Faktura korygująca – czym jest, obowiązki, terminy, zawartość, wystawianie w KSeF oraz skutki podatkowe

Faktura korygująca to dokument księgowy, który służy do wprowadzenia zmian w wystawionej wcześniej fakturze pierwotnej.

Sprzedawca ma obowiązek wystawienia takiego dokumentu w określonych okolicznościach, wskazanych w ustawie o VAT. Przepisy precyzują jego obowiązkowe elementy, ale nie narzucają terminu wystawienia. Zarówno sprzedawca, jak i nabywca muszą dokonać korekty rozliczeń podatkowych, jeśli faktura korygująca zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku. Notę korygującą, wystawioną przez nabywcę można zastosować do poprawy mniej istotnych błędów, takich jak literówki w nazwie czy błąd w adresie.

Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej w 4 głównych sytuacjach określonych w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązek ten powstaje po wystawieniu faktury pierwotnej w przypadkach poniżej:

1. zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku,
2. dokonania zwrotu towarów i opakowań podatnikowi,
3. dokonania zwrotu całości lub części zapłaty nabywcy (np. po uznaniu reklamacji),
4. stwierdzenia pomyłki w dowolnej pozycji faktury.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT przygotowaną na nadchodzący KSeF. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_VAT i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K. Przestań szukać - jesteśmy już gotowi na KSeF!
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT

Przepisy nie określają konkretnego terminu na wystawienie faktury korygującej, jednak należy ją wystawić niezwłocznie po wykryciu błędu lub zaistnieniu przyczyny korekty. Fakturę korygującą można wystawić, dopóki zobowiązanie podatkowe wynikające z faktury pierwotnej nie uległo przedawnieniu. Zgodnie z treścią przepisu art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Konsekwencje podatkowe mogą zależeć od momentu wystawienia bądź otrzymania takiego dokumentu.

Przyczyny wystawienia faktury korygującej dzielą się na 2 grupy: zdarzenia następujące po transakcji oraz błędy na fakturze pierwotnej.

Do pierwszej grupy zaliczają się sytuacje, które zmieniają warunki transakcji już po jej udokumentowaniu. Do drugiej grupy zaliczają się sytuacje, które powodują pomyłki w treści faktury pierwotnej.

1. Zdarzenia następujące po wystawieniu faktury pierwotnej
   
   • Są to nowe okoliczności, które wpływają na ostateczne warunki umowy, takie jak:
     
     • udzielenie rabatów, opustów i obniżek cen po transakcji,
     • zwrócenie podatnikowi towarów lub opakowań,
     • zwrócenie nabywcy całości lub części zapłaty (np. po uznaniu reklamacji),
     • zmiana ceny wynikająca z renegocjacji po dostawie towaru.
2. Stwierdzenie pomyłki na fakturze pierwotnej
   
   • błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku VAT.
   • błędy w ilości dostarczonego towaru lub zakresie wykonanej usługi
   • błędy w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jeżeli w treści faktury stwierdzone zostały wyłącznie błędy formalne, nie wpływające na wysokość zobowiązania podatkowego, można je poprawić, wystawiając notę korygującą zamiast faktury korygującej. W tym trybie można poprawić elementy faktury określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT, a więc na przykład dane identyfikacyjne stron transakcji (literówki w nazwach, nazwiskach, adresach, numerach NIP), datę wystawienia faktury bądź termin płatności. Notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca towarów bądź usług i przekazuje ją sprzedawcy.

Faktura korygująca musi zawierać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować korygowaną transakcję oraz precyzyjnie wskazać zakres zmian. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, obowiązkowe elementy to:

1. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie
3. został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca tj.
   
   • datę wystawienia;
   • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
   • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   • numer NIP sprzedawcy;
   • numer NIP nabywcy.
5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
6. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
7. w przypadkach innych niż wskazane w punkcie powyżej - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jakie elementy na fakturze korygującej są nieobowiązkowe?

Faktura korygująca może również zawierać dodatkowe, nieobowiązkowe elementy, takie jak:

• dopisek, wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";
• Informacje o przyczynie korekty. Zgodnie z art. 106j ust. 2a ustawy o VAT w aktualnym brzmieniu, taka informacja jest nieobowiązkowym elementem faktury korygującej i wyłącznie od wystawcy dokumentu zależy, czy umieści ją na fakturze.

W przypadku zbiorczych faktur korygujących gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Sposób obiegu i doręczenia faktury korygującej zależy od tego, czy jest ona wystawiana w tradycyjnej formie, czy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Kluczowe jest skuteczne dostarczenie dokumentu do nabywcy, zwłaszcza przy korektach zmniejszających kwotę podatku (korekta in minus). W takim przypadku, dla wystawcy faktury kluczowe staje się uzyskanie potwierdzenia odbioru dokumentu przez nabywcę towarów lub usług.

Faktura korygująca w obiegu tradycyjnym (papierowy/e-mail poza KSeF)

Fakturę korygującą można doręczyć kontrahentowi w formie papierowej lub drogą elektroniczną, np. w załączniku do wiadomości e-mail - a więc w ten sam sposób, jak fakturę pierwotną . Gdy dokument jest sporządzany w wersji papierowej, jego oryginał jest przekazywany nabywcy, zaś kopia pozostaje u sprzedawcy. Można również zrezygnować z oznaczania egzemplarzy dokumentu jako oryginału i kopii.

