Faktura sprzedaży – definicja i kluczowe funkcje

Faktura sprzedaży stanowi fundamentalny dokument księgowy w obrocie gospodarczym, formalizujący transakcję zbycia towarów lub świadczenia usług, zarówno w obrocie krajowym, jak i międzynarodowym. Jej prawidłowe wystawienie i ewidencja są kluczowe dla każdego przedsiębiorcy, wpływając bezpośrednio na rozliczenia podatkowe oraz rzetelność prowadzonej dokumentacji finansowej.

Funkcjonować w obrocie może zarówno faktura sprzedaży dotycząca dostawy towarów, świadczenia usług, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, eksportu, wprowadzenie towarów do magazynu typu call-off stock. Faktury sprzedaży nie utożsamia się natomiast z transakcjami, które jednocześnie zmuszają do zapłaty i łącznie z tym do samodzielnego uregulowania podatku VAT (samonaliczenia go), takich jak import usług czy dostawa towarów dla których podatnikiem jest nabywca. W tych bowiem przypadkach faktura nie dokumentuje sprzedaży skutkującej realnym uzyskaniem przysporzenia majątkowego (dochodzi do zakupu a nie do sprzedaży).

Definicja faktury sprzedaży

Faktura sprzedaży to dokument handlowy wystawiany przez sprzedawcę, który potwierdza dokonanie konkretnej transakcji sprzedaży. Podpisana faktura jest formalnym żądaniem zapłaty w określonym na fakturze terminie, skierowanym do nabywcy za dostarczone towary lub wykonane usługi. Faktura bez podpisu stanowi dowód tego, że uzgodnione zostały pewne warunki transakcji i doszła ona do skutku lub ma dojść do jej przeprowadzenia; nie jest wówczas jednak wezwaniem zapłaty; może dodatkowo zawierać termin, w którym ma dojść do określonych czynności, w tym do zapłaty za sprzedaż. Dodatkowo wystawiona faktura sprzedażowa niesie za sobą konsekwencje podatkowe - gdy dojdzie do przekazania faktury, to automatycznie powstaje obowiązek zapłaty podatku VAT wykazanego na tym dokumencie i to nawet, jeśli transakcja nie miała miejsca.

Dokument ten szczegółowo określa strony transakcji, przedmiot sprzedaży, jego wartość oraz należne podatki, w szczególności podatek od towarów i usług (VAT).

Kluczowe funkcje faktury sprzedaży w obrocie gospodarczym

Faktura sprzedaży pełni wiele istotnych funkcji w działalności gospodarczej. Przede wszystkim, dokumentuje przychód uzyskany przez sprzedawcę, stanowiąc podstawę do jego opodatkowania podatkiem dochodowym. W podatku od towarów i usług wystawienie faktury sprzedaży nie jest co do zasady jednoznaczne z obowiązkiem zapłaty VAT w okresie (dacie) jej wystawienia. Istnieją jednak sytuacje, w których już samo wystawienie faktury powoduje, że należy rozliczyć z tego powodu podatek VAT (w tych szczególnych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury).

Dla nabywcy otrzymana faktura sprzedażowa jest dowodem poniesienia kosztu i, w przypadku czynnych podatników VAT, podstawą do odliczenia podatku naliczonego. Ponadto, faktury są niezbędne do prowadzenia ewidencji księgowej, kontroli przepływów finansowych oraz dochodzenia roszczeń w przypadku sporów handlowych.

W przypadku faktury podpisanej przez sprzedawcę, stanowi ona wezwanie do zapłaty w dacie wskazanej w tym dokumencie (w terminie do którego należy uregulować należność wynikającą z faktury).

Obowiązek wystawienia faktury sprzedaży spoczywa na sprzedawcy towarów lub usług. Zgodnie z polskimi przepisami, dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, którzy dokonują sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców lub osób prawnych niebędących przedsiębiorcami. W określonych sytuacjach fakturę należy również wystawić na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Istnieją także przypadki, gdy podmioty zwolnione z VAT są zobowiązane do wystawienia faktury, np. przy sprzedaży zwolnionej na żądanie nabywcy, jeżeli żądanie to zostało zgłoszone w odpowiednim terminie.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Aby faktura sprzedaży była uznana za prawidłową pod względem formalnym i prawnym, musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Pominięcie któregokolwiek z nich może skutkować zakwestionowaniem dokumentu przez organy podatkowe.

