Faktura RR – charakterystyka i zastosowanie

Faktura RR, czyli właściwie “Faktura VAT RR”, bo tak brzmi jej obowiązkowe oznaczenie, stanowi specyficzny rodzaj dokumentu księgowego o charakterze dowodowym, potwierdzający dokonanie określonej operacji gospodarczej. W odróżnieniu od standardowej faktury VAT, faktura RR jest wystawiana przez nabywcę produktów lub usług rolnych, a nie przez ich sprzedawcę. Jej celem jest udokumentowanie transakcji zakupu produktów rolnych lub usług rolniczych od podmiotu określanego jako rolnik ryczałtowy, który korzysta ze zwolnienia od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Głównym celem wystawienia faktury RR jest umożliwienie nabywcy, będącemu czynnym podatnikiem VAT, zwiększenia kwoty podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku, który jest wypłacany rolnikowi ryczałtowemu. Mechanizm ten stanowi swoistą rekompensatę dla rolnika za brak możliwości odliczenia podatku naliczonego z tytułu własnych zakupów towarów lub usług wykorzystywanych w związku z prowadzoną działalnością rolniczą, takich jak maszyny rolnicze czy nawozy.

Faktura VAT RR jest przykładem odstępstwa od ogólnej zasady, że to sprzedawca wystawia fakturę. Ta "odwrotna" procedura jest kluczowym elementem specjalnego systemu opodatkowania rolników ryczałtowych. Jej istota polega na pogodzeniu dwóch pozornie sprzecznych celów: uproszczenia rozliczeń dla małych rolników poprzez zwolnienie ich z VAT oraz zapewnienia neutralności VAT dla przedsiębiorstw, które nabywają od nich produkty. Rolnik, będąc zwolnionym z VAT, nie może odliczać podatku naliczonego od swoich kosztów. Bez mechanizmu zryczałtowanego zwrotu ten ukryty VAT zwiększałby jego koszty, co mogłoby zmusić go do wejścia w bardziej złożony system VAT. Z kolei dla nabywcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, zakup od podmiotu zwolnionego z VAT oznaczałby brak możliwości odliczenia podatku naliczonego, co zakłócałoby łańcuch odliczeń VAT i naruszałoby zasadę neutralności podatkowej. Poprzez wystawienie faktury VAT RR i wypłacenie zryczałtowanego zwrotu, nabywca efektywnie "tworzy" dla siebie podatek naliczony, który może następnie odliczyć, zapewniając tym samym neutralność VAT dla swoich dalszych opodatkowanych dostaw. W rezultacie unikalna konstrukcja faktury VAT RR jest celowym rozwiązaniem legislacyjnym, które zapobiega przenoszeniu ekonomicznego ciężaru VAT na rolnika lub przerywaniu łańcucha VAT dla nabywcy.

W procesie wystawiania i obiegu faktury RR biorą udział dwie strony o ściśle określonym statusie prawnym i podatkowym. Zrozumienie ról tych podmiotów jest kluczowe dla prawidłowego zastosowania przepisów. Dostawcą (sprzedawcą) jest w tej relacji korzystający ze zwolnienia z VAT rolnik ryczałtowy, który dokonuje dostaw produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczy usługi rolnicze. Z kolei nabywcą (kupującym) musi być przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, który kupuje produkty rolne lub usługi rolnicze od rolnika ryczałtowego na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności.

Rola nabywcy jako wystawcy dokumentu

Cechą wyróżniającą fakturę RR jest fakt, iż dokument ten jest wystawiany przez nabywcę produktów lub usług rolnych. Obowiązek sporządzenia faktury RR spoczywa zatem nie na sprzedawcy, jak w przypadku standardowych faktur VAT, lecz na podmiocie dokonującym zakupu od rolnika ryczałtowego. Nabywca musi sporządzić ten dokument w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przekazywany jest dostawcy produktów.

