Krajowy System e-Faktur (KSeF) i e-faktura ustrukturyzowana

E-faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument księgowy sporządzany w formacie XML i wystawiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten został stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu ujednolicenia obiegu faktur, zwiększenia bezpieczeństwa danych i przyspieszenia rozliczeń między firmami.

Od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w obrocie B2B. To oznacza, że każdy przedsiębiorca objęty tym obowiązkiem będzie musiał wystawiać faktury zgodnie z określonym standardem i przekazywać je wyłącznie przez system KSeF.

Jak dokładnie działa KSeF, kto i kiedy musi go stosować, jak się zalogować, jak wygląda wystawienie faktury, jakie dane są wymagane i co się stanie, jeśli wystąpi błąd lub awaria systemu? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania, a także omówienie korzyści dla sprzedawców i nabywców.

UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma informatyczna Ministerstwa Finansów. Służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w ustandaryzowanym formacie elektronicznym, zwanym fakturą ustrukturyzowaną (plik XML). System ten staje się pośrednikiem w obiegu faktur między firmami (w transakcjach B2B).

Poniższa tabela w zwięzły sposób przedstawia kluczowe funkcjonalności systemu:

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Proces fakturowania w KSeF zmienia dotychczasowy model. Zamiast wysyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta, dokument trafia najpierw do centralnego systemu państwowego.

Proces działania KSeF krok po kroku:

1. Przygotowanie danych: Sprzedawca tworzy fakturę w swoim programie finansowo-księgowym, który jest zintegrowany z KSeF.
2. Wysłanie do KSeF: Program generuje fakturę w formacie pliku XML i wysyła ją do systemu KSeF.
3. Walidacja i nadanie numeru: KSeF sprawdza poprawność techniczną faktury. Jeśli wszystko się zgadza, nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF i wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
4. Udostępnienie nabywcy: Od tego momentu faktura jest dostępna w systemie dla nabywcy. Obowiązek dostarczenia dokumentu przez sprzedawcę jest spełniony.
5. Pobranie przez nabywcę: Nabywca loguje się do KSeF i pobiera fakturę.

Aby korzystać z systemu, konieczne jest uwierzytelnienie, które potwierdzi tożsamość użytkownika. Po zalogowaniu podatnik może zarządzać fakturami oraz nadawać uprawnienia innym osobom lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu).

Dostępne metody logowania to:

• Profil Zaufany,
• Kwalifikowany podpis elektroniczny,
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla firm),
• Wygenerowany token autoryzacyjny (do komunikacji między systemami),
• Certyfikat KSeF (docelowo zastąpi token).

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, kiedy faktura jest wystawiana.

• W okresie dobrowolnym (do 31 marca 2026 r.): TAK. Sprzedawca, który chce wystawić fakturę ustrukturyzowaną, musi uzyskać akceptację nabywcy.
• W okresie obowiązkowym (od1 lutego / 1 kwietnia 2026 r.): NIE. Zgoda nabywcy nie będzie już potrzebna. Wszyscy  podatnicy objęci  KSeF będą mieli obowiązek wystawiać i odbierać faktury poprzez KSeF.

Do prawidłowego wystawienia e-faktury niezbędne jest przygotowanie pliku XML zgodnego z aktualną strukturą logiczną oraz poprawne uzupełnienie wymaganych pól.

Kluczowe pojęcia dotyczące dat:

• Data wystawienia faktury: To dzień, w którym faktura została poprawnie przesłana do KSeF i otrzymała swój numer identyfikacyjny.
• Data otrzymania faktury: To dokładnie ten sam dzień, w którym faktura została wystawiona w KSeF. Obie daty są tożsame.
• Numer faktury KSeF: To unikalny numer nadawany przez system, który potwierdza datę wystawienia i otrzymania. Jest on inny niż numer faktury nadawany przez sprzedawcę (np. "FV 1/2026").

Dane w fakturze: Wzór faktury ustrukturyzowanej zawiera cztery rodzaje pól: obligatoryjne, opcjonalne, fakultatywne i logiczne. Najważniejsze są pola obligatoryjne, takie jak NIP sprzedawcy, data i numer faktury. Bez nich system odrzuci dokument.