Dane, jakie zawiera faktura VAT zależą od rodzaju transakcji, jakie faktura dokumentuje. W przypadku standardowych faktur sprzedażowych podstawowe informacje to:

• dane identyfikacyjne stron transakcji
• imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji,
• adres obu stron transakcji,
• numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi (NIP lub odpowiednik zagraniczny VAT-UE, numer EX).

Szczegóły dotyczące transakcji i daty

Wśród szczegółów dotyczących transakcji i jej opisu należy wskazać:

• kolejny, unikalny numer faktury,
• data wystawienia faktury,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym należy podać datę końcową okresu, którego sprzedaż dotyczy; w przypadku faktur zaliczkowych może to być również data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi; w przypadku faktur zbiorczych podawać należy osobno każdą pojedynczą datę dla tych czynności, które faktura dokumentuje.

Informacje o towarach lub usługach i ich wartości

W tej części faktury sprzedażowej podawać należy:

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (możliwie precyzyjnie w zakresie przyporządkowania tej nazwy do PKWiU towarów lub usług),
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).

Elementy związane z podatkiem VAT

Równie istotnym elementem faktury są elementy wskazujące na prawidłowość zastosowanego obciążenia transakcji podatkiem VAT. W efekcie na fakturze sprzedażowej pojawić się powinny:

• stawki podatku VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%, zw.),
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem (wartość brutto).

Tak, oprócz elementów obowiązkowych, faktura sprzedaży może zawierać dodatkowe informacje, które mogą być istotne dla stron transakcji lub ułatwiać procesy księgowe i płatnicze. Podzielić je należy na dwie grupy. Do pierwszej zaliczyć należy takie informacje, których zawarcie na fakturze nie jest obligatoryjne i tylko od woli stron transakcji zależy, czy informacja ta znajdzie się na dokumencie. Do drugiej - zaliczyć Do najczęściej spotykanych danych fakultatywnych należą:

• termin płatności,
• forma płatności (np. przelew, gotówka),
• numer rachunku bankowego sprzedawcy, na który ma być dokonana zapłata,
• informacje o udzielonych rabatach, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• warunki dostawy (np. Incoterms),
• numer zamówienia lub umowy, której dotyczy faktura,
• dodatkowe opisy towarów lub usług. Umieszczenie tych informacji jest dobrowolne, ale często praktykowane w celu zapewnienia przejrzystości i usprawnienia współpracy handlowej,
• oznaczenie GTU towaru lub usługi, które zawarte są na wystawionym dokumencie sprzedażowym,
• oznaczenie kodu PKWiU towaru lub usługi,
• adres punktu odbioru,
• podpisy sprzedawcy i odbiorcy.

W przypadku specyficznych transakcji wymagane są dodatkowe adnotacje - obligatoryjne. W takich sytuacjach należy na fakturze zawierać dodatkowo oznaczenia:

• “samofakturowanie”
• “metoda podzielonej płatności”
• “procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki",
• "procedura marży dla biur podróży",
• przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
• “metoda kasowa”
• "odwrotne obciążenie"
• numer EX związany z transakcją europejskiej dostawy towarów lub świadczeniem usług,
• dane do transakcji trójstronnej,
• informacje o organie egzekucyjnym lub o przedstawicielu podatkowym - jeśli podatnicy tacy biorą udział w procedurze wystawienia faktury.

Faktura sprzedaży może być wystawiona i dostarczona nabywcy w dwóch podstawowych formach: papierowej oraz elektronicznej. Obie formy są równoważne pod względem prawnym, pod warunkiem zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu.

Począwszy od 2026 r. zmieni się rola faktur papierowych w obiegu. Standardem będzie wystawianie i przekazywanie faktur w formie elektronicznej - wysyłane będą do KSeF i będą stamtąd odbierane. Mikro-przedsiębiorcy - również do końca 2026 roku będą mogli wystawiać papierowe faktury, jeśli pojedyncza wartość sprzedaży brutto nie przekroczy kwoty 450 zł. Papierowe faktury pozostaną zatem jedynie formą potwierdzenia transakcji. Wyjątkiem będzie obieg międzynarodowy, w którym faktura wystawiona w KSeF przez sprzedawcę, musi być dostarczona nabywcy w sposób z nim uzgodniony, przy czym dokumenty papierowe będą musiały zostać wyposażone w kod QR faktury KSeF.

