nie będą zawarte w fakturze wysyłanej do KSeF,
• dopisek o treści „Dokument niniejszy nie stanowi podstawy do dokonywania rozliczeń na potrzeby podatku VAT”.

Wysyłany do klienta dokument rozliczeniowy nie będzie natomiast zawierał:

• oznaczenia „Faktura VAT”,
• numeru ID KSeF (unikalnego numeru nadanego fakturze przez Krajowy System e-Faktur).

Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że opisany proces wysyłania do klientów dokumentów rozliczeniowych nie jest sprzeczny z przepisami ustawy o VAT, że wystawianie tych dokumentów nie spowoduje po stronie spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur (mówi o tym przepis art. 108 ustawy o VAT) ani nie będzie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT. Zgodnie z przepisem, na który powołał się wnioskodawca, podmiot, który wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Jednak zdaniem spółki wysyłany do klientów dokument rozliczeniowy nie będzie fakturą VAT, chociaż w jego treści znajdą się dane dotyczące transakcji, zawarte również na fakturze VAT. Jak argumentowała dalej spółka, funkcje dokumentu rozliczeniowego będą zbliżone do funkcji dokumentu pro forma (faktury pro forma). Tych zaś organy podatkowe nie uznają za faktury VAT. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje więc skutków w zakresie podatku VAT, a więc obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, nie stanowi też dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Dokument rozliczeniowy pełni tylko funkcję informacyjną

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe. Zgodził się ze spółką, że dokument rozliczeniowy, wystawiony w sposób opisany we wniosku o interpretację, pełni tylko funkcję informacyjną i nie można mu przypisać waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Skoro zaś nie jest fakturą, to jego wystawienie nie ma konsekwencji w zakresie podatku VAT.

Dyrektor KIS przypomniał też, że wystawienie i wysłanie do kontrahenta dokumentu rozliczeniowego nie zwalnia spółki z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Faktura proforma zamiast faktury w KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.55.2026.1.JS z 20 marca 2026 r.