Błędy na fakturach wystawionych w KSeF można poprawić wyłącznie poprzez ten system. Procedura zależy od rodzaju błędu.

• Większość pomyłek (np. błąd w cenie, ilości, nazwie towaru): Należy wystawić fakturę korygującą w KSeF. Musi ona zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy.
• Błędny NIP nabywcy: To wyjątek. W takiej sytuacji nie wystawia się standardowej korekty. Należy wystawić fakturę korygującą "do zera" dla podmiotu z błędnym NIP, a następnie wystawić całkowicie nową, poprawną fakturę dla właściwego kontrahenta.

Ważną zmianą jest całkowita likwidacja not korygujących. Nabywca nie będzie już mógł samodzielnie poprawiać drobnych błędów na fakturze.

Tak, jednak ich stosowanie zostanie odroczone. Kary pieniężne za nieprzestrzeganie obowiązku korzystania z KSeF zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Po tym okresie naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę w wysokości:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• do 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

Ministerstwo Finansów przewidziało procedury awaryjne na wypadek niedostępności systemu. Postępowanie zależy od przyczyny problemu.

• Problem po stronie podatnika (np. brak internetu): Należy wystawić fakturę w trybie offline24. Taki dokument (w formacie XML) musi zostać przesłany do KSeF następnego dnia roboczego po dniu wystawienia.
• Zaplanowana niedostępność KSeF (ogłoszona przez MF): Fakturę należy wystawić w trybie offline i przesłać do KSeF następnego dnia roboczego po zakończeniu prac serwisowych w KSeF. W tym czasie dokument można przekazać nabywcy w inny, uzgodniony sposób.
• Awaria po stronie KSeF (ogłoszona przez MF): Fakturę należy wystawić w trybie awaryjnym i przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. W tym czasie dokument można przekazać nabywcy w inny, uzgodniony sposób.
• Całkowita awaria KSeF (związana z zagrożeniem kraju): To sytuacja wyjątkowa. Podatnik wystawia faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub PDF) i przekazuje je nabywcy z pominięciem KSeF, bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

KSeF fundamentalnie zmienia sposób przekazywania faktur. Sprzedawca nie wysyła już faktury bezpośrednio do nabywcy.

Jego jedynym obowiązkiem jest poprawne przesłanie dokumentu do KSeF. Z chwilą, gdy system nada fakturze numer identyfikacyjny, uznaje się ją za jednocześnie wystawioną przez sprzedawcę i otrzymaną przez nabywcę. Od tego momentu to nabywca jest odpowiedzialny za zalogowanie się do systemu i pobranie dokumentu.

• Szybszy zwrot VAT: Podatnicy wystawiający wyłącznie e-faktury mogą otrzymać zwrot podatku w skróconym terminie 40 dni (zamiast standardowych 60).
• Mniej formalności: Nie trzeba uzyskiwać potwierdzenia odbioru faktur korygujących, co upraszcza rozliczenia.
• Brak obowiązku archiwizacji: Faktury są bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat.
• Automatyzacja: Ustandaryzowany format danych ułatwia integrację z systemami księgowymi i ogranicza ręczne wprowadzanie danych.

• Pewność i bezpieczeństwo: Nabywca ma gwarancję, że otrzymana faktura jest autentyczna i pochodzi od wskazanego na niej podmiotu. Eliminuje to ryzyko oszustw.
• Uproszczone korekty: Rozliczenie korekty zmniejszającej VAT następuje zawsze w okresie otrzymania faktury korygującej, bez konieczności gromadzenia dodatkowej dokumentacji.
• Łatwiejsze odliczenie VAT: Data otrzymania faktury jest tożsama z datą jej wystawienia w KSeF. Ułatwia to ustalenie prawidłowego terminu odliczenia podatku naliczonego.
• Koniec z zagubionymi fakturami: Wszystkie faktury zakupowe są dostępne w jednym, centralnym miejscu i nie ma ryzyka, że dokument nie dotrze lub zaginie.