Faktura działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana, określana również jako działalność nierejestrowa, stanowi formę prowadzenia drobnej aktywności zarobkowej przez osoby fizyczne. Kluczową cechą tej formy jest brak konieczności rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), w efekcie nie jest również możliwe aby danymi z CEiDG można było posługiwać się na fakturze (brak zgłoszenia, zatem brak danych na fakturze z CEiDG). Aby móc prowadzić działalność w tej formule, konieczne jest spełnienie określonych warunków ustawowych, przede wszystkim dotyczących limitu przychodów należnych oraz ewidencyjnych.

Przychód z tej działalności w żadnym miesiącu nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Dodatkowo, osoba podejmująca taką działalność nie mogła wykonywać działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Pod względem podatku dochodowego, przychody z działalności nierejestrowanej zaliczane są do przychodów z innych źródeł i podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej po zakończeniu roku podatkowego.

Dodatkowo koniecznym jest zwrócenie uwagi na rozliczenia ZUS oraz składki zdrowotnej. O ile sprzedaż towarów w ramach takiej formy aktywności zawodowej nie skutkuje takim obowiązkiem, to już świadczenie usług powoduje konieczność odprowadzania składek ubezpieczeniowych. W tym zakresie przy świadczeniu usług podmiot zatrudniający musi traktować osobę prowadzącą działalność nierejestrową jako zleceniobiorcę, za którego musi dokonać zgłoszenia ZUS ZZA/ZUS ZUA i opłacać składki od zawartego zlecenia jako płatnik.

Status podatnika VAT nie jest bezpośrednio powiązany z formą prowadzenia działalności jako nierejestrowana. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), podatnikami są podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel czy rezultat takiej działalności. Działalność nierejestrowana, mimo braku wpisu do CEIDG, może spełniać definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Jednakże, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną co do zasady korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Wynika to z faktu, iż ich przewidywana wartość sprzedaży zazwyczaj nie przekracza ustawowego limitu 200 000 zł rocznie (od 2026 r. 240.000 zł). Istnieją jednak sytuacje, w których osoba taka staje się podatnikiem VAT lub ma obowiązek nim zostać. Wówczas również podatnik prowadzący działalność nierejestrową musi złożyć VAT-R oraz opłacać podatek VAT na zasadach właściwych dla jego typu działalności.

Może wystąpić również sytuacja, w której prowadzona jest aktywność, która spowoduje że obrót wliczany jest do limitu zwolnienia z VAT, lecz nie wpływa on na limity działalności nierejestrowanej. Wówczas również dopuszczalnym staje się status podatnika VAT czynnego u prowadzącego działalność nierejestrowaną.

Mimo generalnego zwolnienia podmiotowego, istnieją okoliczności, w których osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Może to wynikać z dobrowolnej decyzji lub z przepisów prawa.

Dobrowolna rezygnacja ze zwolnienia z VAT

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma prawo zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nawet jeśli jej obroty nie przekraczają limitu 200 000 zł (począwszy od 2026 r. - 240.000 zł). Taka decyzja może być podyktowana np. chęcią odliczania podatku naliczonego od zakupów związanych z prowadzoną działalnością lub wymaganiami kontrahentów, którzy preferują otrzymywanie faktur VAT z wykazaną na nich kwotą podatku do odliczenia. Rezygnacja ze zwolnienia wiąże się z koniecznością rejestracji jako czynny podatnik VAT i złożenia formularza VAT-R. W takim przypadku podatnik traci prawo do zwolnienia z początkiem miesiąca następującym po miesiącu zgłoszenia rejestracyjnego.

Obowiązkowa rejestracja ze względu na rodzaj sprzedaży

Niezależnie od wartości sprzedaży, obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT powstaje, gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną wykonuje czynności wyłączone ze zwolnienia podmiotowego. Dotyczy to w szczególności sprzedaży określonych towarów (np. wyrobów z metali szlachetnych, towarów opodatkowanych akcyzą, nowych środków transportu) lub świadczenia niektórych usług (np. usług prawniczych, doradczych, jubilerskich). Każda z tych czynności może być prowadzona i podejmowana jako działalność nierejestrowa. W takich przypadkach rejestracja do VAT jest obligatoryjna przed wykonaniem pierwszej takiej czynności. Wymaga zgłoszenia na druku VAT-R od pierwszej podejmowanej czynności w działalności nierejestrowanej.

