Faktura kosztowa

Chociaż przepisy prawa nie zawierają definicji faktury kosztowej, to mimo to w obiegu funkcjonuje takie pojęcie. Faktura kosztowa to najogólniej ujmując dokument związany z określonymi wydatkami w przedsiębiorstwie. To, jakiego rodzaju konsekwencje spowoduje jego otrzymanie lub jakie elementy znaleźć się muszą w jego treści decydować będzie o realnych obciążeniach podatkowo - ubezpieczeniowych przedsiębiorstwa.

Określeniem faktura kosztowa zwyczajowo określa się formalny dokument księgowy, który potwierdza dokonanie przez przedsiębiorcę zakupu towarów lub usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, generujący określone obciążenie finansowe i powodujący przepływy pieniężne z majątku nabywcy (otrzymującego fakturę kosztową) na rzecz sprzedawcy (wystawcy takiej faktury).

Faktury kosztowej nie należy jednoznacznie utożsamiać z dowodem poniesienia wydatku, który może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Dokument ten jest wystawiany przez sprzedawcę (dostawcę) towaru lub usługi, a otrzymywany przez nabywcę (przedsiębiorcę), który wykorzystuje zakupione dobra lub usługi w celach firmowych. O koszcie podatkowym można bowiem mówić dopiero jeśli:

• dokument (faktura kosztowa) wystawiony jest prawidłowo i formalnie spełnia wszystkie warunki,
• poniesiony został przez podatnika - przedsiębiorcę,
• ustalone jest, że wydatek może zostać zakwalifikowany jako poniesiony w celu zachowania, zabezpieczenia lub uzyskania przychodu,
• nie został on wskazany jako koszt, który ze względu na ustawowe warunki (np. art. 23 ustawy o podatku dochodowym) nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Spełnienie tych warunków powoduje, że faktura potwierdzająca poniesienie wydatku może być w pełni nazywana fakturą kosztową.

Podstawowym celem faktury kosztowej jest udokumentowanie transakcji w sposób umożliwiający jej prawidłowe ujęcie w ewidencjach księgowych oraz podatkowych firmy. Na jej podstawie przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym oraz, w przypadku bycia czynnym podatnikiem VAT, odliczyć podatek naliczony.

Faktura kosztowa spełnia kilka kluczowych funkcji w działalności gospodarczej, jeśli chodzi o księgowe konsekwencje prowadzonych czynności. Na przedsiębiorcy ciąży bowiem obowiązek udokumentowania kosztu - brak formalnego dokumentu potwierdzającego wydatek może być podstawą nieuznawania go na płaszczyźnie rozliczeń podatkowych i niekwalifikujący się do obniżenia podstawy opodatkowania (dochodu).

Faktura kosztowa to zatem przede wszystkim, podstawowy dowód księgowy dokumentujący poniesione wydatki, które są bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów przez firmę. Umożliwia rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Po drugie, dla czynnych podatników VAT, faktura kosztowa jest niezbędna do realizacji prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego przy zakupie towarów i usług. Odliczenie to pomniejsza kwotę podatku VAT należnego, który firma musi odprowadzić do urzędu skarbowego.

Po trzecie, zaewidencjonowane na podstawie faktur koszty pomniejszają przychody firmy, co prowadzi do ustalenia niższego dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT lub CIT). W efekcie, prawidłowe dokumentowanie kosztów pozwala na optymalizację obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Aby faktura kosztowa mogła stanowić podstawę do zapisów w ewidencjach księgowych i odliczeń podatkowych, musi zawierać określone przepisami prawa elementy. W zależności od rodzaju faktury elementy te należy podzielić na takie, które powinna zawierać każda faktura kosztowa oraz takie, które dotyczą specyficznych transakcji.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, do elementów obligatoryjnych na fakturze należą:

• data wystawienia faktury,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (NIP nabywcy),
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi netto (bez kwoty podatku),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, netto (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem (brutto).

Braki formalne w tych elementach mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT lub uznania wydatku za koszt podatkowy.

Elementami dodatkowo istotnymi na fakturach są w przypadku szeregu transakcji szczególnych:

• dopiski, które obligatoryjnie muszą się na niej znajdować w związku ze specyfiką transakcji: “metoda kasowa - opis rodzaju transakcji (towary używane, dzieła sztuki,
• przedmioty kolekcjonerskie,
• opis transakcji prowadzonej jako metoda kasowa (gdzie obowiązek podatkowy w podatku VAT występuje zawsze w momencie uregulowania zapłaty)
• dopisek “samofakturowanie”
• dopisek “odwrotne obciażenie”
• dopisek “mechanizm podzielonej płatności",
• dopisek “transakcja trójstronna”
• dane dostarczanego nowego środka transportu,
• “numer NIP z oznaczeniem “ex”.

