Faktura gotówkowa – czym jest, jakie dane przy wystawianiu, limity, różnice i podobieństwa do paragonu

Faktura gotówkowa dokumentuje zakupy towarów bądź usług opłacone w formie pieniężnej, zatem bez użycia rachunku rozliczeniowego lub innej formy rozliczeń niepieniężnych (kompensaty, transferu z użyciem niegotówkowych form rozliczeń, barteru). Faktura gotówkowa funkcjonuje zarówno w obrocie między przedsiębiorcami, jak i w przypadku sprzedaży konsumenckiej. Przedsiębiorcy dokonujący płatności gotówką powinni pamiętać o obowiązku bezgotówkowego opłacania faktur, jeżeli ich wartość przekracza 15 tys. zł.

Faktura gotówkowa to dokument potwierdzający dla celów podatkowych dokonanie czynności opodatkowanej podatkiem VAT w sytuacji, gdy płatność została dokonana w momencie zawarcia transakcji lub później niemniej rozliczenie jej następuje poprzez przekazanie określonej sumy pieniężnej w gotówce. Fakturami gotówkowymi co do zasady dokumentowana jest sprzedaż na rzecz przedsiębiorców. Podstawowym potwierdzeniem dokonania transakcji, jakie otrzymuje osoba nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument), jest paragon z kasy fiskalnej lecz na jej żądanie wystawiona zostanie również faktura - potwierdzająca płatność gotówką lub w innej formie.

W ustawie o VAT nie pojawia się pojęcie faktury gotówkowej ani żadne szczególne regulacje dotyczące tego typu faktur. Wystawiając taki dokument, należy więc stosować się do ogólnych zasad dokumentowania transakcji fakturami. To zaś oznacza, że należy uwzględnić wszystkie obowiązkowe elementy, wskazane w art. 106e ust 1 ustawy. Zgodnie z jego treścią faktura, w tym faktura gotówkowa, musi zawierać między innymi:

• datę wystawienia i numer faktury, pozwalający ją jednoznacznie zidentyfikować,
• dane pozwalające zidentyfikować strony transakcji: imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy oraz numery, za pomocą których są zidentyfikowani na potrzeby podatku VAT,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
• dane opisujące przedmiot transakcji, takie jak nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), kwoty opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość sprzedaży netto (wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku), stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto w podziale na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwota należności ogółem,
• dopiski oraz dodatkowe informacje wymagane dla szczególnych rodzajów faktur, wskazane w art. 106e ust 1 pkt 16-25 ustawy.

Fakturę zwyczajowo uznaje się za gotówkową, jeżeli zawiera jednoznaczne określenie formy płatności jako "gotówka" lub równoważne.

W przypadku faktury, która została już opłacona możliwy jest dopisek “zapłacono gotówką” Sam zapis “gotówka” nie potwierdza dokonania zapłaty (zwolnienia ze zobowiązania), a jedynie formę, w jakiej płatność odbywa się lub ma się odbyć w przyszłości.

Ustawa o VAT nie nakłada na przedsiębiorców specjalnych obowiązków związanych z wystawianiem faktur gotówkowych. Zwyczajowo przyjmuje się, że jest to dokument wystawiany w momencie otrzymania zapłaty gotówką. Nie jest to jednak obowiązkowe. Sprzedaż i płatność są ze sobą powiązane i następują w tym samym czasie. Może jednak wystąpić sytuacja, w której po wpłacie pieniędzy sprzedawca wystawi dokument kasowy “KP”, który będzie wyłącznie potwierdzał obrót gotówkowy, a następnie po określonych czynnościach księgowych przekaże nabywcy fakturę.

Sytuacja ta jest standardową - faktura gotówkowa, tak samo jak faktura z płatnością dokonaną w innej formie - musi być wystawiona nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (termin podstawowy wystawiania faktur).

W przypadku, gdy dojdzie do płatności przed realizacją dostawy lub usługi, faktura gotówkowa może przybrać postać faktury zaliczkowej, potwierdzającej tę płatność. Sama zapłata może w takiej sytuacji być podstawą naliczenia podatku VAT (obowiązek podatkowy wynika wówczas z otrzymania całości lub części zapłaty).