Faktura papierowa a faktura elektroniczna

Faktura papierowa to tradycyjny dokument drukowany, przekazywany fizycznie lub pocztą. Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF, XML. W przypadku, gdy obowiązkiem staje się przekazanie do KSeF e-faktury a przedsiębiorcy przekażą ją sobie w formie papierowej należy uznać, że papiery egzemplarz nie stanowi faktury i nie jest podstawą odliczenia VAT. Dopiero dokument pobrany z KSeF daje podstawę do rozliczeń podatkowych.

Aby e-faktura była ważna, nabywca musi wyrazić zgodę na jej otrzymywanie w tej formie (domyślna akceptacja). E-faktury oferują korzyści takie jak szybkość dostarczenia, niższe koszty (papieru, wysyłki) oraz łatwiejsze archiwizowanie i przeszukiwanie.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Istotną zmianą w zakresie fakturowania elektronicznego w Polsce jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to centralna, państwowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF mają ustandaryzowany format XML, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie. System ten ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie obiegu dokumentów oraz zapewnienie jednolitego standardu e-faktur.

Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych).

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył przede wszystkim:

1. faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C),
2. w okresie 1 luty - 31 lipiec 2026 r. - faktur o niskiej wartości - do 450 zł brutto (100 euro),
3. podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
4. podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług
5. podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
   
   1. procedury nieunijnej rozliczania VAT - tj. dla podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE, przy czym chodzi o podmioty zarejestrowane dla tej procedury w Polsce,
   2. podmiotów zagranicznych zarejestrowanych:
      
      • dla procedury międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
      • do procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych,
6. przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Przepisy podatkowe precyzyjnie określają terminy, w jakich należy wystawić fakturę sprzedaży.

Zasadniczo, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (zaliczkę), fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Istnieją również szczególne terminy wystawiania faktur dla określonych czynności, np. dla usług budowlanych, dostaw mediów czy usług najmu, które mogą wydłużać ten termin (np. do 30, 60, 90 dni, a nawet później).

Faktura nie powinna być wystawiana natomiast wcześniej niż 30 dni przed dniem dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług.

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania wystawionych faktur sprzedaży oraz ich kopii przez określony czas. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej, dokumenty te należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Standardowo jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danej transakcji. W zakresie podatku VAT termin ten może być liczony jako okres 5 lat liczony od daty powstania obowiązku podatkowego. Faktury należy przechowywać w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia aż do upływu terminu przedawnienia.

Faktury sprzedażowe istotne są zarówno dla ustalenia zobowiązań podatkowych w podatku dochodowym (PIT), jak również w podatku VAT. W efekcie należy przechowywać przez okres najdłuższego istniejącego terminu na przedawnienie okresu przedawnienia.

Choć fizycznie może to być ten sam dokument, pojęcia "faktura sprzedaży" i "faktura zakupu" odnoszą się do perspektywy, z jakiej dany podmiot gospodarczy rozpatruje dokument. Różnice wynikają z roli, jaką dokument odgrywa dla każdej ze stron transakcji. Zatem, dla sprzedawcy dany dokument jest fakturą sprzedaży, potwierdzającą przychód i generującą podatek należny. Dla nabywcy ten sam dokument staje się fakturą zakupu, dokumentującą koszt i ewentualnie uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego.

W zakresie elementów, jakie powinny znajdować się na fakturze, dokument nazywany fakturą sprzedaży oraz fakturą zakupu nie różnią się od siebie. Tym niemniej inna jest rola dokumentu:

• sprzedaż towarów i usług i brak wystawienia faktury nie ogranicza obowiązku zapłaty VAT od tej transakcji,
• nabycie towarów i usług bez faktury VAT (zagubienie jej, zniszczenie, brak odebrania) ogranicza prawo odliczenia podatku.

