UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi. Więcej informacji o zmianie terminu KSeF >

KSeF e-faktura: logowanie, uprawnienia i awarie

Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oparte jest na modelu poświadczeń. Od każdej osoby, która chce zalogować się do systemu wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja. Następnie podatnik korzysta z KSeF w pełnym zakresie, tj. może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Każdy podatnik będzie miał również możliwość uprawiania innych osób do obsługi KSeF w jego imieniu. W systemie przewidziane się zarówno uprawnienia dla biura rachunkowego jak również dla poszczególnej osoby fizycznej. Zatem w imieniu podatnika mogą w KSeF wystepować np. księgowi.

Instrukcja krok po kroku obsługi platformy KSeF w programie fillup e-faktury

Rodzaje uprawnień do KSeF

Krajowy System e-Faktur przewiduje kilka rodzajów dostępów do KSeF. Na chwile obecną w KSeF występują uprawnienia podatnika do:

  1. Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  2. Wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  3. Wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Metody nadawania, odbierania lub zmiany uprawnień do KSeF

Dopuszczone są dwie formy nadawania, odbierania oraz zmiany uprawnień do KSeF przez podatnika:

  1. Elektronicznie - za pomocą oprogramowania - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do faktury online.
  2. W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy jednak pamiętać, że możliwość papierowego wprowadzania zmian w uprawnieniach przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF

W kontekście KSeF poprzez uprawnienie do wystawiania faktur rozumie się możliwość wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.

Uprawnionymi do działania w KSeF są:

  • bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika - jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
  • osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
  • osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
  • osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Osoby fizyczne będące podatnikami, jak również komornicy otrzymują pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim, które jest automatycznie przypisane.

Osoby posiadające uprawnienia automatycznie przypisane przez KSeF. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.

Korekta numeru NIP w KSeF

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Jednostki podrzędne jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mogą samodzielnie korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego jednostki samorządu terytorialnego oraz Grupy VAT, na podstawie dodatkowych uprawnień.

Modele uprawnień KSeF

KSeF rozróżnia kilka modeli uprawnień dla danych użytkowników, rozróżnia się:

  1. Podatnik (sprzedawca) - uprawnienia bezpośrednie - osoba posiadająca uprawnienia do nadawania uprawnień, wystawiania faktur, dostępu do faktur.
  2. Osoba fizyczna uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) - identyfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP, PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego). Uprawnienia nadane przez podatnika osobie fizycznej obejmują nadawanie uprawnień, wystawiania faktur, dostępu do faktur.
  3. Podmiot - uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich.
    Podmiot (np. biuro rachunkowe) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do wystawiania faktur oraz dostępu do faktur. W ramach uprawnień podmiotu, automatycznie nadawane są uprawnienia dla osób fizycznych, które będą działały w ramach tego podmiotu. Niemożliwym jest jednak aby podmiot taki delegował uprawnienia osobom/podmiotom trzecim.
  4. Osoba fizyczna uprawniona przez podmiot - pośrednio uprawniona przez podatnika

Osoba, która została wskazana przez podmiot, uprawniony przez podatnika w zakresie wystawiania lub odbierania faktur, może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do wystawiania faktur i dostępu do faktur. Jeśli podmiot, z ramienia którego dostęp ma użytkownik ma ograniczone uprawnienia przez podatnika, wówczas ograniczenie to obowiązuje również wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp.

Jak korzystać z KSeF?

Korzystanie z KSeF jest możliwe poprzez skorzystanie z dedykowanego oprogramowania API. Aby umożliwić innemu użytkownikowi korzystanie w naszym imieniu z KSeF lub przez webową aplikację KSeF dla podatników. Aby dana osoba mogła korzystać z systemu KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie jej danych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Instrukcja obsługi KSeF w programie fillup e-faktury

Metody uwierzytelniania w KSeF

Krajowy System e-Faktur przewiduje kilka opcji uwierzytelniania:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
  • podpis zaufany (Profil Zaufany),
  • tokenem (ciąg znaków alfanumerycznych) przypisanym do danej osoby.

Osoba fizyczna będąca użytkownikiem KSeF uwierzytelniania jest za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowano wcześniej tokenu.

Podmiot niebędący osobą fizyczną dokonuje autoryzacji w systemie przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Możliwe jest również złożenie w odpowiednim urzędzie zawiadomienia ZAW-FA, w którym zostanie wskazana określona osoba fizyczna.