Nabywca musi posiadać status czynnego podatnika VAT. Jest to fundamentalny warunek, ponieważ tylko czynny podatnik VAT ma prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku wykazany na fakturze RR i zapłacony rolnikowi. Ta odwrócona procedura fakturowania jest istotną odmiennością w stosunku do ogólnych zasad fakturowania w systemie VAT. Nabywca bierze na siebie odpowiedzialność za prawidłowość dokumentu pod względem formalnym. Jest to znacząca odpowiedzialność, gdyż wszelkie błędy mogą bezpośrednio wpłynąć na prawo nabywcy do odliczenia VAT. Ponadto nabywca jest odpowiedzialny za wypłacenie zryczałtowanego zwrotu podatku rolnikowi, co oznacza, że efektywnie finansuje ten "zwrot podatku" z góry, zanim odzyska go poprzez własne rozliczenia VAT. Ta aktywna rola nabywcy sprawia, że jest on głównym podmiotem odpowiedzialnym za zgodność z przepisami dotyczącymi faktur VAT RR. Wszelkie nieprawidłowości formalne lub niespełnienie warunków płatności (np. przelew bankowy, terminowa płatność, prawidłowe udokumentowanie płatności) bezpośrednio zagrażają jego prawu do odliczenia podatku naliczonego. Zatem rola nabywcy jako wystawcy faktury wykracza poza zwykłą formalność - w istocie czyni go centralnym podmiotem systemu faktur VAT RR. Wskazuje to na konieczność posiadania przez nabywców solidnych wewnętrznych procedur obsługi faktur VAT RR.

Status rolnika ryczałtowego jako sprzedawcy

Sprzedawcą w transakcji dokumentowanej fakturą RR jest rolnik ryczałtowy. Definiuje się go jako rolnika dokonującego dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącego usługi rolnicze, który korzysta ze zwolnienia od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Wyjątkiem są rolnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rolnik ryczałtowy nie rejestruje się jako czynny podatnik VAT, nie wystawia standardowych faktur VAT, nie prowadzi ewidencji VAT oraz nie składa deklaracji VAT. Korzysta on z uproszczonego systemu rozliczeń, co zwalnia go z większości obowiązków związanych z VAT.

Produkty rolne to towary wytworzone przez rolnika ryczałtowego z produktów pochodzących z jego własnej działalności rolniczej, jak również towary, o których mowa w art. 20 ust. 1c i 1d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Ta druga kategoria produktów rolnych dotyczy części przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych oraz takich produktów roślinnych pochodzących z własnej uprawy jak: mąka, kasza, płatki, otręby, oleje i soki wytworzone z surowców pochodzących z własnej uprawy. Usługi rolnicze obejmują natomiast szeroki zakres działań zgodnie z klasyfikacją PKWiU, takich jak usługi związane z rolnictwem, chowem i hodowlą zwierząt (z wyłączeniem usług weterynaryjnych oraz usług podkuwania koni i prowadzenia schronisk dla zwierząt gospodarskich), usługi związane z leśnictwem (z wyłączeniem patrolowania lasów), usługi wspomagające rybactwo (z wyłączeniem rybołówstwa morskiego), a także wynajem i dzierżawa maszyn i urządzeń rolniczych bez obsługi.

Mimo zwolnienia z VAT rolnik ryczałtowy otrzymuje od nabywcy zryczałtowany zwrot podatku. Status rolnika ryczałtowego jest starannie wyważoną konstrukcją legislacyjną. Z jednej strony zwolnienie z typowych obowiązków VAT (rejestracja, fakturowanie, prowadzenie ewidencji, składanie deklaracji) znacząco zmniejsza obciążenia administracyjne dla rolników. Z drugiej strony rolnicy nadal ponoszą koszty związane z VAT na swoje nakłady (np. zakup nasion, paliwa, maszyn). Bez mechanizmu odzyskiwania tego podatku, ich koszty byłyby wyższe. Zryczałtowany zwrot podatku rekompensuje im podatek naliczony, którego nie mogą odliczyć.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Podstawowym aktem prawnym określającym zasady wystawiania, elementy składowe oraz sposób rozliczania faktur RR jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Szczegółowe regulacje dotyczące tej materii zawarte są przede wszystkim w art. 116 ustawy o VAT. Przepis ten określa obowiązki nabywcy, zakres danych wymaganych na fakturze oraz warunki, jakie muszą być spełnione, aby nabywca mógł skorzystać z prawa do zwiększenia kwoty podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku. W szczególności uregulowane zostały:

• obowiązek wystawienia faktury przez czynnego podatnika VAT nabywającego produkty rolne od rolnika ryczałtowego (art. 116 ust. 1),
• wymagane elementy faktury VAT RR (art. 116 ust. 2),
• obowiązkowe oświadczenie rolnika ryczałtowego (art. 116 ust. 3),
• możliwość złożenia oświadczenia w odrębnym dokumencie dla umów długoterminowych (art. 116 ust. 4),
• warunki odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku przez nabywcę (art. 116 ust. 6),
• zasady dotyczące przedpłat i potrąceń (art. 116 ust. 9 i 9a).

Powiązane przepisy, które uzupełniają ramy prawne dla faktur VAT RR, to:

• art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, który definiuje zwolnienie od podatku dla rolników ryczałtowych,
• art. 115 ustawy o VAT, który określa prawo rolnika ryczałtowego do zryczałtowanego zwrotu podatku z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa, stanowiąc podstawę prawną dla mechanizmu rekompensaty,
• art. 118 ustawy o VAT, który rozszerza zastosowanie zryczałtowanego zwrotu podatku również na usługi rolnicze wykonywane przez rolnika ryczałtowego.

Przepisy dotyczące faktur VAT RR podlegają ciągłej ewolucji, zwłaszcza w kontekście digitalizacji procesów podatkowych. Istotne zmiany wprowadzono w 2019 roku, umożliwiając wystawianie, podpisywanie i przesyłanie faktur VAT RR w formie elektronicznej za zgodą dostawcy, z wymogiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zlikwidowano również obowiązek umieszczania na fakturze danych dotyczących dokumentu identyfikującego dostawcę. Wprowadzono także nową strukturę JPK_FA_RR.

Najważniejsze nadchodzące zmiany dotyczą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od lutego 2026 roku (dla dużych podatników, a od kwietnia 2026 roku dla pozostałych) wchodzi w życie obligatoryjny KSeF dla standardowych faktur. Jednak w przypadku faktur VAT RR KSeF będzie fakultatywny. Planuje się możliwość wystawiania od 1 kwietnia 2026 r. faktur VAT RR oraz faktur korygujących (VAT RR KOREKTA) przy użyciu KSeF, pod warunkiem uwierzytelnienia się rolnika w KSeF i złożenia oświadczenia o statusie rolnika ryczałtowego w systemie.

Korekta faktury KSeF

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku (Dz. U. Nr 2023, poz. 1598) nowelizująca ustawę o VAT i wprowadzająca obligatoryjny KSeF dodała również przepisy regulujące:

• obowiązek posługiwania się numery identyfikacji podatkowej NIP dostawcy i nabywcy w przypadku faktury VAT RR wystawionej przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 2 pkt 2)
• wykazywanie kwot w PLN, zasady przeliczania walut obcych oraz zaokrąglania kwot do pełnych groszy na fakturach VAT RR (art. 116 ust. 2a-2d),
• wystawiane, podpisywane i przesyłane faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA w postaci elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego odpowiednio przez dostawcę i nabywcę (art. 116 ust. 3a),
• wystawiane faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA za pośrednictwem KSeF (art. 116 ust. 3b-3f),
• termin 7 dni na wystawienie faktury VAT RR (art. 116 ust. 5b i 5c),
• zasady wystawiania faktury VAT RR KOREKTA (art. 116 ust. 5d-5h),
• wpływ wystawiania faktury VAT RR KOREKTA na wysokość kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, a w konsekwencji na wysokość podatku naliczonego (art. 116 ust. 6a-6d),
• terminy obowiązkowego przechowywania oryginałów faktur VAT RR, kopii oświadczeń oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 10-12).