Moment wystawienia faktury gotówkowej

Zgodnie z treścią art. 106i ustawy o VAT fakturę standardowo wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy, gdy płatności dokonano przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Wyjątki zmieniające ten termin przewidziano dla wskazanych w ustawie czynności. Równocześnie faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
• otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Wystawienie faktury gotówkowej niezwłocznie po otrzymaniu zapłaty za towar lub usługę jest więc zgodne z tymi regulacjami.

Praktyczne aspekty wystawiania faktury gotówkowej

Jeżeli faktura jest sporządzana w wersji papierowej, wystawia się ją w dwóch egzemplarzach. Jej oryginał jest przekazywany nabywcy, zaś kopia pozostaje u sprzedawcy. Można również zrezygnować z oznaczania egzemplarzy dokumentu jako oryginału i kopii.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Gdy płatność jest dokonywana przelewem lub kartą, to potwierdzeniem jej dokonania jest wyciąg bankowy. W przypadku płatności gotówką udokumentowanie jej dokonania może być bardziej kłopotliwe. Choć faktura gotówkowa jest zwyczajowo wydawana nabywcy po uiszczeniu płatności gotówką, to samo jej posiadanie nie jest wystarczającym dowodem dokonania płatności. Dla pełnego bezpieczeństwa warto zadbać o to, by na fakturze znalazła się adnotacja “zapłacono gotówką” wraz ze wskazaniem zapłaconej kwoty lub z dopiskiem “do zapłaty 0 zł” (albo równoważnym). Potwierdzeniem dokonania wpłaty może też być odrębny dokument KP (kasa przyjęła), który warto stosować zwłaszcza przy większych kwotach lub w firmach o rozbudowanej gospodarce kasowej.

Przedsiębiorcy decydujący się na rozliczanie transakcji pomiędzy sobą w formie gotówkowej muszą pamiętać o ograniczeniach, jakie na tego typu rozliczenia nałożył ustawodawca i o konsekwencjach naruszenia tych przepisów.

Limit dla transakcji między przedsiębiorcami (B2B)

Zgodnie z treścią art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie i przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą musi odbywać się za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeżeli stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty w walutach obcych.

Warunek dokonania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego jest spełniony wtedy, gdy pieniądze są przekazywane przelewem bankowym na rachunek przedsiębiorcy w banku lub w SKOK, gdy miejsce ma płatność kartą (fizyczna lub online), płatność BLIK czy płatność za pośrednictwem platform internetowych. Nie spełniają natomiast tego warunku:

• fizyczna płatność gotówką (banknotami i/lub monetami),
• wpłata gotówki (banknotów i/lub monet) na rachunek przedsiębiorcy,
• przekazanie zapłaty przekazem pocztowym.

Konsekwencje podatkowe przekroczenia limitu w B2B

Do bezgotówkowego rozliczania transakcji B2B, których wartość przekracza 15 tys. zł, zobowiązany jest i przedsiębiorca przyjmujący płatność, i dokonujący płatności, jednak konsekwencje niezastosowania się do tego przepisu spadają na nabywcę. Konsekwencją dokonania płatności powyżej 15 tys. złotych gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku płatniczego jest brak możliwości zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli wydatek spełnia ustawową definicję kosztu. To wyłączenie obejmuje całą kwotę zapłaconą gotówką, a nie tylko nadwyżkę ponad 15 tys. zł.

