Samofakturowanie w KSeF: Zasady, proces i wymagania dla nabywców i sprzedawców

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymusza cyfrową transformację samofakturowania, przekształcając je z procedury opartej głównie na umowie w proces ściśle techniczny. Kluczowe staje się nadanie nabywcy przez sprzedawcę specjalnych uprawnień w systemie, co jest warunkiem koniecznym do wystawienia i przesłania ustrukturyzowanej faktury bezpośrednio do KSeF.

Ta fundamentalna zmiana, odchodząca od tradycyjnych dokumentów na rzecz centralnego repozytorium, generuje nowe obowiązki dla obu stron i rodzi istotne różnice w całym procesie. Obok korzyści, takich jak automatyzacja i bezpieczeństwo danych, pojawiają się kluczowe wyzwania, w tym wymogi technologiczne oraz problematyczne ograniczenia we współpracy z podmiotami zagranicznymi. Nowe ramy działania precyzują także zasady stosowania KSeF w transakcjach międzynarodowych, jego powiązania z JPK oraz jednoznaczne określenie odpowiedzialności za poprawność faktury.

Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jest to możliwe po spełnieniu dwóch głównych warunków:

1. Umowa między stronami: Nabywca i sprzedawca muszą zawrzeć pisemną umowę dotyczącą samofakturowania. Umowa ta powinna precyzyjnie określać procedurę akceptacji wystawianych faktur przez sprzedawcę.
2. Uprawnienia w KSeF: Sprzedawca musi nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF. Pozwalają one na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy i są technicznym warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia procesu.

Nabywca może wystawiać w ten sposób trzy rodzaje faktur:

• dokumentujące sprzedaż dokonaną przez podatnika na rzecz tego nabywcy,
• dotyczące wpłat zaliczek, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
• dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (zgodnie z art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT).

Jak przebiega proces samofakturowania w KSeF krok po kroku?

Proces ten można podzielić na pięć głównych etapów:

1. Nadanie uprawnień: Sprzedawca loguje się do KSeF i nadaje nabywcy specyficzne uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu.
2. Wystawienie faktury: Nabywca tworzy fakturę w formacie XML, zawierającą wszystkie wymagane dane oraz oznaczenie samofakturowanie w odpowiednim polu schemy.
3. Wysłanie faktury do KSeF: Nabywca przesyła fakturę do systemu, który po pomyślnej weryfikacji nadaje jej unikalny numer KSeF.
4. Dostęp do faktury: Faktura z numerem KSeF jest uznawana za doręczoną i staje się natychmiast dostępna w systemie dla obu stron transakcji.
5. Akceptacja faktury: Sprzedawca akceptuje fakturę zgodnie z procedurą określoną w umowie. Proces ten odbywa się poza systemem KSeF (np. poprzez e-mail), ponieważ KSeF nie posiada wbudowanej funkcji akceptacji.

Czym różni się samofakturowanie w KSeF od metody tradycyjnej?

Różnice między samofakturowaniem w KSeF od tradycyjnej metody są pokazane w tabeli poniżej:

Wprowadzenie KSeF nie zmienia fundamentalnych zasad samofakturowania, ale nakłada nowe obowiązki techniczne na obie strony transakcji.

Zmiany z perspektywy nabywcy (wystawcy faktury):

Nabywca wysyłający fakturę do KSeF musi zawrzeć w niej odpowiednią adnotację w polu P_17 oraz umieścić swoje dane w elemencie Podmiot2. Co istotne, faktury wysłane w ten sposób nie zostaną automatycznie pobrane z KSeF jako faktury zakupowe. Nabywca musi pamiętać o ich osobnym pobraniu.

Zmiany z perspektywy sprzedawcy (odbiorcy faktury):

Sprzedawca musi udzielić nabywcy specjalnych uprawnień w KSeF do wystawiania faktur w jego imieniu. Konieczne jest również utrzymanie wewnętrznej procedury weryfikacji i akceptacji faktur wystawianych przez nabywcę, zgodnie z zawartą umową.

Jakie są korzyści związane z samofakturowaniem w KSeF?

• Uproszczone procesy księgowe: Centralne repozytorium faktur w KSeF ułatwia dostęp do dokumentów.
• Redukcja błędów: Jednolity format XML i automatyczna walidacja minimalizują ryzyko błędów formalnych.
• Zwiększone bezpieczeństwo: Faktury są przechowywane w bezpiecznym, rządowym systemie, co chroni je przed utratą.

Jakie wyzwania i zagrożenia związane z samofakturowaniem w KSeF?

• Wymóg gotowości technicznej: Obie strony muszą posiadać systemy IT zintegrowane z KSeF, co wiąże się z inwestycjami.
• Ograniczenie dla podmiotów zagranicznych: Brak możliwości nadania uprawnień podmiotom bez polskiego numeru NIP jest krytycznym ograniczeniem. Uniemożliwia to obecnie samofakturowanie w transakcjach z wieloma zagranicznymi partnerami.
• Konieczność dostosowania procedur: Firmy muszą przeszkolić pracowników i zaktualizować swoje wewnętrzne procesy.

To zależy od tego, kto jest podmiotem zagranicznym w transakcji.

• Scenariusz 1: Zagraniczny nabywca wystawia fakturę polskiemu sprzedawcy
  Nie, podmiot zagraniczny nie musi używać KSeF. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od lutego 2026 r., obowiązek stosowania KSeF nie dotyczy podmiotów, które nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia.
• Scenariusz 2: Polski nabywca wystawia fakturę zagranicznemu dostawcy
  Tak, polski podatnik będzie zobowiązany wystawić taką fakturę w KSeF. Aby było to możliwe, podmiot zagraniczny musi mu najpierw udzielić odpowiednich uprawnień w systemie. Wiąże się to z obecnym problemem technicznym, ponieważ wymaga od podmiotu zagranicznego wystąpienia o polski numer NIP. Ministerstwo Finansów zidentyfikowało tę trudność i pracuje nad jej rozwiązaniem.

Samofakturowanie w KSeF oraz Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to dwa odrębne, lecz powiązane elementy cyfryzacji podatków w Polsce. Dane z faktur wystawionych w KSeF, w tym tych z samofakturowania, będą stanowiły źródło informacji dla plików JPK_V7. Ujednolicenie danych ma na celu zapewnienie ich spójności i uproszczenie kontroli podatkowych.

Kto jest odpowiedzialny za poprawność faktury w samofakturowaniu?

Nabywca. Zgodnie z przepisami, odpowiedzialność za poprawność danych na fakturze spoczywa na podmiocie, który ją wystawił.

Jakie dane musi zawierać faktura w samofakturowaniu?

Faktura musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy faktury VAT oraz dodatkowe oznaczenie wskazujące, że została wystawiona w ramach procedury samofakturowania.