Faktura końcowa – poradnik wystawiania

Faktura końcowa jest to dokument, który wystawia się na zakończenie umowy, zamówienia lub relacji handlowej. Uwzględnione są w niej wszystkie etapy sprzedaży, włączając w to wcześniej wystawione faktury zaliczkowe lub częściowe.

Faktura końcowa zawiera stałe elementy standardowej faktury VAT wskazane w ustawie. Dodatkowo powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy faktury te obejmują łącznie całość zapłaty, ostatnia z nich powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Jeśli faktura zaliczkowa wystawiona jest w KSeF to następne wystawione faktury powinny zawierać numer w KSeF wystawionej faktury zaliczkowej.

W przypadku gdy zaliczki obejmują całą należność za towar lub też usługę, po wykonaniu dostawy lub usługi nie jest konieczne wystawienie faktury końcowej. Jeśli jednak wystawimy fakturę końcową z należnością do zapłaty wynoszącą zero złotych nie jest to w praktyce traktowane jako błąd. Po otrzymaniu "zerowej" faktury końcowej można, na tej podstawie, zaksięgować w podatkowej księdze koszt z tytułu zakupionego towaru/usługi w wysokości wpłaconych zaliczek.

Jeśli faktury zaliczkowe nie uwzględniają całej zapłaty, wówczas na fakturze końcowej uwzględniamy już zapłacone zaliczki. Na końcowym dokumencie wskazujemy sumę wartości towarów lub usług pomniejszoną się o wartość otrzymanych części zapłaty, natomiast kwotę podatku VAT pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).

Podstawową różnicą między fakturą zaliczkową a fakturą końcową jest to, że tę pierwszą wystawia się, aby udokumentować otrzymanie całości bądź części zapłaty za towar lub usługę przed dostawą towaru lub realizacją usługi. Dopuszcza się też wystawienie więcej niż jednej takiej faktury, gdy sprzedawca otrzyma więcej zaliczek. Faktura końcowa służy natomiast ostatecznemu, finalnemu rozliczeniu transakcji.

Faktura końcowa jest to dokument, który wystawia się na zakończenie umowy, zamówienia lub transakcji. Zarówno faktury zaliczkowe, jak i faktura końcowa wykorzystywane są przy transakcjach, które są poprzedzone płatnościami i/lub też opłacane w trakcie realizacji transakcji. W fakturze końcowej uwzględnione są wszystkie etapy sprzedaży, włączając w to wcześniej wystawione faktury zaliczkowe (częściowe). Praktyka wystawiania faktur zaliczkowych i zwieńczającej transakcję faktury końcowej jest najczęściej stosowana np. przy realizacji długoterminowych zleceń, projektów, dostaw etapowych, po otrzymaniu jednej lub kilku zaliczek w trakcie ich realizacji.

Celem wystawienia faktury końcowej jest ostateczne podsumowanie wartości kontraktu/usługi i rozliczenie wszystkich dokonanych wpłat z tego tytułu.

Termin na wystawienie faktury końcowej jest zgodny ze standardowymi zapisami ustawy o VAT tj. powinna być ona wystawiona w nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towarów lub wykonana usługa z zastrzeżeniami wymienionymi w tejże ustawie. Faktura może też być wystawiona przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usług, ale nie wcześniej niż 30 dni przed finalizacją transakcji, której dokument dotyczy. Co do zasady data sprzedaży powinna znajdować się na fakturze, o ile jest inna od daty wystawienia faktury. Jest to jeden z elementów wskazanych w art. 106e ustawy o VAT. Za datę sprzedaży uznaje się datę dokonania dostawy towaru czy też wykonania usługi. Na fakturze końcowej jest to dzień finalizacji transakcji.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Faktura końcowa zawiera stałe elementy standardowej faktury VAT wskazane w ustawie. Poza nimi, powinna dodatkowo wskazywać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku gdy faktury te obejmują łącznie całość zapłaty, ostatnia z nich powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Jeśli faktura zaliczkowa wystawiona jest w KSeF to następne wystawione faktury powinny zawierać numer w KSeF wystawionej faktury zaliczkowej.

Konsekwencją wadliwego wystawienia faktury jest odpowiedzialność zarówno skarbowa, jak i karno-skarbowa. W zależności od wagi przewinienia, sprawca czynu zabronionego podlega karze za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe.

Standardowe informacje każdej faktury VAT

Faktura końcowa zawiera stałe elementy standardowej faktury VAT tj:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w sposób jednoznaczny ją identyfikujący,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer NIP podatnika,
• numer NIP nabywcy towarów lub usług,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, , gdy została dokonana przed sprzedażą, jeżeli została ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług objętych umową, zamówieniem lub transakcją,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych umową, zamówieniem lub transakcją,
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Informacje specyficzne dla faktury końcowej

Faktura końcowa powinna dodatkowo zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku gdy faktury te obejmują łącznie całość zapłaty, ostatnia z nich powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Jeśli faktura zaliczkowa wystawiona jest w KSeF to następne wystawione faktury powinny zawierać numer w KSeF wystawionej faktury zaliczkowej. Na fakturze końcowej powinniśmy wskazać wartości netto, kwotę podatku VAT i łączną kwotę brutto wynikające z każdej wymienionej faktury zaliczkowej. Faktura końcowa powinna uwzględniać również całkowitą wartość zamówienia/usługi netto, całkowitą kwotę podatku VAT oraz całkowitą kwotę brutto wynikającą z transakcji. Na finalnej fakturze wskazujemy również sumaryczną wartość wpłaconych dotychczas zaliczek (netto, podatek VAT, brutto), jak również kwotę pozostałą do zapłaty (lub informacja o nadpłacie/rozliczeniu "do zera").

