Faktura eksportowa – poradnik wystawiania

Faktura eksportowa to dokument handlowy stosowany w obrocie międzynarodowym. Jest wystawiana przez sprzedawcę (eksportera) i dokumentuje sprzedaż towarów lub świadczenia usług na rzecz nabywcy (importera) mającego siedzibę poza terytorium Unii Europejskiej. Dokument formalnie potwierdza zawarcie transakcji eksportowej i jest niezbędny do przeprowadzenia procedur celnych oraz dokonania prawidłowych rozliczeń podatkowych.

Fakturę eksportową wystawia się, gdy:

• sprzedawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) w Polsce,
• przedmiotem transakcji jest dostawa towarów, które fizycznie opuszczają terytorium Unii Europejskiej, lub świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta,
• w przypadku eksportu towarów - dostawa została zgłoszona do odprawy celnej w procedurze wywozu.

Faktura dokumentująca eksport towarów jest nie tylko dowodem sprzedaży, ale również podstawą do określenia wartości celnej towarów, naliczenia ewentualnych ceł i podatków w kraju importu oraz zastosowania preferencyjnej, zerowej stawki VAT. W odróżnieniu od eksportu towarów eksport usług co do zasady dokumentuje się fakturą bez kwoty VAT należnego.

W treści faktury eksportowej powinny się znaleźć wszystkie dane obowiązkowe dla standardowej faktury VAT. Wykaz tych elementów znajduje się w art. 106e ustawy o VAT. Faktura eksportowa powinna też zawierać dodatkowe dane dla celów celnych i logistycznych.

Dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę

Faktura musi jednoznacznie identyfikować strony transakcji. Ta identyfikacja obejmuje pełne nazwy oraz dokładne adresy siedziby zarówno sprzedawcy (eksportera), jak i nabywcy (importera). Niezbędne jest również podanie numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT (a więc jego numeru NIP) oraz numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (lub podatku od wartości dodanej), pod którym otrzymał towary lub usługi. Niezbędnymi elementami składowymi faktury, zgodnie z przepisem art. 106e ust 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, są także jej data wystawienia oraz kolejny numer, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować taki dokument.

Precyzyjny opis towarów lub usług będących przedmiotem eksportu

Na fakturze eksportowej, podobnie jak na każdej innej fakturze, powinien znaleźć się opis eksportowanych towarów lub świadczonych usług zgodny ze zgłoszeniem celnym. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby umożliwić jednoznaczną identyfikację przedmiotu transakcji przez organy celne.

Informacje ilościowe, wartościowe i walutowe o transakcji

Faktura eksportowa musi zawierać informacje o:

• ilości (liczbie) sprzedawanych towarów lub o zakresie wykonanych usług,
• cenie jednostkowej netto (bez VAT) towarów lub usług wraz ze wskazaniem waluty, w jakiej jest wyrażona,
• kwocie opustów, obniżek cen i rabatów, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawce podatku,
• sumie wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Przepisy nie określają, w jakim języku ma być wystawiona faktura. W przypadku faktur dla zagranicznego kontrahenta dobrym rozwiązaniem może być wystawienie dokumentu w języku angielskim lub dokumentu dwujęzycznego (na przykład po polsku i po angielsku).

Niezbędne dane celne i logistyczne

Dla celów celnych i logistycznych faktura eksportowa powinna zawierać dodatkowe informacje, takie jak: warunki dostawy zgodnie z regułami Incoterms, które określają podział kosztów i ryzyka między sprzedawcą a nabywcą, kod HS dla każdej pozycji towarowej (kod taryfy celnej według Zharmonizowanego Systemu Oznaczania i Kodowania Towarów, służący do międzynarodowej identyfikacji produktów w procesie eksportu), masa netto oraz masa brutto towarów, kraj pochodzenia towarów, liczba i rodzaj opakowań, niekiedy też informacje o środku transportu. Kompletność tych danych znacząco usprawnia proces odprawy celnej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Eksport towarów, czyli ich dostawę z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej przez dostawcę lub na jego rzecz (eksport bezpośredni) albo przez nabywcę mającego siedzibę poza Polską lub na jego rzecz (eksport pośredni)po spełnieniu formalnych warunków podlega opodatkowaniu według stawki VAT 0%. Zastosowanie stawki VAT 0% nie pozbawia eksportera prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych związanych z eksportowanymi towarami. Jest to więc istotna preferencja podatkowa.

