KSeF w transakcjach międzynarodowych: zasady wystawiania faktur zagranicznych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) redefiniuje zasady fakturowania w transakcjach międzynarodowych, uzależniając obowiązek jego stosowania od statusu wystawcy. Polski podatnik musi wystawić fakturę w systemie nawet dla kontrahenta z zagranicy, co rodzi konieczność dostarczenia jej w odrębny, uzgodniony sposób, ponieważ odbiorca spoza Polski nie ma dostępu do platformy.

Zasady te obejmują również szczególne przypadki, jak samofakturowanie, jednocześnie wyłączając z obowiązku m.in. transakcje B2C czy objęte procedurami OSS/IOSS, a także faktury importowe, gdzie wystawcą jest podmiot zagraniczny. Kluczowym aspektem jest także obsługa faktur walutowych, które są dozwolone w KSeF, pod warunkiem obligatoryjnego przeliczenia kwoty podatku VAT na PLN i poprawnego wypełnienia dedykowanych pól w strukturze XML. Różnice w obsłudze kontrahenta polskiego i zagranicznego, wraz z technicznymi aspektami dotyczącymi daty wystawienia czy braku obsługi załączników, składają się na pełny obraz nowych wymogów w obrocie międzynarodowym.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Kogo obowiązuje KSeF w transakcjach międzynarodowych?

Obowiązek stosowania KSeF dotyczy polskich podatników VAT, którzy wystawiają faktury w ramach transakcji B2B.

Kluczowa zasada określa, że obowiązek ten jest powiązany z wystawcą faktury. Oznacza to, że:

• Faktury wystawiane przez polskiego podatnika VAT dla kontrahenta zagranicznego (np. w ramach Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów lub eksportu) muszą zostać wystawione w KSeF.
• Faktury wystawiane przez podmiot zagraniczny dla polskiego podatnika VAT (np. w ramach importu towarów) nie podlegają obowiązkowi KSeF, pod warunkiem że podmiot ten nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (FE).

Jak wystawiać i dostarczać faktury dla kontrahentów zagranicznych?

Faktury dla zagranicznych firm (B2B) muszą być wystawione w KSeF, a następnie dostarczone kontrahentowi w uzgodnionej formie poza systemem. Zagraniczny kontrahent nie ma technicznej możliwości odebrania faktury bezpośrednio z KSeF.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku transakcji z podmiotem zagranicznym, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Polski podatnik, oprócz wysłania faktury do systemu, musi ją dostarczyć partnerowi w innej formie, takiej jak:

• Plik PDF wysłany e-mailem,
• Wydruk papierowy,
• Wizualizacja faktury z kodem QR.

Wystawca faktury jest obowiązany zapewnić nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez podanie kodu QR oraz danych identyfikujących fakturę lub oznaczenie wizualizacji faktury kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF.

Należy pamiętać, że w standardowych transakcjach krajowych za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF. Jednak w przypadku udostępnienia faktury kontrahentowi zagranicznemu poza systemem, za datę jej otrzymania uznaje się datę faktycznego dostarczenia (np. otrzymania e-maila).

Szczególne przypadki i obowiązki:

• Samofakturowanie: Jeśli na polskim nabywcy ciąży obowiązek wystawienia faktury w imieniu zagranicznego dostawcy (tzw. samofakturowanie), musi on wystawić taką fakturę przy użyciu KSeF. Faktura taka musi zawierać stosowną adnotację w polu P_17.
• Upoważnienie podmiotu zagranicznego: Jeżeli polski podatnik upoważni podmiot spoza terytorium kraju do wystawiania faktur w jego imieniu, wówczas ten podmiot zagraniczny będzie musiał wystawić je poprzez KSeF.
• Obowiązek rozliczenia podatku przez nabywcę: Nawet jeśli zagraniczny podmiot bez siedziby w Polsce świadczy usługę, której miejscem świadczenia jest Polska, to polski nabywca posiadający siedzibę w Polsce pozostaje zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu tej usługi.

Wyjątki od obowiązku KSeF:

Z obowiązku stosowania KSeF wyłączone są następujące typy faktur:

• Faktury B2C: Wystawiane dla zagranicznych osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
• Faktury objęte procedurami VAT OSS oraz IOSS: Dokumentujące sprzedaż wysyłkową.

Czy faktury importowe oraz WNT podlegają KSeF?

Nie, faktura importowa lub dokumentująca Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT) nie musi być wystawiona w KSeF, jeżeli jej wystawcą jest podmiot zagraniczny.

Obowiązek ten nie powstaje, gdy wystawca nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia. Dotyczy to również sytuacji, gdy podmiot zagraniczny ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w transakcji, której dotyczy faktura.

Czy można wystawić w KSeF fakturę w walucie obcej?

Tak, KSeF umożliwia wystawianie faktur w walucie obcej, jednak wymaga to spełnienia określonych warunków dotyczących przeliczenia podatku VAT i zastosowania właściwego kursu walutowego.

Kluczowe zasady dla faktur walutowych:

• Przeliczenie kwoty VAT na PLN: Wartość netto i brutto mogą być wyrażone w walucie obcej (np. EUR, USD). Kwota podatku VAT musi być jednak zawsze przeliczona i wykazana na fakturze w polskich złotych (PLN) zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT.
• Kurs przeliczeniowy: Do przeliczenia kwoty VAT należy zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień powstania obowiązku podatkowego.
• Wypełnienie pól w strukturze XML:
  
  • Pole KodWaluty jest zawsze obowiązkowe. Należy w nim podać trzyliterowy kod waluty zgodny z normą ISO 4217 (np. EUR, USD). Dla faktur w polskiej walucie wpisuje się "PLN".
  • Należy wypełnić pole KursWaluty (lub KursWalutyZ).
  • Kwota VAT jest wykazywana w dwóch polach: jedno w walucie obcej (np. P_14_1 dla stawki 23%) i drugie przeliczone na PLN (np. P_14_1W). Jeśli faktura jest w PLN, kwotę VAT wpisuje się tylko w pierwszym polu.
• Faktury dwuwalutowe: W przypadku gdy faktura ma zawierać kwoty wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, można użyć dedykowanych pól KursUmowny i WalutaUmowna, aby wskazać umowny kurs przeliczeniowy.

Czym różni się obsługa faktury dla kontrahenta polskiego i zagranicznego?

Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice w procesie fakturowania w KSeF w zależności od tego, czy odbiorcą jest podmiot krajowy, czy zagraniczny.

Na co zwrócić uwagę od strony technicznej przy wystawianiu faktur w KSeF?

Aby proces fakturowania w KSeF przebiegał sprawnie, warto pamiętać o kilku technicznych aspektach:

• Data wystawienia faktury: W KSeF datą wystawienia jest data przesłania dokumentu do systemu. Może ona różnić się od daty widocznej w programie księgowym, co ma znaczenie dla wyboru prawidłowego kursu walutowego.
• Format XML: Struktura faktury KSeF FA(3) zawiera dedykowane pola, takie jak KodWaluty (zgodny z normą ISO 4217) oraz KursWaluty, które muszą być poprawnie wypełnione.
• Brak załączników: System KSeF nie obsługuje załączników. Wszystkie dodatkowe dokumenty, takie jak specyfikacje towarów, umowy czy listy przewozowe, muszą być przesłane do kontrahenta poza KSeF.