Faktura - czym jest, jakie wyróżniamy rodzaje i jak ją wystawić

Faktura to najważniejszy dokument w obrocie gospodarczym, będący podstawą rozliczeń podatkowych i dowodem przeprowadzenia transakcji. W dobie cyfryzacji proces fakturowania przechodzi dynamiczne zmiany – od tradycyjnych dokumentów papierowych i PDF, po obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Z naszego poradnika dowiesz się, jakie elementy musi zawierać poprawna faktura, czym różnią się poszczególne jej rodzaje oraz jak przygotować się na nowe przepisy, które wejdą w życie w 2026 roku.

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

Faktura musi zawierać określoną przepisami minimalną ilość danych w zależności od jej rodzaju. Ich treść ma kluczowe znaczenie dla celów podatkowych. Najczęściej:

• Data wystawienia i data sprzedaży – mogą decydować o tym, w którym okresie należy ująć czynność udokumentowaną fakturą w pliku JPK_V7.
• Nazwa towaru lub usługi – może decydować o tym, czy w JPK_V7 należy wskazać dodatkowe procedury.
• Kody GTU – Niektóre rodzaje towarów i usług (np. części samochodowe, elektronika, alkohol, czy usługi niematerialne, takie jak doradztwo) wymagają specjalnych oznaczeń – tzw. kodów GTU (Grupy Towarów i Usług) w pliku JPK_V7. Choć nie ma ścisłego obowiązku drukowania kodu GTU na samej fakturze, ich prawidłowe przypisanie w systemie księgowym jest niezbędne, by uniknąć sankcji skarbowych.
• Dane stron – nazwy, adresy i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy.
• Wartości – cena jednostkowa, ilość, stawka VAT, kwota podatku, wartość netto i brutto.

Odpowiedzialność za treść faktury
Za prawidłowość treści faktury odpowiedzialność ponosi wystawca, ale w pewnym stopniu również nabywca. Wystawca odpowiada za:

• podanie prawidłowych danych nabywcy i sprzedawcy (w tym aktualność numerów podatkowych),
• zastosowanie prawidłowej stawki VAT, zwolnienia z VAT lub niepodlegania pod VAT,
• prawidłowość wyliczeń kwot wykazywanych na dokumencie.

Faktura do paragonu
Jeśli towar jest ewidencjonowany na kasie rejestrującej, obowiązują szczególne zasady:

• Na rzecz przedsiębiorcy: faktura może być wystawiona wyłącznie, gdy nabywca zażądał na paragonie podania swojego numeru NIP.
• Na rzecz osoby fizycznej: jeśli NIP nie został ujęty na paragonie, faktura może być wystawiona wyłącznie dla podmiotu prywatnego (bez NIP).
• Ważne: Faktury do paragonu są w sposób szczególny wykazywane w pliku JPK_V7.

Korygowanie błędów a KSeF

Błędy na dokumencie są podstawą do wystawiania:

• faktur korygujących – przez sprzedawcę,
• not korygujących – przez nabywcę (dotyczy faktur wystawionych przez obowiązkiem korzystania z KSeF).

Trzeba jednak pamiętać, że system KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie posiada możliwości korygowania formalnego dokumentów przez nabywców (m.in. poprzez noty korygujące). Jedynym dopuszczalnym dokumentem wystawianym w KSeF jest faktura ustrukturyzowana, zatem w KSeF korekty danych dokonywane są jedynie za pośrednictwem faktur korygujących.

Uwaga: Noty korygujące dla podatników przestaną obowiązywać wraz z wejściem obowiązkowego KSeF.

Data wystawienia faktury

Data wystawienia faktury stanowi jedną z jej obowiązkowych pozycji. Jest ona istotna nie tylko z punktu widzenia wystawcy, ale ma również znaczenie dla ujęcia dokumentu u nabywcy towaru lub usługi.

Zasady określania dat:

1. Na fakturze należy podać faktyczną datę jej powstania.
2. O ile data wystawienia faktury różni się od daty dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, to tę drugą datę należy również wskazać w fakturze.

Terminy wystawiania faktur:

Typowa faktura rozliczana jest w związku z dokonaniem dostawy towaru lub realizacją usługi. Sporządzona może być ona przed dokonaniem takiej czynności (nie wcześniej niż 60 dni) lub po takiej czynności (do 15 dni po zakończeniu miesiąca jej dokonania). Od powyższych terminów istnieją jednak liczne wyjątki - czytaj poradnik data wystawienia faktury.

