Zakupu na cele prywatne nie trzeba dokumentować w KSeF

Jeżeli nabywca usług dokonuje zakupu na cele prywatne, a więc w związku daną transakcją występuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, faktury dokumentującej taką transakcję nie trzeba wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur.

O indywidualną interpretację wystąpił podmiot prowadzący działalność w branży ciepłowniczej, który zaopatruje w energię cieplną podmioty gospodarcze, jednostki organizacyjne oraz osoby fizyczne. Klienci z tej ostatniej grupy zawierają umowy na dostawę ciepła jako konsumenci, posługując się imieniem i nazwiskiem oraz adresem lokalu. Jednak przedsiębiorca ma świadomość, że zdarzają się przypadki, gdy:

• odbiorca będący osobą fizyczną prowadzi działalność nierejestrowaną (na podstawie przepisów Prawa przedsiębiorców) i nabywa od wnioskodawcy usługi w związku z tą aktywnością albo
• odbiorca będący osobą fizyczną osiąga przychody z tzw. najmu prywatnego (poza działalnością gospodarczą w rozumieniu PIT), przy czym na gruncie VAT może być uznany za podatnika wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, bo np. wynajmuje lokal podmiotom gospodarczym,

jednak nie informuje usługodawcy o swoim statusie (o prowadzonej działalności nierejestrowanej bądź najmie prywatnym ani nie podaje numeru NIP.

Przedsiębiorca obawia się sytuacji, w której faktura wystawiona na osobę fizyczną (konsumenta) poza Krajowym Systemem e-Faktur może być kwestionowana, jeżeli okaże się, że nabywca usług w związku z ich zakupem ma status podatnika. Wystąpił więc o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że:

• w sytuacji, gdy nabywcą jest osobą fizyczną prowadzącą działalność nierejestrowaną lub uzyskującą przychody z najmu prywatnego, ale dokonuje zakupu na cele prywatne i nie posługuje się NIP, to faktura na jego rzecz może zostać uznana za fakturę konsumencką i może być wystawiona poza KSeF,
• aby ograniczyć ryzyko, może również dobrowolnie wystawiać w KSeF wszystkie faktury dla osób fizycznych (także faktury bez numeru NIP nabywcy).

Uzasadniając swoje stanowisko wnioskodawca podkreślił, że nie ma realnych narzędzi do pełnej weryfikacji, czy osoba fizyczna prowadzi działalność nierejestrowaną albo uzyskuje przychody z najmu prywatnego – zwłaszcza jeśli nabywca nie podaje NIP i nie ujawnia statusu. Wówczas racjonalnym i zgodnym z zasadą pewności obrotu jest oparcie się na danych przekazanych przez kontrahenta i okolicznościach transakcji znanych w chwili wystawienia faktury. Z kolei przyjęcie wykładni, zgodnie z którą sprzedawca ma obowiązek wystawiać wszystkie faktury w KSeF „na wszelki wypadek”, prowadziłoby do odejścia od zasady dobrowolności KSeF w przypadku faktur na rzecz konsumentów. Wnioskodawca może przyjąć politykę wystawiania w KSeF również faktur B2C, jeżeli jest to dla niego organizacyjnie korzystne. Jest jednak zdania, że ma obowiązku stosowania KSeF „dla bezpieczeństwa” we wszystkich przypadkach.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Fakturę należy wystawić w KSeF, gdy nabywcą jest podatnik VAT

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał ogólną zasadę, zgodnie z którą podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku ani faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Potwierdził też, że jeśli nabywca dokonuje zakupu na cele prywatne (a więc w związku daną transakcją występuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) to wnioskodawca nie musi dokumentować takiej transakcji fakturą wystawioną w KSeF. Zgodził się również z wyrażonym we wniosku stanowiskiem, że wnioskodawca może dobrowolnie wystawiać w KSeF wszystkie faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Resort finansów podsumował dwa miesiące działania obowiązkowego KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL1-3.4012.165.2026.1.KK z 15 kwietnia 2026 r.