Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF

Podatnik zwolniony z VAT na żądanie nabywcy powinien wystawić mu fakturę, a nie rachunek, gdyż rachunki wystawia się do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT. Te faktury zasadniczo podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF - wyjaśnił wiceminister finansów.

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wystąpiło do Ministerstwa Finansów i Gospodarki o potwierdzenie, że:

• podatnicy korzystający ze zwolnień od podatku VAT, jeśli nabywca nie żąda faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania sprzedaży mogą wystawiać rachunki w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej,
• nabywca w celu udokumentowania kosztu nie ma obowiązku żądać faktury od podatnika korzystającego ze zwolnień od podatku VAT (wystarczy rachunek),
• rachunek taki będzie dla nabywcy w pełni prawidłowym dokumentem pozwalającym na ujęcie kosztu w księgach,
• rachunek w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej jest wystawiany poza KSeF i nie jest do KSeF przesyłany.

Na pismo odpowiedział wiceminister finansów Jarosław Neneman. W odpowiedzi wyjaśnił, że faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku zawsze będzie mieć charakter pozorny, a na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury.

Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są - co do zasady - podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych. Faktury są zaś dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegającej opodatkowaniu.W ustawie o VAT przewidziano jednak pewne wyjątki od obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda.

Jeżeli takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane. A contario, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury (nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji). Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Podatnicy zwolnieni z VAT także wystawiają lub będą wystawiać faktury w KSeF

Ponieważ podatnicy podatku VAT, także zwolnieni z podatku, podlegają pod zasady ustawy o VAT, to dotyczy ich (lub będzie ich dotyczył) obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlegają lub będą zasadniczo podlegały wystawieniu przy użyciu KSeF. Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. można wystawić w KSeF.

Ustawa o VAT wskazuje czynności wyłączone z obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy. W sytuacji, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawić faktury na żądanie, nie powinien także wystawiać rachunku. Rachunek jest bowiem, co do zasady, wystawiany do czynności nieobjętych VAT.

Wiceminister Neneman wskazał następnie, że na podstawie ustawy ordynacja podatkowa rachunki mogą być wystawiane w przypadku:

• konieczności udokumentowania czynności nie podlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT,
• czynności wykonywanych przez podmioty nie działające w charakterze podatnika,
• przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

Autorzy pisma dodatkowo poprosili o wyjaśnienie powodów lub celu utrzymania braku numeru NIP w fakturach wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnień określonych w art. 113 ustawy o VAT. W odpowiedzi wskazano, że gdy gdy podatnik wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT (i podatnik zwolniony z VAT podmiotowo) będzie wystawiał fakturę w KSeF, to będzie obowiązany do podania NIP, zgodnie z wymaganiami technicznymi KSeF. Gdy natomiast podatnik nie jest obowiązany do wystawiania faktur w KSeF (bo na przykład wystawia wyłącznie faktury tzw. konsumenckie), to nie będzie zobligowany do podawania tego numeru na wystawianych fakturach.

Wiceminister Neneman zastrzegł też, że zawarte w liście informacje nie stanowią interpretacji ogólnej ani interpretacji indywidualnej. Podmiot zainteresowany otrzymaniem interpretacji indywidualnej może wystąpić o jej wydanie w trybie określonym w art. 14b Ordynacji podatkowej - podsumował.

Zwolnienie z VAT nie zawsze zwolni z obowiązku fakturowania w KSeF

Źródło: odpowiedź wiceministra finansów Jarosława Nenemana z 26 stycznia 2026 r. na pismo Stowarzyszenia Księgowych w Polsce z 14 stycznia 2026 r. (znak sprawy PT7.8165.6.2026.46)