KSeF obowiązkowy również dla osób bez zarejestrowanej działalności gospodarczej
Właściciel lokalu użytkowego wynajmowanego przedsiębiorcom wystawiający faktury na żądanie nabywcy będzie musiał robić to w Krajowym Systemie e-Faktur.
Emeryt nieprowadzący działalności gospodarczej wynajmuje przedsiębiorcom należący do niego i do jego żony lokal użytkowy. Przychody z najmu nie przekraczają 200 tys. zł rocznie, są jednak wyższe niż 10 tys. zł miesięcznie. Podatnik rozlicza podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT, nie posiada numeru NIP, zaś najemcom wystawia rachunki (bez VAT). Z kolei od spółdzielni otrzymuje fakturę za opłaty eksploatacyjne dotyczące lokalu, rozliczenie zużycia wody w lokalu (co 6 miesięcy) i rozliczenie centralnego ogrzewania (raz w roku).
Mężczyzna wystąpił o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że:
- nie jest zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. ani nie będzie do tego zobowiązany od 1 kwietnia 2026 r.,
- po tych datach będzie mógł nadal wystawiać najemcom rachunki w formie papierowej lub w formacie PDF,
- po tych datach będzie mógł nadal otrzymywać ze spółdzielni faktury w formie papierowej lub w formacie PDF,
- nie musi występować o nadanie numeru NIP.
Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »
Ustawa o VAT nie rozróżnia najmu prywatnego i najmu jako działalności gospodarczej
W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że w podatku VAT nie występuje podział na „najem prywatny” i „najem w ramach działalności gospodarczej”. W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu, niezależnie od tego, czy wynajmujący zarejestrował działalność gospodarczą czy nie ani czy przedmiot najmu stanowi środek trwały w jego działalności. Najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o VAT i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy tej ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.
Dyrektor KIS przypomniał następnie regulacje zawarte w art. 113 ustawy, które przewidują możliwość zwolnienia od podatku VAT sprzedaży dokonywanej przez podatników. Jest to zwolnienie podmiotowe, a więc związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r., z podatku zwolniona jest sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 tys. zł (z wyjątkami dla wskazanych w ustawie towarów i usług). Natomiast nowelizacja ustawy o VAT, która weszła w życie od 1 stycznia 2026 r. podwyższyła ten limit do 240 tys. zł. Wynajmując lokal użytkowy przedsiębiorcom wnioskodawca jest więc, na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług, podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą korzystającym ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wartość sprzedaży.
Dyrektor KIS wskazał następnie konsekwencje wynikające ze statusu podatnika podatku VAT korzystającego ze zwolnienia podmiotowego. Co do zasady podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika, przy czym gdy sprzedaż jest zwolniona od podatku, sprzedawca ma ten obowiązek dopiero na żądanie nabywcy zgłoszone przed upływem wskazanego w ustawie terminu. Dyrektor KIS podkreślił, że transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkami (ani "notami obciążeniowymi", o których wnioskodawca wspomniał w opisie sprawy). Dla udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT wystawiana jest faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT. Ta zasada dotyczy nie tylko samego czynszu z tytułu najmu lokalu, ale również opłat eksploatacyjnych, którymi obciążani są najemcy.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. Od tej zasady przewidziano wyjątki wskazane w art. 106ga ust. 2 ustawy, jednak żaden z nich nie dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy o VAT. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy więc nie tylko podatników VAT czynnych, ale również podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT.
Odnosząc się do dat wskazanych we wniosku o interpretację Dyrektor KIS wyjaśnił, że skoro wnioskodawca nie przekroczył w 2024 r. kwoty sprzedaży w wysokości 200 tys. zł, będzie miał prawo, na podstawie art. 145l ustawy o VAT, do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej w okresie przejściowym od 1 lutego do 31 marca 2026 r. Jednak już od 1 kwietnia 2026 r. zostanie objęty obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KEeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wynikająca z faktur wystawionych na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, którym wynajmuje lokal użytkowy, przekroczy w danym miesiącu kwotę 10 000 zł.
Obowiązek wystąpienia o nadanie numeru NIP jest z kolei konsekwencją obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Najem prywatny mogą co do zasady prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. Jednak równocześnie, ze względu na prowadzoną działalność, takie podmioty mogą być zobowiązane do wystawienia faktury w KSeF. Wówczas, jeśli nie posługują się identyfikatorem podatkowym NIP, będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego. Posiadanie NIP jest bowiem niezbędne do wystawiania faktur w KSeF (numer NIP sprzedawcy jest obowiązkowym elementem takiej faktury). Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Wreszcie odpowiadając na pytanie o możliwość odbierania faktur wystawionych przez spółdzielnię w dotychczasowy sposób (w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF) Dyrektor KIS powołał się na art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura ustrukturyzowana jest, co do zasady, nie tylko wystawiana, ale również odbierana w KSeF. Wyjątki od tej reguły wskazano w art. 106gb ust. 4 ustawy. I tak fakturę ustrukturyzowaną można udostępnić nabywcy w inny, uzgodniony z nabywcą sposób m.in. wtedy, gdy tym nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP. Ponieważ wnioskodawca w okresie przejściowym (w lutym i marcu 2026 r.) nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, to nie będzie też zobowiązany do posiadania numeru NIP. Faktury będą mu więc w tym okresie przekazywane w sposób z nim uzgodniony, np. w formie elektronicznej w postaci PDF lub w formie papierowej - przy założeniu, że spółdzielnia już od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiała faktury ustrukturyzowane.
Natomiast od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli spółdzielnia będzie wystawiała faktury ustrukturyzowane, a wnioskodawca będzie objęty obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, to - jako podmiot posługujący się numerem NIP - będzie też odbierał faktury wystawiane przez spółdzielnię za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF
Źródło: indywidualna interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG z 4 lutego 2026 r.
