Faktura zagraniczna w KSeF: WDT, eksport usług, import i odwrotne obciążenie - kompletny przewodnik

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje faktury wystawiane przez polskiego podatnika VAT - także te kierowane do kontrahentów zagranicznych. Faktury od podmiotów zagranicznych (WNT, import usług, import towarów) nie trafiają do KSeF i są rozliczane na dotychczasowych zasadach.

Poniższy przewodnik wyjaśnia, które transakcje zagraniczne wymagają wystawienia faktury w KSeF, jak prawidłowo wypełnić pola FA(3), kiedy zastosować odwrotne obciążenie i jak dostarczyć fakturę kontrahentowi, który nie ma dostępu do polskiego systemu.

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zależy od tego, kto jest wystawcą, a nie od tego, kto jest odbiorcą. Jeśli masz polski NIP i jesteś czynnym podatnikiem VAT - wystawiasz fakturę w KSeF. Nie ma znaczenia, czy kontrahent jest z Niemiec, USA czy Japonii, ani jaka jest stawka VAT na fakturze.

Zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego KSeF - nie może zalogować się do systemu ani pobrać z niego faktury. Po wystawieniu e-faktury w KSeF masz obowiązek przekazać ją nabywcy w uzgodniony sposób (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT): jako PDF z kodem QR, przez e-mail, EDI, portal klienta lub w innej formie elektronicznej. Kod QR na wizualizacji jest obowiązkowy - umożliwia weryfikację autentyczności faktury bez logowania do KSeF.

Od 2026 r. polskie firmy handlujące z zagranicą funkcjonują w modelu mieszanym: faktury sprzedażowe (WDT, eksport usług, eksport towarów) trafiają do KSeF, natomiast faktury zakupowe od kontrahentów zagranicznych (WNT, import usług, import towarów) pozostają poza systemem i są rozliczane na dotychczasowych zasadach w ewidencji JPK_V7. Dokumentowanie transakcji międzynarodowych wymaga zatem obsługi dwóch równoległych obiegów - KSeF dla faktur wystawianych i tradycyjnego obiegu dla faktur otrzymywanych. W razie awarii KSeF lub niedostępności systemu po stronie podatnika, fakturę zagraniczną wystawiasz poza systemem - po ustaniu przeszkody musisz ją przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin (tryb offline).

Zasada ogólna: jeśli polski podatnik wystawia fakturę - trafia do KSeF. Jeśli fakturę wystawia podmiot zagraniczny - nie trafia do KSeF.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Kiedy WDT podlega KSeF?

WDT to wywóz towarów z Polski do innego państwa UE na rzecz podatnika z ważnym numerem VAT-UE (art. 13 ust. 1 ustawy o VAT). Faktura WDT wystawiana przez polskiego podatnika musi trafić do KSeF - obowiązek wynika ze statusu wystawcy, nie z miejsca dostawy.

Stawka 0% - warunki

Stawka 0% przy WDT przysługuje po spełnieniu dwóch warunków (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT): nabywca podał ważny numer VAT-UE zweryfikowany w systemie VIES, a podatnik posiada wiarygodne dowody wywozu towarów do innego państwa UE (dokumenty przewozowe CMR, dokumenty spedycyjne, korespondencja handlowa). Brak numeru VAT-UE nie wyłącza obowiązku KSeF - oznacza jedynie konieczność tymczasowego zastosowania stawki krajowej. Dodatkowo WDT wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE, składanej do 25. dnia miesiąca po miesiącu dostawy.

Przykład: Polska hurtownia elektroniki wysyła partię monitorów do dystrybutora w Niemczech (DE123456789). Wystawia fakturę w KSeF ze stawką „0 WDT", P_22=1. Następnie wysyła PDF z kodem QR e-mailem do dystrybutora i składa informację podsumowującą VAT-UE.

Pola FA(3) dla WDT

Na fakturze WDT w KSeF wypełniasz: P_12 = „0 WDT" (stawka 0% z oznaczeniem WDT), P_22 = „1" (adnotacja WDT, art. 42). Pole P_18 (odwrotne obciążenie) przyjmuje wartość „2" - WDT nie jest objęte adnotacją „odwrotne obciążenie". Nabywcę identyfikujesz przez NrID (numer VAT-UE bez prefiksu kraju) + KodKraju (np. DE, FR). Pełną listę danych na e-fakturze ustrukturyzowanej opisujemy w odrębnym przewodniku.