Wystawianie faktur z wyprzedzeniem
Faktury nie można sporządzić wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem czynności.
Oznacza to, że podatnik, który nie otrzymał płatności, może najpierw wystawić fakturę, a dopiero następnie otrzymać zapłatę, wykonać usługę bądź dostarczyć zamówiony towar.

Data sprzedaży lub wykonania usługi

Obowiązek podania na fakturze daty sprzedaży wynika z tego, że to data sprzedaży, a nie data wystawienia faktury decyduje o ujęciu faktury w pliku JPK_V7. Co do zasady w dacie sprzedaży (zakończeniu sprzedaży) powstaje obowiązek podatkowy. W tej właśnie dacie czynność należy rozliczyć przed urzędem skarbowym z podatku VAT, a także na podstawie tej daty ustala się moment, w którym dochodzi do odliczenia VAT.

Datą sprzedaży, którą podajemy na fakturze w chwili jej tworzenia, jest najczęściej:

• data wydania bądź udostępnienia towaru nabywcy,
• data przekazania towaru firmie kurierskiej,
• data wykonania usługi,
• data zakończenia okresu rozliczeniowego,
• data otrzymania zaliczki, zadatku bądź zapłaty całej ceny.

Niejednokrotnie przygotowując fakturę nie da się przewidzieć daty późniejszej sprzedaży. Wówczas fakturę powstałą przed datą sprzedaży należy skorygować podając już po dokonaniu dostawy/zakończeniu świadczenia usługi - faktyczną datę sprzedaży, różniącą się od daty wystawienia faktury.

Jeśli wystawiasz fakturę w walucie obcej (np. EUR lub USD), kwoty podatku VAT muszą zostać przeliczone na PLN. Najczęściej stosuje się średni kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (zazwyczaj dzień przed datą sprzedaży).

Wystaw darmową fakturę VAT zgodną z KSeF online w fillup lub firmly

Istnieją różne rodzaje faktur. To powoduje, że aby dokument był zawsze uznawany za fakturę, trzeba posługiwać się różnymi ich wzorami. Oprócz typowych faktur, podatnicy zobowiązani są często ewidencjonować transakcje szczególnego rodzaju, zmuszające do sporządzenia faktur o odmiennej treści lub zawierających dodatkowe, obowiązkowe pozycje.

• Faktura VAT

  Faktura VAT to standardowy i najczęściej spotykany dokument sprzedaży w obrocie gospodarczym. Wystawiana jest przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego podmiotu w celu udokumentowania sprzedaży towarów lub usług. Dokument ten musi zawierać m.in. cenę netto, stawkę i kwotę podatku oraz dane obu stron, stanowiąc dla nabywcy podstawę do odliczenia podatku VAT.

• Faktura bez VAT (rachunek)

  Faktura bez VAT (dawniej rachunek) dokumentuje sprzedaż dokonywaną przez podmioty zwolnione z podatku (np. ze względu na limit obrotów do 240 tys. zł lub rodzaj działalności). Wystawia się ją zamiast faktury VAT, gdy sprzedawca nie jest czynnym płatnikiem. Cechą wyróżniającą jest brak stawek i kwot podatku – widnieje na niej jedynie kwota należności ogółem oraz podstawa prawna zwolnienia.

• Faktura uproszczona

  Faktura uproszczona (w tym paragon z NIP) to skrócona forma faktury dla mniejszych transakcji. Można ją wystawić, gdy łączna kwota należności nie przekracza 450 zł brutto (100 euro). W świetle prawa paragon fiskalny z NIP nabywcy jest traktowany jako faktura uproszczona, co oznacza, że uprawnia on nabywcę do odliczenia VAT bez konieczności wymiany na standardowy dokument.
  Do końca 2026 r. paragony z NIP nadal pełnią funkcję faktur uproszczonych poza systemem KSeF; od 1 stycznia 2027 r. w ramach pełnego KSeF kasy fiskalne nie będą ich wystawiać, a paragony staną się jedynie potwierdzeniami zakupu (zmiany w przepisach o paragonach i fakturach).

• Faktura proforma

  Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, lecz ofertą handlową lub wezwaniem do zapłaty. Wystawia się ją przed transakcją, aby poinformować kontrahenta o kosztach. Wystawienie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego (nie płaci się od niej VAT) i nie stanowi ona podstawy do księgowania kosztów, często poprzedzając wystawienie faktury zaliczkowej.

