Za anulowaną usługę transportową należy wystawić fakturę VAT

Kontrahent obciążony opłatą za anulowanie usługi transportowej powinien otrzymać fakturę VAT zamiast noty obciążeniowej, nawet gdy usługodawca nie podjął jeszcze żadnych działań w związku z realizacją tej usługi.

Firma świadcząca usługi transportu towarów oraz usługi spedycyjne jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Świadczenie usług odbywa się zarówno na podstawie zawartych stałych umów o współpracę zawartych z kontrahentami, jak i indywidualnych zleceń transportowych. Każde zlecenie określa zakres usługi, miejsce załadunku i rozładunku, termin realizacji, stawkę wynagrodzenia oraz pozostałe warunki handlowe, w tym wysokość opłaty za rezygnację z zamówionej usługi.

W praktyce biznesowej firmy zdarzają się sytuacje, w których:

• kontrahent anuluje zamówienie, gdy firma rozpocznie już świadczenie usługi, a więc np. zapewni dostępność środka transportu lub wyznaczy kierowcę,
• kontrahent anuluje zamówienie przed rozpoczęciem świadczenia usługi,
• realizacja usługi opóźni się z przyczyn leżących po stronie kontrahenta lub jego podwykonawców, takich jak np. opóźnienie w przygotowaniu towaru do załadunku, niedostępność rampy lub sprzętu załadunkowego, brak możliwości przyjęcia towaru w miejscu rozładunku w uzgodnionym czasie itp.

W pierwszej z tych sytuacji firma uznaje, że doszło do realizacji świadczenia usługi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Poprzez podjęcie czynności przygotowawczych i faktycznych, które skutkowały gotowością do wykonania transportu, usługa została rozpoczęta i częściowo wykonana, a nabywca uzyskał wymierną korzyść w postaci zapewnionej gotowości i dostępności środka transportu wraz z kierowcą umożliwiających realizację przewozu w ustalonym miejscu i czasie. Wówczas firma wystawia fakturę dokumentującą zaistniałe zdarzenie gospodarcze, mimo że transport towarów nie został ostatecznie zrealizowany.

W drugiej sytuacji (rezygnacja przed rozpoczęciem świadczenia usługi) firma uznaje, że nie doszło do wykonania czynności opodatkowanej, ponieważ nie zostały jeszcze podjęte żadne działania związane z realizacją transportu. Firma może wówczas obciążyć kontrahenta kosztami wynikającymi z rezygnacji z usługi, a takie obciążenie jest dokumentowane notą obciążeniową (notą księgową), ponieważ nie ma podstaw do uznania, że doszło do świadczenia usługi w rozumieniu ustawy o VAT.

Wreszcie w trzeciej z tych sytuacji (opóźnienie z winy kontrahenta) firma wystawia fakturę VAT dokumentującą dodatkowe opłaty związane z przestojem pojazdu. To świadczenie nie jest karą umowną ani odszkodowaniem, lecz świadczeniem wzajemnym za faktycznie wykonana usługę (zapewnienie dostępności środka transportu w określonym miejscu i czasie). Zdaniem firmy te opłaty mają charakter świadczenia pomocniczego (usługi dodatkowej) związanego bezpośrednio z realizowaną usługą transportową, podlegającego opodatkowaniu VAT według stawki właściwej dla usług transportowych.

Firma wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że jej sposób postępowania jest prawidłowy.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Usługą jest nie tylko działanie, ale też tolerowanie czynności lub sytuacji

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega m.in. odpłatne świadczenie usług. Pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż obejmuje nie tylko działania podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji. Opodatkowaniu podlegają tylko takie transakcje, w ramach których występuje możliwy do zidentyfikowania konsument towarów lub usług. Wreszcie świadczenie usług podlega opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są one wykonywane odpłatnie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie, przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Dyrektor KIS zauważył następnie, że przepisy podatkowe nie definiują pojęcia odszkodowania. Natomiast w świetle przepisów Kodeksu cywilnego istotą odszkodowań jest rekompensata za szkodę, nie zaś płatność za świadczenie. Otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika, w tym nie wiąże się ze zobowiązaniem do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji. Dla ustalenia statusu otrzymywanych środków pieniężnych nie ma znaczenia to, jak strony nazywają daną płatność. Istotne jest natomiast, czy stanowi ona zapłatę za konkretne świadczenie, czy też jest odszkodowaniem w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Jeżeli płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności opodatkowanych, wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, i jako taka nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem. Ocena stanowiska wnioskodawcy dotyczącego pierwszych dwóch sytuacji będzie więc zależała od tego, czy w opisanych okolicznościach dochodzi do świadczenia usługi na gruncie podatku od towarów i usług.

Dyrektor KIS uznał następnie, że w obu tych sytuacjach do świadczenia usługi dochodzi, gdyż świadczenie pieniężne jest wypłacane w związku z anulowaniem zlecenia transportowego i określonym w umowie żądaniem zapłaty wynagrodzenia za jego anulowanie. W obu przypadkach po stronie wnioskodawcy dochodzi do świadczenia usługi tolerowania czynności związanej z utraconą korzyścią w związku odstąpieniem od umowy, czyli anulowaniem zlecenia transportowego. Natomiast kontrahent jest beneficjentem usług w postaci możliwości anulowania zlecenia transportowego, czyli odstąpienia od umowy. Takie zachowanie na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług stanowi świadczenie usług, w zamian za które zleceniodawca zobowiązał się na podstawie zawartej umowy do zapłaty wnioskodawcy wynagrodzenia. Spełniona zatem jest przesłanka istnienia związku pomiędzy wypłatą należności a otrzymaniem świadczenia wzajemnego, co jest warunkiem koniecznym do uznania, że wypłata tej kwoty podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Czynności powstrzymywania się od wykonania zlecenia transportowego mają więc charakter odpłatny i wypełniają przesłankę uznania ich za usługę w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W konsekwencji powinny zostać udokumentowane fakturą.

Także w trzeciej z analizowanych sytuacji kwoty zapłacone przez kontrahenta z tytułu dodatkowych kosztów związanych z opóźnieniem realizacji usługi (koszty związane z zatrzymaniem środka transportu, ewentualne dodatkowe opłaty parkingowe lub koszty przestoju) nie mają cech odszkodowania za poniesioną szkodę, gdyż nie zaistniały okoliczności, które w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego powodowałyby szkodę i determinowały wypłatę odszkodowania. Doszło natomiast do sytuacji świadczenia usługi kompleksowej, gdzie świadczeniem głównym jest usługa przewozu towarów (usługa transportowa), zaś opisane we wniosku dodatkowe koszty stanowią element całości transakcji, której sposób rozliczenia regulują warunki zamówienia (umowy). Te dodatkowe koszty powinny być traktowane jako element wynagrodzenia z tytułu świadczonej usługi kompleksowej. W konsekwencji podlegają one opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług według stawki właściwej dla usług transportowych.

Dodatkowe opłaty w hotelu nie zawsze są opodatkowanie VAT

Źródło: indywidualna interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.877.2025.2.MG z 2 marca 2026 r.