Faktury korygujące a korekty plików JPK_V7

Błędy w treści wystawionych faktur można usuwać notą korygującą bądź fakturą korygującą. Nota może być wystawiona przez nabywcę i dotyczyć jedynie niektórych pozycji faktury, natomiast najistotniejsze dane zawarte na fakturze koryguje sprzedawca poprzez fakturę korygującą.

Uwaga! System KSeF nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie skorygowanie faktury poprzez fakturę korygującą. Przypomnijmy, od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i/lub przedmiotowo z VAT będą zobowiązani do uczestnictwa w systemie KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Anulowanie faktury a faktura korygująca

Korekta jest niezbędna dopiero w momencie, gdy faktura zostanie przekazana przez sprzedawcę do nabywcy (dojdzie zatem do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego). Jeżeli natomiast:

• nie dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu i jednocześnie,
• transakcja, dokumentowana nie doszła jeszcze do skutku.

Jeśli dojdzie do jej wystawienia, lecz błąd zostanie zauważony przed wysyłką, wówczas możliwe jest anulowanie faktury. Anulowanie polega na skreśleniu treści wystawionego dokumentu, zachowaniu go w dokumentacji jednostki i opisaniu przyczyny działania. Anulowanie nie może zaburzyć numeracji - tzn. kolejną fakturę wystawiamy z numerem anulowanym i bez pominięcia tego numeru , który został anulowany. 

Natomiast gdyby transakcja już doszła do skutku i po jej realizacji wystawiono fakturę z błędem i nie wprowadzono by jej do obrotu prawnego - to prawidłowym działaniem byłoby wystawienie faktury korygującej (dotyczy to faktur wystawianych po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru). W tym przypadku prawidłowym byłoby przekazanie jednocześnie dwóch dokumentów - faktury i faktury korygującej. W praktyce przedsiębiorcy często pomijają ten krok usuwając pierwotną fakturę i wystawiając od razu fakturę z właściwymi danymi (nie jest to jednak postępowanie w pełni zgodne z przepisami prawa). 

Wystawiaj i wysyłaj e-fakturę korektę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo skorygujesz oraz wyślesz e-fakturę korektę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do korygowania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę korektę w systemie KSeF już teraz »

Faktura korygująca - treść i dane obowiązkowe 

Faktura korygująca wystawiona może być wyłącznie przez wystawcę pierwotnej faktury. Nie wystawia jej nabywca.

Faktura korygująca może wskazywać na następujące zmiany w treści pierwotnie wystawionego dokumentu: 

• błędy w podanych pierwotnie kwotach, stawkach lub w każdej innej pozycji faktury,
• obniżki ceny w formie rabatu następczego,
• udzielenia opustu i obniżki ceny po realizacji transakcji
• zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższenia ceny w stosunku do pierwotnej.   

Wystawiając fakturę korygującą, posłużyć się należy trzema danymi nowymi w stosunku do faktury pierwotnej, tzn. podać należy: 

• oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”,
• numer kolejny faktury korygującej (może to być numer wskazujący, że mamy do czynienia z korektą, oznaczenie literowe itp,
• datę wystawienia faktury korygującej.

Druga grupa danych to dane stałe, zawarte na fakturze pierwotnej i korygującej: 

• datę wystawienia faktury pierwotnej (taką jak wskazano na pierwotnie wystawionej fakturze, obecnie korygowanej);
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty - jeśli różni się od powyższej daty wystawienia - podaje się ją zgodnie z treścią faktury pierwotnej
• numer faktury pierwotnej
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer NIP (lub nip-ue) podatnika,
• numer NIP (lub nip-ue) nabywcy,
• W sytuacji gdy faktura dotyczy jednego z towarów lub usług objętych korektą, wtedy należy wskazać na fakturze korygującej ten towar lub usługę. 

Powyższe dane należy podawać zgodnie z treścią faktury pierwotnej, nawet jeśli zostaną one skorygowane, tzn. w kolejnej części faktury korygującej będą podawane dane, zgodnie z ich faktycznym brzmieniem takim, jakie powinno wystąpić. 