• Faktura zaliczkowa

  Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części zapłaty (zaliczki, zadatku) przed realizacją usługi lub dostawą towaru. Wystawia się ją w momencie wpływu środków na konto, co rodzi obowiązek podatkowy w VAT od otrzymanej kwoty. Jest to dokument księgowy, który musi zostać rozliczony w późniejszym etapie transakcji.

• Faktura końcowa

  Faktura końcowa jest dokumentem zamykającym transakcję, na poczet której wpłacano wcześniej zaliczki. Wystawia się ją po ostatecznym wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Kwota do zapłaty na tej fakturze jest pomniejszona o sumę wcześniejszych wpłat, co pozwala na ostateczne rozliczenie podatku VAT.

• Faktura VAT marża

  Faktura VAT marża to dokument, w którym podatek VAT naliczany jest jedynie od marży sprzedawcy, a nie od pełnej wartości sprzedaży. Stosuje się ją w turystyce, handlu towarami używanymi, antykami czy dziełami sztuki. Nabywca otrzymujący taką fakturę nie może odliczyć z niej podatku VAT, ale cała kwota brutto stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu.

• Faktura MPP

  Faktura MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności) wymaga rozdzielenia płatności na kwotę netto i VAT (na konto techniczne). Wystawia się ją obowiązkowo przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto dotyczących towarów wrażliwych (załącznik nr 15 ustawy o VAT). Musi zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności” pod rygorem sankcji podatkowych. Przy fakturach powyżej 15 000 zł konieczna jest  weryfikacja rachunku bankowego na Białej Liście, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów.

• Faktura RR

  Faktura RR jest wystawiana przez nabywcę produktów rolnych (przedsiębiorcę VAT), a nie przez sprzedawcę (rolnika ryczałtowego). Dokumentuje zakup produktów rolnych od rolnika zwolnionego z VAT i jest podstawą do wypłaty mu zryczałtowanego zwrotu podatku.

• Faktura przy “metodzie kasowej”

  Faktura metoda kasowa jest stosowana przez małych podatników, którzy wybrali kasowe rozliczenie VAT. Obowiązek podatkowy powstaje u nich w dacie otrzymania zapłaty, a nie wystawienia faktury. Dokument musi zawierać oznaczenie „metoda kasowa”, informując nabywcę, że prawo do odliczenia VAT z tej faktury również zależy od momentu jej opłacenia.

• Faktura netto jednopozycyjna

  Faktura netto (jednopozycyjna) to wariant faktury VAT, w którym podstawą obliczeń jest cena netto. Wystawia się ją standardowo w relacjach między firmami (B2B). Podatek liczony jest tu od wartości netto towaru, a kwoty podatku wykazuje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, co jest kluczowe dla prawidłowego księgowania.

• Faktura netto wielopozycyjna

  Faktury wielopozycyjne mogą być fakturami zbiorczymi, dotyczącymi transakcji dokonywanych jednorazowo lub w pewnym dłuższym okresie, nie przekraczającym miesiąca. O ile w przypadku faktur zbiorczych dotyczących jednej sprzedaży, dokument zawiera wiele pozycji, to przy fakturach zbiorczych ich sporządzenie jest możliwe jeśli obejmują czynności z okresu, który nie może być dłuższy niż termin ostateczny wystawienia faktury z tytułu pierwszej z dostaw, dokumentowanych taką fakturą, (czytaj instrukcję do JPK_V7: ewidencja sprzedaży, przychody).

• Faktura korygująca

  Faktura korygująca to dokument zmieniający dane faktury pierwotnej w przypadku błędu, zwrotu towaru lub udzielenia rabatu. Wystawia się ją po zaistnieniu zdarzenia zmieniającego warunki transakcji. Może ona korygować kwotę „in plus” (zwiększenie) lub „in minus” (zmniejszenie) i jest niezbędna do prawidłowego skorygowania rozliczeń podatkowych.

• Faktura na osobę fizyczną

  Faktura na osobę fizyczną to dokument sprzedaży wystawiany na rzecz konsumenta nieprowadzącego działalności gospodarczej. Wystawiana jest zazwyczaj na wyraźne żądanie nabywcy (osoby prywatnej), który ma do tego prawo w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca zakupu. Nie musi zawierać numeru NIP nabywcy, ale powinna zawierać jego imię, nazwisko i adres. W przeciwieństwie do faktury VAT (B2B), nie służy do odliczania podatku przez kupującego, lecz stanowi dowód zakupu i podstawę do ewentualnej reklamacji czy rękojmi.