Warunki formalne dla zastosowania stawki 0% VAT

Zgodnie z przepisem art. 41 ust. 6 ustawy o VAT stawkę podatku 0% można zastosować, jeżeli podatnik, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Jeżeli takiego dokumentu nie otrzymał, nie wykazuje eksportu w danym okresie rozliczeniowym, tylko w kolejnym, zgodnie z następującą zasadą:

• jeżeli do końca kolejnego okresu rozliczeniowego otrzymał dokumenty potwierdzające wywóz towaru - ze stawką 0%,
• jeżeli do końca kolejnego okresu rozliczeniowego nie otrzymał dokumentów potwierdzające wywóz towaru - ze stawką właściwą dla dostawy tego towaru na terytorium kraju (a więc najczęściej 23%).

Gdy podatnik otrzyma dokument potwierdzający wywóz towaru w terminie późniejszym niż koniec kolejnego okresu rozliczeniowego, to zgodnie z przepisem art. 41 ust. 9 ustawy przysługuje mu prawo do dokonania korekty podatku należnego za okres, w którym otrzymał ten dokument. Tej korekty dokonuje się na bieżąco - nie ma obowiązku korygowania deklaracji JPK za okres, w której dostawa towarów została wykazana jako transakcja krajowa.

Przepis art. 41 ust. 9a ustawy o VAT reguluje z kolei kwestię opodatkowania zaliczek. Podatnik, który otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów, ma prawo zastosować do otrzymanej zapłaty stawkę podatku 0% właściwą dla eksportu towarów, o ile spełnione będą łącznie dwa warunki:

• wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał tę zapłatę,
• podatnik w tym terminie otrzyma dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej.

Niespełnienie tych warunków wiąże się z koniecznością zastosowania stawki VAT właściwej dla transakcji krajowych.

Stawkę podatku VAT 0% stosuje się do dostaw towarów eksportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej pod warunkiem posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających wywóz tych towarów poza UE. Przepis art. 41 ust. 6a ustawy o VAT precyzuje, że takim dokumentem jest w szczególności:

• dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez właściwy organ celny wydruk tego dokumentu,
• dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność,
• zgłoszenie wywozowe na piśmie utrwalonym w postaci papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny.

Użycie w tym przepisie zwrotu “w szczególności” oznacza, że katalog tych dokumentów ma charakter otwarty, a eksporter może posłużyć się innymi dowodami, które, choć nie zostały wprost wymienione w ustawie, potwierdzają fakt wywiezienia towarów poza terytorium Unii Europejskiej.

Kwestia dokumentowania wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej była przedmiotem wielu interpretacji indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładem jest indywidualna interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.1019.2024.1.SM, w której Dyrektor KIS przypomniał, że do 30 października 2024 r. dokumentem potwierdzającym wywóz towarów poza terytorium UE był:

• elektroniczny komunikat IE 599 otrzymany w systemie AES (Automatycznym Systemie Eksportu),
• wydruk takiego komunikatu potwierdzony przez właściwy organ celny,
• elektroniczny komunikat IE 599 otrzymany poza systemem AES, jeżeli jego autentyczność była zapewniona.

Z kolei od 31 października 2024 r. nastąpiło ogólnopolskie uruchomienie systemu AES/ECS2 PLUS, w którym nie funkcjonuje już komunikat IE 599, który został zastąpiony komunikatem CC599C. Komunikat CC599C pełni tę samą rolę, którą wcześniej pełnił komunikat IE 599, a więc jest dokumentem celnym potwierdzającym fakt wywozu towaru.

Następnie Dyrektor KIS podkreślił, źe choć ustawowy katalog dokumentów potwierdzających wywóz towarów jest katalogiem otwartym, to stawki 0% w eksporcie nie można stosować na podstawie dowodów innych niż dokumenty „urzędowe”. Mowa tu przede wszystkim o dokumentach, w których fakt wywozu towarów jest potwierdzony przez organ celny określony w przepisach celnych. Może to być organ celny krajowy, ale też organ innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Dyrektor KIS powołał się też na orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i Naczelnego Sądu Administracyjnego odnoszące się do sytuacji, w której wywóz towarów poza terytorium UE był wykonywany przez operatora pocztowego, a więc podmiotu uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej na podstawie odrębnych przepisów. Zinstytucjonalizowany charakter działalności tych podmiotów pozwala na przyjęcie, że dokumenty wygenerowane przez operatora pocztowego, także w jego systemie elektronicznym, mają przymiot dokumentu „urzędowego” i mogą stanowić dokument, o którym mowa w art. 41 ust. 6a ustawy - uznał w indywidualnej interpretacji.