Należy zwrócić uwagę, że metoda kasowa obejmuje osobno rozliczenia w podatku PIT oraz VAT. Dopisek na fakturze “metoda kasowa” dotyczy rozliczeń VAT, możliwe jest zatem stosowanie rozliczeń kasowych faktury w podatku dochodowym również w sytuacji, w której dopisek ten nie występuje.

Faktura kosztowa może dokumentować szeroki zakres wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę, pod warunkiem, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Wydatki te można podzielić na dwie główne kategorie.

Wydatki związane z bieżącą działalnością operacyjną

Są to najczęściej występujące koszty, niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy. Fakturami kosztowymi dokumentuje się między innymi: zakup materiałów biurowych, surowców do produkcji, towarów handlowych (jeśli są kosztem w momencie zakupu),opłaty za usługi obce, takie jak usługi księgowe, prawne, marketingowe, telekomunikacyjne, informatyczne,koszty mediów (energia elektryczna, woda, gaz, ogrzewanie),czynsz za najem powierzchni biurowej, magazynowej lub produkcyjnej,opłaty leasingowe za samochody czy sprzęt,koszty paliwa do pojazdów firmowych,wydatki na podróże służbowe (np. bilety, noclegi – dokumentowane fakturami).

Powyższe grupy zakupów należy podzielić dodatkowo na dwie kategorie:

• związane bezpośrednio z działalnością operacyjną,
• związane pośrednio z działalnością operacyjną.

W zależności od powyższej kategorii możliwe są dwa rodzaje kwalifikacji kosztów. W przypadku stosowania metody kasowej ujęcia kosztów księgowane są one w dacie poniesienia wydatku za który przyjmuje się datę wystawienia dokumentu księgowego (faktury kosztowej).

W przypadku reguły memoriałowej, koszty bezpośrednio związane z przychodami (np. zakup towarów) księgowane są w dacie uzyskania przychodu, który wynika z tak poniesionego kosztu. Faktury kosztowe są zatem łączone z przychodowymi. W przypadku kosztów pośrednio związanych z przychodami, należy je zaksięgować w dacie ich poniesienia, jednak jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Wydatki o charakterze inwestycyjnym

Faktury kosztowe dokumentują również zakupy składników majątku trwałego firmy, które nie są przeznaczone do bezpośredniej odsprzedaży, lecz do długoterminowego użytkowania w działalności. Mogą to być na przykład:zakup maszyn i urządzeń produkcyjnych,nabycie sprzętu komputerowego i oprogramowania,zakup środków transportu,inwestycje w nieruchomości firmowe.W przypadku środków trwałych, wydatek udokumentowany fakturą kosztową jest zazwyczaj rozliczany w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne, a nie jednorazowo w momencie zakupu (z wyjątkiem niskocennych składników majątku).

W takim przypadku faktura kosztowa stanowi wyłącznie podstawę do przygotowania dowodów wewnętrznych na podstawie tabeli amortyzacyjnej, w której widnieją wyszczególnione raty amortyzacyjne (odpisy amortyzacyjne) w ujęciu miesięcznym.

Istotnym jest natomiast, że niezakończona inwestycja nie podlega ujęciu w kosztach - gdyż nie stanowi ona jeszcze sama środka trwałego. W efekcie faktury kosztowe dotyczące takiej inwestycji nie mogą być każdorazowe rozliczone w kosztach, lecz musza być gromadzone i na ich podstawie ustala się łączną wartość początkową takiego środka trwałego. W takim przypadku mówić można o wytworzeniu środka trwałego i dopiero gdy jest on kompletny i zdatny do użycia podsumowuje się wartość poniesionych wydatków i na tej podstawie ustala jego wartość i wartość odpisów amortyzacyjnych.

Natomiast koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji.
Odpowiednio koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:

1. w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo
2. jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo
3. poprzez odpisy amortyzacyjne.

Proces rozpoczyna się od otrzymania faktury od dostawcy towaru lub usługi. Może ona zostać dostarczona w formie papierowej lub elektronicznej (e-faktura). Po otrzymaniu dokumentu, przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna w firmie (np. dział księgowości) ma obowiązek dokonać jego weryfikacji formalnej i merytorycznej. Począwszy od 2026 r. należy liczyć się z koniecznością pobierania faktur z KSeF, będą one zatem udostępniane podatnikowi i pobierane z system do obiegu faktur Ministerstwa Finansów.