• Faktura imienna

  Faktura imienna jest przypisana do konkretnego nabywcy, stanowiący przeciwieństwo anonimowego paragonu. Choć w praktyce często tożsama z fakturą na osobę fizyczną, termin ten kładzie nacisk na identyfikację kupującego z imienia i nazwiska. Jest stosowana, gdy sprzedaż nie jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej lub gdy nabywca chce imiennego potwierdzenia transakcji (np. do celów ubezpieczeniowych, dotacji czy ulg podatkowych dla osób fizycznych, jak ulga rehabilitacyjna), a nie prowadzi firmy.

• Faktura zbiorcza

  Faktura zbiorcza służy do udokumentowania wielu odrębnych dostaw towarów lub usług wykonanych dla jednego kontrahenta w danym miesiącu. Wystawia się ją zazwyczaj na koniec miesiąca, aby ograniczyć biurokrację i zastąpić wiele pojedynczych faktur jednym dokumentem, pod warunkiem, że obejmuje on czynności z okresu nie dłuższego niż miesiąc.

• Faktura sprzedaży

  Faktura sprzedaży to jedynie nazwa faktury z perspektywy wystawcy (sprzedawcy). Dla niego dokument ten jest dowodem uzyskania przychodu i powstania podatku należnego VAT, który musi odprowadzić do urzędu.

• Faktura gotówkowa

  Faktura gotówkowa dokumentuje transakcję, za którą zapłata nastąpiła gotówką w chwili wystawienia dokumentu. Często zawiera adnotację „zapłacono” lub formę płatności „gotówka” z terminem zero dni.

• Faktura kosztowa

  Faktura kosztowa (Faktura zakupu) to ten sam dokument co faktura sprzedaży, ale z perspektywy nabywcy. Jest podstawą do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT naliczonego.

• Faktura wewnętrzna

  Faktura wewnętrzna to dokument pomocniczy, który nie jest wysyłany do kontrahenta. Wystawia się go rzadko, głównie przy nieodpłatnym przekazaniu towarów na cele osobiste lub w innych sytuacjach wymagających naliczenia VAT bez sprzedaży zewnętrznej. Służy wyłącznie do wewnętrznych rozliczeń podatkowych firmy.

• Faktura eksportowa

  Faktura eksportowa dokumentuje wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Wystawia się ją, stosując stawkę VAT 0%, pod warunkiem posiadania dokumentów celnych potwierdzających wywóz. Jest to kluczowy dokument dla firm prowadzących handel z krajami trzecimi.

• Działalność nierejestrowana

  Osoby prowadzące tzw. działalność nierejestrowaną (o niskich przychodach) są zwolnione z VAT. Na żądanie klienta wystawiają fakturę bez VAT (zawierającą m.in. datę, numer, imiona i nazwiska, nazwę towaru/usługi oraz kwotę należności).

• Refaktura

  Refaktura to przeniesienie kosztów zakupu usługi na faktycznego beneficjenta (np. wynajmujący ponosi koszty mediów na najemcę). Wystawia się ją, „odsprzedając” usługę po cenie zakupu z zastosowaniem właściwej stawki VAT. Podmiot refakturujący nie dolicza własnej marży, działając jedynie jako pośrednik w przekazaniu kosztu.

• Faktura brutto

  Podatnicy mają również możliwość wystawiać faktury brutto, w których podatek VAT liczony jest inaczej - w ich treści zamiast ceny jednostkowej netto można wykazywać cenę wraz z kwotą podatku (cenę jednostkową brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto – wartość sprzedaży brutto.

• Faktura “odwrotne obciążenie”

  Faktura odwrotne obciążenie dotyczy sytuacji, w której to nabywca, a nie sprzedawca, jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT. Wystawia się ją głównie w obrocie międzynarodowym lub przy specyficznych towarach (choć w obrocie krajowym mechanizm ten został w dużej mierze zastąpiony przez split payment). Dokument nie zawiera kwoty podatku i stawki, lecz informację o przeniesieniu obowiązku podatkowego.

