Podatek można odliczyć pod warunkiem akceptacji faktury przez sprzedawcę

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił w indywidualnej interpretacji, jak powinna wyglądać procedura akceptacji faktur wystawianych w KSeF w procedurze samofakturowania.

Spółka będąca zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT ma zawarte umowy o współpracę z podwykonawcami, którzy również są zarejestrowanymi, czynnymi podatnikami VAT. Podwykonawcy świadczą na rzecz spółki usługi podlegające opodatkowaniu VAT. Faktury z tytułu tych usług (wykorzystywanych przez spółkę wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT) były przed wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wystawiane w procedurze samofakturowania, a więc przez spółkę, ale w imieniu i na rzecz podwykonawców. Procedura samofakturowania, przewidziana w art. 106d ustawy o podatku od towarów i usług, została uregulowana w umowach o współpracę zawartych przez spółkę z podwykonawcami. Te umowy określają w szczególności procedurę zatwierdzania przez wykonawców faktur wystawianych przez spółkę w ich imieniu i na ich rzecz. Na podstawie tych umów spółka jest upoważniona do wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów.

Spółka od 1 lutego 2026 r. została objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, z kolei podwykonawcy będą tym obowiązkiem objęci od 1 kwietnia 2026 r. Strony zamierzają korzystać z procedury samofakturowania również wtedy, gdy KSeF stanie się dla nich obligatoryjny. Spółka zakłada, że w nowej sytuacji prawnej podwykonawca będzie akceptował fakturę VAT wystawioną w jego imieniu i na jego rzecz w ramach procedury samofakturowania już po jej wysłaniu do KSeF. W ocenie spółki byłoby to zgodne z przepisami ustawy o VAT oraz z zasadami funkcjonowania KSeF. Aby potwierdzić swoje przypuszczenia, spółka wystąpiła o indywidualną interpretację i poprosiła o potwierdzenie, że:

• proces akceptacji przez podwykonawców faktur wystawionych przez spółkę w imieniu i na ich rzecz może się odbywać po wprowadzeniu przez spółkę faktur do KSeF (a jeżeli nie może, to podwykonawcy mogą akceptować projekty faktur w formie pliku PDF niezawierające numeru KSeF, numeru faktury ani daty wystawienia),
• będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur podwykonawców wystawionych przez nią ramach samofakturowania, gdy proces zatwierdzania faktur będzie się odbywał po wprowadzeniu faktury do KSeF,
• będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych przy użyciu KSeF, lecz potwierdzonych przez podwykonawców przed ich wprowadzeniem do KSeF na podstawie projektu faktury,
• w przypadku stwierdzenia, że faktura wystawiona w imieniu i na rzecz podwykonawcy w ramach samofakturowania zawiera błędy, spółka powinna wystawić odpowiednią fakturę korygującą.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Fakturą jest plik XML, więc to ten plik należy udostępnić sprzedawcy

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał ogólną regułę, zgodnie z którą fakturę dokumentującą przeprowadzoną transakcję wystawia podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługę. Wyjątki od tej zasady wskazano w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Ten przepis mówi o instytucji samofakturowania i określa przypadki i warunki, w których możliwe jest wystawianie faktur przez podmioty inne niż wykonujące sprzedaż, w szczególności przez nabywcę towarów i usług. Podstawą do samofakturowania jest umowa w sprawie wystawiania faktur zawarta między sprzedawcą a nabywcą, zaś w tej umowie musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane. Zgodne z obowiązującymi przepisami będą różne modele samofakturowania: zarówno taki, gdzie faktury pierwotne są wystawiane przez nabywcę, a faktury korygujące przez sprzedawcę, jak i taki, w którym zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące są wystawiane przez nabywcę. Także akceptacja nabywcy może przybrać formę aktywną (przesłanie kontrahentowi zastrzeżeń bądź informacji o braku zastrzeżeń) bądź bierną, gdzie brak zgłoszenia uwag w określonym terminie oznacza milcząca zgodę. Takie potwierdzenie prawidłowości faktury wystawionej przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego.

Pytania wnioskodawcy dotyczą sytuacji, w której sprzedawca będzie już objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Wówczas uprawniony do samofakturowania nabywca będzie miał obowiązek wystawić w imieniu i na rzecz sprzedawcy fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to, że nabywca będzie uwierzytelniał się w KSeF we własnym kontekście i przygotowywał plik XML faktury, w którym będzie wskazany jako nabywca (Podmiot2), zaś jako sprzedawca (Podmiot1) wskazany będzie podatnik, od którego nabywca otrzymał uprawnienie do samofakturowania. Następnie powinno nastąpić uzgodnienie treści faktury (pliku XML) pomiędzy sprzedawcą. Dopiero gdy to nastąpi, nabywca uwierzytelniony w KSeF powinien przesłać plik XML faktury do KSeF, tym samym wprowadzając do obrotu prawnego fakturę ustrukturyzowaną. W obrocie prawnym nie mogą bowiem funkcjonować faktury ustrukturyzowane, w stosunku do których zachodzą wątpliwości co do prawidłowości ich wystawienia ze względu na to, że nie uzyskały one akceptacji sprzedawcy. Dlatego potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy w trybie samofakturowania powinno nastąpić przed jej wysłaniem do KSeF.

Niezgodny z przepisami ustawy jest natomiast opisany we wniosku proces akceptacji projektu faktur w pliku PDF. Sprzedawca powinien potwierdzić prawidłowość faktury wystawianej w KSeF, a ta wystawiana jest przy użyciu struktury logicznej FA(3) i przyjmuje format pliku XML. Dlatego właśnie w takim formacie, a więc w pliku XML, faktura powinna zostać przesłana (udostępniona) sprzedawcy do akceptacji.

Z kolei odpowiadając na pytania dotyczące prawa do odliczenia VAT naliczonego Dyrektor KIS przypomniał, że przysługuje ono, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
• nie zaistniały przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT (przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego).

W szczególności, zgodnie z przepisem art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy, w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania warunkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur jest zaakceptowanie danej faktury przez podmiot, w imieniu i na rzecz którego faktura ta została wystawiona. Jeżeli więc akceptacja faktury nastąpi przed jej wysłaniem do KSeF na podstawie przekazanego sprzedawcy plik XML, to nabywcy (wnioskodawcy) będzie przysługiwało prawo do odliczenia z faktury wystawionej w KSeF, gdyż będzie to faktura wcześniej zaakceptowana przez sprzedawcę. Spółka nie będzie mieć natomiast takiego prawa, gdy proces zatwierdzania faktur przez podwykonawców będzie się odbywał po wprowadzeniu faktur do KSeF ani gdy do tego zatwierdzenia dojdzie na podstawie projektu faktury w formacie PDF - rozstrzygnął Dyrektor KIS.

Kwestię wystawiania faktur korygujących reguluje natomiast art. 106j ustawy o VAT. Zgodnie z nim, jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Z wniosku o interpretację wynika, że spółka została upoważniona przez podwykonawców do wystawiania w ich imieniu i na ich rzecz nie tylko faktur pierwotnych, ale także faktur korygujących. Dlatego w razie stwierdzenia, że wprowadzona do KSeF faktura wystawiona w ramach samofakturowania zawiera błędy, spółka powinna wystawić odpowiednią fakturę korygującą.

Dokument informacyjny z dodatkowymi danymi nie jest fakturą VAT

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK z 27 lutego 2026 r.