Aby faktura RR stanowiła podstawę do rozliczeń podatkowych musi zawierać ściśle określone przez ustawodawcę elementy. Prawidłowość formalna dokumentu ma istotne znaczenie dla obu stron transakcji, a w szczególności dla nabywcy, który na jej podstawie dokonuje odliczenia podatku. Minimalna zawartość faktury VAT RR przewidziana została w art. 116 ust. 2 ustawy o VAT.

Dane identyfikacyjne nabywcy i rolnika

Faktura RR musi zawierać pełne dane identyfikacyjne obu stron transakcji. Obejmuje to imiona i nazwiska lub nazwy (skrócone) dostawcy i nabywcy oraz ich adresy. Niezbędne jest podanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL dostawcy i nabywcy. W przypadku, gdy rolnik ryczałtowy był osobą fizyczną, do 1 września 2019 roku wymagany był również numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości, data jego wydania i nazwa organu wydającego. Obecnie ten wymóg już nie obowiązuje, natomiast precyzyjna identyfikacja stron jest nadal niezbędna dla celów dowodowych i kontrolnych. Warto pamiętać, że wskazanie NIP dostawcy i nabywcy staje się obligatoryjne, gdy wybranym formatem faktury będzie faktura ustrukturyzowana w KSeF.

Szczegóły dotyczące przedmiotu transakcji

Faktura RR musi precyzyjnie określać przedmiot transakcji. Wymagane jest podanie nazwy (rodzaju) nabytych produktów rolnych lub usług rolniczych, ich ilości oraz jednostek miary. W przypadku produktów rolnych, niezbędne jest również oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów. Niezbędne jest wskazanie ceny jednostkowej nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku (cena netto) oraz wartości nabytych produktów lub usług netto. Jasny i szczegółowy opis przedmiotu transakcji jest kluczowy dla prawidłowej klasyfikacji i weryfikacji operacji gospodarczej.

Elementy związane ze zryczałtowanym zwrotem podatku

Faktura RR musi jasno wskazywać stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku. Teoretycznie art. 115 ust. 2 ustawy o VAT przewiduje, że stawka zryczałtowanego zwrotu podatku wynosi 6,5% kwoty należnej z tytułu dostawy produktów rolnych pomniejszonej o kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, ale w praktyce - z mocy art. 146a pkt 3 - stawka zryczałtowanego zwrotu podatku wynosi 7%. Sam przepis regulujący stawkę zredagowany jest mało czytelnie, ale jego sens jest dosyć łatwy do zrozumienia, gdy przedstawi się go w taki sposób, że stawka 7% jest naliczana od kwoty netto produktów rolnych, a nie od kwoty brutto (czyli ceny z już doliczonym zwrotem VAT). W fakturze VAT RR należy zatem podać kwotę zwrotu obliczoną jako iloczyn wartości netto transakcji i stawki zwrotu. Następnie konieczne jest wskazanie łącznej kwoty należności brutto obejmującej wartość netto oraz kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku. Kwota ta stanowi całkowitą sumę do zapłaty rolnikowi.

Przykład
Rolnik ryczałtowy zamierza sprzedać 1000 kg jabłek w skupie po cenie netto 1 zł za kilogram. Nabywca musi zatem obliczyć 7% od 1000 zł, co daje 70 zł zryczałtowanego zwrotu podatku VAT i zapłacić rolnikowi sumę 1070 zł jako wartość brutto transakcji, wystawiając jednocześnie fakturę VAT RR.