• Faktura w “samofakturowaniu”

  Samofakturowanie to procedura, w której fakturę wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy. Jest to możliwe tylko po zawarciu umowy określającej zasady zatwierdzania takich dokumentów. Faktura z dopiskiem „samofakturowanie” staje się ważnym dokumentem sprzedaży dopiero po zaakceptowaniu jej przez dostawcę towaru lub usługi.

• Faktura podatników zwolnionych z VAT

  Faktura podatników zwolnionych z podatku vat, może ale nie musi zawierać podstawę prawną zwolnienia podmiotowego (tj. do 240.000 zł rocznie) - art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, konieczna jest jednak adnotacja o zwolnieniu przedmiotowym (np. art. 43 ust. 1, art 82 ustawy o VAT), podstawę wynikającą z przepisu dyrektywy 2006/112/WE lub inną podstawę prawną, na podstawie której czynność pozostaje nieobjęta podatkiem.

• Faktura dotycząca nowych środków transportu

  Faktura dotycząca nowych środków transportu to dokument wymagany przy sprzedaży nowych pojazdów wewnątrz UE. Musi on zawierać specyficzne dane, takie jak przebieg pojazdu lub okres jego używania, co jest niezbędne do prawidłowego ustalenia miejsca opodatkowania transakcji.

• Faktura dotycząca transakcji trójstronnej

  Faktura dotycząca transakcji trójstronnej obsługuje specyficzny łańcuch dostaw, gdzie towar krąży między trzema podatnikami z różnych krajów, ale fizycznie trafia od pierwszego do ostatniego. Umożliwia uproszczone rozliczenie VAT bez konieczności rejestracji podatkowej pośrednika w kraju docelowym.

• Faktura dotycząca czynności o przebiegu wewnątrzeuropejskim

  Faktura wewnątrzwspólnotowa (dot. czynności o przebiegu wewnątrzeuropejskim) dokumentuję dostawę towarów lub usług do innego kraju UE. Wystawia się ją dla kontrahentów zidentyfikowanych na potrzeby VAT w innym państwie członkowskim. Transakcja taka jest zazwyczaj opodatkowana w kraju nabywcy.

• Faktura VAT-RR

  Faktura VAT-RR jest specyficznym dokumentem wystawianym przez nabywcę, a nie sprzedawcę. Sporządza ją przedsiębiorca kupujący produkty rolne od rolnika ryczałtowego zwolnionego z VAT. Faktura ta jest podstawą do wypłaty rolnikowi zryczałtowanego zwrotu podatku i pełni funkcję dowodu zakupu dla firmy.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Wystawienie faktury składa się z 8 kluczowych etapów, które zapewniają zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi

1. Zbierz dane: pozyskaj wszystkie dane od klienta (firma/osoba prywatna, dane kontaktowe, NIP, jeśli dotyczy).
2. Wybierz narzędzie: użyj programu do wystawiania faktur 
3. Wprowadź dane sprzedawcy: wypełnij dane swojej firmy (NIP obowiązkowy)
4. Dodaj nabywcę: wybierz z katalogu lub dodaj nowego kontrahenta (dla osoby fizycznej: imię, nazwisko, adres – bez NIP).
5. Wprowadź pozycje: dodaj nazwy towarów/usług, ilość, cenę netto.
6. Oblicz VAT i sumy: System automatycznie naliczy stawki i kwoty (format XML).
7. Wybierz daty: Upewnij się, że data wystawienia i sprzedaży są poprawne (uwierzytelnienie Podpisem Zaufanym/Kwalifikowanym).
8. Zapisz i wyślij: PDF do klienta lub

Zmiany od 1 lutego 2026

Krok 8: Zapisz i wyślij: Zapisz fakturę, wygeneruj plik PDF z numerem KSeF i UPO, OBOWIĄZKOWO wyślij do KSeF i klientowi.

Podpis kwalifikowany nieobowiązkowy – wystarczy dostęp online.

Dodatkowe wskazówki

• Faktura na osobę fizyczną: NIP NIE jest wymagany (wystarczą imię, nazwisko, adres – bez PESEL). Termin żądania: do 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
• Faktura dla kontrahenta z UE (WDT): Wymaga numeru VAT-UE obu stron (0% VAT), adnotacji o WDT (np. art. 42 Ustawy o VAT) i dokumentacji dostawy (lista przewozowa CMR).
• Faktura do paragonu: Miesiąc księgowy = miesiąc wystawienia faktury (data sprzedaży = data z paragonu).
• KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026: Wszystkie faktury VAT muszą być wysyłane w formacie XML do KSeF – bez tego faktura jest niezgodna z prawem.

