Krajowy System e-Faktur (KSeF): e-faktura ustrukturyzowana

E-faktura ustrukturyzowana oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązania wspierające automatyzację procesów fakturowania. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą łatwiej i szybciej wysyłać oraz odbierać faktury poprzez centralny system, co znacząco upraszcza rozliczenia podatkowe. KSeF zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo obiegu dokumentów, a także umożliwia pełną kontrolę nad fakturami. Implementacja e-faktury przynosi korzyści zarówno firmom, jak i administracji publicznej, dzięki automatyzacji oraz szybszym procesom rozliczeniowym. Zachęcamy do czytania naszych poradników szczegółowo analizujących wszystkie elementy e-faktury ustrukturyzowanej.

UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur online, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów komputerowych podatników, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z systemem, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.

Na chwilę obecną można korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru może zatem wystawiać i korzystać z:

• faktur papierowych,
• faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
• faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu eFaktur).

Faktury ustrukturyzowane są obecnie systemem dobrowolnym - tzn.:

• sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
• nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie (ale nie musi).

Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT. Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje B2C.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Poprzez system każdy uzyska dostęp do szeregu funkcjonalności faktur online. Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

1. uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych;
2. powiadamiania podatnika lub podmiot uprawniony o uprawnieniach, o wystawianiu, dostępie i generowaniu faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych przez podatnika lub podmioty uprawnione;
4. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
5. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
6. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system;
7. weryfikowania zgodności faktur ustrukturyzowanych z wzorem faktury ustrukturyzowanej;
8. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
9. powiadamiania podatnika albo podmiotu uprawnionego do wystawienia faktury ustrukturyzowanej o:
   
   • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym przez ten system,
   • odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
   • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
10. powiadamiania podmiotu, który nie posiada uprawnień, o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub o braku dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji możemy się zalogować do systemu KSeF celem uzyskania dostępu do faktur online. Następnie każda zalogowana osoba korzysta z KSeF w takim zakresie, w jakim posiada uprawnienia tj. może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.

Podatnik ma również prawo nadawać uprawnienia w swoim imieniu. W systemie przewidziane są zarówno uprawnienia dla danego podmiotu jak również dla poszczególnej osoby fizycznej. To podatnik decyduje do jakich czynności upoważnia daną osobę bądź podmiot, gdyż system KSeF przewiduje zarówno różne rodzaje uprawnień, jak również różne modele ich funkcjonowania.

Na chwilę obecną decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca (dostawca) nie może narzucić swojej woli co do tej formy fakturowania, nie może jej stosować automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedawca może udowodnić, że została przekazana (pismo, element umowy). Wymagane jest osobne porozumienie między stronami i zgoda na nową formę faktur ustrukturyzowanych. Nie ma natomiast potrzeby, aby sprzedawca każdorazowo uzyskiwał zgodę na tę formę faktur. Jedna wstępna zgoda związana z transakcją jest wystarczająca dla całości faktur jej dotyczących.

Począwszy od lipca 2024 r.  faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe, a nie dobrowolne. W związku z tym  zgoda przestanie być elementem obowiązkowym po stronie sprzedawcy (dostawcy).

Jest kilka elementów, które są kluczowe do prawidłowego wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Na niektóre z nich należy zwrócić szczególną uwagę podczas jej wystawiania. 

Data wystawienia faktury w KSeF

E-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast datą otrzymania faktury jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury w KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy.

Odliczenie podatku od towarów i usług możliwe jest w dacie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż w dacie otrzymania faktury. Zatem, data wystawienia faktury KSeF będzie decydująca co do okresu odliczenia VAT z danej faktury, jeśli tylko obowiązek podatkowy u sprzedawcy nie powstał po tej dacie.

Numer faktury KSeF

Faktura ustrukturyzowana w momencie jej wystawienia uzyskuje swój unikalny numer faktury KSeF w systemie Ministerstwa Finansów. Numer w systemie KSeF nie jest tożsamy z numerem faktury. Numer faktury jest obowiązkowy, nadawany jest przez podatnika i stanowi element faktury.

Dane w fakturze KSeF

Wejście w życie KSeF nie powoduje nowych obowiązków co do samej zawartości faktury. Dane w e-fakturze uzupełniane są w zależności od wymogów wskazanych w ustawie dla danego przypadku, którego udokumentowaniem jest faktura. Ministerstwo Finansów wskazano 4 rodzaje pól ze względu na obowiązek ich wypełniania: pola obligatoryjne, pola logiczne, pola fakultatywne, pola opcjonalne. Szczególnej uwagi wymagają pola obligatoryjne bez których plik XML nie może zostać uznany za fakturę są to m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer faktury.