Co jeśli faktura końcowa jest jednocześnie jedyną fakturą (brak zaliczek)?

• Wtedy jest to po prostu standardowa faktura VAT dokumentująca sprzedaż.

Faktura końcowa to ostateczna faktura uwzględniająca wszystkie wcześniejsze etapy sprzedaży lub wykonania usługi, w tym wszystkie wcześniej wystawione faktury częściowe lub zaliczkowe. Co do zasady, faktury zaliczkowe wystawiamy aby udokumentować otrzymanie przez podatnika VAT (sprzedawcy towarów lub usług) zapłaty przed dokonaniem określonych czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Faktura zaliczkowa może opiewać na całość lub część zapłaty.
Faktura końcowa zawiera pełną kwotę należności oraz informacje o już dokonanych płatnościach. Jeśli przy dokonaniu transakcji nie pobieramy wcześniejszych zaliczek, wówczas wystawiamy standardową fakturę dokumentującą sprzedaż.

Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

Ustawa o VAT nie definiuje zagadnienia faktury zaliczkowej, jednak wskazuje okoliczności które wymagają wystawienia takiego dokumentu. Podatnicy VAT są zobowiązani do udokumentowania otrzymania całości lub części zapłaty jeszcze przed dokonaniem określonych czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Zgodnie z ww. ustawą (art. 106b ust. 1), podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, jeżeli otrzymali część lub całość zapłaty od nabywcy, przed dokonaniem:

• sprzedaży
• dostawy towarów lub wykonania usługi,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, wyłączając sytuację, gdy podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.

Przy rozważaniach dotyczących konieczności wystawienia faktury zaliczkowej trzeba brać również pod uwagę zapisy, które wyłączają obowiązek wystawienia tejże faktury.
Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury (również faktury zaliczkowej) w przypadku sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1), zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT.

Ustawa o VAT wskazuje również, że faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek na poczet:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług),
• świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
• świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Schemat rozliczenia

Przygotowując fakturę końcową musimy przygotować więcej danych niż do wystawienia standardowej faktury VAT. Musimy uwzględnić na niej wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Na fakturze końcowej powinniśmy wskazać wartości netto, kwotę podatku VAT i łączną kwotę brutto wynikające z każdej wymienionej faktury zaliczkowej. Faktura końcowa powinna uwzględniać również całkowitą wartość zamówienia/usługi netto, całkowitą kwotę podatku VAT oraz całkowitą kwotę brutto wynikającą z transakcji. Na finalnej fakturze wskazujemy również sumaryczną wartość wpłaconych dotychczas zaliczek (netto, podatek VAT, brutto), jak również kwotę pozostałą do zapłaty (lub informacja o nadpłacie/rozliczeniu "do zera").

Przykład liczbowy

Firma ABCD otrzymała w marcu zamówienie na całkowitą wartość 10.000 zł netto, zamówienie podlega stawce 23% VAT. Na poczet zamówienia otrzymała również w marcu zaliczkę w wysokości 3.000 zł netto i 690 zł podatku VAT. Firma zrealizowała zamówienie w czerwcu i w tym samym miesiącu wystawiła fakturę końcową. Na fakturze końcowej wykazane do rozliczenia pozostałe 7000 zł netto.

Prawidłowo rozliczona faktura końcowa powinna zawierać następujące dane:

1. dotyczące całego zamówienia:
   
   • całkowitą wartość zamówienia/usługi netto - 10.000 zł,
   • całkowitą kwotę podatku VAT - 2300 zł
   • całkowitą kwotę brutto wynikającą z transakcji - 12.300 zł
2. dotyczące wpłaconej zaliczki:
   
   • wysokość wpłaconej zaliczki netto - 3.000 zł
   • podatek VAT wpłaconej zaliczki - 690 zł
   • kwota brutto wpłaconej zaliczki - 3.690 zł
3. kwota pozostała do zapłaty:
   
   • kwota do zapłaty netto - 7.000 zł
   • podatek VAT do zapłaty - 1.610 zł
   • kwota brutto pozostała do zapłaty - 8.610 zł

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika. Trzeba też pamiętać o tym, że obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje niezależnie od tego czy otrzymanie należności (części lub całości) będzie udokumentowane fakturą, czy też nie.

Faktura zaliczkowa, która dokumentuje otrzymaną płatność, powinna zawierać m.in.  kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

gdzie:

• KP – oznacza kwotę podatku,
• ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
• SP – oznacza stawkę podatku.

