Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca to oficjalny dokument, który służy do poprawiania błędów formalnych na już wystawionej fakturze. Używa się jej do korekty pomyłek, które nie zmieniają kluczowych danych podatkowych, takich jak wartość sprzedaży, stawka VAT czy kwota podatku. Jej jedyną funkcją jest formalne sprostowanie danych na oryginalnym dokumencie.

Nota korygująca nie może również być podstawą:

• anulowania faktury lub
• wystawienia duplikatu takiej faktury, która uległa zniszczeniu lub zaginęła.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT przygotowaną na nadchodzący KSeF. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_VAT i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K. Przestań szukać - jesteśmy już gotowi na KSeF!
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT

Kto wystawia notę korygującą?

Dokument ten wystawia wyłącznie nabywca towaru lub usługi, czyli odbiorca faktury zawierającej błędy. Po przygotowaniu noty nabywca przekazuje ją sprzedawcy (wystawcy pierwotnej faktury) w celu uzyskania akceptacji.

Jakie elementy musi zawierać nota korygująca?

Aby nota korygująca była prawnie ważna, musi zawierać 8 obowiązkowych elementów, które określa art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Są to:

• Wyraźne oznaczenie dokumentu jako "NOTA KORYGUJĄCA".
• Kolejny numer noty.
• Data wystawienia noty.
• Dane wystawcy noty (nabywcy), w tym imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz numer NIP.
• Dane odbiorcy noty (sprzedawcy), w tym imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz numer NIP.
• Dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować korygowaną fakturę, takie jak data wystawienia i jej numer.
• Wskazanie treści podlegającej korekcie (informacja błędna).
• Podanie prawidłowej treści korygowanej informacji.

Jakie błędy można skorygować notą korygującą?

Nota korygująca służy wyłącznie do poprawy błędów formalnych, czyli pomyłek niemających wpływu na dane podatkowe. Za jej pomocą można skorygować trzy główne kategorie nieścisłości:

1. Błędy w danych identyfikacyjnych stron, na przykład literówki w nazwie firmy, niepoprawny adres lub błędny numer NIP nabywcy bądź sprzedawcy.
2. Pomyłki w opisie transakcji, takie jak błąd w nazwie towaru lub usługi, jeśli nie zmienia on stawki VAT.
3. Nieprawidłowości w datach lub innych danych formalnych, które nie wpływają na ogólną kwotę do zapłaty.

Jakich informacji nie można poprawić poprzez notę korygującą?

Nota korygująca nie nadaje się do korygowania:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
  
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
  
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  
• stawki podatku;
  
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  
• kwoty należności ogółem.
  

W przypadku powyższych informacji obowiązkowo należy wystąpić do sprzedawcy z wnioskiem o skorygowanie danych na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej.

Jak uzyskać akceptację noty korygującej od sprzedawcy?

Nabywca po wystawieniu noty korygującej przekazuje ją sprzedawcy w celu uzyskania akceptacji. Akceptacja sprzedawcy jest warunkiem koniecznym do uznania korekty za skuteczną. Przepisy nie określają jednej formy akceptacji, dlatego w praktyce stosuje się różne metody, które pozwalają ją udowodnić.

Sprzedawca może potwierdzić zgodę na kilka sposobów, na przykład poprzez:

• podpisanie kopii noty i jej odesłanie,
  
• wysłanie wiadomości e-mail z jednoznacznym potwierdzeniem,
  
• akceptację za pośrednictwem platformy do wymiany dokumentów.
  

Jak ująć notę korygującą w pliku JPK_V7?

Nota korygująca nie zmienia treści faktury, nie wpływa na kwoty istotne z punktu widzenia podatku, niemniej jej wystawienie lub otrzymanie zarówno przed jak i po złożeniu JPK_V7 spowoduje obowiązek skorygowania pliku. W zależności od terminu postąpić należy w następujący sposób:

• W sytuacji gdy nota korygująca została wystawiona już po złożeniu informacji JPK_VAT, a w przesłanym JPK_VAT sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej - należy złożyć korektę JPK_VAT. W poprawnie sporządzonej korekcie JPK_VAT powinny zostać ujęte oba wystawione dokumenty - zarówno faktura pierwotna z błędnymi danymi nabywcy, jak i nota korygująca; w efekcie należy dokonać następujących zapisów:
  
  • faktura VAT pierwotna z błędną nazwą nabywcy powinna być ujęta z kwotami w wartości ujemnej (pod numerem faktury pierwotnej),
    
  • nota korygująca z prawidłowymi danymi nabywcy podana w wartości faktycznej transakcji (pod numerem noty korygującej),
    
• gdy wystawienie faktury pierwotnej oraz noty korygującej miały miejsce w jednym okresie rozliczeniowym, jeszcze przed przesłaniem JPK_VAT, wówczas zapisy można zastąpić jednym poprawnym zapisem.
  

Czy nota korygująca jest dokumentem księgowym?

Nie, nota korygująca nie jest dokumentem księgowym i nie podlega księgowaniu. Nie wpływa ona na rozliczenia podatkowe, dlatego nie ujmuje się jej w rejestrach VAT (ani zakupu, ani sprzedaży) ani w księgach rachunkowych.

Czy wciąż jest potrzebna nota korygująca w formie papierowej?

Tak, nota korygująca może być wystawiona w tradycyjnej formie papierowej. Mimo postępującej cyfryzacji, w użyciu nadal pozostają gotowe druki samokopiujące (np. wzór 108-3E NK), które zawierają oryginał dla sprzedawcy i kopię dla nabywcy. Ułatwiają one zachowanie formalnej dokumentacji firmom preferującym obieg papierowy.

Dla wygody możesz także pobrać gotowy wzór noty korygującej online.

Czym różni się faktura korygująca od noty korygującej?

Główna różnica między notą korygującą a fakturą korygującą dotyczy podmiotu uprawnionego do jej wystawienia oraz rodzaju korygowanych błędów. Notę wystawia nabywca do błędów formalnych, a fakturę korygującą sprzedawca do błędów wpływających na kwoty wynikające z faktury.

Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice między tymi dwoma dokumentami.

Wybór właściwego dokumentu zależy od charakteru błędu. Drobne pomyłki formalne poprawia nabywca notą korygującą. Wszystkie zmiany dotyczące wartości transakcji wymagają wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.

Przygotuj notę korygującą w programie fillup

Uwaga! System KSeF nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie skorygowanie faktury poprzez fakturę korygującą. Przypomnijmy, że od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Jednak już od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.