Moment obowiązku podatkowego

Obowiązek podatkowy przy WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). To wpływa na kurs waluty - kurs NBP bierzesz z ostatniego dnia roboczego przed dniem obowiązku podatkowego, nie przed dniem wysłania do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. nabywca dokonujący płatności za fakturę WDT będzie musiał podać numer KSeF w tytule przelewu - szczegóły opisujemy w poradniku o zasadach płatności w KSeF z numerem KSeF w przelewie.

Miejsce opodatkowania - art. 28b

Przy usługach B2B (firma → firma) obowiązuje zasada ogólna: miejsce opodatkowania = kraj nabywcy (art. 28b ustawy o VAT). Jeśli kontrahent jest w Niemczech, VAT rozlicza w Niemczech - nie ty. Na fakturze nie ma polskiego VAT-u, zamiast stawki liczbowej stosujesz oznaczenie „np" (nie podlega).

Przykład: Polski programista świadczy usługi IT dla agencji z Berlina. Wystawia fakturę w KSeF ze stawką „np II", adnotacją „Odwrotne obciążenie / Reverse charge" i wysyła kontrahentowi PDF z kodem QR e-mailem. Niemiecki nabywca rozlicza VAT w Niemczech. Programista składa informację podsumowującą VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca.

Stawka „np I" vs „np II" w FA(3) - kluczowa zmiana

Struktura FA(3) podzieliła dotychczasowe oznaczenie „np" na dwie odrębne wartości: „np I" - sprzedaż zagraniczna nieobjęta art. 100 ust. 1 pkt 4 (np. usługi dla kontrahentów spoza UE: USA, Wielka Brytania, Szwajcaria) oraz „np II" - usługi wewnątrzwspólnotowe objęte art. 100 ust. 1 pkt 4 (usługi B2B świadczone na rzecz podatników z UE, wykazywane w informacji podsumowującej VAT-UE).

Rozróżnienie jest krytyczne dla poprawności faktury - wpisanie „np I" zamiast „np II" (lub odwrotnie) może spowodować niespójność z informacją podsumowującą VAT-UE i deklaracją VAT.

Eksport usług do UE vs poza UE - różnice

Eksport usług B2B do UE: P_12 = „np II", P_18 = 1, obowiązek złożenia informacji podsumowującej VAT-UE do 25. dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Eksport usług B2B poza UE: P_12 = „np I", P_18 = 1, brak obowiązku informacji podsumowującej (art. 100 nie obejmuje usług poza UE).

Wyjątki od art. 28b

Nie wszystkie usługi podlegają zasadzie miejsca siedziby nabywcy. Wyjątki obejmują: usługi związane z nieruchomościami (opodatkowane w kraju położenia nieruchomości, art. 28e), usługi wstępu na imprezy kulturalne i sportowe (miejsce imprezy), usługi restauracyjne i cateringowe, usługi transportowe. Przy tych usługach miejsce opodatkowania ustala się odrębnie - stawka może być inna niż „np".

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.

Uruchom firmly

Kiedy stosować adnotację „odwrotne obciążenie"

Adnotacja „odwrotne obciążenie" (reverse charge) jest obowiązkowa na fakturze, gdy zobowiązanym do rozliczenia VAT jest nabywca (art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT). W kontekście transakcji zagranicznych dotyczy to przede wszystkim eksportu usług B2B na podstawie art. 28b - zarówno do UE, jak i poza UE.

Na fakturze umieszczasz adnotację w języku polskim: „Odwrotne obciążenie". Dodatkowo możesz dodać tłumaczenie: „Reverse charge" (EN), „Umkehr der Steuerschuldnerschaft" (DE). Adnotacja na wizualizacji (PDF) jest obowiązkowa - pojawia się w treści faktury przekazywanej kontrahentowi.

Pola FA(3): P_18 i stawka „np"

W strukturze FA(3) pole P_18 w sekcji Adnotacje przyjmuje wartość „1", gdy faktura zawiera adnotację „odwrotne obciążenie". Stawka VAT w polu P_12 to „np I" (poza UE) lub „np II" (UE). Kwota netto trafia do odpowiedniego pola P_13 przeznaczonego dla stawki „np". Kwota VAT wynosi 0 zł - podatek rozlicza nabywca w swoim kraju.

