Faktura proforma – czym jest, jakie ma elementy, zasady rozliczania, wzór

Faktura proforma to nieoficjalny dokument handlowy, który pełni funkcję oferty lub potwierdzenia warunków transakcji, nie będąc faktyczną fakturą VAT. Służy głównie do zainicjowania płatności lub sformalizowania ustaleń przed wystawieniem właściwej faktury. Nie rodzi ona żadnych konsekwencji podatkowych i nie księguje się jej w KPiR. Do jej wystawienia nie ma żadnych formalnych wymogów prawnych, a kluczowym elementem jest wyraźne oznaczenie "Faktura proforma". Po opłaceniu proformy zawsze należy wystawić fakturę zaliczkową lub końcową, która jest podstawą do rozliczeń podatkowych.

Faktura proforma (lub pro forma) jest dokumentem handlowym w formie papierowej lub elektronicznej, który pełni funkcję oferty lub potwierdzenia warunków zamówienia. Zasady jej wystawiania nie są uregulowane żadnymi przepisami prawa, a jej użycie jest dobrowolną praktyką biznesową.

Stosuje się ją głównie w trzech kluczowych sytuacjach biznesowych:

• Proces negocjacji i ofertowania: Umożliwia przedstawienie propozycji cenowej oraz warunków transakcji potencjalnemu klientowi, bez generowania formalnego zobowiązania podatkowego.
• Oczekiwanie na płatność z góry: Jest wysyłana do klienta, aby zainicjować płatność. Ponieważ transakcja nie jest jeszcze pewna, pozwala to uniknąć konieczności korygowania faktury VAT, jeśli klient ostatecznie nie zapłaci.
• Potwierdzenie ustaleń: Formalizuje zamówienie złożone w mniej formalny sposób, na przykład telefonicznie, co pozwala obu stronom zweryfikować szczegóły i uniknąć pomyłek.

Z perspektywy sprzedawcy dokument ten zabezpiecza transakcję, a dla nabywcy stanowi jasne podsumowanie oferty, pozwalające zweryfikować koszty przed podjęciem zobowiązania.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT w pełni przygotowaną na nadchodzący KSeF (Krajowy System e-Faktur). To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly. Nie szukaj dalej - faktury w firmly są już w pełni zgodne z wymogami KSeF!
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly

Faktura proforma powinna zawierać 10 kluczowych elementów, które odzwierciedlają dane z przyszłej, właściwej faktury VAT. Zapewnia to spójność i przejrzystość oferty. W praktyce stosuje się wzór zbliżony do standardowej faktury.

Elementy, które powinny znaleźć się na dokumencie, to:

• nagłówek: Wyraźne oznaczenie, że jest to "FAKTURA PRO FORMA".
• dane wystawcy i odbiorcy: Pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwa firmy, adres oraz NIP.
• numer dokumenty: Unikalny numer dokumentu, często z dopiskiem "PRO FORMA", np. "PRO FORMA/123/2025".
• data wystawienia dokumentu,
• oznaczenie stron transakcji (nazwy, adresy, NIP),
• przedmiot świadczenia (nazwa towaru lub usługi),
• cena jednostkowa netto,
• stawka i kwota podatku VAT,
• wartość sprzedaży brutto,
• suma należności: Całkowita kwota do zapłaty, wraz z walutą.

Tym, co odróżnia ją od faktury VAT, jest umieszczona na dokumencie adnotacja “faktura proforma” lub “faktura pro forma”.

Można posłużyć się gotowym wzorem faktury proforma, aby uprościć wystawianie.

Zasady wystawiania faktur proforma nie są w żaden sposób sformalizowane. Dlatego fakturę proforma można uznać za prawidłowo wypełnioną, jeśli z jednej strony spełnia swój cel, jakim jest potwierdzenie uzgodnionych między stronami warunków transakcji, a z drugiej - jest jednoznacznie oznaczona jako proforma, a więc dokument nie będący fakturą VAT. Wzór takiej faktury można znaleźć w każdym programie do fakturowania.

Rozliczenie faktury proforma polega na jej opłaceniu przez nabywcę, co inicjuje finalizację transakcji. Dokument ten sam w sobie nie podlega rozliczeniom podatkowym, a jedynie stanowi podstawę do dokonania płatności.

Dopiero po otrzymaniu zapłaty (lub jej części) na podstawie proformy, sprzedawca ma obowiązek wystawić właściwy dokument księgowy – fakturę zaliczkową lub końcową. Ta faktura dokumentuje transakcję i dopiero ona staje się podstawą do rozliczenia podatku dochodowego oraz podatku VAT.

Czy fakturę proforma księguje się w KPiR?

Nie, faktury proforma nie księguje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) ani w żadnej innej ewidencji księgowej. Jest to dokument o charakterze wyłącznie informacyjnym i ofertowym, który nie rodzi obowiązku podatkowego.

W handlu międzynarodowym faktura proforma pełni tę samą rolę co w obrocie krajowym – jest dokumentem informacyjnym i ofertowym, a nie księgowym. Potwierdza warunki transakcji uzgodnione między eksporterem a importerem.

Należy pamiętać, że sam wywóz towarów poza Unię Europejską udokumentowany jedynie fakturą proforma nie jest klasyfikowany jako eksport towarów w rozumieniu przepisów VAT. Dokument ten samodzielnie nie uprawnia przedsiębiorcy do zastosowania obniżonej, zerowej stawki podatku VAT.

Najpoważniejszym błędem jest potraktowanie faktury proforma jako dokumentu księgowego i ujęcie jej w ewidencji VAT lub KPiR. Należy go unikać, ponieważ faktura proforma jest jedynie zapowiedzią transakcji, a nie jej potwierdzeniem.

Aby uniknąć tego błędu, zarówno wystawca, jak i odbiorca muszą pamiętać, że dopiero właściwa faktura VAT (końcowa lub zaliczkowa) jest podstawą do rozliczeń podatkowych. Zaletą proformy jest to, że można ją wielokrotnie korygować bez żadnych konsekwencji prawnych, dopóki nie zostanie zaakceptowana i opłacona.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT przygotowaną na nadchodzący KSeF. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_VAT i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K. Przestań szukać - jesteśmy już gotowi na KSeF!
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT

Nie, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie zmieni zasad wystawiania faktur proforma. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

System ten służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o VAT. Ponieważ faktura proforma nie jest fakturą w świetle tych przepisów, nie będzie ona obsługiwana przez KSeF. Przedsiębiorcy nadal będą wystawiać proformy poza systemem, na dotychczasowych zasadach uzgodnionych z kontrahentami.

Faktura VAT jest dokumentem księgowym i podstawą do rozliczeń podatkowych, natomiast faktura pro forma nie ma takiego charakteru. Wystawienie faktury VAT dokumentuje wysokość należnego podatku VAT bądź zwolnienie z niego, podczas gdy pro forma nie wywołuje żadnych skutków podatkowych.

Faktura VAT jest zazwyczaj wystawiana po dokonaniu transakcji, natomiast pro forma przed nią i często pełni rolę wezwania do zapłaty zaliczki. Pro forma ma charakter dokumentu tymczasowego, który po dokonaniu płatności lub realizacji usługi należy zastąpić końcową fakturą VAT.