Logowanie do KSeF, rodzaje uprawnień i procedury awaryjne - kompletny przewodnik

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur opiera się na precyzyjnym systemie uwierzytelniania i autoryzacji, w którym podatnik zarządza trzema głównymi rodzajami uprawnień, nadając je zarówno elektronicznie, jak i tradycyjnie za pomocą formularza ZAW-FA. System precyzuje szeroki krąg uprawnionych podmiotów – od osób fizycznych po biura rachunkowe – działających w ramach zdefiniowanych modeli dostępu, a samo logowanie jest możliwe dzięki różnorodnym metodom uwierzytelniania, takim jak Podpis Zaufany czy przyszłe certyfikaty KSeF.

Kluczowe stają się również procedury na wypadek niedostępności lub awarii systemu, zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i podatnika. Określają one zasady wystawiania faktur w trybie offline, terminy ich późniejszego przesyłania do KSeF oraz sposób ustalania kluczowej dla VAT daty otrzymania faktury w takich wyjątkowych sytuacjach. Dopełnieniem całości jest identyfikacja najczęstszych problemów technicznych, takich jak błędy walidacji czy uwierzytelnienia, wraz z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi ich rozwiązania.

Instrukcja krok po kroku obsługi platformy KSeF w programie fillup e-faktury

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przewiduje 3 główne rodzaje uprawnień dla podatnika. Są to uprawnienia do:

1. Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. Wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. Wystawianie faktur w ramach samofakturowania (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik może zarządzać uprawnieniami w KSeF, korzystając z dwóch dostępnych metod.

1. Elektronicznie - za pomocą oprogramowania - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do faktury online.
2. W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Opcja papierowa jest przeznaczona dla podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Mogą z niej skorzystać, jeśli nie posiadają możliwości uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

W kontekście KSeF poprzez uprawnienie do wystawiania faktur rozumie się możliwość wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.

Uprawnionymi do działania w KSeF są:

• bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika - jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
• osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Osoby fizyczne będące podatnikami, jak również komornicy otrzymują pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim, które jest automatycznie przypisane.

Osoby posiadające uprawnienia automatycznie przypisane przez KSeF mogą korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu kwalifikowanego. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Jednostki podrzędne jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mogą samodzielnie korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego jednostki samorządu terytorialnego oraz Grupy VAT, na podstawie dodatkowych uprawnień.

KSeF rozróżnia 4 główne modele uprawnień dla użytkowników:

1. Podatnik (sprzedawca) - uprawnienia bezpośrednie - osoba posiadająca uprawnienia do nadawania uprawnień, wystawiania faktur, dostępu do faktur.
2. Osoba fizyczna uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) - identyfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP, PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego). Uprawnienia nadane przez podatnika osobie fizycznej obejmują nadawanie uprawnień, wystawiania faktur, dostępu do faktur.
3. Podmiot - uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich. Podmiot (np. biuro rachunkowe) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do wystawiania faktur oraz dostępu do faktur. W ramach uprawnień podmiotu, automatycznie nadawane są uprawnienia dla osób fizycznych, które będą działały w ramach tego podmiotu. Niemożliwym jest jednak, aby podmiot taki delegował uprawnienia osobom/podmiotom trzecim.
4. Osoba fizyczna uprawniona przez podmiot - pośrednio uprawniona przez podatnika.

Osoba, która została wskazana przez podmiot, uprawniony przez podatnika w zakresie wystawiania lub odbierania faktur, może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do wystawiania faktur i dostępu do faktur. Jeśli podmiot, z ramienia którego dostęp ma użytkownik, ma ograniczone uprawnienia przez podatnika, wówczas ograniczenie to obowiązuje również wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp.

Uprawnienia nadane w systemie KSeF 1.0 (obowiązującym do 31 stycznia 2026 r.) będą wymagały ponownej konfiguracji po przejściu na docelowy system KSeF 2.0.

Korzystanie z KSeF jest możliwe poprzez dedykowane oprogramowanie (API) lub przez webową aplikację KSeF dla podatników. Aby dana osoba mogła korzystać z systemu, jej dane muszą zostać uwierzytelnione zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Instrukcja obsługi KSeF w programie fillup e-faktury

Krajowy System e-Faktur przewiduje opcje uwierzytelniania takie jak:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• podpis zaufany (Profil Zaufany),
• token (ciąg znaków alfanumerycznych) przypisanym do danej osoby,
• certyfikat KSeF.

Należy jednak pamiętać, że tokeny są rozwiązaniem przejściowym dostępnym tylko do końca 2026 r. Począwszy od 1 stycznia 2027 r. zastąpią je certyfikaty KSeF, o których nadanie występować można już od 1 listopada 2025 r. i z których korzystać będzie można już od 1 lutego 2026 r. Certyfikaty KSeF wydawane będą na okres do 2 lat.

Osoba fizyczna będąca użytkownikiem KSeF uwierzytelniania jest za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowano wcześniej tokenu albo certyfikatu.

Podmiot niebędący osobą fizyczną dokonuje autoryzacji w systemie przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Możliwe jest również złożenie w odpowiednim urzędzie zawiadomienia ZAW-FA, w którym zostanie wskazana określona osoba fizyczna. Dostępna będzie także metoda uwierzytelnienia poprzez certyfikat KSeF.