Odwrotne obciążenie a WDT i eksport towarów - P_18=2

WDT i eksport towarów nie wymagają adnotacji „odwrotne obciążenie". Przy tych transakcjach pole P_18 przyjmuje wartość „2" (nie). WDT stosuje stawkę „0 WDT", eksport towarów - „0 EX". Oba oznaczenia dokumentują fakt zastosowania stawki 0%, ale mechanizm rozliczenia jest inny niż przy reverse charge.

Stawka 0% - warunki

Eksport towarów poza UE objęty jest stawką 0% na podstawie art. 41 ust. 4 ustawy o VAT. Warunkiem jest posiadanie dokumentu celnego potwierdzającego wywóz - komunikatu IE-599 z systemu AES lub dokumentu PZC. Przy tej transakcji międzynarodowej, przed uzyskaniem potwierdzenia wywozu podatnik może zastosować stawkę 0%, ale w razie braku dokumentu celnego w ciągu wymaganych terminów - konieczna jest korekta do stawki krajowej.

Pola FA(3) dla eksportu towarów

Na fakturze eksportowej w KSeF: P_12 = „0 EX", P_18 = „2" (brak adnotacji „odwrotne obciążenie"), P_22 = „2". Nabywcę spoza UE identyfikujesz przez NrID (zagraniczny identyfikator podatkowy lub inny numer identyfikacyjny) + KodKraju.

Faktura od zagranicznego usługodawcy = poza KSeF

KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych. Faktura za usługi Google Ads, Meta Ads, AWS, licencje oprogramowania czy doradztwo od firmy zagranicznej nie trafia do KSeF. System obejmuje wyłącznie faktury wystawiane przez podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce.

Przykład: Polska firma e-commerce otrzymuje fakturę od Meta (Irlandia) za kampanię reklamową na Facebooku. Faktura nie trafia do KSeF. Firma rozlicza import usług wewnętrznie - nalicza VAT należny (23%) i VAT naliczony w tej samej deklaracji, wykazując transakcję w JPK_V7 po stronie zakupów.

Rozliczenie: VAT należny i naliczony

Import usług (art. 2 pkt 9 w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) rozliczasz wewnętrznie: na podstawie otrzymanej faktury zagranicznej naliczasz VAT należny (po stronie sprzedaży) i - jeśli przysługuje ci prawo do odliczenia - VAT naliczony (po stronie zakupu) w tej samej deklaracji. Transakcja jest neutralna podatkowo. Podstawą rozliczenia jest faktura zagraniczna + odpowiednie zapisy w ewidencji VAT.

JPK_V7

Import usług wykazujesz w JPK_V7 zarówno po stronie VAT należnego (samonaliczenie - ewidencja sprzedaży), jak i VAT naliczonego (odliczenie - ewidencja zakupów). Kwoty trafiają do odpowiednich pól ewidencji zakupowej przeznaczonych dla importu usług. Szczegóły raportowania opisuje poradnik o ewidencji JPK_V7 z oznaczeniami KSeF.

WNT - fakturę wystawia podmiot zagraniczny

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) to nabycie towarów z innego państwa UE przez polskiego podatnika (art. 9). Fakturę wystawia dostawca zagraniczny - dokument nie trafia do KSeF. Polski nabywca rozlicza VAT należny i naliczony na podstawie otrzymanej faktury, na dotychczasowych zasadach. Faktur WNT nie można wprowadzić do KSeF dobrowolnie.

Import towarów - dokument celny

Import towarów spoza UE dokumentowany jest zgłoszeniem celnym (SAD, komunikat PZC), nie fakturą ustrukturyzowaną. Podatek VAT importowy rozliczany jest przez organ celny lub - w procedurze uproszczonej - przez podatnika w deklaracji VAT. Dokumenty celne funkcjonują w systemie celnym, nie w KSeF.

Procedura OSS/IOSS

Faktury wystawiane w ramach procedur OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop) nie podlegają obowiązkowi KSeF. Procedury te dotyczą sprzedaży wysyłkowej towarów B2C wewnątrz UE i mają odrębny system rozliczeniowy (deklaracja VAT-OSS składana w jednym państwie członkowskim).