Podatek VAT, który jest pobierany wraz z otrzymywanymi zaliczkami, jest ujmowany w fakturze końcowej i odliczany od ogólnej kwoty VAT wynikającej z zamówienia proporcjonalnie do kwoty wpłaconej zaliczki do kwoty zamówienia ogółem.

Faktura "końcowa" wystawiona już po dokonaniu dostawy towarów czy wykonaniu usługi zawiera kwotę podatku pomniejszoną o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Obowiązek podatkowy w niezaliczkowanej części transakcji, wykazanej na fakturze końcowej, powstaje w dacie dokonania transakcji.

Wystawienie faktury końcowej jest istotne zarówno dla ewidencji księgowej prowadzonej po stronie dostawcy, jak i nabywcy towaru/usługi. Na podstawie otrzymanej faktury dokonuje się przeksięgowań mających na celu finalne rozliczenie transakcji.

Kwestia ujęcia otrzymanej zaliczki przez sprzedawcę została szczegółowo uregulowana przez ustawę o rachunkowości. Otrzymane lub należne środki z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Zatem zaliczka nie stanowi przychodu bilansowego dla sprzedawcy. Przychód z tytułu sprzedaży powstanie dopiero w dniu realizacji dostawy towarów lub wykonania usługi. Na gruncie podatku dochodowego, co do zasady, również otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Dokumentem dającym podstawy do ujęcia przychodu bilansowego i podatkowego jest więc faktura końcowa potwierdzająca realizację transakcji.

Natomiast w zakresie podatku od towarów i usług wpłata zaliczki lub zadatku będzie powodować jej obowiązek opodatkowania podatkiem VAT u sprzedawcy w miesiącu jej otrzymania.

Wpłacona zaliczka w ewidencji nabywcy nie podlega zaliczeniu do kosztów. Zatem, do momentu transakcji wydatek z tytułu zaliczki pozostaje na rozrachunkach z kontrahentem.

Nabywca nie ma też prawa do ujęcia tej wpłaty w kosztach uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym będzie dopiero wartość nabytego towaru lub nabytej usługi, czyli moment dokonania transakcji. Co do zasady, udokumentowaniem dokonania transakcji jest wystawienie faktury końcowej.

W przypadku ewidencji księgowej nabywcy, księgowaniu podlega wartość brutto faktury końcowej, która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki, jak również podlegający odliczeniu VAT naliczony pomniejszony o kwotę podatku ujętego na fakturach zaliczkowych oraz wartość netto faktury pomniejszona o wartości netto ujęte fakturami zaliczkowymi.

Na podstawie faktury końcowej w księgach rachunkowych rozlicza się otrzymaną dostawę towaru/wykonaną usługę poprzez przeksięgowanie kwot z konrozrachunkowych w ciężar odpowiednich kont zespołu 3, 4, 5 lub 7.

Jeżeli zaliczka obejmowała całą kwotę należności i w związku z tym nie wystawiono faktury końcowej z ewidencji w księgach rachunkowych będzie podlegać jedynie faktura zaliczkowa. A momentem właściwym do ww. przeksięgowania kwot będzie moment otrzymania dostawy lub wykonania usługi.

Kiedy i jak wystawić korektę do faktury końcowej (np. zmiana ceny ostatecznej, zwrot części towaru po wystawieniu faktury końcowej).

Jak korekta faktury końcowej wpływa na rozliczenia z faktur zaliczkowych (jeśli korekta dotyczy elementów już objętych zaliczkami).

Czy można skorygować fakturę końcową bez korygowania wcześniejszych faktur zaliczkowych (zależy od przyczyny korekty).

Jak stanowi art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Jeżeli zatem przy wystawieniu faktury końcowej błędnie wskazano którąś z pozycji, powinno się skorygować fakturę końcową i wskutek tej korekty skorygować zaistniały błąd.

Fakturę końcową korygujemy zgodnie z zasadami wystawiania faktury korygującej. Faktura korekta zawiera te same dane, co pierwotna faktura, jednak z uwzględnieniem informacji, jakie dane zostały zmienione, czyli co było na dokumencie przed korektą i po korekcie.

Faktura końcowa a faktura pro forma

Główne różnice między fakturą końcową a fakturą proforma funkcjonalności i faktu, że jedna ma wiążącą moc prawną a druga nie. Faktura proforma nie inicjuje procesu księgowego. Ma ona jedynie charakter informacyjny i przygotowawczy. Proforma nie posiada mocy prawnej do rozpoczęcia rozliczeń podatkowych ani księgowych, ani też nie zobowiązuje do zapłaty. Podstawowym celem przy wystawieniu faktury proforma jest przedstawienie warunków oferty/zamówienia.

Faktura końcowa ma moc prawną i potwierdzeniem zakończenia transakcji. Na jej podstawie dokonuje się rozliczeń podatkowych i księgowych. Faktura końcowa jest wymaganym prawnie dokumentem skutkującym zamknięciem procesu sprzedaży.

Faktura końcowa może wypełniać założenia faktury proforma. Jednak nie wskazuje się danych zawartych na fakturze proforma na fakturze końcowej, tak jak w przypadku faktur zaliczkowych.