Faktura zaliczkowa: Zasady wystawiania, księgowania i rozliczania

W praktyce biznesowej regularnie zdarzają się sytuacje, gdy nabywca płaci część należności za towar bądź usługę przed dostawą tego towaru lub realizacją tej usługi. Taką płatność co do zasady należy udokumentować, wystawiając - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy - fakturę zaliczkową. Płatność ta nie musi być zaliczką w sensie prawnym - w identyczny sposób należy udokumentować zaliczkę, zadatek, przedpłatę i każdą inną płatność otrzymaną przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Istnieje kilka sytuacji, w których przepisy nie wymagają wystawiania faktury zaliczkowej. Podatnik nie ma takiego obowiązku w przypadku:

• Transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumentami).
• Działalności zwolnionej z VAT, chyba że wystawienia faktury zażąda nabywca.
• Otrzymania zaliczki i dokonania dostawy w tym samym miesiącu. W takiej sytuacji wystarczy wystawić jedną fakturę końcową, która obejmuje całą transakcję.
• Transakcji, w których otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Dotyczy to określonych usług, w tym:
  
  • dostaw energii (cieplnej, elektrycznej, chłodniczej) oraz gazu przewodowego,
  • usług związanych z dostarczaniem bądź uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
  • usług telekomunikacyjnych (np. abonament telefoniczny, internet),
  • usług najmu, dzierżawy lub leasingu,
  • usług stałej obsługi prawnej lub biurowej,
  • usług ochrony osób i mienia,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT w pełni przygotowaną na nadchodzący KSeF (Krajowy System e-Faktur). To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly. Nie szukaj dalej - faktury w firmly są już w pełni zgodne z wymogami KSeF!
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly

Nie, wystawienie faktury zaliczkowej nie jest konieczne w takiej sytuacji. Zamiast dwóch dokumentów (faktury zaliczkowej i końcowej), sprzedawca może wystawić jedną fakturę końcową.

Zasady te reguluje nowelizacja ustawy o VAT obowiązująca od 1 września 2023 r.

• Obecny stan prawny (od 1.09.2023 r.): Przepisy wprost potwierdzają, że sprzedawca może pominąć fakturę zaliczkową, pod warunkiem że dostawa towaru lub wykonanie usługi miały miejsce w tym samym miesiącu co otrzymanie zaliczki.
• Stan prawny przed nowelizacją: Kwestia ta nie była jednoznacznie uregulowana w ustawie. Mimo to organy podatkowe akceptowały takie uproszczenie, co potwierdzała na przykład interpretacja indywidualna z 31 maja 2021 r. o sygnaturze 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM.

Faktura zaliczkowa, zgodnie z art. 106f ustawy o VAT, musi zawierać 9 kluczowych elementów, aby była prawidłowo wystawiona. Są to:

1. Data wystawienia dokumentu.
2. Unikalny numer identyfikujący fakturę.
3. Dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy lub imiona i nazwiska, adresy).
4. Numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP).
5. Numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP).
6. Data otrzymania zapłaty, jeżeli jest inna niż data wystawienia faktury.
7. Otrzymana kwota zapłaty (wartość brutto zaliczki).
8. Kwota podatku VAT obliczona od otrzymanej zapłaty.
9. Dane dotyczące zamówienia lub umowy, w tym:
   
   • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
   • cena jednostkowa netto,
   • ilość zamówionych towarów,
   • wartość zamówionych towarów lub usług netto,
   • stawka podatku,
   • sumaryczna kwota należności ogółem.

Zobacz inne rodzaje faktur

Podatek VAT oblicza się proporcjonalnie od otrzymanej kwoty brutto zaliczki. Do wyliczenia kwoty podatku stosuje się wzór matematyczny określony w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT:

kwota podatku = (kwota otrzymanej zapłaty brutto x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Programy do fakturowania automatyzują ten proces, obliczając kwotę podatku na podstawie wprowadzonej kwoty zaliczki i stawki VAT.

Faktura końcowa dokumentuje pozostałą do zapłaty część transakcji. Jej wartość pomniejsza się o sumę kwot z wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Oznacza to, że kwota podatku na fakturze końcowej jest pomniejszona o sumę podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych. Dokument ten musi również zawierać numery wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych dotyczących danej transakcji.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych, należy podać ich numery KSeF.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT przygotowaną na nadchodzący KSeF. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_VAT i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K. Przestań szukać - jesteśmy już gotowi na KSeF!
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT

Nie, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeśli jedna lub kilka faktur zaliczkowych pokryło 100% wartości zamówienia. Warunkiem jest, aby ostatnia faktura zaliczkowa zawierała numery wszystkich poprzednich faktur związanych z daną transakcją. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (np. w interpretacji indywidualnej z 28 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM).

W praktyce, aby prawidłowo określić moment powstania przychodu w podatku dochodowym (który powstaje z chwilą dostawy lub wykonania usługi), część przedsiębiorców przy braku faktury końcowej nanosi na ostatnią fakturę zaliczkową adnotację z faktyczną datą dostawy towaru lub wykonania usługi.

Rozliczenie faktury zaliczkowej różni się w zależności od rodzaju podatku. Istnieją 2 główne zasady dotyczące księgowania.

1. Podatek dochodowy (PIT/CIT)
   Otrzymanie zaliczki jest neutralne dla podatku dochodowego. Przychód powstaje dopiero w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. W praktyce oznacza to, że faktury zaliczkowej nie ujmuje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) ani jako przychód po stronie sprzedawcy, ani jako koszt po stronie nabywcy.
2. Podatek od towarów i usług (VAT)
   Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w VAT. Podatek należny wykazany na fakturze zaliczkowej należy rozliczyć w pliku JPK_V7 za okres, w którym płatność została otrzymana. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.

Warto pamiętać, że prawidłowość wystawiania i rozliczania faktur zaliczkowych i końcowych podlega weryfikacji podczas kontroli podatkowej. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, celem takiej kontroli jest sprawdzenie, czy podatnicy prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków. Dlatego dbałość o poprawność i kompletność dokumentacji jest kluczowa, aby uniknąć ewentualnych problemów z urzędem skarbowym.

Te dwa dokumenty pełnią różne funkcje w procesie rozliczania transakcji.

• Faktura zaliczkowa – Jej celem jest udokumentowanie otrzymania zapłaty (lub jej części) przed finalizacją transakcji. Sprzedawca może wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednego zamówienia, jeśli otrzymuje płatności w kilku transzach.
• Faktura końcowa – Służy do ostatecznego rozliczenia transakcji. Dokumentuje pozostałą do zapłaty kwotę, uwzględniając już wpłacone i udokumentowane zaliczki.