Faktura korygująca – czym jest, obowiązki, terminy, zawartość, wystawianie w KSeF oraz skutki podatkowe

Faktura korygująca to dokument księgowy służący do wprowadzenia zmian w wystawionej wcześniej fakturze (fakturze pierwotnej). Ustawa o VAT nakłada na sprzedawcę obowiązek wystawienia takiego dokumentu w określonych okolicznościach, wskazuje, jakie elementy muszą się w nim obowiązkowo znaleźć, nie określa natomiast terminu, w jakim musi zostać wystawiony. Jeżeli z faktury korygującej wynika zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, w konsekwencji jej wystawienia korekty rozliczeń podatkowych musi dokonać zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Gdy natomiast faktura pierwotna zawiera mniej istotne błędy, fakturę korygującą może zastąpić nota korygująca wystawiona przez nabywcę.

Faktura korygująca to dokument księgowy sporządzany przez sprzedawcę towarów lub usług. Fakturę korygującą wystawia się, aby wprowadzić zmiany lub poprawić błędy w wystawionej wcześniej fakturze (pierwotnej) tak, by prawidłowo dokumentowała przebieg zdarzenia gospodarczego. Zasady rozliczania faktur korygujących przez sprzedawcę i nabywcę zależą od tego, czy korekta oznacza zwiększenie czy zmniejszenie podatku należnego oraz od tego, czy przyczyny jej wystawienia istniały już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (faktura korygująca naprawia popełniony w tym dokumencie błąd), czy zaistniały dopiero po jej wystawieniu (doszło do zmiany warunków transakcji).

Sytuacje, w których sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej, zostały wyszczególnione w przepisie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią tego przepisu taki obowiązek powstaje, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Przepisy nie określają wprost terminu, w jakim powinna zostać wystawiona faktura korygująca (jednak konsekwencje podatkowe mogą zależeć od momentu wystawienia bądź otrzymania takiego dokumentu). Co do zasady należy ją wystawić niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny dokonywania korekty lub po stwierdzeniu pomyłki w treści faktury pierwotnej. Fakturę korygującą można wystawić, dopóki zobowiązanie podatkowe wynikające z faktury pierwotnej nie uległo przedawnieniu. Zgodnie z treścią przepisu art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zdarzenia następujące po wystawieniu faktury pierwotnej

Przyczyny zobowiązujące podatnika do wystawienia faktury korygującej można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej zaliczają się zdarzenia następujące po wystawieniu faktury pierwotnej, które powodują zmianę warunków transakcji, takie jak:

• udzielenie rabatów, opustów i obniżek cen (po transakcji),
• zwrócenie podatnikowi towarów bądź opakowań,
• zwrócenie nabywcy całości lub części zapłaty (np. po uznaniu reklamacji lub po odstąpieniu od umowy).
• zmiana ceny wynikająca z renegocjacji po dostawie towaru bądż wykonaniu usługi.

Stwierdzenie pomyłki na fakturze pierwotnej

Inną przyczyną wystawienia faktury korygującej jest stwierdzenie pomyłki w treści faktury pierwotnej. Mogą to być:

• błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku VAT.
• błędy w ilości dostarczonego towaru lub zakresie wykonanej usługi
• błędy w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jeżeli w treści faktury stwierdzone zostały wyłącznie błędy formalne, nie wpływające na wysokość zobowiązania podatkowego, można je poprawić, wystawiając zamiast faktury korygującej notę korygującą. W tym trybie można poprawić elementy faktury określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT, a więc na przykład dane identyfikacyjne stron transakcji (literówki w nazwach, nazwiskach, adresach, numerach NIP), datę wystawienia faktury bądź termin płatności. Notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca towarów bądź usług i przekazuje ją sprzedawcy.

W treści faktury korygującej muszą obowiązkowo znaleźć się informacje wskazane w przepisie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT.:

1. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca tj.
   
