Wizualizacji faktury nie trzeba generować w KSeF

Dokument wygenerowany dla zagranicznego kontrahenta z systemu księgowego sprzedawcy i opatrzony kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF można uznać za wizualizację e-faktury - potwierdził Dyrektor KIS.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym zarówno na potrzeby transakcji krajowych, jak i wewnątrzwspólnotowych. Jej zagraniczni kontrahenci nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Przed wejściem w życie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur spółka generowała dla tych kontrahentów faktury sprzedaży w systemie księgowym, a następnie udostępniała im je w postaci pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail. Na wystawianych w ten sposób fakturach, poza elementami wskazanymi w art. 106e ustawy o VAT, znajdują się również dodatkowe elementy. Na przykład na fakturach dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów zamieszczane są:

• logo spółki,
• numer kontrahenta nadany w systemie księgowym przez spółkę,
• dane osoby odpowiadającej w spółce za kontakt z kontrahentem (imię i nazwisko, numer telefonu, fax, adres e-mail),
• numer i data zamówienia,
• numer i data listu przewozowego,
• adnotacje dotyczące miejsca wysyłki towarów,
• kod taryfy celnej oraz opis towaru nawiązujący do kodu taryfy celnej,
• dodatkowe informacje o spółce (numer telefonu, fax, adres strony internetowej, informacja o członkach zarządu i o siedzibie),
• informacje o rachunkach bankowych spółki,
• warunki i termin płatności,
• warunki dostawy towaru (Incoterms),
• informacje dotyczące wysyłki towaru.

W listopadzie 2025 r. spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że po objęciu jej obowiązkiem fakturowania w Krajowym Systemie e-faktur (KSeF) nadal będzie mogła wysyłać zagranicznym kontrahentom dokument wygenerowany w jej systemie księgowym, stanowiący dotychczas fakturę (dalej nazywany “dotychczasową fakturą”). Równocześnie spółka planuje, że będzie wprowadzać do KSeF faktury sprzedaży i generować faktury elektroniczne zawierające kod QR. Wygenerowany kod QR będzie natomiast umieszczać na dotychczasowej fakturze generowanej przez system księgowy i taką fakturę w formacie PDF wysyłać zagranicznym kontrahentom. W ocenie spółki “dotychczasowa faktura”, która:

• zostanie wygenerowana w systemie księgowym spółki zgodnie ze stosowanym dotychczas wzorem i w uzgodnionej z klientem wersji językowej (angielskiej albo niemieckiej),
• będzie zawierała dodatkowe informacje niewpływające na kwestie prawidłowego rozliczenia VAT,
• będzie zawierała dane odpowiadające informacjom zawartym na e-fakturze wystawionej w KSeF, z kodem QR włącznie,

na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie stanowiła wizualizację e-faktury wystawionej przy użyciu KSeF i dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W konsekwencji spółka nie będzie zobowiązana do udostępniania zagranicznym kontrahentom dokumentu wygenerowanego z KSeF. Nie dojdzie też do podwójnego zafakturowania jednej transakcji, bowiem “dotychczasowa faktura”, udostępniona zagranicznemu kontrahentowi poza KSeF, będzie stanowić natomiast jedynie wizualizację e-faktury.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

O sposobie prezentacji danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał zasady dokumentowania sprzedaży określone w ustawie o VAT. Zgodnie z nimi podatnik dokonujący sprzedaży jest zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest więc dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. W literalnym znaczeniu wystawienie faktury odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r., podatnicy są zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur (część podatników korzysta z odroczenia tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub do 1 stycznia 2027 r.). Co do zasady, należy je odbierać również w KSeF. Jednak w niektórych przypadkach, m.in. wtedy, gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, który nie ma obowiązku korzystania z KSeF, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza KSeF, w uzgodniony między stronami sposób. Przepisy nie określają konkretnego sposobu, może to więc być przekazanie papierowego dokumentu lub przesłanie go w formacie PDF. Dodatkowo wystawca jest obowiązany do oznaczenia takiej wizualizacji faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur i weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Dyrektor KIS wskazał następnie, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Wizualizacja może też zawierać dane wykraczające poza zakres danych znajdujących się w pliku XMS (w fakturze ustrukturyzowanej), jednak pod warunkiem, by informacje umieszczone w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Ponadto pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja nie powinna więc zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji. Dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku XML. Jeżeli te warunki zostaną spełnione, to faktura wygenerowana w systemie księgowym spółki z dodatkowo umieszczonym na niej kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF załączonego do wiadomości e-mail, będzie stanowić wizualizację wystawionej przy użyciu KSeF e-faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Dyrektor KIS przypomniał też, że struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej umożliwia prezentację w niej dodatkowych danych. Do umieszczenia dodatkowych informacji na fakturze ustrukturyzowanej można wykorzystać pole „DodatkowyOpis” lub pole „StopkaFaktury”.

Zagraniczni podatnicy a obowiązek korzystania z KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL1-3.4012.865.2025.2.KK z 26 stycznia 2026