Rejestracja dla celów VAT jest czymś innym niż rejestracja w CEiDG w związku z przekroczeniem limitu 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie jako przychód. Obowiązują więc dwa osobne limity:

• miesięczny - 75% minimalnego wynagrodzenia, po którego przekroczeniu podmiot przestaje prowadzić działalność nierejestrową oraz ma obowiązek zgłosić prowadzenie działalności gospodarczej do CEiDG oraz do ZUS,
• kwartalny - zastępujący wyżej wskazany limit miesięczny od 2026 r. - gdzie limit liczony jest jako trzykrotność limitu za miesiące; w efekcie podatnik może osiągnąć w jednym miesiącu przychód trzy razy większy niż wcześniej i nadal prowadzić działalność nierejestrową, o ile w kolejnych miesiącach kwartału przychody nie będą występowały,
• roczny - 240.000 zł od 2026 r. (w 2025 r. - 200.000 zł), ustalany dla celów podatku VAT. Do tej wartości podatnik może wystawiać faktury z mniejszą ilością danych oraz niezawierające kwoty VAT.

Proces rejestracji jako czynny podatnik VAT dla osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną jest analogiczny do procedury obowiązującej innych przedsiębiorców. Kluczowym krokiem jest złożenie zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym ze względu na miejsce zamieszkania. Zgłoszenie to należy złożyć przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT (w przypadku obowiązku rejestracji) lub przed początkiem miesiąca, od którego rezygnuje się ze zwolnienia (w przypadku dobrowolnej rejestracji). Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia, naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot jako "podatnika VAT czynnego". Osoba taka otrzymuje również Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), jeśli go wcześniej nie posiadała, który będzie służył do celów rozliczeń VAT.

Możliwość wystawienia pełnej faktury VAT z wykazanej na niej podatkiem przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną jest ściśle uzależniona od jej statusu podatkowego. Podstawowym i niezbędnym warunkiem jest posiadanie statusu czynnego podatnika VAT. Oznacza to, że osoba ta musiała albo dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego z VAT, albo była zobowiązana do rejestracji ze względu na rodzaj prowadzonej sprzedaży, a następnie dokonała formalnej rejestracji poprzez złożenie formularza VAT-R. Dopiero po uzyskaniu potwierdzenia rejestracji jako czynny podatnik VAT, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nabywa prawo i obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami VAT, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

W przypadku podatnik zwolnionego, który nie dokonał rejestracji, faktury, jakie będą wystawiane nie będą zawierały wyszczególnionego podatku, nie dadzą zatem nabywcy prawa do odliczenia go w swojej firmie.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Faktura VAT wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną, która jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT. Przepisy nie przewidują żadnych uproszczeń ani szczególnych wzorów faktur dla tej grupy podatników. Oznacza to, że taka faktura musi zawierać.:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest inna niż data wystawienia faktury, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi netto,
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Brak któregokolwiek z obowiązkowych elementów może skutkować zakwestionowaniem faktury zarówno przez organy podatkowe, jak i przez nabywcę.

W przypadku stosowania procedur szczególnych, np. sprzedaży marżą, podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną ma obowiązek na fakturze ujmować dodatkowe dane, niezbędne dla spełnienia warunków ustawowych.

Dla przygotowania pliku JPK_V7 nie ma znaczenia, czy podatnik prowadzi działalność nierejestrowaną czy też zwykła działalność gospodarczą. W obu przypadkach jeśli zarejestrowany jest jako podatnik VAT czynny, powinien ujmować swoje transakcje w części ewidencyjnej i dekoracyjnej tego pliku.

Tak, faktura VAT prawidłowo wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną, która jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, daje nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych określonych w ustawie o VAT. Warunkiem jest, aby nabywca również był czynnym podatnikiem VAT, a zakupione towary lub usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych przez nabywcę. Z perspektywy nabywcy, faktura otrzymana od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną (będącej czynnym podatnikiem VAT) nie różni się pod względem skutków podatkowych od faktury otrzymanej od przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEiDG.

Istotą takiego dokumentu jest, aby z perspektywy nabywcy posiadała ona cały zestaw danych kwalifikujących dany dokument jako faktura VAT. Tylko taki bowiem dokument daje prawo odliczenia podatku. Szczególnie istotnym jest zatem, aby sprzedawca identyfikował się w działalności nierejestrowanej numerem NIP, a nie numerem PESEL.

Odliczenie przysługuje na zasadach ogólnych, zatem żadne dodatkowe warunki nie pozwalają uznać, że faktura od prowadzącego działalność nierejestrową uprawnia lub ogranicza prawo odliczenia VAT. Jednocześnie nabywca towarów i usług nie musi uzyskiwać na fakturze oświadczenia, że faktura jest wystawiana przez prowadzącego taką działalność nierejestrową.

Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT i nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. W takim przypadku nie mają one prawa ani obowiązku wystawiania pełnych faktur VAT ze wszystkimi informacjami na tej fakturze. Mogą jednak dokumentować sprzedaż w inny sposób. W tym przypadku wystawiane przez nich dokumenty, które również można nazywać fakturami (ale nie ma takiego obowiązku i może to być również nazwa rachunek), zawierać muszą co najmniej:

1. datę wystawienia,
2. numer kolejny,
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
5. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
6. cenę jednostkową towaru lub usługi,
7. kwotę należności ogółem.

Rachunek, podobnie jak faktura, nie musi być podpisana. Dopiero podpisany dokument może stać się dokumentem traktowanym jako wezwanie do zapłaty.

Wystawianie faktury bez VAT (rachunku) na żądanie nabywcy

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która korzysta ze zwolnienia z VAT, ma obowiązek wystawić fakturę (bez VAT) na żądanie nabywcy, jeśli żądanie to zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Taki dokument często potocznie nazywany jest rachunkiem, jednak zgodnie z aktualnymi przepisami jest to faktura, która nie zawiera danych dotyczących podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie wymaga rejestracji do VAT.

Wystawienie tego dokumentu po 3 miesiącach jest wyłącznie prawem, a nie obowiązkiem ze strony prowadzącego działalność nierejestrową.

W przypadku, gdy sprzedawca jest podatnikiem VAT czynnym, wówczas terminy na wystawianie faktur są inne – co do zasady jest to termin do 15 dnia miesiąca licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub wydano towar.

Niezależnie od sprzedaży objętej fakturami, prowadzący działalność nierejestrową zobowiązany jest dokumentować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych. W tym zakresie jego obowiązkiem jest nie tyle wystawienie faktury, co paragonu. Obowiązują tu regulacje takie same co w przypadku innych podatników:

• zwolnienie podmiotowe do 20.000 zł rocznie,
• zwolnienie z kasy fiskalnej w sytuacji transakcji dla których płatność odbywa się z użyciem rachunków bankowych lub rachunków w SKOK, gdy z dowodów płatności wynika powiązanie konkretnej transakcji z płatnością,
• określone rodzaje transakcji, które nie mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Elementy wymagane na fakturze bez VAT

Faktura wystawiana przez podmiot zwolniony z VAT (w tym prowadzącego działalność nierejestrowaną) powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Na takiej fakturze nie umieszcza się NIP-u sprzedawcy (chyba że osoba go posiada z innego tytułu i chce go podać dobrowolnie), stawki VAT, kwoty VAT ani wartości sprzedaży netto. Zamiast tego, na fakturze można wskazać podstawę prawną zwolnienia z VAT (np. art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT), choć nie jest to element obowiązkowy.

Podstawą prawną w tym zakresie jest rozporządzenie z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, Poz. 1485).

Niewłaściwe postępowanie w zakresie fakturowania w działalności nierejestrowanej może prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych. Jeśli osoba niezarejestrowana jako czynny podatnik VAT wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku VAT, jest zobowiązana do zapłaty tego podatku do urzędu skarbowego, mimo braku formalnej rejestracji. Taka faktura, zwana "pustą fakturą", nie daje jednocześnie nabywcy prawa do odliczenia wykazanego na niej podatku. Z kolei brak wystawienia faktury (zarówno VAT przez czynnego podatnika VAT, jak i faktury bez VAT przez podmiot zwolniony) na żądanie nabywcy w ustawowym terminie może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. Równie istotne jest prawidłowe określenie momentu obowiązku rejestracji do VAT – prowadzenie sprzedaży objętej obowiązkiem VAT bez rejestracji może wiązać się z koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Błędy mogą się pojawić również w zakresie korzystania przez prowadzących działalność nierejestrową z KSeF. Jeżeli podmiot zwolniony z VAT będzie wystawiać fakturę VAT to może być zobligowany do działania w KSeF, w każdym przypadku, gdy nabywcą świadczeń tego podmiotu będzie inny przedsiębiorca (transakcja B2B). W przypadku nabywców o statusie konsumenta, wystawienie e-faktury w KSeF zależeć będzie wyłącznie od woli wystawcy chyba że zostanie on o taką fakturę poproszony (faktura wystawiona na żądanie nabywcy).

Podmioty zwolnione nie są zobligowane do dokumentowania sprzedaży fakturą i zwyczajowo robią notami o ile nie dostaną żądania o wystawienie faktury (rachunku). Tego rodzaju dokumentów KSeF nie będzie posiadał. Jeżeli podatnik VAT zwolniony podmiotowo zdecyduje się na wystawienie faktury to ta powinna już być wystawiana w KSeF.