Kwoty należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku oraz kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku muszą być wykazywane w złotych. W przypadku waluty obcej przeliczenie następuje z zastosowaniem kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień nabycia (lub ostatniego dnia miesiąca dla dostaw ciągłych) albo kursu EBC. Kwoty na fakturze VAT RR zaokrągla się do pełnych groszy, z pominięciem końcówek poniżej 0,5 grosza i zaokrąglaniem od 0,5 grosza w górę.

Wymagane oświadczenia i podpisy

Kluczowym elementem faktury RR jest oświadczenie rolnika ryczałtowego o następującej treści: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług". Może się zdarzyć, iż rolnik ryczałtowy ma podpisaną z podatnikiem VAT umowę kontraktacyjną lub umowę o podobnym charakterze. Wówczas oświadczenie, o którym mowa powyżej, może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy, jako osobny dokument. Musi on zawierać dane identyfikacyjne obu stron, datę zawarcia i określenie przedmiotu umowy, datę sporządzenia dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach, oryginał przeznaczony jest dla nabywcy.

Dokument musi być opatrzony czytelnymi podpisami zarówno osoby uprawnionej do wystawienia faktury (reprezentującej nabywcę), jak i rolnika ryczałtowego lub osoby przez niego upoważnionej. Brak podpisu rolnika może skutkować zakwestionowaniem prawa nabywcy do odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku. Od 1 września 2019 roku, za zgodą dostawcy, faktura VAT RR może być wystawiana, podpisywana i przesyłana w formie elektronicznej. W takim przypadku, zamiast czytelnymi podpisami, faktura powinna być opatrzona odpowiednio przez dostawcę i nabywcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku wystawiania faktury VAT RR przy użyciu KSeF, rolnik będzie musiał uprzednio uwierzytelnić się w KSeF oraz złożyć w systemie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym.

Oświadczenie jest podstawowym prawnym potwierdzeniem statusu podatkowego rolnika (rolnika ryczałtowego zwolnionego z VAT). Jest to niezbędne dla nabywcy, ponieważ jego prawo do odliczenia zryczałtowanego zwrotu zależy wyłącznie od tego, czy sprzedawca jest rolnikiem ryczałtowym. Oświadczenie to służy jako bezpośrednie, wyraźne potwierdzenie dla celów kontroli podatkowej. Wymóg podpisów obu stron (lub kwalifikowanych podpisów elektronicznych, ewentualnie uwierzytelnienie rolnika i złożenia oświadczenia w KSeF) oznacza wspólną odpowiedzialność za ważność dokumentu. Dla organów podatkowych jest to punkt kontrolny zapewniający, że obie strony potwierdzają transakcję i status rolnika.

Faktura VAT RR jest dokumentem o specyficznej konstrukcji, która znacząco odróżnia ją od typowej faktury VAT wystawianej w obrocie gospodarczym. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania transakcji. Podstawowa różnica dotyczy podmiotu wystawiającego dokument – fakturę RR wystawia nabywca (czynny podatnik VAT), podczas gdy standardową fakturę VAT wystawia sprzedawca. Kolejna odmienność wynika z charakteru sprzedawcy – faktura RR dokumentuje transakcje wyłącznie z rolnikiem ryczałtowym, który jest zwolniony z VAT. Ponadto, faktura RR zawiera specyficzne elementy, takie jak oświadczenie rolnika i szczegóły dotyczące zryczałtowanego zwrotu podatku, które nie występują na typowej fakturze VAT.

