Jak zmieni się Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2027

Tylko do końca 2026 r. będą obowiązywały przejściowe rozwiązania pozwalające nie wystawiać części faktur w KSeF i zwalniające podatników z kar za wystawienie faktury w niewłaściwej formie.

Sposób funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur jest już zbliżony do docelowego. Po pierwszym okresie, kiedy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF miały tylko największe podmioty (kryterium była wartość sprzedaży w 2024 r. przekraczająca 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. musi to już robić większość wystawców faktur. Jednak swój docelowy kształt KSeF osiągnie dopiero po 1 stycznia 2027 r. Co zmieni się po tej dacie?

1. Systemem zostaną objęci także najmniejsi podatnicy. Obecnie, na podstawie przepisu art. 145m ustawy o VAT, podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł (wraz z kwotą podatku), mają prawo do wystawiania faktur elektronicznych poza KSeF lub faktur w postaci papierowej. Podatnicy stracą to prawo począwszy od faktury, którą przekroczą wartość 10 000 zł lub od 1 stycznia 2027 r. - w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

2. O kolejnym okresie przejściowym mówi art. 145n ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych do dnia 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących (fiskalnych),
• paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy (czyli z pominięciem niektórych danych, jakie standardowo powinny się znaleźć na fakturze, o ile kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro).

Od 1 stycznia 2027 r. to wyłączenie przestanie obowiązywać, a wszystkie faktury, nawet te dokumentujące transakcje na niewielkie kwoty, będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Kary za wystawienie faktury poza KSeF będą nakładane od stycznia 2027 r.

3. W życie wejdzie art. 106ni ustawy o VAT, na podstawie którego na podatników nakładane będą kary pieniężne za:

• niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawienie, w okresie awarii KSeF, niedostępności KSeF lub w trybie offline24, faktury niezgodnej z obowiązującym wzorem,
• nieprzesłanie w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury wystawionej poza tym systemem (w trakcie awarii systemu, jego niedostępności lub wystawionej w trybie offline 24).

Karę będzie nakładał na podatnika, w drodze decyzji, naczelnik urzędu skarbowego, zaś maksymalna wysokość tej kary wyniesie:

• w przypadku faktury z wykazanym podatkiem: 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur,
• w przypadku faktury bez wykazanego podatku: 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Wskazane tu stawki są stawkami maksymalnymi, a wysokość kary nałożonej na konkretnego przedsiębiorcę ma być uzależniona od wagi popełnionego przez niego wykroczenia.

4. Wygaszona zostanie możliwość uwierzytelniania się w KSeF z wykorzystaniem tokenów. Jak wynika z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów na konferencji prasowej podsumowującej pierwszy etap funkcjonowania KSeF, w lutym i marcu 2026 r. tokany były drugim najpopularniejszym narzędziem do uwierzytelniania się w systemie - wykorzystano je przy 27% logowań do KSeF. Częściej wybierano tylko certyfikaty KSeF (67%), zaś popularność pozostałych metod i narzędzi (Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej, Profil Zaufany, podpis kwalifikowany) była niewielka. Na tej samej konferencji Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF), poinformował, że certyfikaty KSeF pobrało już ponad 2 mln przedsiębiorców

Logowanie do KSeF, rodzaje uprawnień i procedury awaryjne - kompletny przewodnik

Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, konferencja prasowa Ministerstwa Finansów