Dane na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF: obowiązki i zmiany

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie zmienia zakresu obowiązkowych danych na fakturze, ale wprowadza dodatkowe, dobrowolne pola i sekcje, które odpowiadają na potrzeby biznesowe. Struktura e-faktury dzieli pola na cztery kategorie – obligatoryjne, logiczne, opcjonalne i fakultatywne – co determinuje zasady ich wypełniania.

W nowym systemie kluczowe znaczenie zyskuje data zarejestrowania dokumentu, która staje się oficjalną datą wystawienia i otrzymania faktury, wpływając na rozliczenia podatkowe. Każdy dokument otrzymuje unikalny numer KSeF, który funkcjonuje obok wewnętrznej numeracji prowadzonej przez podatnika.

System co do zasady nie pozwala na dołączanie załączników, choć przewidziano wyjątek dla faktur o dużej liczbie pozycji, wymagający specjalnej zgody. W pozostałych przypadkach dodatkową dokumentację należy przekazywać przy użyciu alternatywnych metod, takich jak linki, dodatkowe pola opisowe czy zewnętrzne kanały komunikacji.

Nie, wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie wprowadza nowych obowiązkowych danych na fakturze. Struktura e-faktury zawiera elementy obowiązkowe, wynikające z art. 106a-106q ustawy o VAT. Obejmuje ona również pola dodatkowe, których stosowanie jest dobrowolne.

Nowe, dobrowolne pola w strukturze KSeF są odpowiedzią na praktykę biznesową i sugestie zgłaszane podczas konsultacji społecznych. Każda faktura przesłana do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF.

Istnieją również całe sekcje (węzły), których wypełnienie jest dobrowolne. Należą do nich Rozliczenie, Płatność, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Decydując się na ich użycie, może być jednak konieczne wypełnienie obowiązkowych pól wewnątrz tych sekcji. Węzeł "Zamówienie" jest przeznaczony dla faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku tych faktur nie wypełnia się węzła "FaWiersze".

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

W strukturze e-faktury występują cztery rodzaje pól, sklasyfikowane według obowiązku ich wypełniania zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów (tzw. Schema). Są to pola obligatoryjne, logiczne, opcjonalne oraz fakultatywne.

• Pola obligatoryjne: Muszą być zawsze wypełnione. Plik XML bez tych pól nie zostanie uznany za fakturę. Do pól obligatoryjnych należą NIP sprzedawcy, data wystawienia oraz numer faktury.
• Pola logiczne: Stają się obowiązkowe, jeśli inne pole zostanie wypełnione w określony sposób. Przykładem jest obowiązek wskazania podstawy prawnej zwolnienia z VAT, jeśli faktura dokumentuje taką transakcję.
• Pola opcjonalne: Wypełnia się je, gdy zostaną spełnione określone warunki wskazane w ustawie.
• Pola fakultatywne: Ich wypełnienie jest całkowicie dobrowolne i zależy od decyzji wystawcy faktury. Przykłady pól fakultatywnych to dodatkowy opis, adnotacje w stopce czy miejsce wystawienia dokumentu.

Jak KSeF określa datę wystawienia i otrzymania faktury?

W systemie KSeF o dacie wystawienia i otrzymania faktury decyduje moment zarejestrowania w systemie. Data wpisana przez wystawcę na dokumencie nie ma w tym przypadku znaczenia. To z kolei wpływa bezpośrednio na termin rozliczenia podatku VAT, moment powstania obowiązku podatkowego oraz ujęcie faktury w pliku JPK_V7.

Jak działa numeracja faktur w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana uzyskuje unikalny numer w momencie jej wystawienia w systemie Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że poza tym oznaczeniem, należy zaniechać samodzielnego ustalenia dla faktury odpowiedniej serii lub kolejnego numeru w ramach dokumentów sporządzanych przez podatnika.
Faktura sprzedaży wystawiana w KSeF jest oznaczana trzema numerami:

1. Numerem w systemie KSeF.
2. Numerem na fakturze (numer nadany w ramach jednej lub więcej serii).
3. Numerem w KPiR / ewidencji przychodu (numer księgowy faktury).

Nie, standardowo do e-faktury w formacie XML przesyłanej do KSeF nie można dodawać załączników.

Istnieje jednak wyjątek od tej reguły. Możliwość wystawiania faktur z załącznikami jest przewidziana wyłącznie dla dokumentów o bardzo dużej liczbie pozycji. Dotyczy to sytuacji, gdy faktura zawiera złożone dane w zakresie jednostek miary, ilości towarów lub usług oraz cen jednostkowych netto. Aby skorzystać z tej opcji, należy przejść formalną procedurę.

Proces uzyskania zgody na wystawianie faktur z załącznikami:

1. Złożenie zgłoszenia: Podatnik składa zgłoszenie o zamiarze wystawiania takich faktur do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) przez e-Urząd Skarbowy.
2. Otrzymanie potwierdzenia: Wystawianie faktur z załącznikiem jest możliwe dopiero po otrzymaniu od Szefa KAS oficjalnego potwierdzenia, które jest wydawane na czas określony.
3. Zgłoszenie rezygnacji: Zamiar zaprzestania wystawiania takich faktur również wymaga złożenia zgłoszenia.

Firmy, które nie spełniają wymogów dla faktur z załącznikiem, mogą przekazywać dodatkową dokumentację, korzystając z trzech głównych metod.

• Umieszczenie linku: Można wkleić w treści faktury link (URL) do dokumentacji umieszczonej na zewnętrznym serwerze.
• Wykorzystanie pól dodatkowych: Informację można wpisać w polach takich jak Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info lub w stopce faktury, pamiętając o limitach znaków.
• Przekazanie poza systemem: Załączniki można wysłać oddzielnym kanałem, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, wirtualnych dysków lub firmowych platform do wymiany plików.

Z perspektywy firmy, wymaga to dostosowania procesów księgowych i zapewnienia, że odbiorca faktury powiąże otrzymane dokumenty z właściwą e-fakturą z KSeF.