Brak ustawowego limitu dla transakcji z konsumentami (B2C)

Kwotowy limit płatności gotówkowych wskazany w ustawie Prawo przedsiębiorców dotyczy przedsiębiorców (np. osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność), wspólników spółek cywilnych czy spółek handlowych) i obowiązuje tylko w sytuacjach, gdy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca. Nie ma natomiast zastosowania, gdy nabywcą towarów bądź usług jest konsument. Tej grupie ustawodawca, przepisem art. 59ea ust 1 Ustawy o usługach płatniczych, zagwarantował prawo do dokonywania płatności gotówkowych. Wyjątki od tej zasady przewidziano tylko dla:

• działalności prowadzonej w sieci Internet,
• sprzedaży prowadzonej w punktach bez obecności personelu,
• sprzedaży w trakcie imprezy masowej, jeżeli informacja o braku możliwości płacenia gotówką została zamieszczona w regulaminie tej imprezy,
• jednorazowej transakcji (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności), której wartość jest równa lub wyższa od przeciętnego wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale roku poprzedniego (obecnie jest to 8266,30 zł).

Nie jest to jednak bezwzględny zakaz, ale brak gwarancji, co oznacza, że ograniczenie płatności gotówkowych może zostać wprowadzone decyzją samego przedsiębiorcy (akceptanta płatności).

Dodatkowo przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nakazują tzw. instytucjom obowiązanym powiadamianie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej między innymi o przyjętych wpłatach gotówkowych wyższych niż równowartość 15 000 euro. Do grona instytucji obowiązanych, na mocy art. 2 ust. 1 pkt 23 tej ustawy, zaliczeni zostali przedsiębiorcy - w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro.

Ustawa o VAT nie określa szczególnych zasad korygowania faktur gotówkowych. Należy więc stosować zasady obowiązujące dla wszystkich rodzajów faktur. Fakturę korygującą należy wystawić w okolicznościach wskazanych w art. 106j ustawy, a więc gdy:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W treści faktury korygującej muszą znaleźć się informacje wskazane w przepisie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Nabywca może natomiast również w przypadku tego rodzaju transakcji wystawić notę korygującą.

Do ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej (kasie fiskalnej) zobowiązani są - co do zasady - przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Wyjątki od tej zasady przewidziano dla:

• sprzedaży wybranych kategorii towarów lub usług,
• sytuacji, gdy roczny obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekracza 20 tys. zł,
• podatników rozpoczynających działalność, którzy przewidują, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitej sprzedaży przekroczy 80% w okresie pierwszych sześciu miesięcy działalności.

Te zwolnienia nie dotyczą jednak sprzedaży towarów ani usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania (np. sprzedaży wyrobów tytoniowych lub alkoholowych, świadczenia usług przewozu osób, usług fryzjerskich lub kosmetycznych, usług naprawy pojazdów silnikowych). Wystawienie na żądanie konsumenta faktury dokumentującej sprzedaż nie zwalnia z obowiązku zaewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej.

Obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej nie ma natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz przedsiębiorców. Tu podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest faktura.

W szczególnym przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, sprzedawca może wystawić przedsiębiorcy dokonującemu zakupu towarów lub usług tzw. fakturę uproszczoną. a więc dokument, o którym mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Uproszczenie polega na zmniejszeniu zakresu danych, jakie muszą znaleźć się w treści takiego dokumentu w porównaniu ze standardową fakturą. W praktyce funkcję faktury uproszczonej najczęściej pełni paragon z kasy fiskalnej z numerem NIP nabywcy. Faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zawiera pełne dane nabywcy - a więc może być podstawą do odliczenia podatku naliczonego i do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość wystawiania poza KSeF faktur uproszczonych w formie paragonu z NIP ma być utrzymana do końca 2026 r.

Jakie znaczenie ma faktura gotówkowa w ewidencji księgowej

W ewidencji księgowej faktura gotówkowa jest dokumentem potwierdzającym transakcję, która została opłacona gotówką. Dla sprzedawcy stanowi dowód uzyskania przychodu w PIT lub CIT, wpływa też na ewidencję VAT (rejestr sprzedaży, część ewidencyjną pliku JPK_V7). Z kolei dla nabywcy jest dowodem poniesienia kosztu w PIT lub CIT, wpływa na ewidencję VAT (rejestr zakupów), może też być podstawą do odliczenia podatku naliczonego.

Faktura gotówkowa a paragon fiskalny – czym się różnią?