   1. datę wystawienia;
   2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
   3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   4. numer NIP sprzedawcy;
   5. numer NIP nabywcy,
4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6. w przypadkach innych niż wskazane w punkcie powyżej - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może też zawierać:

• wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";
• przyczynę korekty.

W przypadku zbiorczych faktur korygujących gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Dane identyfikacyjne i formalne oraz dotyczące korygowanych kwot

Obowiązkowymi elementami faktury korygującej są:

• numer kolejny oraz data wystawienia,
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca (o ile taki numer został nadany),
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 (identyfikujące strony transakcji),
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
• w przypadkach innych niż dotyczące korekty podstawy opodatkowania lub korekty podatku należnego - prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Kluczowe informacje o korekcie

Obowiązek podawania w treści faktury korygującej informacji o przyczynie korekty został zniesiony. Zgodnie z art. 106j ust. 2a ustawy o VAT w aktualnym brzmieniu, taka informacja jest nieobowiązkowym elementem faktury korygującej i wyłącznie od wystawcy dokumentu zależy, czy umieści ją na fakturze. Fakultatywne jest też oznaczanie faktur korygujących wyrazami “korekta” bądź “faktura korygująca”.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Jeżeli korekta faktury oznacza zmniejszenie kwoty podatku naliczonego (a więc jest to korekta in minus) dla wystawcy dokumentu kluczowe staje się uzyskanie potwierdzenia jego odbioru przez nabywcę towarów bądź usług. Zasady uzyskiwania takiego potwierdzenia różnią się w zależności od tego, czy korekta faktury została wystawiona w KSeF, czy poza tym systemem.

Obieg tradycyjny (papierowy/e-mail poza KSeF)

Fakturę korygującą można doręczyć kontrahentowi w ten sam sposób, jak fakturę pierwotną - a więc w formie papierowej lub drogą elektroniczną, np. w załączniku do wiadomości e-mail. Gdy dokument jest sporządzany w wersji papierowej, jego oryginał jest przekazywany nabywcy, zaś kopia pozostaje u sprzedawcy. Można również zrezygnować z oznaczania egzemplarzy dokumentu jako oryginału i kopii.

Jeżeli konsekwencją wystawienia faktury korygującej jest pomniejszenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku VAT u sprzedawcy - wystawcy tej faktury (a więc jest to korekta in minus), wystawca , zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, musi obniżyć podstawę opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą - pod warunkiem, że posiada dokumentację, z której wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania, te warunki zostały spełnione, a faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Ustawa o VAT nie precyzuje, co może pełnić rolę takiej dokumentacji. Przyjmuje się, że mogą to być np. aneksy do umów, korespondencja między stronami transakcji czy dowody zapłaty. W niektórych sytuacjach za taką dokumentację może być uznane samo potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Żaden przepis nie narzuca formy takiego potwierdzenia - taką rolę może pełnić np. potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej, odesłanie podpisanej kopii faktury czy nawet automatycznie potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail z fakturą. W przypadku braku potwierdzenia odbioru podatnik może próbować wykazać, że dochował należytej staranności, aby faktura dotarła do kontrahenta.

Jak wystawić fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

Wejście w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie zmieni zasadniczo zakresu danych, jakie powinny znaleźć się na fakturze korygującej. Jedynym nowym elementem, zgodnie treścią z art. 106j ustawy o VAT, jest numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca (czyli numer KSeF faktury pierwotnej). Jeżeli faktura pierwotna była lub będzie wystawiona w KSeF, także fakturę korygującą obowiązkowo wystawia się w tym środowisku.

Wystawianie faktur w KSeF uwolni natomiast podatników od konieczności uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Faktura wystawiona w KSeF jest bowiem uznawana za doręczoną w dniu, kiedy system nada jej numer identyfikacyjny - niezależnie od tego, czy odbiorca faktycznie się z nią zapoznał tego dnia.

