Potwierdzenie transakcji zamiast faktury

Faktura przekazywana kontrahentowi poza KSeF co do zasady powinna być opatrzona kodem QR z oznaczeniem jej numeru KSeF. Dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji wyjaśnił zasady postępowania w sytuacji, gdy ten numer nie został jeszcze nadany.

Spółka będąca zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług prowadzi działalność hotelarską. W jej ramach świadczy usługi związane z zakwaterowaniem oraz inne charakterystyczne dla tej branży, takie jak np. usługi związane z wyżywieniem, usługi w zakresie dokonywania zabiegów kosmetycznych, usługi fizjoterapeutyczne, usługi w zakresie działalności obiektów sportowych, usługi organizacji konferencji. Spółka świadczy te usługi na rzecz przedsiębiorców z siedzibą na terenie kraju, przedsiębiorców zagranicznych oraz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Od 1 kwietnia 2026 r. spółka jest zobowiązana do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Przed tą datą w praktyce biznesowej spółki często zdarzało się, że faktury dokumentujące wykonywanie usług były wystawiane w formie papierowej (np. w recepcji hotelowej, recepcji basenowej, recepcji medical, recepcji SPA). Wprowadzenie obowiązku fakturowania w KSeF wymusiło na spółce zmianę tej praktyki. Od 1 kwietnia zasadą wystawiania faktur na rzecz przedsiębiorców, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Spółka uważa jednak, że może to być niewystarczające dla niektórych gości hotelowych, np. w sytuacji, gdy pracownik przebywający w podróży służbowej, zgodnie z polityką rozliczania wydatków służbowych obowiązującą u pracodawcy, ma obowiązek dostarczenia faktury VAT za usługę noclegową do działu księgowości. Również goście korzystający z usług medical mogą domagać się papierowej wersji faktury, na przykład na potrzeby rozliczenia ulgi rehabilitacyjnej. Tam, gdzie jest to możliwe, spółka zamierza wydawać klientom papierowe wizualizacje (wydruki) faktur wprowadzonych do KSeF. Ma jednak wątpliwości, jak powinna postępować, gdy takiej wizualizacji nie da się wygenerować do czasu, gdy klient opuści hotel. Może się to zdarzyć w sytuacji gdy:

• spółka wystawia fakturę w KSeF w trybie online, jednak ze względu na ograniczenia przepustowości albo przejściowe problemy techniczne faktura ustrukturyzowana nie dotrze do KSeF przed odjazdem gościa,
• spółka wystawia fakturę w trybie offline z zamiarem przesłania jej do KSeF w późniejszym terminie.

Spółka wystąpiła więc o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że:

• w sytuacji, w której rozpocznie proces wystawiania faktury online na rzecz przedsiębiorcy polskiego, przedsiębiorcy zagranicznego albo konsumenta, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, będzie mogła wydać klientowi wizualizację takiej faktury poza KSeF,
• w sytuacji, w której będzie wystawiać fakturę offline na rzecz przedsiębiorcy polskiego, przedsiębiorcy zagranicznego albo konsumenta, będzie mogła wydać klientowi fakturę (jej wizualizację) poza KSeF, zanim faktura zostanie wysłana do KSeF.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą w rozumieniu ustawy

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał, że:

• skoro spółka od 1 kwietnia 2026 r. jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), to musi w ten sposób wystawiać faktury zarówno na rzecz przedsiębiorców krajowych, jak i zagranicznych (nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przedsiębiorcom zagranicznym faktury ustrukturyzowane udostępnia się w sposób z nim uzgodniony,
• obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz konsumentów; jeśli jednak spółka zdecyduje się wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF na rzecz konsumenta, to należy mu ją udostępnić w sposób z nim uzgodniony,
• przekazywana nabywcy faktura (jej wizualizacja) musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml; dane na wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur,
• posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF faktury, a w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Dyrektor KIS przypomniał też o możliwości wydania nabywcy, przed nadaniem fakturze numeru KSeF, potwierdzenia transakcji (dokument ten powinien być oznaczony nazwą „potwierdzenie transakcji”. Jest to dobrowolne rozwiązanie, które zabezpiecza interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona faktura (w trybie online lub offline) nie posiada jeszcze numeru KSeF. Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych, jednak potwierdzenie transakcji nie jest fakturą w rozumieniu ustawy.

Potwierdzenie transakcji musi zawierać następujące elementy:

• podstawowe dane stron transakcji,
• numer faktury nadany przez podatnika,
• kwotę należności ogółem,
• dwa kody QR (linki), z których pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury.

Dyrektor KIS wskazał następnie, że w sytuacji, w której spółka rozpocznie proces wystawiania faktury w trybie online, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, nie będzie możliwości wydania tej faktury (jej wizualizacji) poza KSeF, dopóki sama faktura nie trafi do KSeF. Możliwe jest natomiast wydanie nabywcy potwierdzenia transakcji (potwierdzenia, że w KSeF będzie dla niego wystawiona faktura). Ta zasada dotyczy faktur wystawianych na rzecz wszystkich typów odbiorców (przedsiębiorców krajowych, przedsiębiorców zagranicznych, konsumentów).

Podobne ograniczenie obowiązuje w przypadku wystawienia faktury w trybie offline na rzecz krajowego przedsiębiorcy (przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT z siedzibą działalności gospodarczej na terenie kraju). Taki przedsiębiorca, zgodnie z art. 106nda ust. 3 ustawy, może otrzymać fakturę wystawioną w trybie offline wyłącznie przy użyciu KSeF. Prawidłowym działaniem będzie natomiast wydanie mu potwierdzenia transakcji (potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie mu przekazana w KSeF).

Jedynie w sytuacji, w której spółka będzie wystawiała fakturę w trybie offline na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego albo konsumenta i uzgodnione zostanie udostępnienie jej w sposób inny niż przy użyciu KSeF, możliwe będzie, zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy, wydać takiemu podmiotowi faktury (jej wizualizacji) poza KSeF zanim faktura zostanie wysłana do KSeF. Taka faktura (wizualizacja) powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”).

Datą wystawienia faktury KSeF w trybie offline24 jest data wskazana na tej fakturze

Źródło: indywidualna interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC z 3 kwietnia 2026 r.