Faktura bez VAT (rachunek) - poradnik z szerokim omówieniem

Wystawianie faktur bez VAT jest przywilejem podatników zwolnionych z VAT. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, w grę wchodzą dwie podstawy takiego zwolnienia:

• zwolnienie podmiotowe, a więc ze względu na niewielką skalę prowadzonej działalności,
• zwolnienie przedmiotowe, a więc ze względu na charakter prowadzonej działalności.

Wystaw fakturę bez VAT

Ze zwolnienia podmiotowego mogą skorzystać przedsiębiorcy, których obroty ze sprzedaży opodatkowanej nie przekraczają 200 tys. zł w danym roku rozliczeniowym. W przypadku firm rozpoczynających działalność w trakcie roku rozliczeniowego, ten limit pomniejsza się proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności w danym roku. Skorzystanie z tego zwolnienia jest prawem, a nie obowiązkiem przedsiębiorcy - podmiot prowadzący działalność na małą skalę może uznać, że bardziej opłaca mu się zostać czynnym podatnikiem VAT.

Z podmiotowego zwolnienia z VAT nie mogą skorzystać podatnicy prowadzący określone rodzaje działalności, na przykład:

• sprzedaż towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. metali szlachetnych i wyrobów jubilerskich),
• sprzedaż niektórych towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym,
• sprzedaż niektórych towarów przez Internet,
• sprzedaż części do pojazdów samochodowych lub motocykli
• podmioty świadczące usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie, ściągania długów,
• podmioty nie posiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Przedmiotowe zwolnienie z VAT jest z kolei związane z rodzajem prowadzonej działalności. Tu ustawodawca nie pozostawił przedsiębiorcom wyboru: prowadzenie działalności określonych rodzajów automatycznie nadaje podatnikowi status zwolnionego z VAT. Zgodnie z art. 43 ust, ustawy o VAT, dotyczy to m.in. przedsiębiorców świadczących m.in.:

• usługi pośrednictwa finansowego,
• usługi edukacyjne,
• usługi medyczne.

Faktur bez VAT (a więc ze stawką zw) nie należy mylić z fakturami z zerową stawką VAT. Faktury bez VAT wystawiają podmioty zwolnione z VAT, natomiast faktury z zerową stawką podatku - wyłącznie czynni podatnicy VAT. Fakturami z zerowym VAT dokumentuje się m.in. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport towarów i usług z nimi związanych czy usługi transportu międzynarodowego. Czynny podatnik VAT, który wystawia fakturę ze stawką podatku 0%, wciąż może wnioskować o zwrot VAT od dokonywanych zakupów.

Więcej o innych rodzajach faktur

Lista obowiązkowych elementów, jakie muszą się znaleźć na fakturze bez VAT, jest zdecydowanie krótsza niż w przypadku klasycznych faktur VAT. I tak faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT musi zawierać:

• datę wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

W polu przewidzianym na wpisanie stawki VAT umieszcza się skrót „zw” (zwolniony). Wzór takiego dokumentu można znaleźć w każdym programie do fakturowania.

Warto też pamiętać, że podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo i przedmiotowo mają inne obowiązki formalne związane z informowaniem o zwolnieniu, z którego korzystają. W przypadku zwolnienia przedmiotowego informacja o podstawie prawnej zwolnienia (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) musi zostać umieszczona na fakturze. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo nie mają obowiązku podawania takiej informacji na wystawianych fakturach.

Przepisy wciąż pozostawiają przedsiębiorcom dowolność formy, w jakiej zostanie wystawiona faktura. W obiegu prawnym funkcjonują zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. Dopuszczalne są też różne formy archiwizowania faktur. Z indywidualnych interpretacji podatkowych jednoznacznie wynika, że faktury otrzymane w formie papierowej można przechowywać wyłącznie w postaci cyfrowej, a ich papierowe oryginały - zniszczyć. Warunkiem jest zachowanie integralności i czytelności dokumentów (potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ z 10 listopada 2021 r.).

Wystaw fakturę bez VAT

Podatnik zwolniony z VAT nie ma bezwzględnego obowiązku wystawiania faktur VAT - może je wystawiać dobrowolnie. Obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy nabywca towaru lub usługi w ustawowym terminie zażąda wystawienia faktury. Ten termin upływa po trzech miesiącach licząc od końca miesiąca, w którym przedsiębiorca dostarczył towar lub wykonał usługę bądź otrzymał całość lub część zapłaty. Wówczas fakturę należy wystawić:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymanie zaliczki, jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Wystawienie faktury przez podmiot zwolniony z VAT nie rodzi konsekwencji w podatku VAT. W związku z taką transakcją nie pojawia się podatek należny ani podatek naliczony, a żadna stron transakcji nie wykazuje jej w ewidencji VAT.
Transakcja rodzi natomiast konsekwencje w podatku dochodowym, zależne od tego, czy jest to faktura dokumentująca uzyskany przychód, czy poniesiony koszt.

Rewolucją, która już wkrótce dotknie wszystkich wystawców faktur - także tych, którzy mają prawo bądź obowiązek wystawiania faktur bez VAT - będzie wejście w życie obowiązku wystawiania tych dokumentów z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Gdy to się stanie, faktury będą mogły być wystawiane wyłącznie elektroniczne, wystawca będzie miał obowiązek wprowadzania faktur do scentralizowanego systemu, a dokument będzie uznawany za wystawiony i zarazem doręczony w momencie nadania mu numeru przez KSeF.

KSeF działa od początku 2022 r., jednak na razie korzystanie z niego jest dobrowolne. Pierwotnie czynni podatnicy VAT mieli być objęci obowiązkiem fakturowania w KSeF od lipca 2024 r., zaś podatnicy zwolnieni z VAT - pół roku później. Jednak te terminy zostały przesunięte. Według obecnych założeń, wystawianie i odbieranie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku także dla mniejszych firm. Te same daty będą obowiązywały czynnych podatników VAT i podmioty zwolnione z VAT.