Faktura proforma - dokładne omówienie, zasady rozliczania, wzór

Choć nazwa sugeruje, że jest to rodzaj faktury, to zgodnie z przepisami prawa fakturą nie jest a jej wystawienie nie powoduje konsekwencji takich, jak wystawienie faktury. Czym wobec tego więc jest faktura proforma, co trzeba o niej wiedzieć i kiedy warto ją stosować?

Faktura proforma (inna spotykana pisownia to pro forma) to dokument w formie papierowej bądź elektronicznej zwyczajowo stosowany w biznesie. Jednak zasady jego wystawiania nie są uregulowane żadnymi przepisami prawa. Choć nazywa się jak faktura i zwykle wygląda jak faktura, to w rozumieniu przepisów nie jest fakturą, a jedynie dokumentem służącym przedstawieniu oferty handlowej lub doprecyzowaniu jej warunków.

Obowiązku wystawiania faktur proforma nie ma, ale warto przygotować taki dokument wtedy, gdy zamówienie zostało złożone w mniej formalny sposób, na przykład w czasie rozmowy telefonicznej z handlowcem. Zebranie ustaleń z takiej rozmowy fakturze proforma pozwala wyłapać i skorygować ewentualne pomyłki. Wystawienie dokumentu jeszcze nie zobowiązuje nabywcy do niczego, dopiero gdy zostanie on zaakceptowany, staje się potwierdzeniem, że warunki świadczenia zostały przyjęte i można na jej podstawie dochodzić roszczeń wobec kontrahenta.

Faktura proforma może też być podstawą do zapłacenia zaliczki za towar lub usługę. Wpłatę takiej zaliczki należy następnie udokumentować - najczęściej jest w tym celu wystawiana faktura zaliczkowa.

Zasady wystawiania faktur proforma nie są w żaden sposób sformalizowane. Dlatego fakturę proforma można uznać za prawidłowo wypełnioną, jeśli z jednej strony spełnia swój cel, jakim jest potwierdzenie uzgodnionych między stronami warunków transakcji, a z drugiej - jest jednoznacznie oznaczona jako proforma, a więc dokument nie będący fakturą VAT. Wzór takiej faktury można znaleźć w każdym programie do fakturowania.

Faktury proforma nie są dokumentami księgowymi, dlatego nie uwzględnia się ich ani w księgach podatkowych/podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ani w rejestrze VAT. Nie wywołują też żadnych skutków podatkowych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził to np.w indywidualnej interpretacji 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS z 14 lutego 2024 r. Wskazał w niej, że oznaczenia dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie stanowi zatem dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Dopiero gdy dojdzie do transakcji, której zapowiedzią była faktura proforma, sprzedawca będzie miał obowiązek wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługu albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (wcześniejsze wystawienie faktury proforma w żaden sposób nie wpływa na ten obowiązek). Dopiero taki dokument jest dokumentem księgowym i powoduje skutki podatkowe (w przypadku faktur zaliczkowych - inne w podatku dochodowym i inne w VAT).

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup
W programie fillup prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_V7 i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych plików JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K.
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT »

W transakcjach międzynarodowych obowiązują te same zasady dotyczące faktur proforma, co przy obrocie krajowym - taki dokument pełni jedynie funkcję informacyjną i potwierdza warunki transakcji, nie jest natomiast dokumentem księgowym. Trzeba też pamiętać, że wywóz towarów poza UE udokumentowany jedynie fakturą proforma nie jest klasyfikowany jako dostawa towarów. Dokonujący do przedsiębiorca nie ma więc prawa do zastosowania obniżonej, zerowej stawki podatku VAT, stosowanej w przypadku eksportu towarów.

Przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku wystawiania faktur proforma ani nie precyzują, w jaki sposób powinien wyglądać taki dokument. W praktyce najczęściej stosuje się zdroworozsądkową zasadę, że skoro faktura proforma jest zapowiedzią właściwej faktury VAT, to warto umieścić w niej te same elementy, które w przyszłości znajdą się na docelowej fakturze. Faktura proforma zwykle przypomina więc fakturę VAT i zawiera wszystkie jej obowiązkowe elementy, takie jak m.in.:

• data wystawienia,
• numer,
• oznaczenie stron transakcji (ich nazwy i adresy),
• przedmiot świadczenia (nazwę usług i/lub towarów),
• cenę netto,
• stawkę podatku,
• kwotę podatku,
• kwotę brutto.

Tym, co odróżnia ją od faktury VAT jest umieszczona na dokumencie adnotacja “faktura proforma” bądź “faktura pro forma”.

Aby uprościć wystawianie faktur proforma, można posłużyć się gotowym wzorem takiego dokumentu.

Faktura proforma jest dokumentem, który można wielokrotnie korygować bez jakichkolwiek konsekwencji prawnych. Poważnym błędem, jaki może popełnić wystawca lub odbiorca faktury proforma, jest natomiast potraktowanie jej jako dokumentu księgowego i uwzględnienie jej w rozliczeniu podatku dochodowego lub podatku VAT. Faktura proforma jest jedynie zapowiedzią właściwej faktury i to dopiero właściwa faktura powinna być uwzględniona w rozliczeniach podatkowych.

Jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, od 1 lutego 2026 r. (dla podatników osiągające mniejsze przychody i podatników korzystających ze zwolnienia z VAT - prawdopodobnie nieco później) wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak ta zmiana w żadnym stopniu nie wpłynie na zasady wystawiania faktur proforma. KSeF jest systemem służącym do wystawiania faktur, a faktury proforma, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, fakturami nie są. Dlatego także po wejściu w życie obowiązku fakturowania w KSeF przedsiębiorcy wciąż będą wystawiać faktury proforma poza tym systemem, na warunkach i w formie uzgodnionej z kontrahentami.