Brak możliwości skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W projekcie ustawy Ministerstwo Finansów przewidziało sytuację w których podatnik nie może skorzystać z systemu KSeF. Należą do nich między innymi:

  • niedostępność KSeF np. z uwagi na przerwę związaną z obsługą systemu,
  • awarii KSeF np. pojawiły się problemy techniczne w działalności KSeF,
  • u podatnika pojawiły się problemy, które uniemożliwiają działalność w KSeF np. brak dostępu do internetu.

Niedostępność KSeF

Niedostępność co do zasady jest krótkotrwała, zaplanowana i zazwyczaj związana jest z wykonaniem prac serwisowych.

Zgodnie z projektem ustawy, Minister Finansów będzie zamieszczał w BIP informację dotyczącą okresu trwania niedostępności KSeF, podczas której nie będzie możliwe wystawianie faktur w KSeF.

Gdy KSeF nie będzie dostępny, należy wystawić fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (tj. plik XML). Przy czym konieczne jest przesłanie faktury do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia i nadanie jej odrębnego numeru KSeF.

Faktury, które z powyższych przyczyn zostały wystawione poza KSeF, udostępnia się nabywcy metodą ustaloną przez obie strony transakcji (tj. w formie PDF lub papierowo). Należy je oznaczyć w sposób, który zostanie określony w przepisach wykonawczych (tj. kodem QR). Korekta takiej faktury możliwa jest dopiero po jej przesłaniu do KSeF.

Awaria KSeF

Zgodnie z projektem ustawy, Minister Finansów będzie informował poprzez stosowne komunikaty w BIP o awarii KSeF i okresie jej zakończenia.

Jeśli przez awarię nie jest możliwe wystawienie faktury przy użyciu KSeF, podatnik ma możliwość wystawienia jej poza KSeF. Korzysta wówczas z faktury elektronicznej, która odpowiada wzorowi e-faktury tj. w formacie XML. Następnie faktura wysyłana jest nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. w formie PDF lub papierowej). Jednak należy pamiętać, że powinna ona być oznaczona w określony sposób tj. kodem QR.

Nie wolno również zapomnieć, że mamy 7 dni od dnia ustania awarii, aby przesłać taką fakturę do systemu KSeF. Chyba że awaria ta zostanie zakomunikowana w środkach społecznego przekazu, to wówczas nie ma konieczności ich przesyłania do KSeF.

Ewentualną korektę do tej faktury można wystawić dopiero po jej przesłaniu do KSeF, gdyż w okresie awarii i offline dopuszczone jest wystawianie faktur korygujących tylko do faktur z numerem KSeF.

Jeżeli podatnik w okresie niedostępności KSeF albo z przyczyn niedostępności KSeF po jego stronie, wystawi fakturę poza KSeF, a w międzyczasie pojawi się komunikat o awarii KSeF, to fakturę do KSeF przesyła w terminie 7 dni od dnia ustania awarii.

Brak dostępu do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika

Ministerstwo Finansów przewidziało również sytuację w której podatnik nie ma dostępu do KSeF z przyczyn leżących po jego stronie. Na przykład nie ma dostępu do Internetu.

W takiej sytuacji podatnik wystawia fakturę dokładnie tak samo jak w przypadku niedostępności KSeF oznaczając ją kodem QR. Podatnik jest zobowiązany fakturę przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Data otrzymania faktury w przypadku wystawienia jej poza KSeF

W sytuacji awarii, niedostępności czy problemów z KSeF leżących po stronie podatnika, jeżeli nabywca się na to zgodzi, to otrzyma e-fakturę w formie PDF lub papierowo. W takim przypadku za datę otrzymania faktury przyjmuje się chwilę, w której nabywca otrzymał te faktury.

Jest to istotne w kontekście ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u podatnika.

W przypadku, jeśli nabywca nie zgodzi się na doręczenie faktury poza KSeF, za datę otrzymania faktury należy uznać datę nadania fakturze numeru KSeF, gdyż wówczas dojdzie do jej otrzymania przez nabywcę.

Jeśli wystawiona poza KSeF faktura zostanie wgrana do KSeF zanim doręczy ją w formie PDF lub papierowo do nabywcy, wówczas za datę otrzymania faktury przyjmujemy datę nadanie fakturze numeru KSeF.