Faktury B2C dla konsumentów zagranicznych

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) są wyłączone z KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 - niezależnie od kraju konsumenta. Dotyczy to zarówno polskich, jak i zagranicznych odbiorców indywidualnych.

Podmioty zagraniczne bez siedziby/FE w Polsce

Podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności (Fixed Establishment) na terytorium Polski nie mają obowiązku korzystania z KSeF - nawet jeśli wykonują czynności opodatkowane w Polsce (np. sporadyczne dostawy).

Samofakturowanie przez zagranicznego nabywcę

Jeśli zagraniczny nabywca wystawia fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy (self-billing na podstawie umowy), a faktura jest wystawiana z polskim NIP sprzedawcy - dokument musi trafić do KSeF. Zagraniczny nabywca nie ma dostępu do systemu, więc konieczne jest techniczne zapewnienie wystawienia faktury w KSeF - np. przez biuro rachunkowe, pełnomocnika lub podmiot, któremu sprzedawca nadał uprawnienia do KSeF przez formularz ZAW-FA.

Fixed Establishment - zagraniczna firma z FE w Polsce

Zagraniczna firma, która posiada stałe miejsce prowadzenia działalności (Fixed Establishment, FE) na terytorium Polski w rozumieniu VAT, może podlegać obowiązkowi KSeF - pod warunkiem, że to FE uczestniczy w danej transakcji. Sam fakt posiadania magazynu, biura czy oddziału w Polsce nie przesądza automatycznie o FE - konieczna jest analiza kryteriów stałości i zaplecza operacyjnego.

Zagraniczny podmiot z polskim NIP

Podmiot zagraniczny zarejestrowany w Polsce dla celów VAT (posiadający polski NIP), ale nieposiadający siedziby ani FE w Polsce, co do zasady nie jest objęty obowiązkiem KSeF. Obowiązek dotyczy podatników z siedzibą lub FE na terytorium kraju (art. 106ga ust. 1).

Dane kontrahenta

Nabywcę zagranicznego identyfikujesz w FA(3) przez: NrID (numer identyfikacyjny - VAT-UE dla kontrahentów z UE, zagraniczny numer podatkowy dla podmiotów spoza UE) + KodKraju (np. DE, US, GB). Nie wpisuj polskiego NIP w polu NrID - to pole jest wyłącznie dla identyfikatorów zagranicznych. Po uwierzytelnieniu w systemie KSeF i wysłaniu faktury, system nada jej numer KSeF widoczny w UPO.

Waluta i kurs NBP - „pułapka z kursem"

KSeF obsługuje dowolną walutę (EUR, USD, GBP, CHF i inne). Kurs waluty na fakturze to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a). Nie jest to kurs z dnia wystawienia faktury ani z dnia wysłania do KSeF. Przy WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (maksymalnie 15. dzień po dostawie), więc kurs bierzesz z dnia przed wystawieniem. Jeśli kwota VAT występuje (np. 0% WDT) - musi być przeliczona na PLN.

Język faktury i faktura dwujęzyczna

KSeF akceptuje treść w dowolnym języku. Możesz wystawić fakturę dwujęzyczną - nazwy towarów/usług w języku polskim i angielskim (lub innym) w jednym polu P_7 (max 512 znaków). Organy podatkowe mogą zażądać tłumaczenia na polski podczas kontroli, ale to standardowa zasada obowiązująca niezależnie od KSeF.

Przekazanie kontrahentowi - PDF z kodem QR

Po wystawieniu faktury w KSeF przekazujesz kontrahentowi wizualizację: PDF z kodem QR (obowiązkowy), wydruk papierowy lub plik XML - w sposób uzgodniony z nabywcą (art. 106gb ust. 4). Kod QR pozwala kontrahentowi zweryfikować autentyczność faktury bez logowania do KSeF.

Korekty faktur zagranicznych w KSeF

Korekty faktur zagranicznych wystawiasz w KSeF tak samo jak krajowe - FA(3), RodzajFaktury = KOR, z podaniem przyczyny korekty i numeru KSeF faktury korygowanej (NrKSeFKorygowanej). Korektę przekazujesz kontrahentowi poza systemem, analogicznie do faktury pierwotnej.