Różnice między fakturą VAT RR a standardową fakturą VAT są fundamentalne i odzwierciedlają celowe rozwiązania legislacyjne, mające na celu dostosowanie do specyficznych realiów ekonomicznych sektora rolnego. Główna różnica, czyli fakt, że fakturę VAT RR wystawia nabywca, a nie sprzedawca, ma głębsze znaczenie niż tylko proceduralne. Po pierwsze, przenosi to ciężar administracyjny dokumentacji formalnej z rolnika zwolnionego z VAT (który ma mieć uproszczone obowiązki) na przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT. Po drugie, jeśli rolnik wystawiałby standardową fakturę, musiałby zarejestrować się do VAT, skomplikować swoją działalność i naliczyć VAT. Gdyby pozostał zwolniony i nie wystawiał żadnego dokumentu umożliwiającego odliczenie, nabywca (podatnik VAT) ponosiłby nieodliczalny VAT, co przerywałoby łańcuch neutralności. Mechanizm faktury VAT RR zapewnia, że nabywca nadal może odliczyć kwotę równoważną podatkowi naliczonemu, utrzymując w ten sposób neutralność VAT dla swoich dalszych działań opodatkowanych. Po trzecie, w przeciwieństwie do standardowej transakcji VAT, gdzie podatek jest bezpośrednio naliczany i odliczany, faktura VAT RR działa jako unikalny system kompensacyjny. Składnik "VAT" (zryczałtowany zwrot) to stały procent płacony przez nabywcę rolnikowi, który nabywca następnie odzyskuje. Nie jest to podatek naliczany przez rolnika, lecz zwrot płacony przez nabywcę w imieniu systemu podatkowego.

Przepisy dopuszczają wystawienie faktury RR zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w tym za pośrednictwem KSeF. Niezależnie od wybranego formatu, dokument musi spełniać wszystkie wymogi formalne określone w art. 116 ustawy o VAT.

Prawidłowo wystawiona i opłacona faktura RR stanowi dla nabywcy (czynnego podatnika VAT) podstawę do zwiększenia kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Nabywca ma prawo odliczyć kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku wykazaną na fakturze RR pod warunkiem spełnienia szeregu warunków określonych w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 116 ust. 6 ustawy o VAT wypłacony dla rolnika ryczałtowego zwrot podatku stanowi dla przedsiębiorcy kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zapłaty.

Aby nabywca mógł skorzystać z prawa do odliczenia VAT, muszą być spełnione następujące warunki:

Błędy formalne, braki w wymaganych elementach (np. brak podpisu rolnika, jego oświadczenia, czy nieprawidłowe dane) lub brak samego dokumentu mogą prowadzić do poważnych konsekwencji dla nabywcy. Najpoważniejszą konsekwencją jest zakwestionowanie przez organ podatkowy prawa nabywcy do odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku VAT. Jest to bezpośredni skutek niespełnienia warunków określonych w art. 116 ust. 6 ustawy o VAT. W przypadku zakwestionowania odliczenia, nabywca będzie zobowiązany do skorygowania deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy. Skutkuje to powstaniem zaległości podatkowej, którą należy uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Nieprawidłowości w dokumentacji mogą zwiększyć ryzyko kontroli podatkowej, a w skrajnych przypadkach – prowadzić do nałożenia sankcji.

Częstym brakiem formalnym papierowych faktur VAT RR jest brak podpisu rolnika ryczałtowego, który może skutkować utratą prawa do odliczenia. Podobnie rzecz ma się w przypadku braku bądź niewystarczającego oświadczenia rolnika o statusie rolnika ryczałtowego. Z kolei zapłata za fakturę VAT RR gotówką zamiast na rachunek bankowy/SKOK rolnika ryczałtowego definitywnie pozbawia nabywcę prawa do odliczenia. Analogicznie sytuacja przedstawia się przy braku związku nabycia z czynnościami opodatkowanymi. Jeśli nabyte produkty/usługi rolne nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT przez nabywcę, to prawo do odliczenia VAT nie przysługuje.

Zdarza się natomiast, iż niedochowanie warunku formalnego może zostać uznane za nieistotne. Przykładowo według pisma DKIS z dnia 30 września 2024 r., 0112-KDIL1-3.4012.479.2024.1.AKR nawet jeśli w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne na rzecz konkretnego rolnika ryczałtowego zostanie podany numer faktury potwierdzającej nabycie tych produktów, lecz nie zostanie podana data faktury, to zryczałtowany zwrot podatku rolnikowi ryczałtowemu i tak zwiększa u podatnika VAT kwotę podatku naliczonego.