Kolejną grupą danych są dane dotyczące korekt, tzn. podać należy:

• przyczynę korekty;
• prawidłową treść korygowanych pozycji ( nie trzeba podawać treści pierwotnie zawartych na fakturze), 

Przy zmianie kwoty, stawki lub innych, faktura korygująca nie musi zawierać kwot pierwotnych ani ostatecznych - wystarczające jest podawanie na niej kwot korekty (np. wartość -200 zł, kwota netto -200 zł, stawka vat: - 46 zł). Dopuszczalne jest oczywiście podawanie również kwot pierwotnych i ostatecznych (w praktyce: przed korekta: xx, korekta : -y zł, po korekcie: zz zł). Obowiązkowe jest podanie zatem odpowiednio kwoty korekty podstawy opodatkowania lub kwoty korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. Zawsze należy również podać przyczynę korekty, a w przypadku korygowania innych pozycji należy podać prawidłową treść korygowanych pozycji (czyli ich brzmienie ostateczne, takie jak powinno być). 

Przy zbiorczych opustach lub obniżkach ceny należy podać dodatkowo okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka oraz możliwe jest pominięcie numeru identyfikacyjnego nabywcy oraz informacji o tym datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty 

Faktura korygująca a wypełnienie JPK_V7

Wystawienie lub otrzymanie faktury korygującej powoduje dwa rodzaje konsekwencji:

• korygowanie odpowiedniej części pliku JPK_V7 w związku z zaistniałą korektą pierwotnej treści przesłanego do urzędu skarbowego pliku - tzn. prawidłowe ustalenie metody wypełniania JPK_V7.
• obowiązkowe będzie ujęcie faktur (korekty z nich wynikającej) w odpowiednim okresie rozliczeniowym - należy tego dokonać zgodnie z przepisami ustawy o VAT, 

Korygowanie JPK_V7 w związku z wystawieniem lub otrzymaniem faktury korygującej

Faktura korygująca może powodować zmianę w treści części ewidencyjnej i deklaracyjnej (np. zmiana kwoty podstawy opodatkowania), ale może spowodować zmianę wyłącznie w części ewidencyjnej (np. zmiana danych nabywcy).

W składanych korektach wypełnia się wyłącznie części (odpowiednio deklarację lub ewidencję), które podlegają korekcie:

• składany plik należy zawsze oznaczyć poprzez korekta,
• w przypadku korekty części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej wskazuje się wszystkie elementy, tj.: Naglowek, Podmiot1, Deklaracja, SprzedazWiersz, SprzedazCtrl, ZakupWiersz, ZakupCtrl (tzn. wszystkie elementy początkowe pliku),
• W przypadku korekty wyłącznie części deklaracyjnej, która nie ma wpływu na część ewidencyjną, wskazuje się elementy: Naglowek, Podmiot1, Deklaracja.
• W przypadku korekty wyłącznie części ewidencyjnej, która nie ma wpływu na część deklaracyjną, wskazuje się elementy: Naglowek (JPK_V7M - bez elementu KodFormularzaDekl, WariantFormularzaDek; JPK_V7K – bez elementu Kwartal, KodFormularzaDekl, WariantFormularzaDekl), Podmiot1, SprzedazWiersz, SprzedazCtrl, ZakupWiersz, ZakupCtrl; w programie fillup korygowanie z poziomu kreatora zapewnia wprowadzenie odpowiednich pozycji aktomatycznie;.
• W przypadku korekty ewidencji, należy złożyć nowy, kompletny oraz zawierający poprawione dane plik XML. Niedopuszczalne jest złożenie pliku zawierającego jedynie dane korygowane innymi słowy - pozycje z pliku SprzedazWiersz, SprzedazCtrl, ZakupWiersz, ZakupCtrl dotyczyć muszą wszystkich transakcji, również tych niekorygowanych,

Faktury korygujące wpływające i niewypływające na podatek należny lub naliczony a korekty  JPK_V7