Co ważne, wraz z przeniesieniem fakturowania do KSeF zniknie możliwość prostowania jakichkolwiek błędów w fakturach w formie not księgowych. Nabywca, który zauważy w treści dokumentu jakąkolwiek istotną z jego punktu widzenia pomyłkę, będzie musiał wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.

Przeniesienie fakturowania do KSeF zmieni też sposób, w jaki korygowane będą błędy w numerze NIP nabywcy. W takiej sytuacji sprzedawca będzie zobowiązany do wystawienia dwóch dokumentów: faktury korygującej “do zera” z tym samym błędnym numerem nabywcy, jaki znalazł się na fakturze pierwotnej oraz faktury pierwotnej już w prawidłowym numerem NIP kontrahenta.

Faktura korygująca wywołuje skutki księgowe i u jej wystawcy, i u odbiorcy. Zasady księgowania takiego dokumentu zależą zarówno od przyczyny korekty (a więc czy warunki transakcji zmieniły się po wystawieniu faktury pierwotnej, czy w dokumencie został stwierdzony błąd), jak i od tego, czy korekta zwiększa czy zmniejsza podstawę opodatkowania.

Skutki podatkowe faktury korygującej dla sprzedawcy

Fakturę korygująca in minus podatnik (sprzedawca) uwzględnia w okresie rozliczeniowym, w którym ją wystawił. o ile posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i dokumentację potwierdzającą spełnienie tych uzgodnionych warunków. Jeżeli takiej dokumentacji nie posiada, obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym uzyska dokumenty wskazującą na spełnienie obu warunków (z kilkoma wyjątkami, np. dotyczącymi eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej wspólnotowej dostawy towarów, kiedy nie stosuje się warunku posiadania takiej dokumentacji). Z kolei fakturę korygującą in plus jej wystawca uwzględnia w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna powodująca zwiększenie podstawy opodatkowania. Jeśli te przyczyny powstały już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. błędnie podano na niej cenę lub obliczono wartość podatku), korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres, w którym została rozliczona faktura pierwotna. Natomiast gdy korekta jest spowodowana przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży i niemożliwymi do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej (na przykład gdy nabywca dokona zwrotu części towaru), rozlicza się ją na bieżąco.

Skutki podatkowe faktury korygującej dla nabywcy

Nieco inne zasady obowiązują w przypadku faktur dokumentujących zakup. Korektę in minus (zmniejszającą podatek naliczony) uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. Gdy natomiast zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym zostały uzgodnione, nabywca dokonuje korekty w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.

Z kolei korektę in plus (zwiększającą podatek naliczony) rozlicza się tak, jak standardową fakturę VAT, a więc w okresie otrzymania faktury korygującej lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.

Przepisy nie ograniczają w żaden sposób liczby faktur korygujących, jakie można wystawić do jednej faktury pierwotnej. Należy to robić, aż do osiągnięcia skutku, jakim jest udokumentowanie przez fakturę prawdziwego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Ta zasada dotyczy zarówno faktur wystawianych poza KSeF, jak i w tym systemie.

Błędy związane z wystawieniem faktury korygującej mogą dotyczyć na przykład:

• samej treści tej faktury (brak odniesienia do numeru i daty faktury pierwotnej, błędy w obliczeniach kwot korygowanych),
• niewłaściwego rozliczenia podatkowe korekty (zły okres, brak potwierdzenia) lub braku takiej korekty po stronie nabywcy,
• zastosowania noty korygującej (wystawianej przez nabywcę) w sytuacji, gdy jedynym dopuszczalnym dokumentem jest faktura korygująca (wystawiana przez sprzedawcę).

Faktura korygująca a nota korygująca - kluczowe różnice

Zmian w treści faktury pierwotnej można dokonać, wystawiając fakturę korygującą bądź notę korygującą. Najważniejsze różnice między tymi rodzajami dokumentów zostały zebrane w tabeli.