Trzeba również pamiętać, że do KSeF nie jest możliwe dodawanie załączników do faktur. Jeśli dla danej faktury jest niezbędny załącznik, wówczas należy wkleić w treść faktury link do takiej dokumentacji.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Jeśli faktura została wystawiona z błędem, wówczas musimy ją skorygować również poprzez KSeF. Faktura ustrukturyzowana może zostać skorygowana przez fakturę korygującą KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF.

Ważną informacją jest fakt, że KSeF zmniejsza ilość niezbędnej dokumentacji potrzebnej do obniżenia podstawy opodatkowania przy korekcie in minus. Zgodnie z projektem ustawy, dla transakcji objętych KSeF, wystarczy, że wystawca faktury korygującej dokona obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę ustrukturyzowaną.

System KSeF nie przewiduje poprawienia błędnie wprowadzonego numeru NIP nabywcy poprzez wystawienie faktury korygującej. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą “do zera” dla podmiotu z błędnie wprowadzonym NIP. Jednocześnie należy wystawić nową fakturę dla kontrahenta, który uczestniczył w transakcji wskazując już poprawny NIP na fakturze.

Powyższe nie wynika z ustawy, ale z uwarunkowań systemowych KSeF.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) ma wejść w życie 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Jakie będą kary za fakturę wystawioną poza KSeF?

Według założeń projektowych maksymalna wysokość kary może wynieść aż 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – kara pieniężna wynosić będzie do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Podatnicy powinni jednak pamiętać, że w okresie przejściowym, choć nie będą jeszcze obowiązywać kary ustawowe, to nie można wykluczyć ewentualnych kar z tytułu odpowiedzialności karno skarbowej.

Ministerstwo Finansów przewidziało różne okoliczności w których nie można skorzystać z systemu KSeF m.in.:

• niedostępność KSeF np. z uwagi na przerwę związaną z obsługą systemu,
• awarii KSeF np. pojawiły się problemy techniczne w działalności KSeF,
• u podatnika pojawiły się problemy, które uniemożliwiają działanie KSeF np. brak dostępu do internetu.

W każdej z powyższych sytuacji dopuszcza się możliwość wystawienia faktury poza KSeF, jednak Ministerstwo Finansów wskazuje określone sposoby działania podatników w danych sytuacjach. W przypadku awarii, niedostępności czy problemów z KSeF leżących po stronie wystawiającego fakturę, jeżeli nabywca się na to zgodzi, to otrzyma e-fakturę w formie PDF lub papierowo. Ustawa reguluje również termin do którego dana faktura powinna być wprowadzona do KSeF.

W takim przypadku za datę otrzymania faktury przyjmuje się chwilę, w której nabywca otrzymał te faktury, lub datę wprowadzenia faktury do KSeF, w zależności która z dat jest wcześniejsza.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury online, jej pobranie i korzystanie z niej.

W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Nabywca nie musi zatem zalogować się do systemu KSeF, nie musi pobrać faktury, nie musi jej sprawdzić - wystarczającym jest, że w danym dniu zostanie jej nadany numer w systemie KSeF.

Podatnik prowadzić będzie własną numerację faktur - tzn. unikalny numer nadany fakturze w KSeF w dacie jej wystawienia i otrzymania będzie odrębnym numerem od numeru faktury nadanym jej przez system.

Urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku wynikającego z deklaracji składanej za dany okres rozliczeniowy w przyspieszonym terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

1. korzystanie wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych tzn. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy, podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
2. podatek naliczony do 3000 zł tzn. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł,
3. rejestracja VAT, deklaracje VAT, rachunek na białej liście, tzn. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot:
   • był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
   • składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 (miesięczne lub kwartalne),
   • posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (tzn. rachunek na białej liście).

Korekta zmniejszająca podatek VAT który był wcześniej odliczony (in minus) nie wymaga jakiejkolwiek innej dokumentacji u nabywcy, potwierdzającej uzgodnienie warunków zgodnie z zasadami korygowanymi. Będzie ona rozliczana w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną, czyli zawsze w okresie jej wystawienia. W efekcie, zarówno w przypadku, gdy wcześniej doszło do uzgodnienia warunków innych niż w fakturze korygującej jak i w przypadku, gdy do tych uzgodnień formalnie nie doszło, nabywca ujmuje fakturę ustrukturyzowaną w okresie, w którym doszło do jej otrzymania (czyli jednocześnie do jej wystawienia).

Ponadto fakturę uznaje się w okresie jej wystawienia. Pozwala to na jej ujęcie już w tym samym okresie, w którym ją wystawiono (albo w jednym z dwóch, a w większości przypadków nawet trzech okresów kolejnych okresów), a nie w okresie późniejszym. Pomijany jest zatem obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury, w przypadku faktur korygujących - obowiązek udokumentowania warunków, na jakich powinna następować transakcja zgodnie z wartościami, jakie widnieją na fakturze korygującej (ustrukturyzowana faktura korygująca ma być wystarczającym dokumentem potwierdzającym warunki transakcji).