Najem lokalu firmie nie zawsze oznacza fakturę w KSeF
Zasady działania KSeF wskazują, że system ten dotyczy przede wszystkim transakcji między firmami. Obowiązku korzystania z niego nie można jednak całkowicie wykluczyć w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Część z nich prawdopodobnie nie jest świadoma, że również zostanie objęta tym wymogiem. Z systemu powinny korzystać osoby, które – w świetle ustawy o VAT – wynajmują prywatnie lokal podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Jeżeli miesięczna wartość najmu (wraz z kwotą podatku) dokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dla takich osób w 2027 roku.
Ustawa o VAT nie rozróżnia „najmu prywatnego” od „najmu w ramach działalności gospodarczej” – w świetle przepisów każda czynność najmu jest uznawana za działalność gospodarczą. Nie ma przy tym znaczenia fakt rejestracji w CEIDG ani to, czy przedmiot najmu stanowi środek trwały w firmie. Zatem osoba wynajmująca lokal użytkowy innym przedsiębiorcom jest, na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług, podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą.
Co do zasady podatnik VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podmiotu gospodarczego. W przypadku sprzedaży zwolnionej z podatku obowiązek ten powstaje dopiero na żądanie nabywcy, zgłoszone w ustawowym terminie. Warto podkreślić, że konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy nie tylko czynnych podatników VAT, ale również podatników zwolnionych z podatku VAT.
Wprowadzenie KSeF rodzi dla wielu osób kolejny wymóg: konieczność uzyskania numeru NIP. Osoby, które dotychczas posługiwały się wyłącznie numerem PESEL, będą musiały wystąpić o identyfikator podatkowy NIP, gdyż jest on niezbędny do zalogowania się do systemu i wystawienia faktury. Co więcej, jeśli właściciel lokalu otrzymuje np. ze spółdzielni faktury związane z opłatami eksploatacyjnymi, to jeżeli będą one wystawiane w formie faktury ustrukturyzowanej, a podatnik będzie objęty obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, to - jako podmiot posługujący się numerem NIP - będzie też odbierał faktury wystawiane przez spółdzielnię za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »
Nie zawsze trzeba wystawić fakturę
W przypadku, jeśli przez firmę wynajmowany jest lokal od osoby prywatnej, korzystającej ze zwolnienia VAT, najemca może, ale nie musi, zażądać dokumentu potwierdzającego transakcję. W sytuacji wystąpienia takiego żądania wynajmujący, powinien wystawić fakturę a nie rachunek, co potwierdził fiskus w swoich interpretacjach. Od początku kwietnia dokument taki powinien być wystawiony przez Krajowy System e-Faktur. Wyjątkiem są osoby, których obroty z najmu nie przekraczają 10 000 zł, wówczas do końca roku mogą oni wystawiać faktury w dotychczasowej formie.
Jednak wynajmujący może uniknąć obowiązku wystawiania faktury, a co z tym związane, korzystania z KSeF, jeśli najemca jej nie zażąda. Często też, przedsiębiorca może nie potrzebować takiej faktury. Jeśli osoba wynajmująca jest zwolniona z VAT, najemca nie odliczy podatku. Natomiast jeżeli chodzi o podatek dochodowy i ujęcie wydatku w kosztach uzyskania przychodu, możemy zrobić to na podstawie potwierdzenia przelewu i umowy najmu. Musimy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie zależy nie tylko od uwarunkowań prawnych, ale również relacji między stronami najmu.
Jeśli najem prywatny świadczony jest na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie mamy obowiązku wystawienia takiej faktury, nawet na żądanie najemcy. Jeśli jednak zdecydujemy się wystawić fakturę, nie trzeba jej wprowadzać do KSeF.