1. Założenie „zagraniczny kontrahent = nie muszę do KSeF"
   ❌ Źle: Pomijanie KSeF, bo nabywca jest z Niemiec
   ✅ Dobrze: Obowiązek KSeF zależy od wystawcy (PL NIP), nie od odbiorcy

2. Użycie „np" zamiast „np I" / „np II" w FA(3)
   ❌ Źle: P_12 = „np" (stara wartość z FA(2))
   ✅ Dobrze: P_12 = „np II" (UE, art. 100.1.4) lub „np I" (poza UE)

3. Adnotacja „odwrotne obciążenie" przy WDT
   ❌ Źle: P_18 = 1 na fakturze WDT
   ✅ Dobrze: P_18 = 2 (WDT nie wymaga adnotacji „odwrotne obciążenie")

4. Brak kodu QR na wizualizacji wysyłanej kontrahentowi
   ❌ Źle: PDF bez kodu QR
   ✅ Dobrze: Każda wizualizacja udostępniana poza KSeF musi mieć kod QR

5. Polski NIP nabywcy w polu NrID
   ❌ Źle: NrID: 7891234560 (polski NIP)
   ✅ Dobrze: NrID: DE123456789, KodKraju: DE (identyfikator zagraniczny)

6. Kurs waluty z dnia wysłania do KSeF zamiast z dnia obowiązku podatkowego
   ❌ Źle: Kurs NBP z dnia przesłania faktury do KSeF
   ✅ Dobrze: Kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem obowiązku podatkowego

7. Próba wprowadzenia faktury WNT/importowej do KSeF
   ❌ Źle: Ręczne wprowadzanie faktury od Google Ads do KSeF
   ✅ Dobrze: Faktura od zagranicznych dostawców zostaje poza KSeF - rozliczanie w JPK

8. Brak informacji podsumowującej VAT-UE przy eksporcie usług do UE
   ❌ Źle: Eksport usług B2B do UE bez złożenia VAT-UE
   ✅ Dobrze: Informacja podsumowująca VAT-UE do 25. dnia miesiąca po wykonaniu usługi

Jeśli chcesz wystawiać faktury zagraniczne w KSeF z automatycznym pobieraniem kursu NBP i generowaniem wizualizacji z kodem QR, wystawiaj faktury zagraniczne w KSeF online przez platformę fillup.

Czy mogę wystawić jedną fakturę z pozycjami w różnych stawkach (0% WDT + np. usługi)?

Tak. FA(3) dopuszcza wiersze z różnymi stawkami na jednej fakturze. W praktyce jest to rzadkie, ale możliwe - np. gdy do jednego kontrahenta unijnego dostarczasz towary (0% WDT) i świadczysz usługi (np II). Pola P_13 zsumują kwoty netto per stawka.

Czy zagraniczny kontrahent może zweryfikować fakturę przez kod QR bez logowania do KSeF?

Tak. Kod QR na wizualizacji (PDF) pozwala zweryfikować dane faktury po zeskanowaniu - bez konieczności logowania do systemu. To jedyny sposób weryfikacji dla podmiotów bez polskiego NIP.

Czy muszę wykazywać WDT w informacji podsumowującej VAT-UE?

Tak. WDT wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE, składanej do 25. dnia miesiąca po miesiącu dostawy. Oddzielnie od eksportu usług wewnątrzwspólnotowych, który wykazuje się w informacji podsumowującej na podstawie art. 100 ust. 1 pkt 4.

Czy dotyczy mnie KSeF, jeśli jestem na ryczałcie i eksportuję usługi?

Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Forma opodatkowania dochodowego (ryczałt, KPiR, CIT) nie wpływa na obowiązek KSeF - liczy się wyłącznie status VAT.

Czy faktura proforma dla zagranicznego kontrahenta trafia do KSeF?

Nie. Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie podlega KSeF. Obowiązek powstaje dopiero przy wystawieniu faktury VAT - sprzedażowej lub zaliczkowej.

Czy faktura za usługi Google Ads, Meta Ads lub AWS trafia do KSeF?

Nie. To import usług - fakturę wystawia podmiot zagraniczny, a KSeF obejmuje wyłącznie faktury wystawiane przez polskiego podatnika. Fakturę od Google, Meta czy Amazon rozliczasz wewnętrznie (VAT należny + naliczony) i wykazujesz w JPK_V7 na dotychczasowych zasadach.