Inaczej skorygować należy plik JPK_V7 dokumentem korygującym inne pozycje faktury, a inaczej - gdy korygowane są kwoty wpływające na podstawę opodatkowania lub podatek należny. I tak:

• Korektę błędnego wpisu niewpływającego na wysokość podatku należnego lub naliczonego dokonuje się co do zasady poprzez jego wystornowanie, tj. wpisanie ze znakiem przeciwnym całego wpisu oraz ponowne dodanie prawidłowego wpisu z podaniem pierwotnego numeru dokumentu (np. DowodSprzedazy, NrKontrahenta lub NazwaKontrahenta). Natomiast, w przypadku gdy podatnik jeszcze nie przesłał pliku za dany okres rozliczeniowy, dopuszczalne jest ujęcie tylko jednego zapisu z poprawnymi danymi, oznacza to, że wpis niewpływający na wysokość podatku należnego lub naliczonego:
  • będzie korygowany poprzez zapisy w trzech osobnych wierszach pliku - w pierwszym wierszu podane będą nieprawidłowe dane, drugi - zawierał będzie storno (ujęcie ze znakiem przeciwnym) całych kwot pierwotnie zaewidencjonowanych, trzeci - zawierał będzie te same kwoty, które były pierwotnie, lecz podane będą prawidłowe dane pozostałe ( czyli takie jak na fakturze korygującej,
  • korekty takie będą ujmowane zawsze w okresie wystawienia pierwotnej faktury, zobowiązują zatem do skorygowania pliku JPK_V7 (nie można ich ujmować na bieżąco),
• Korekty dokumentów wpływających na wysokość podstawy opodatkowania lub podatku należnego ( „in plus” lub „in minus”) - tzn. u wystawcy faktury korygującej - u sprzedawcy - należy ująć w ewidencji z numerem dokumentu korygującego za ten okres, za który zgodnie z przepisami ustawy powinna nastąpić korekta.
• Korekty dokumentów wpływających na wysokość podatku naliczonego „in plus” lub „in minus” - a zatem u odbiorcy towaru lub usługi - u osoby otrzymującej fakturę korygującą - należy ująć w ewidencji z numerem dokumentu korygującego,
• Natomiast wyłącznie w przypadku korekt dokumentów wpływających na wysokość podatku naliczonego (tj u nabywcy) i wyłącznie „in minus” jeżeli zgodnie z przepisami dokument pierwotny oraz korygujący można ująć w ewidencji za jeden okres rozliczeniowy dopuszczalne jest ujęcie wyłącznie dokumentu pierwotnego pomniejszonego o wartości z dokumentu korygującego (u wystawiającego fakturę korygującą taka możliwość nie wystąpi, dotyczy ona wyłącznie podatku naliczonego, a zatem faktur korygujących wprowadzanych w rozliczeniach nabywcy),
• w przypadku tego rodzaju korekt nie stornujemy (nie usuwamy) pozycji pierwotnej faktury w pliku JPK_V7 - a jedynie ujmujemy fakturę korygującą zgodnie z kwotami, o które następuje korekta. 

Uwaga

Do korekt deklaracji i ewidencji składanych za okresy rozliczeniowe poprzedzające rozliczenie na nowych zasadach należy stosować regulacje prawne obowiązujące za okres, za który jest składana korekta deklaracji lub ewidencji (czyli korekty deklaracji i JPK_VAT złożonych pierwotnie na starych zasadach, składane są również według starych zasad). 

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_V7 i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych plików JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT »

Sprzedawca towaru lub usługi - ujęcie faktur korygujących w odpowiednim okresie rozliczeniowym

W przypadku faktur “in minus” obniżenia kwot w stosunku do tych z faktury pierwotnej, dokonuje się u sprzedawcy dopiero w deklaracji za ten okres, w którym nabywca otrzyma fakturę korygującą. W tym okresie można obniżyć podstawę opodatkowania ale jedynie jeśli sprzedawca uzyska potwierdzenie otrzymania tej faktury korygującej  przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono tę fakturę. Potwierdzenie to musi być uzyskane przez sprzedawcę przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Oznacza to, że spełnić trzeba dwa warunki łącznie:

• korekta musi być otrzymana w danym okresie,
• potwierdzenie jej otrzymania musi trafić do sprzedawcy nie później niż 25 dnia miesiąca następnego.

Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej dopiero za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę nie jest obowiązkowe jedynie w przypadku jednej z następujących czynności:

1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (usługi związane obsługą nieczystości i sprzątaniem)
4. niezależnie od rodzaju towaru lub czynności gdy nastąpiło spełnienie dwóch przesłanek (przy czym ujęcie korekty w części ewidencyjnej JPK_V7 następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione te przesłanki :

• wystąpiła udokumentowana próba doręczenia faktury korygującej i (np. zwrotka listu poleconego z potwierdzeniem otrzymania, na którym wskazano “adresata nieistniejący, adresata nie zastano”) oraz jednocześnie
• z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (np. wynika to z maila, warunków uzgodnień umownych, zaakceptowanej i podpisanej umowy).

Bardziej skomplikowana zasada dotyczy ujmowania faktur podwyższających (faktury “in plus”. Tylko w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania z przyczyn mających miejsce w okresach późniejszych niż dokonanie sprzedaży, pozwala ująć fakturę na bieżąco, tzn. w dacie tego zdarzenia. Ma to miejsce np. przy podwyższeniu ceny w związku z nieprzewidywalną w chwili realizacji umowy zmianą warunków gospodarczych. W tym przypadku, korekty dokonuje się w okresie wystąpienia zmiany ceny, czyli co do zasady ujmuje się fakturę na bieżąco, więc nie wymaga korekt. Gdyby nie została wystawiona faktura korygująca terminowo, to korektę ująć należy w okresie wystąpienia tego zdarzenia, a nie w okresie opóźnionego wystawienia faktury korygującej (i w tym przypadku korekta JPK_V7 byłaby konieczna).

Jeśli natomiast doszło do błędu lub pomyłki lub innej pierwotnie istniejącej przyczyny, podstawę opodatkowania należy podwyższyć już w okresie pierwotnym, w którym wystawiono fakturę korygowaną, czyli tę pierwszą (a nie korygującą). Zmusza to do korekty wstecz a często płacenia odsetek za zwłokę. JPK_V7 musi być wówczas korygowany.

Nabywca towaru lub usługi - ujęcie faktur korygujących w odpowiednim okresie rozliczeniowym

Otrzymanie tych faktur korygujących ujmuje się na bieżąco z następującymi zastrzeżeniami:

• jeśli faktura korygująca obniża pierwotną podstawę opodatkowania u sprzedawcy (czyli jest to faktura ze znakiem minus) - tzn. daje mniej odliczenia VAT u nabywcy niż wykazano pierwotnie, wówczas ująć ją trzeba w okresie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, gdyby podatnik tego nie zrobił - nie może ująć jej w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych po tym okresie i musi skorygować JPK_V7 za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał. Jeżeli jednak podatnik - nabywca - nie obniżył jeszcze kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia,

Gdyby nabywca towaru lub usługi nie otrzymał w ogóle faktury korygującej na minus  nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dowiedział się o warunkach, na jakich transakcja została zrealizowana.

jeśli faktura korygująca podwyższa podstawę opodatkowania lub podatek u sprzedawcy (a zatem nabywca może odliczyć więcej niż wynikało to z pierwotnej faktury) - ująć ją można i wprowadzić do części ewidencyjnej JPK_V7 w okresie otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, Co do zasady oczywiście korekta nie będzie niezbędna, bo ta korekta trafi do bieżącego pliku JPK_V7. Gdyby nie doszło do wprowadzenia w tych terminach - ujęcie tej faktury jest możliwa również później - i wówczas dokonać tego można poprzez korektę okresu, w którym faktura korygująca powinna być wprowadzona.