Program fillup umożliwia wystawianie różnego rodzaju faktur online za darmo, ich wydruk oraz wysyłkę. Za jego pomocą możliwe jest także wystawianie faktury w systemie KSeF. Wypróbuj sam i dowiedz się dlaczego warto wystawiać nowe faktury w fillup, poznaj także inne funkcjonalności programu.

Jeśli chcesz wystawić fakturę konkretnego typu skorzystaj z listy "rodzaje faktur" poniżej lub znajdź odpowiedni rodzaj bezpośrednio w programie. Wystawianie faktur nigdy nie było łatwiejsze. 

Faktura jest obowiązkowa (za każdym razem) w związku:

• ze sprzedażą towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy - zarówno opodatkowanego VAT, jak i zwolnionego z tego podatku,
• z otrzymaniem części lub całości kwoty przed dokonaniem dostawy towaru lub usługi na rzecz przedsiębiorcy - wówczas obowiązuje tzw. faktura zaliczkowa (wyjątkowo faktury zaliczkowej nie wystawia się, gdy kwota przed dokonaniem czynności dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, usług dostawy lub dystrybucji energii, gazu, ciepła, usług stałej ochrony prawnej i biurowej, usług leasingu, najmu i podobnych do nich, ochrony osób oraz dozoru, ochrony i przechowywania mienia, usług telekomunikacyjnych oraz finansowych), od 01 września 2023 roku podatnicy nie są zobligowani do sporządzania faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymali w tym samym miesiącu, w którym dokonali czynności, których dotyczy otrzymana płatność,
• z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
• ze sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju (jest to procedura sprzedaży na rzecz nabywcy niebędącego płatnikiem VAT, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w innym kraju niż sprzedawca).

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.
Wystawiaj darmowe e-faktury KSeF w firmly

Faktury nie musi wystawiać:

• osoba zwolniona z podatku VAT ze względów na niską sprzedaż (do 240.000 zł rocznie) - robi to wyłącznie na żądanie konsumenta lub przedsiębiorcy - będących nabywcą jego towarów lub usług - w efekcie nie musi tej faktury wystawiać każdorazowo,
• osoba dokonująca sprzedaży na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych (sprzedaż konsumencka dokumentowana jest na kasie rejestrującej - fiskalnej a w szeregu przypadków do osiągnięcia 20.000 zł sprzedaży rocznie - ewidencją wewnętrzną u sprzedawcy),
• osoba prowadząca czynności nieobjęte podatkiem niezależnie od limitu sprzedaży np. usługi medyczne, finansowe, najem.

Jednak nawet, gdy sprzedawca nie musi sporządzać obowiązkowo faktury, to na żądanie kupującego musi ją wystawić:

• gdy żądanie złoży konsument (dane na fakturze powinny zawierać informacje o kupującym, nie musi to być jednak numer PESEL lub NIP) oraz jeśli jednocześnie żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
• gdy doszło do sprzedaży zwolnionej z podatku lub gdy dokonał jej podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT - faktura musi zostać wydana na żądanie każdego kupującego, tj przedsiębiorcy i konsumenta (przypadek nr 1 opisany powyżej).

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu dedykowanych programów komputerowych, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur.

Do systemu KSeF możemy uzyskać dostęp po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji. Następnie każda zalogowana osoba korzysta z KSeF w takim zakresie, w jakim posiada uprawnienia tj. może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Podatnik ma również prawo nadawać uprawnienia w swoim imieniu innym osobom oraz podmiotom w różnym, wybranym przez siebie zakresie.

W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien zalogować się do odpowiedniego programu, utworzyć fakturę i wysłać ją do systemu KSeF, aby została ona zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej unikalnego numeru faktury w systemie KSeF, pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.

Czym są e-Faktury i jak je stosować?

