Zagraniczni podatnicy a obowiązek korzystania z KSeF

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt objaśnień podatkowych dotyczący zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Podmioty nieposiadające takiego miejsca będą zwolnione z obowiązku stosowania KSeF.

Do 14 stycznia 2026 r. potrwają konsultacje podatkowe projektu Objaśnień podatkowych dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Projekt został opracowany, aby wyjaśnić zagadnienia związane z ustalaniem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, co wpływa na obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Wchodzący w życie od 1 lutego 2026 r. (od 1 kwietnia 2026 r. w przypadku mniejszych podmiotów) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie bowiem dotyczył wystawiania faktur przez podatnika:

• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jednak to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (podatnicy z tych dwóch grup będą wystawiali faktury ustrukturyzowanie przy użyciu KSeF fakultatywnie).

Obowiązek fakturowania w KSeF obejmie natomiast podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji dotyczących VAT, którzy:

• posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce,
• nie posiadają siedziby na terytorium Polski, ale posiadają na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) i to SMPD uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiane są faktury.

Analiza, która potwierdzi, że zagraniczny podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) czynnie uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usługi spowoduje, że podatnik zagraniczny będzie zobligowany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Celem objaśnień jest więc przedstawienie zasad ustalania SMPD w Polsce w kontekście wystawiania faktur w KSeF, a zakres tych objaśnień skupia się na określeniu SMPD świadczeniodawcy, bo to ten podatnik będzie musiał określić swoje obowiązki w zakresie fakturowania.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Zaplecze personalne i techniczne, struktura, wystarczająca stałość

W projekcie objaśnień wskazano następnie, powołując się na orzecznictwo Trybunały Sprawiedliwosci Unii Europejskiej, że przesłankami, które wskazują na istnienie SMPD są:

• posiadanie odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego,
• struktura, która umożliwia świadczenie usług,
• wystarczająca stałość.

Rozumienie pojęcia odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego (maszyny, pracownicy, urządzenia, systemy operacyjne, nieruchomości) zależy przede wszystkim od profilu prowadzonej działalności gospodarczej podatnika. Takie zaplecze powinno pozostawać w bezpośredniej zależności od podatnika z siedzibą działalności gospodarczej poza terytorium Polski, aby można było twierdzić, że tworzy ono w Polsce jego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Ten warunek spełnia zarówno zaplecze techniczne będące własnością podmiotu zagranicznego oraz zaplecze personalnego składającego się z jego pracowników, jak i zaplecze udostępnione podmiotowi zagranicznemu na podstawie umów (najmu, leasingu), pod warunkiem, że jest ono dla niego dostępne jak własne.

Stałe miejsce prowadzenia działalności powinno dysponować takimi środkami, aby było w stanie wyświadczyć usługi, które wykonuje. Struktura powinna bowiem umożliwiać realne wykonywanie usług z wykorzystaniem posiadanego w danym państwie zaplecza personalnego i technicznego. Tylko wówczas można je uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w odniesieniu do świadczonych usług.

Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej powinno także charakteryzować się takim stopniem zaangażowania, by pozwalał na uznanie, że działalność prowadzona w tym miejscu nie jest przemijająca lub okresowa.

W projekcie objaśnień te zasady zostały zilustrowane m.in. następującymi przykładami.

Koreańska spółka zajmująca się dystrybucją towarów nabywa w Polsce towary od producenta i sprzedaje je innym podatnikom na rynku krajowym oraz na rynki innych państw członkowskich UE. Spółka nie posiada w Polsce magazynu, nie zatrudnia też personelu, a towary są odbierane przez nabywców bezpośrednio z magazynu producenta. Spółka ma natomiast w Polsce biuro, w którym zatrudnia kilka osób odpowiedzialnych za PR. Dodatkowo pracownicy tego biura zbierają, przetwarzają oraz przesyłają do centrali w Korei zamówienia na towary, przyjmują też zgłoszenia reklamacyjne, które następnie przesyłają do Korei. W tej sytuacji spółka nie posiada w Polsce SMPD, które czynnie uczestniczy w dostawie towarów, w związku z tym Spółka A nie ma obowiązku stosowania KSeF.

