Refaktura – czym jest i kiedy ją wystawić

W praktyce biznesowej często spotyka się sytuacje, gdy przedsiębiorca nabywa usługi lub towary, które odsprzedaje na rzecz innego podmiotu. Proces przenoszenia tych kosztów na podmiot, który docelowo będzie korzystał z nich to właśnie refakturowanie. Wskazujemy, jak prawidłowo wystawić refakturę.

Refakturowanie poniesionych kosztów będzie miało uzasadnienie na przykład w każdej z poniższych sytuacji:

1. Właściciel nieruchomości, który wynajmuje ją swoim klientom, otrzymuje od dostawców faktury za zużyte w nieruchomości media (np. wodę, prąd, gaz). Właściciel przenosi na najemców koszty zużytych przez nich mediów, wystawiając im refaktury.
2. Klient pozostawił w hotelu należący do niego przedmiot. Strony umawiają się, że hotel odeśle ten przedmiot właścicielowi, korzystając z usługi kurierskiej. Koszty tej usługi hotel refakturuje na swojego klienta.
3. Firma wykupiła usługi szkoleniowe dla swoich pracowników oraz dla pracowników swojej spółki zależnej. Następnie zrefakturowała część kosztów szkolenia na tę spółkę.

W Ustawie o podatku od towarów i usług ani w żadnym innym akcie prawnym nie pojawia się definicja refaktury ani refakturowania. Charakter i konstrukcja tej czynności zostały wypracowane przez doktrynę i praktykę gospodarczą. Na tej podstawie można przyjąć, że refaktura to dokument stosowany w sytuacji, gdy przedsiębiorca przenosi na podmiot, na rzecz którego nabył usługę lub towar, koszty nabycia tej usługi lub tego towaru. O takiej sytuacji mówi art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, który przewiduje, że gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, to przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Nie istnieją szczególne przepisy dotyczące wystawiania refaktur. Można przyjąć, że są to zwykłe faktury i należy je wystawiać z zachowaniem wszelkich zasad dotyczących faktur. W treści takiego dokumentu muszą się więc znaleźć wszystkie obowiązkowe elementy “zwykłej” faktury, wymienione w art 106 ustawy o VAT, takie jak:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Refaktura nie wymaga oznaczania jej słowem “refaktura” w nagłówku ani w żaden inny szczególny sposób. Jeśli jednak podatnik chce oznaczyć dokument w taki sposób, ma do tego prawo.

Terminy wystawiania refaktur są tożsame z terminami obowiązującymi dla “zwykłych” faktur VAT. To oznacza, że najczęściej spotykanym terminem jest 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługa została wykonana - choć są od tego wyjątki. Zasady określające termin, w jakim zrealizowaną transakcję należy udokumentować fakturą, zostały zebrane w art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Organy podatkowe podkreślają, że refakturowanie usług nastąpi, gdy strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym, zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy. A zatem odbiorca faktury jest równocześnie odbiorcą refakturowanych usług oraz pomiędzy odbiorcą a wystawcą refaktury istnieć powinna umowa, z której wynika, że taka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania (nie dochodzi do tzw. usługi kompleksowej, gdzie refakturowana usługa ieści się w cenie usługi głównej). Przyjęty sposób rozliczeń powinien wynikać z zawartej umowy. Takie stanowisko można znaleźć np. w interpretacji Dyrektora KIS z 13 sierpnia 2018 r. (0114-KDIP2-2.4010.257.2018.1.SO). W tej samej interpretacji podkreślono, że refakturowanie polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania jakiejkolwiek marży. Celem refakturowania jest przeniesienie kosztów przez podmiot refakturujący, na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, mimo że podmiot refakturujący fizycznie danej usługi nie świadczy.

Kwestią, która może sprawić problem wystawcom refaktur jest zastosowanie na nich właściwej stawki podatku VAT. Najczęściej stosuje się prostą zasadę, że refakturowane towary i usługi opodatkowuje się według takiej samej stawki VAT, jaka została zastosowana przy zakupie tych towarów i usług. Trzeba jednak pamiętać o kilku sytuacjach, w której zastosowanie tej zasady byłoby błędem.

1. Jednym ze szczególnych przypadków jest refakturowanie usług pocztowych. Zwolnieniem z VAT objęte są tylko usługi pocztowe świadczone przez Pocztę Polską. Gdy inny podmiot dokonuje ich odsprzedaży i wystawia na to refakturę, jest zobowiązany do zastosowania stawki VAT 23%.
2. Gdy usługę lub towar sprzedawał podmiot podatnik zwolniony z VAT, a podmiot wystawiający refakturę jest czynnym podatnikiem VAT czynnym, na refakturze musi się znaleźć stawka VAT właściwa dla danej usługi lub danego towaru. Fakt wystawiania refaktury nie upoważnia jej wystawcy do skorzystania ze zwolnienia z VAT przysługującego podmiotowi zwolnionemu.
3. Usługa lub towar są odsprzedawane zagranicznemu podmiotowi. Wówczas refakturę wystawia się na zasadach przewidzianych dla świadczenia usług na terytorium dwóch krajów (szczególnie ma to znaczenie przy ustalaniu miejsca świadczenia refakturowanej usługi), eksportu usług (takie usługi nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce), wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bądź eksportu towarów (po spełnieniu formalnych warunków możliwe jest zastosowanie zerowej stawki VAT).

Refaktura to narzędzie, dzięki któremu możliwe jest przeniesienie poniesionych kosztów na podmiot będący faktycznym odbiorcą towaru lub usługi. Trzeba jednak pamiętać, że żaden przepis nie zobowiązuje przedsiębiorców do wystawiania refaktur - to tylko możliwość, a nie obowiązek. W pewnych okolicznościach korzystniejszym rozwiązaniem może się okazać zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów firmy. Jak podkreślają praktycy, zbyt częste wystawianie refaktur może sprawić, że firmą zainteresuje się urząd skarbowy.