Obecnie standardowym jest wystawianie faktur elektronicznie oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej. Takie faktury są dopuszczalne wyłącznie, gdy odbiorca zaakceptuje taką formę otrzymywania faktury. Akceptacja nie wymaga formy pisemnej - może być dorozumiana. Wysyłka powinna być zawsze odpowiednio przeprowadzona - wymaga zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury i tak:

1. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
2. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Przechowywanie faktur i e-Skany

• Przechowywanie dokumentów faktur sporządzonych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania i przedstawiania do kontroli w formie papierowej (choć takie postępowanie będzie zgodne z prawem).
• Przechowywanie dokumentów faktur sporządzonych w formie papierowej może odbywać się w formie elektronicznej i w takiej formie może być przedstawiane do kontroli (archiwizacja wystawianych dokumentów).
• Przechowywanie faktur otrzymanych w formie elektronicznej nie wymaga ich drukowania (choć jest to postępowanie dopuszczalne).
• Przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej może odbywać się elektronicznie (skan otrzymanego dokumentu, zarchiwizowanego).

Jak długo należy przechowywać faktury?

Niezależnie od formy (papierowej czy elektronicznej), faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT z nich wynikającego. W praktyce oznacza to często prawie 6-letni okres archiwizacji. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych.

Różnice: Faktury elektroniczne a e-Faktury KSeF

Obecnie faktury elektroniczne można wystawiać na dwa sposoby: w formie tradycyjnego pliku (np. PDF przesłany e-mailem) lub za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć dziś dominuje wysyłka mailowa, nadchodzące zmiany w prawie uczynią KSeF standardem rynkowym.

Harmonogram wdrażania zmian:

• 1 lutego 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców (przychody powyżej 200 mln zł rocznie).
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT.

Najważniejsze zmiany w obiegu dokumentów: W systemie KSeF faktury nie są przesyłane bezpośrednio do kontrahenta. Dokument trafia do centralnej bazy rządowej, skąd odbiorca pobiera go bezpośrednio do swojego systemu księgowego.

Warto pamiętać, że system KSeF obejmie wyłącznie transakcje B2B (pomiędzy firmami). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) pozostanie poza systemem i będzie dokumentowana na dotychczasowych zasadach.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

W zależności od tego, czy faktura trafiła już do obiegu prawnego (została doręczona nabywcy), czy też błąd zauważono wcześniej, przedsiębiorca ma do dyspozycji trzy główne narzędzia: fakturę korygującą, notę korygującą lub anulowanie faktury.

Jak wystawić notę korygującą?

W przeciwieństwie do faktury korygującej (którą wystawia sprzedawca), notę korygującą wystawia nabywca, aby poprawić drobne błędy formalne na fakturze (np. literówkę w nazwie firmy, błędny adres). Nie można nią korygować kwot ani stawek VAT. Wraz z wejściem KSeF korygowanie błędów poprzez noty będzie niemożliwe. Jedynym sposobem na poprawki, nawet te drobne, stanie się faktura korygująca.

Duplikat faktury – kiedy i jak go uzyskać?

Duplikat faktury jest wystawiany, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Musi zawierać słowo "DUPLIKAT" i datę jego wystawienia.

Anulowanie faktury VAT

Anulowanie faktury to procedura, którą można zastosować wyłącznie w bardzo specyficznych okolicznościach. Jest to całkowite unieważnienie dokumentu, tak jakby nigdy nie został wystawiony.

Kiedy można anulować fakturę? Zgodnie z orzecznictwem organów podatkowych i sądów, anulowanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

1. Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego – oznacza to, że nie została doręczona nabywcy (nie wysłano jej mailem, pocztą ani nie wręczono osobiście).
2. Transakcja nie doszła do skutku – towar nie został wydany lub usługa nie została wykonana.

Jak technicznie anulować fakturę? Jeśli faktura jest w formie papierowej i masz oba egzemplarze (oryginał i kopię), należy je przekreślić i opatrzyć adnotacją „Anulowano” wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Anulowane faktury należy przechowywać w dokumentacji księgowej, aby zachować ciągłość numeracji, ale nie ujmuje się ich w ewidencji VAT ani w pliku JPK.

Ważne: Jeśli faktura została już wysłana do klienta (wprowadzona do obrotu), nawet jeśli zawiera błąd lub transakcja została odwołana, nie można jej anulować. W takiej sytuacji jedyną poprawną drogą jest wystawienie faktury korygującej „do zera” (in minus).

Anulowanie a KSeF: W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pojęcie anulowania faktury w tradycyjnym sensie przestaje istnieć. Faktura wysłana do KSeF jest automatycznie uznawana za wprowadzoną do obrotu i odebraną. W przypadku błędu w fakturze ustrukturyzowanej, jedyną możliwością jej „wycofania” jest wystawienie faktury korygującej.