Jak przygotować się na wejście KSeF

Podatnicy muszą szykować się na kolejną rewolucję związaną z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT (od 1 lutego dla podatników o obrocie ponad 200 mln zł). Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje między przedsiębiorcami, poza KSeF pozostaną transakcje z konsumentami. Trzeba mieć również na uwadze, że zmiana sposobu dokumentowania transakcji dotknie samych przedsiębiorców. Zostało zatem kilka miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia nowych rozwiązań, tak aby każdy podatnik wiedział i umiał zastosować KSeF,kiedy przyjdzie czas jego obowiązkowego stosowania. 

Tak naprawdę przedsiębiorca może już dziś podjąć działania zmierzające do wprowadzenia KSeF w swojej firmie. Biorąc pod uwagę, że są to zmiany istotne w prowadzeniu działalności gospodarczej, warto się nad nimi pochylić wcześniej. Możemy to zrobić na kilka sposobów, zarówno wykorzystując wersję testową lub demo KSeF, jak i wdrażając wersję finalną.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Możliwość testowania KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję testową i przedprodukcyjną (Demo) systemu KSeF. Środowiska te są dostępne w celu przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania, jednak z tego rozwiązania mogą skorzystać również podatnicy. 

W ramach środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego (Demo) nie należy wprowadzać danych dokumentujących rzeczywistych, należy używać zanonimizowanych danych.

Działanie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) jest analogiczne do systemu rzeczywistego (produkcyjnego). Trzeba jednak podkreślić, że zasadniczą różnicą jest, że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi.

Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu. Zatem, wystawione faktury w tychże wersjach nie obowiązują w realnym obrocie gospodarczym i nie możemy się nimi posługiwać w rozliczeniach.

Udział w testach nie wymaga oficjalnych zgłoszeń.

Wersja testowa daje możliwość:

• samodzielnego wygenerowania podpisy i pieczęci,
• przekazania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą udostępnionego API w trybie wsadowym lub interaktywnym,
• otrzymania UPO z listą faktur wysyłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji.

W wersji przedprodukcyjnej (Demo) jest możliwość:

• posługiwania się faktycznymi danymi uwierzytelniającymi zgodnymi z rejestrem informacji o właścicielach firm, 
• przekazania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą udostępnionego API,
• otrzymania UPO z listą faktur wysyłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji

Podkreślenia wymaga jeszcze raz, że wyżej wymienione operacje nie będą realne, a podatnik nie poniesie z ich tytułu żadnych skutków prawnych.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Wprowadzenie KSeF wcześniej

KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla podatników o obrocie ponad 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podatników VAT. Trzeba jednak pamiętać, że z Krajowego Systemu e-Faktur możemy korzystać już tak naprawdę od 2022 roku. Nie musimy zatem czekać do ostatniej chwili. Podatnik może zatem już od dziś wystawiać faktury przy pomocy KSeF. Należy jedynie pamiętać, że nabywca towarów i usług powinien obecnie wyrazić zgodę na przekazywanie mu faktur przez KSeF. Możliwe jest również wystawienie faktury w systemie KSeF a następnie dostarczenie jej poprzez elektronicznie lub papierowo do odbiorcy.

Przedsiębiorca może również korzystać z systemu KSeF tylko w zakresie faktur zakupowych. Będzie z tego systemu pobierał wystawione dla niego przez kontrahentów faktury ustrukturyzowane, sam zaś nadal swoją sprzedaż będzie fakturował w formie tradycyjnej, papierowej lub w formie elektronicznej, poza systemem KSeF.