Ostatnią fakturę poza KSeF wystawisz później niż myślisz

Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wystawia już 311 tys. podmiotów. Około 5 tys. to firmy, które są do tego zobowiązane od 1 lutego ze względu wielkość sprzedaży w 2024 r., a dodatkowo 306 tys. mniejszych wystawców dobrowolnie rozpoczęło fakturowanie w KSeF przed ustawowym terminem - poinformował wiceminister finansów i Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda.

Dotychczas do wystawiania faktur w KSeF zobowiązani byli wyłącznie przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln. Od 1 kwietnia 2026 r. ten obowiązek zostanie rozciągnięty także na firmy o mniejszych obrotach - z wyjątkiem tych firm, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł (te podmioty będą zobowiązane do fakturowania w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.). Limit 10 000 zł na potrzeby objęcia obowiązkiem korzystania z KSeF to kwota brutto. U czynnych podatników VAT łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT nie może więc przekroczyć kwoty 10 000 zł.

Aby obliczyć, czy wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekroczyła w danym miesiącu 10 000 zł, należy zsumować wszystkie kwoty brutto (tj. wraz z należnym VAT) z faktur, które podatnik byłby zobowiązany do wystawienia w KSeF. Do tego limitu nie wlicza się więc:

• wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (udokumentowanej tzw. fakturami konsumenckimi),
• wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy,
• wartości faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących ani wartości paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.
• wartości sprzedaży z faktur, których wystawianie z KSeF zostało wyłączone na podstawie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

Fakturę wlicza się do limitu zawsze w miesiącu jej wystawienia. Na przykład jeżeli sprzedaż będzie miała miejsce w kwietniu 2026 r., zaś faktura zostanie wystawiona w maju 2026 r., to należy ją uwzględnić w limicie za maj.

Jak wyjaśnił resort finansów, jeśli w pierwszym miesiącu tego okresu (a więc w kwietniu 2026 r.) podatnik nie przekroczy 10 000 zł obrotu, to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia w KSeF tę fakturę, której wystawienie spowodowało przekroczenie limitu oraz wszystkie kolejne faktury - bez względu na wysokość obrotów osiąganych w kolejnych miesiącach.

Przepis art. 145m. ust 1. ustawy o VAT, na podstawie którego podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, nie odwołuje się w żaden sposób do wielkości sprzedaży osiąganej przez podatnika przed kwietniem 2026 r. Można więc interpretować go tak, że nawet podatnicy, których sprzedaż udokumentowana fakturami przekraczała przed 1 kwietnia 10 000 zł miesięcznie, po tej dacie nadal będą mogli wystawiać faktury w wybranej przez siebie formie - aż do momentu, gdy ich kwietniowa sprzedaż udokumentowana fakturami przekroczy 10 000 zł.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Kary za ignorowanie KSeF dopiero od 2027 r.

Zgodnie z art. 106ni ust 1 ustawy o VAT na podatnika, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, zaś w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF. Przepis ten wchodzi jednak w życie dopiero od 1 stycznia 2027 r. i do tego czasu przedsiębiorcy nie mogą być karani na jego podstawie. Nie oznacza to jednak całkowitej bezkarności wystawców faktur. Zgodnie z treścią art. 62 Kodeksu karnego skarbowego wciąż mogą być na nich nakładane kary m.in. za wystawienie faktury w sposób wadliwy (do 180 stawek dziennych) i za wystawienie faktury w sposób nierzetelny (do 720 stawek dziennych).

Rozporządzenia wykonawcze dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur

Źródło: komunikaty Ministerstwa Finansów