Weryfikacja formalna polega na sprawdzeniu, czy faktura zawiera wszystkie obowiązkowe elementy wymienione przepisami prawa (patrz sekcja o elementach faktury) oraz czy dane nabywcy (firmy) są poprawne. W przypadku faktur w KSeF należy się liczyć z tym, że faktura wystawiona z nieprawidłowymi danymi może nie zostać przekazana do systemu nabywcy. Konieczne będzie jej ponowne wystawienie, a nie korygowanie jak to miało miejsce do tej pory).

Weryfikacja merytoryczna to potwierdzenie, czy faktura odzwierciedla rzeczywistą transakcję – czy towary zostały dostarczone lub usługi wykonane zgodnie z zamówieniem, czy ilości i ceny są zgodne z ustaleniami. Poprawnie zweryfikowana faktura może zostać przekazana do zaksięgowania.

Osobno od księgowanie jej w dacie wystawienia (kasowo) lub w dacie uzyskiwania przychodu z powiązanego z taką fakturą (memoriałowo), podatnik ma obowiązek zadbać o weryfikację zapłaty za taką fakturę. W tym przypadku po 90 dniach od daty płatności oznaczonej na fakturze może być ona wyksięgowana z kosztów oraz konieczna staje się korekta odliczonego podatku VAT.

Po pozytywnej weryfikacji, faktura kosztowa podlega procesowi księgowania, który różni się w zależności od formy prowadzonej księgowości (KPiR, księgi rachunkowe) oraz statusu VAT przedsiębiorcy. Kluczowe etapy obejmują ujęcie w ewidencji VAT oraz zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Ujęcie w ewidencji VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i otrzymał fakturę z naliczonym podatkiem VAT, dokument ten może zostać ujęty w ewidencji zakupów VAT (rejestrze zakupów VAT, części ewidencyjnej pliku JPK_V7). Zapis ten jest podstawą do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturze. Ujęcia w ewidencji dokonuje się zazwyczaj w okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), w którym powstało prawo do odliczenia, czyli co do zasady w okresie otrzymania faktury lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu

Niezależnie od kwestii VAT, wartość netto wydatku (lub wartość brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT lub gdy VAT nie podlega odliczeniu) jest ujmowana jako koszt uzyskania przychodu. W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), koszt wpisywany jest w odpowiedniej kolumnie księgi. W przypadku pełnych ksiąg rachunkowych, wydatek jest księgowany na odpowiednich kontach kosztowych. Moment ujęcia kosztu zależy od metody rozliczania kosztów przyjętej przez firmę (kasowa lub memoriałowa) oraz rodzaju kosztu (bezpośredni lub pośredni).

Możliwe są dwa rodzaje kwalifikacji kosztów co do okresu rozliczeniowego w KPiR. W przypadku stosowania metody kasowej ujęcia kosztów księgowane są one w dacie poniesienia wydatku za który przyjmuje się datę wystawienia dokumentu księgowego (faktury kosztowej).

W przypadku reguły memoriałowej, koszty bezpośrednio związane z przychodami (np. zakup towarów) księgowane są w dacie uzyskania przychodu, który wynika z tak poniesionego kosztu. Faktury kosztowe są zatem łączone z przychodowymi. W przypadku kosztów pośrednio związanych z przychodami, należy je zaksięgować w dacie ich poniesienia, jednak jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Metodę kasową lub memoriałową stosować należy w sposób ciągły co najmniej cały rok podatkowy. Nie trzeba natomiast zgłaszać do organu podatkowego metody ujęcia kosztów - jest to zabieg wewnętrzny księgowości.

Prawidłowo udokumentowane i zaksięgowane faktury kosztowe mają bezpośredni wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy, zarówno w zakresie podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Redukcja podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym

Każda faktura dokumentująca wydatek, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, obniża podstawę opodatkowania przedsiębiorstwa. Dochód jest różnicą między przychodami a kosztami ich uzyskania. Im wyższe koszty (udokumentowane m.in. fakturami kosztowymi), tym niższy dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT lub CIT). W rezultacie, przedsiębiorca płaci niższy podatek dochodowy.

Faktury kosztowe wpływają również u podatników stosujących zasady ogólne (skalę podatkową) oraz podatek liniowy - na wysokość składek na ubezpieczenie zdrowotne. Ich wymiar będzie odpowiednio niższy przy wysokich kosztach podatkowych (niskim dochodzie).

Możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego

Dla czynnych podatników VAT, faktura kosztowa z wykazaną kwotą podatku VAT jest podstawą do odliczenia tego podatku (VAT naliczonego) od podatku VAT należnego, wynikającego ze sprzedaży firmy. Prawo do odliczenia przysługuje pod warunkiem, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Odliczenie VAT naliczonego bezpośrednio zmniejsza kwotę podatku do zapłaty do urzędu skarbowego lub może prowadzić do powstania nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, która podlega zwrotowi lub przeniesieniu na kolejny okres.