Jak przygotować firmę na obowiązkowe korzystanie z systemu KSeF? Praktyczny poradnik

Przygotowanie na Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga wdrożenia nowych rozwiązań technicznych i adaptacji procesów firmowych. System stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podatników z obrotem powyżej 200 mln zł oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich czynnych podatników VAT. KSeF obejmie wszystkie transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Poza systemem pozostaną faktury wystawiane konsumentom (B2C).

Przedsiębiorcy mogą rozpocząć przygotowania już teraz, wykorzystując dostępne narzędzia (np. środowisko testowe, wersję demonstracyjną czy opcjonalne wdrożenie produkcyjne). Wczesne podjęcie działań pozwala uniknąć problemów związanych z implementacją systemu w ostatniej chwili.

Jak można przetestować KSeF przed obowiązkowym wdrożeniem?

Ministerstwo Finansów udostępnia dwa bezpłatne środowiska do testowania systemu KSeF: Testowe i Przedprodukcyjne (Demo). Z obu rozwiązań mogą korzystać zarówno deweloperzy oprogramowania, jak i bezpośrednio podatnicy w celu zapoznania się z nowymi funkcjonalnościami.

Podczas pracy w obu środowiskach należy używać wyłącznie zanonimizowanych danych, ponieważ nie są one przeznaczone do przetwarzania rzeczywistych informacji gospodarczych. Zasadniczą różnicą w stosunku do wersji produkcyjnej jest to, że wygenerowane w nich dokumenty nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują żadnych skutków prawnych. Wszystkie dane są okresowo usuwane. Udział w testach nie wymaga oficjalnego zgłoszenia.

Środowisko testowe umożliwia:

• Generowanie samodzielnych podpisów i pieczęci do celów testowych.
• Przekazywanie faktur do KSeF za pomocą API w trybie wsadowym lub interaktywnym.
• Otrzymywanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) dla wysłanych faktur.

Środowisko przedprodukcyjne (Demo) umożliwia:

• Używanie faktycznych danych uwierzytelniających do logowania.
• Przekazywanie faktur do KSeF przez udostępnione API.
• Otrzymywanie UPO dla sesji interaktywnych i wsadowych.

Czy można zacząć korzystać z KSeF przed terminem obowiązkowym?

Tak, z KSeF można korzystać dobrowolnie już od 1 stycznia 2022 roku. Przedsiębiorca nie musi czekać na ostateczny termin i może już teraz wystawiać faktury ustrukturyzowane, pod warunkiem uzyskania zgody od nabywcy na ich otrzymywanie w tej formie. Możliwe jest również wystawienie faktury w KSeF, a następnie dostarczenie jej odbiorcy w formie elektronicznej (np. PDF) lub papierowej.

Wcześniejsze wdrożenie KSeF można rozpatrywać z różnych perspektyw w zależności od roli w organizacji:

• Perspektywa działu księgowości: Można rozpocząć od pasywnego korzystania z systemu, czyli wyłącznie od pobierania faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów, którzy już korzystają z KSeF. Pozwala to na oswojenie się z interfejsem i nowym formatem dokumentów bez zmiany procesów sprzedażowych.
• Perspektywa działu sprzedaży: Zespół sprzedażowy może wdrożyć system do wystawiania faktur dla wybranych kontrahentów, którzy wyrazili na to zgodę. Jest to doskonała okazja do przetestowania procesu w rzeczywistych warunkach i zebrania informacji zwrotnych.
• Perspektywa właściciela małej firmy: Właściciel powinien sprawdzić, czy jego program do fakturowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli tak, warto przetestować ją na niewielkiej liczbie dokumentów, aby upewnić się, że oprogramowanie działa poprawnie i jest gotowe na obowiązkowe wdrożenie.