Czy mogę wystawić fakturę zagraniczną w KSeF w języku angielskim?

Tak. KSeF akceptuje treść w dowolnym języku. Możesz wystawić fakturę dwujęzyczną (PL + EN) w jednym polu P_7 (max 512 znaków). Organy podatkowe mogą zażądać tłumaczenia na polski podczas kontroli, ale to standardowa zasada obowiązująca niezależnie od KSeF.

Czy faktura WDT trafia do KSeF, jeśli nabywca nie ma numeru VAT-UE?

Tak. Faktura trafia do KSeF niezależnie od statusu VAT-UE nabywcy. Brak numeru oznacza jedynie brak prawa do stawki 0% (konieczność zastosowania stawki krajowej do czasu uzyskania numeru i spełnienia warunków art. 42).

Czy mogę zastosować kurs EBC zamiast NBP na fakturze zagranicznej?

Tak, od 2024 r. można wybrać kurs EBC (Europejski Bank Centralny) zamiast NBP, ale wyboru dokonuje się na okres co najmniej 12 miesięcy. Nie można zmieniać metody w trakcie roku.

Czy na fakturze zagranicznej w KSeF musi być kod QR?

Na samej fakturze w KSeF (pliku XML) - nie. Kod QR jest obowiązkowy na wizualizacji (PDF, wydruk) przekazywanej kontrahentowi poza systemem. Kod umożliwia weryfikację autentyczności faktury bez logowania - to jedyny sposób, w jaki zagraniczny odbiorca może potwierdzić dane faktury.

Co grozi za wystawienie faktury zagranicznej poza KSeF po 2026?

W 2026 r. obowiązuje okres łagodniejszego podejścia do kar. Od 2027 r. sankcje mogą sięgnąć do 100% VAT z faktury wystawionej poza systemem lub do 18,7% kwoty netto. Faktura wystawiona poza KSeF może nie dawać nabywcy prawa do odliczenia VAT.

Czy tryb offline dotyczy również faktur zagranicznych?

Tak. Jeśli KSeF jest niedostępny z powodu awarii, fakturę zagraniczną wystawiasz poza systemem. Po ustaniu przeszkody dokument musisz przesłać do KSeF (tryb offline24).

Co jeśli zagraniczny kontrahent zwróci towar - jak dokumentować w KSeF?

Wystawiasz fakturę korygującą w KSeF (RodzajFaktury = KOR) i przekazujesz ją kontrahentowi poza systemem (PDF z QR). Zwrot towarów w WDT nie zmienia pierwotnego obowiązku KSeF - korekta również trafia do systemu.

Czy faktura zaliczkowa dla kontrahenta zagranicznego trafia do KSeF?

Tak. Faktura zaliczkowa wystawiana przez polskiego podatnika VAT podlega KSeF niezależnie od tego, czy nabywca jest krajowy czy zagraniczny. Na fakturze zaznaczasz RodzajFaktury = ZAL.

Czy przy eksporcie usług do UE muszę się rejestrować jako VAT-UE?

Tak. Świadczenie usług B2B opodatkowanych w kraju nabywcy na podstawie art. 28b wymaga rejestracji jako podatnik VAT-UE (formularz VAT-R, część C.3). Rejestracja pozwala podawać numer VAT-UE na fakturach i składać informacje podsumowujące. Szczegóły dotyczące obiegu e-faktury ustrukturyzowanej w KSeF znajdziesz w naszym przewodniku.

Czy faktura za usługi związane z nieruchomością za granicą trafia do KSeF?

Tak, jeśli wystawiasz ją jako polski podatnik. Usługi nieruchomościowe (art. 28e) są opodatkowane w kraju położenia nieruchomości, ale obowiązek KSeF zależy od wystawcy, nie od miejsca opodatkowania. Stawka: „np I".

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025, poz. 775 ze zm.), art. 2 pkt 9, 13, 17 ust. 1 pkt 4, 20, 28b, 28e, 31a, 41 ust. 4, 42, 100, 106e, 106ga, 106gb. Struktura logiczna FA(3) opublikowana przez Ministerstwo Finansów (ksef.podatki.gov.pl), obowiązująca od 1 lutego 2026 r.