Jeżeli konsekwencją wystawienia faktury korygującej jest pomniejszenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku VAT u sprzedawcy (wystawcy faktury), to pod warunkiem, że sprzedawca posiada dokumentację, z której wynika:

1. że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
2. że warunki te zostały spełnione,
3. a faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją,

sprzedawca musi obniżyć podstawę opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą, na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Ustawa o VAT nie precyzuje, co może pełnić rolę dokumentacji. Przyjmuje się, że mogą to być m.in.:

• aneksy do umów,
• korespondencja między stronami transakcji,
• dowody zapłaty.

W niektórych sytuacjach za dokumentację może być uznane samo potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Żaden przepis nie narzuca formy takiego potwierdzenia. Może to być np.:

• potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej,
• odesłanie podpisanej kopii faktury,
• automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail z fakturą.

W przypadku braku potwierdzenia odbioru, podatnik może próbować wykazać, że dochował należytej staranności, aby faktura dotarła do kontrahenta.

Jak wystawić fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?

Fakturę korygującą w KSeF wystawia się w systemie, podając dodatkowo numer KSeF faktury pierwotnej. Proces ten wprowadza trzy kluczowe zmiany w obiegu dokumentów:

• Likwidacja not korygujących – wszystkie błędy, nawet formalne, będą wymagały wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę. Jeśli nabywca zauważy błąd, będzie musiał poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.
• Automatyczne doręczenie – data nadania numeru w KSeF jest oficjalną datą doręczenia dokumentu, co zwalnia sprzedawcę z obowiązku uzyskania potwierdzenia odbioru od nabywcy.
• Nowy proces korekty NIP nabywcy – sprzedawca będzie musiał wystawić fakturę korygującą "do zera" na błędny NIP, a następnie nową, prawidłową fakturę pierwotną na właściwy NIP.

Dodatkowo, wejście w życie obowiązkowego fakturowania w KSeF nie zmienia znacząco zakresu danych na fakturze korygującej. Jedyne, co się zmienia, to konieczność umieszczenia na niej numeru KSeF faktury pierwotnej. Ponadto, jeśli faktura pierwotna była lub będzie wystawiona w KSeF, korektę również należy wystawić w tym systemie.

Faktura korygująca in minus jest rozliczana przez podatnika (sprzedawcę) w okresie wystawienia faktury korygującej, o ile sprzedawca posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. Jeżeli takiej dokumentacji nie posiada, obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym uzyska dokumenty wskazującą na spełnienie obu warunków (z kilkoma wyjątkami, np. dotyczącymi eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej wspólnotowej dostawy towarów, kiedy nie stosuje się warunku posiadania takiej dokumentacji).

Z kolei fakturę korygującą in plus jej wystawca uwzględnia w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna powodująca zwiększenie podstawy opodatkowania. Jeśli te przyczyny powstały już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. błędnie podano na niej cenę lub obliczono wartość podatku), korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres, w którym została rozliczona faktura pierwotna. Natomiast gdy korekta jest spowodowana przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży i niemożliwymi do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej (na przykład gdy nabywca dokona zwrotu części towaru), rozlicza się ją na bieżąco.

W przypadku faktur dokumentujących zakup, korektę „in minus” ujmuje się w rozliczeniu za ten okres, w którym uzgodniono z dostawcą towarów lub usług warunki obniżenia podstawy opodatkowania – pod warunkiem, że zostały one spełnione przed zakończeniem tego okresu rozliczeniowego. Jeśli natomiast warunki zostały spełnione dopiero po jego upływie, nabywca dokonuje korekty w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie je spełnił.

Z kolei korektę „in plus” (zwiększającą podatek naliczony) rozlicza się tak jak zwykłą fakturę VAT - czyli w okresie otrzymania faktury korygującej lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

Najczęstsze błędy dotyczą treści samego dokumentu, jego rozliczenia podatkowego lub niewłaściwego użycia noty korygującej zamiast faktury. Do trzech głównych pomyłek należą:

1. Błędy w treści faktury – na przykład brak odniesienia do numeru faktury pierwotnej lub błędy w obliczeniach korygowanych kwot.
2. Niewłaściwe rozliczenie podatkowe – na przykład ujęcie korekty w złym okresie rozliczeniowym lub brak wymaganej dokumentacji.
3. Zastosowanie noty korygującej – użycie noty przez nabywcę do poprawy błędów, które zgodnie z ustawą wymagają wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę (np. błędy w cenie lub stawce VAT).

Przepisy nie ograniczają w żaden sposób liczby faktur korygujących, jakie można wystawić do jednej faktury pierwotnej. Należy to robić, aż do osiągnięcia skutku, jakim jest udokumentowanie przez fakturę prawdziwego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Ta zasada dotyczy zarówno faktur wystawianych poza KSeF, jak i w tym systemie.

Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?

Najważniejsza różnica polega na tym, kto wystawia dokument i jaki zakres błędów można nim poprawić.

Fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca, natomiast notę korygującą – w określonych sytuacjach – nabywca faktury zawierającej błąd.

Różnice między fakturą korygującą a notą przedstawia poniższa tabela.