Spółka z siedzibą w innym kraju UE wynajęła w Polsce wyposażone biuro, zawarła też umowy leasingu pracowniczego, dzięki którym dysponuje w Polsce personelem będącym pod jej bezpośrednią kontrolą (przyjmującym polecenia bezpośrednio od pracowników spółki). Z zawartych umów wynika, że spółka jest odpowiedzialna za zgromadzone zaplecze: techniczne i osobowe oraz świadczy przy wykorzystaniu tego zaplecza określone usługi na własne ryzyko. Wówczas należy uznać, że dysponuje w Polsce zapleczem personalnym i technicznym. Będzie więc miała obowiązek stosowania KSeF. Ocena byłaby jednak inna w sytuacji, gdyby spółka zawarła umowę o zarządzanie nieruchomością z inną spółką, która zatrudniałaby pracowników i wydawała im bezpośrednie polecenia służbowe. Wówczas zagraniczna spółka nie miałaby SMPD w Polsce.

Spółka z siedzibą w innym państwie członkowskim UE budująca w Polsce biurowiec, zgromadziła zaplecze techniczne w postaci własnych maszyn i urządzeń budowlanych oraz zaplecze personalne, np. zawierając umowę wynajmu ekipy budowlanej od polskiego kontrahenta. Niezależnie od długości okresu, w którym potrwa budowa, należy uznać, że podatnik ten posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W tym przypadku posiadanie maszyn i urządzeń budowalnych oraz najem ekipy budowlanej, z dostępem do personelu spełniającym warunek zarządzania nim jak personelem własnym, wykorzystywanych w celu budowy biurowca, spełnia kryteria wystarczającej stałości.

Spółka z siedzibą w innym państwie członkowskim UE buduje w Polsce (w różnych miejscach) domy modułowe dla klientów indywidualnych. Budowa takiego domu trwa 14 dni. Spółka angażuje do tego własne zaplecze techniczne, np. w postaci ciężarówki oraz sprzętu budowlanego (dźwig), jednocześnie do montażu domu każdorazowo wynajmuje oddzielną, lokalną ekipę budowlaną. Spółka sprawuje nadzór nad przebiegiem prac budowlanych, kierując pracami personelu oraz zatwierdzając zakupy uzupełniających materiałów budowalnych (decyzje podejmowane są w siedzibie spółki). W tym przypadku spółka A, mimo posiadania niezbędnego zaplecza technicznego i personalnego, nie posiada w Polsce SMPD biorącego udział w świadczeniu usług budowlanych, ponieważ to zaplecze nie jest w stanie bez nadzoru spółki przeprowadzać samodzielnie inwestycji. Przy ocenie nie ma natomiast znaczenia względnie krótka perspektywa czasowa realizacji pojedynczego domu, ponieważ działalność w opisywanym zakresie jest prowadzona w sposób powtarzalny (ciągły).

Spółka z siedzibą w Niemczech świadcząca usług leasingu posiada w Polsce oddział (placówkę), w którym podpisywane są umowy leasingu z polskimi klientami. Posiada też w Polsce inną nieruchomość. Decyzją zarządu w Niemczech ta nieruchomość zostanie wynajęta innej spółce. Usługa najmu nieruchomości będzie opodatkowana w Polsce na podstawie art. 28e ustawy o VAT (w miejscu położenia nieruchomości), jednak spółka nie będzie zobowiązana do wystawienia faktur z tytułu świadczenia usługi najmu przy użyciu KSeF, ponieważ jej stałe miejsce prowadzenia działalności (placówka) nie uczestniczy w świadczeniu usług najmu nieruchomości. Jednak już faktury z tytułu świadczenia usług leasingu realizowanych przez oddział spółki będą musiały być wystawiane w KSeF.

Rozporządzenia wykonawcze dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur

Źródło: projekt objaśnień podatkowych dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.