W projekcie ustawy Ministerstwo Finansów przewidziało sytuację w których podatnik nie może skorzystać z systemu KSeF. Należą do nich między innymi:

• niedostępność KSeF, np. z uwagi na przerwę związaną z obsługą systemu,
• awarii KSeF, np. pojawiły się problemy techniczne w działalności KSeF,
• u podatnika pojawiły się problemy, które uniemożliwiają działalność w KSeF, np. brak dostępu do Internetu.

Niedostępność co do zasady jest krótkotrwała, zaplanowana i zazwyczaj związana jest z wykonaniem prac serwisowych.

Minister Finansów będzie zamieszczał w BIP informację dotyczącą okresu trwania niedostępności KSeF, podczas której nie będzie możliwe wystawianie faktur w KSeF.

Gdy KSeF nie będzie dostępny, należy w trybie offline wystawić fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (tj. plik XML) i zaopatrzyć ją w dwa kody QR - OFFLINE i CERTYFIKAT. Przy czym konieczne jest przesłanie faktury do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia i nadanie jej odrębnego numeru KSeF.

Faktury, które z powyższych przyczyn zostały wystawione poza KSeF, udostępnia się nabywcy metodą ustaloną przez obie strony transakcji (tj. w formie PDF lub papierowo). Korekta takiej faktury możliwa jest dopiero po jej przesłaniu do KSeF.

Minister Finansów będzie informował poprzez stosowne komunikaty w BIP o awarii KSeF i okresie jej zakończenia.

Jeśli przez awarię nie jest możliwe wystawienie faktury przy użyciu KSeF, podatnik ma możliwość wystawienia jej poza KSeF. Korzysta wówczas z faktury elektronicznej, która odpowiada wzorowi e-faktury tj. w formacie XML. Następnie faktura wysyłana jest nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. w formie PDF lub papierowej). Jednak należy pamiętać, że powinna ona być oznaczona w określony sposób tj. dwoma kodami QR - OFFLINE i CERTYFIKAT.

Nie wolno również zapomnieć, że mamy 7 dni od dnia ustania awarii, aby przesłać taką fakturę do systemu KSeF. Tylko w przypadku awarii całkowitej w związku z sytuacjami nadzwyczajnymi (zagrożenie kraju lub jego infrastruktury) podatnik wystawia fakturę poza KSeF i również z pominięciem KSeF przekazuje ją nabywcy. Nie ma wówczas ani obowiązku przesłania faktury do KSeF po ustaniu awarii, ani zaopatrywania ją w kody QR.

Ewentualną korektę do tej faktury można wystawić dopiero po jej przesłaniu do KSeF, gdyż w okresie awarii i offline dopuszczone jest wystawianie faktur korygujących tylko do faktur z numerem KSeF.

Jeżeli podatnik w okresie niedostępności KSeF albo z przyczyn niedostępności KSeF po jego stronie, wystawi fakturę poza KSeF, a w międzyczasie pojawi się komunikat o awarii KSeF, to fakturę do KSeF przesyła w terminie 7 dni od dnia ustania awarii.

Ministerstwo Finansów przewidziało również sytuację w której podatnik nie ma dostępu do KSeF z przyczyn leżących po jego stronie. Na przykład nie ma dostępu do Internetu. Wówczas wystawić należy fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (tj. plik XML) w trybie offline24 zaopatrując ją w dwa kody QR - OFFLINE i CERTYFIKAT. Podatnik zobowiązany jest tak wystawioną fakturę przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym, po dniu jej wystawienia.

W sytuacji awarii, niedostępności czy problemów z KSeF leżących po stronie podatnika, jeżeli nabywca się na to zgodzi, to otrzyma e-fakturę w formie PDF lub papierowo. W takim przypadku za datę otrzymania faktury przyjmuje się chwilę, w której nabywca otrzymał te faktury.

Jest to istotne w kontekście ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u podatnika.

W przypadku jeśli nabywca nie zgodzi się na doręczenie faktury poza KSeF, za datę otrzymania faktury należy uznać datę nadania fakturze numeru KSeF, gdyż wówczas dojdzie do jej otrzymania przez nabywcę.

Jeśli wystawiona poza KSeF faktura zostanie wgrana do KSeF zanim doręczy ją w formie PDF lub papierowo do nabywcy, wówczas za datę otrzymania faktury przyjmujemy datę nadanie fakturze numeru KSeF.

Podczas korzystania z systemu KSeF mogą wystąpić typowe problemy. Oto najczęstsze z nich wraz z proponowanymi rozwiązaniami:

• Błąd uwierzytelnienia (np. kody 9101, 21115): Jeśli napotkasz problem z logowaniem, upewnij się, że Twój Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny jest aktywny i ważny. Sprawdź również, czy dane identyfikacyjne (NIP, PESEL) w systemie KSeF zgadzają się z tymi zawartymi w narzędziu uwierzytelniającym.
• Błąd wysyłki faktury (błędy walidacji, niezgodna struktura): Najczęstszą przyczyną odrzucenia faktury jest niezgodność jej pliku XML ze schemą logiczną (np. FA(2), FA(3)). Konieczna jest dokładna weryfikacja wszystkich danych w fakturze, zwłaszcza poprawności numerów NIP, adresów oraz formatu kwot.
• Brak dostępu do faktur: Jeśli po zalogowaniu nie widzisz oczekiwanych faktur, najprawdopodobniej jest to problem z uprawnieniami. Skontaktuj się z osobą w Twojej firmie, która zarządza uprawnieniami (posiadaczem uprawnień właścicielskich), aby zweryfikować, czy posiadasz odpowiedni dostęp.

W przypadku dalszych, nierozwiązanych problemów technicznych, warto skorzystać z oficjalnej infolinii KSeF.