Najem prywatny nie może być dokumentowany rachunkiem

Dyrektor KIS po raz kolejny potwierdził, że usługi najmu świadczone przedsiębiorcom przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej na życzenie najemcy powinny być dokumentowane fakturą wystawioną w KSeF, nie zaś rachunkiem.

Podatnik nieprowadzący działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców jest zarejestrowanym podatnikiem VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego. Mężczyzna - za zgodą żony - w ramach najmu prywatnego wynajmuje innym przedsiębiorcom na cele prowadzenia przez nich działalności gospodarczej dwa lokale użytkowe stanowiące współwłasność małżeńską. Wartość rocznej sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła 200 tys. zł w roku 2025, nie przekroczy 240 tys. zł w 2026 r., jest natomiast wyższa niż 10 tys. zł miesięcznie.

Przed wejściem w życia obowiązku fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur mężczyzna wystawiał swoim kontrahentom elektroniczne faktury VAT (zw.) na całą, łączną kwotę obejmującą otrzymywany czynsz, opłaty administracyjne i opłaty eksploatacyjne, do których ponoszenia zobowiązani są najemcy oraz równowartość podatku od nieruchomości (refaktury, bez dodatkowej marży). W marcu 2026 r. podatnik wystąpił o indywidualną interpretację, aby dowiedzieć się o zasady dokumentowania świadczonych usług po 1 kwietnia 2026 r. Jest zdania, że nawet gdy kontrahent (podatnik VAT) zażąda od niego wystawienia rachunku z tytułu zawartej umowy najmu, to ustawa o VAT zobowiązuje go do wystawiania w tych okolicznościach faktury ustrukturyzowanej z wykorzystaniem KSeF.

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że faktura i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych (odpowiednio - ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej). Wyjaśnił, że zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny, bowiem na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma zawsze obowiązek wystawienia faktury. Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług - zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni - wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Sama faktura jest natomiast dokumentem potwierdzającym wykonywanie czynności podlegającej opodatkowaniu.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę na żądanie

Dla podatników zwolnionych z VAT podmiotowo w ustawie o VAT przewidziano pewien wyjątek - taki podatnik nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeśli podatnik wystawia dokument na żądanie, to tym dokumentem powinna być faktura, a nie rachunek, gdyż dokument ten stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. (od 1 lutego w przypadku największych podmiotów) faktury zasadniczo wystawia się przy użyciu KSeF.

Z kolei, na podstawie Ordynacji podatkowej, rachunki mogą być wystawiane:

• w przypadku konieczności udokumentowania czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT,
• czynności wykonywanych przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika,
• przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy.

Podsumowując, Dyrektor KIS uznał, że podatnik nie może dokumentować świadczonych usług najmu rachunkiem, bowiem wykonywane przez niego czynności podlegają uregulowaniom ustawy o podatku od towarów i usług, a właściwym dokumentem do ich udokumentowania jest faktura. Jeżeli więc nabywca wystąpi z żądaniem wystawienia dokumentu, podatnik będzie musiał udokumentować świadczone usługi najmu fakturą. Od 1 kwietnia 2026 r. musi to być faktura wystawione przy użyciu KSeF (począwszy od faktury, która spowoduje, że miesięczna wartość sprzedaży przekroczy kwotę 10 tys. zł).

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL1-1.4012.294.2026.2.MG z 27 maja 2026 r.