Noty obciążeniowe pozostają poza KSeF
Z obowiązku wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wyłączone są noty obciążeniowe dokumentujące rabaty, jakich producent udziela kontrahentom swoich kontrahentów - wynika z indywidualnej interpretacji.
Spółka będąca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zajmuje się produkcją i hurtową sprzedażą artykułów spożywczych oraz karmy dla zwierząt. Spółka dokonuje sprzedaży towarów na rzecz hurtowni (dystrybutorów), którzy następnie sprzedają te towary podmiotom prowadzącym sprzedaż detaliczną (detaliści). Spółka nie dokonuje więc bezpośredniej sprzedaży swoich towarów do detalistów. Objęła ich jednak programem premiowym, w ramach którego przyznaje im premie finansowe za osiągnięcie określonych wyników sprzedażowych. W praktyce oznacza to, że po spełnieniu warunków programu detalista otrzymuje od spółki zwrot części ceny w formie rabatu. Ten rabat jest dokumentowany notą obciążeniową wystawioną przez detalistę na rzecz spółki. Nota obciążeniowa zawiera m.in. następujące informacje:
- dane wystawcy noty obciążeniowej, a więc nazwę, adres oraz NIP detalisty,
- dane odbiorcy noty obciążeniowej, a więc nazwę, adres oraz NIP spółki,
- numer noty obciążeniowej oraz datę jej wystawienia,
- kwotę rabatu brutto,
- kwotę rabatu netto,
- stawkę podatku VAT,
- kwotę VAT,
- oczekiwany termin zapłaty,
- okres, za jaki jest przyznawany rabat pośredni,
- słowny opis dotyczący faktu obciążenia spółki rabatem pośrednim.
Spółka dysponuje indywidualną interpretacją podatkową z 2024 r., w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że w sytuacji braku bezpośredniej, udokumentowanej fakturą VAT transakcji pomiędzy spółką a detalistą, właściwym dokumentem potwierdzającym udzielenie rabatu pośredniego jest nota księgowa (obciążeniowa). Ma natomiast wątpliwości, czy i w jakim zakresie sytuacja zmieni się po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez Krajowy System e-Faktur. Spółka wystąpiła więc o kolejną indywidualną interpretację podatkową, aby uzyskać potwierdzenie, że po wejściu w życie obowiązku wynikającego z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (obowiązku fakturowana w KSeF) rabaty pośrednie nadal będą mogły być dokumentowane dla celów VAT za pomocą not księgowych (not obciążeniowych) wystawianych przez detalistę na rzecz spółki poza KSeF.
Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »
KSeF obowiązkowy tylko dla wystawców faktur
W interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że ani ustawa o podatku od towarów i usług, ani przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia nie regulują kwestii wystawiania not księgowych (stanowią one dowody księgowe na podstawie ustawy o rachunkowości). Krajowe przepisy nie określają też, jakim dokumentem podatnik powinien udokumentować kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Nie jest takim dokumentem faktura. Równocześnie nic nie wskazuje, by nie mogła nim być np. nota księgowa (obciążeniowa bądź uznaniowa).
Dyrektor KIS podkreślił następnie, że noty obciążeniowe, którymi dokumentowane są rabaty pośrednie przyznawane detalistom, nie są fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują czynności opodatkowanych podatkiem VAT i w obecnym stanie prawnym są wystawiane poza systemem fakturowania (poza VAT). Nie zmieni się to po wejściu w życie obowiązku fakturowania w KSeF, ponieważ nie dotyczy on dokumentów innych niż faktury. Z żadnych przepisów nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe - podsumował Dyrektor KIS.
Noty uznaniowe pozostaną poza KSeF
Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.25.2026.1.KAB z 13 marca 2026 r.