W obrocie gospodarczym, oprócz standardowej faktury sprzedaży, funkcjonuje kilka innych rodzajów dokumentów fakturowych, które służą do dokumentowania specyficznych sytuacji związanych z transakcjami sprzedaży. Do częstych procedur szczególnych, dokumentowanych fakturą sprzedażową, należą:

• “metoda podzielonej płatności” - to sytuacja, w której kwota jednorazowej transakcji dokumentowana fakturą sprzedaży przekracza 15 tyś zł brutto i jednocześnie dotyczy ona towarów lub usług wskazanych w załączniku nr 11 do ustawy o VAT,
• “procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki", - w przypadku tych sytuacji faktura sprzedaży dokumentuje transakcje rozliczane w kwocie brutto, bez prawa odliczenia podatku należnego u nabywcy, transakcja taka dotyczyć może wyłącznie niektórych towarów, podstawą ich opodatkowania jest wyłącznie uzyskiwana ze sprzedaży marża,
• "procedura marży dla biur podróży" - w przypadku tych sytuacji faktura sprzedaży dokumentuje transakcje rozliczane w kwocie brutto, bez prawa odliczenia podatku należnego u nabywcy; w procedurze rozliczane są transakcje zarówno samodzielnie świadczone bezpośrednio na korzyść turysty, jak również nabywane od innych podmiotów (zakwaterowanie, wyżywienie, transport),
• “metoda kasowa” - w tym, przypadku sprzedawca płaci VAT dopiero w okresie, w którym otrzymuje płatność za fakturę; mimo zatem, że faktura zawiera wykazany na niej podatek, to sprzedawca nie ma obowiązku jego uiszczenia aż do momentu, gdy uzyska zapłatę;
• "odwrotne obciążenie" - podatek w przypadku takich transakcji rozlicza nabywca naliczając VAT; faktura sprzedażowa zawiera zatem stawkę NP (nie podlega), a sprzedawca obowiązany jest wskazać przepis ustawy lub odpowiedniego aktu prawnego, na podstawie taka sytuacja ma miejsce.

Faktura korygująca i nota korygująca

Innego rodzaju dokumentem sprzedażowym, również nazywanych fakturą sprzedażową, jest faktura korygująca, wystawiana przez sprzedawcę w przypadku konieczności zmiany danych na pierwotnej fakturze, gdy:

• udzielono rabatu po dokonaniu sprzedaży,
• dokonano zwrotu towaru,
• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku lub
• dostrzeżono błędy w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Nota korygująca, z kolei, może być wystawiona wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące informacji formalnych (np. błąd w adresie nabywcy, numerze NIP), z wyjątkiem danych liczbowych. Nota wymaga akceptacji sprzedawcy.

Faktura proforma

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu przepisów o VAT. Pełni ona funkcję oferty handlowej lub wezwania do zapłaty przed realizacją transakcji. Nie rodzi obowiązku podatkowego ani nie uprawnia do odliczenia VAT. Jest często wystawiana w celu poinformowania kontrahenta o szczegółach przyszłej transakcji i warunkach płatności. Nie ma zatem obowiązku, aby na fakturze pro forma wskazywać jakiś określony zestaw danych.

Należy natomiast zadbać o użycie na fakturze proforma nazwy “pro forma” oraz o to, aby zawierała mniej danych, niż standardowa faktura. W efekcie bowiem dokument nie będzie wówczas zawierał zestawu danych, które są minimalnym dla faktury.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części lub całości zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Jej wystawienie jest obowiązkowe, jeśli otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w VAT. Możliwe jest wystawienie wielu faktur zaliczkowych w stosunku do jednej transakcji.

Po zrealizowaniu całej transakcji, sprzedawca może wystawić fakturę końcową, która rozlicza całość transakcji, uwzględniając wcześniej otrzymane i zafakturowane zaliczki.

W fakturze końcowej, wystawionej po realizacji umowy, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty, sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa tego rodzaju powinna również zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery tych faktur.

Duplikat faktury

Duplikat faktury jest wystawiany przez sprzedawcę na wniosek nabywcy w sytuacji, gdy pierwotna faktura uległa zniszczeniu lub zagubieniu. Duplikat powinien zawierać te same dane co oryginał oraz dodatkowo oznaczenie "Duplikat" i datę jego wystawienia. Duplikat nie zawiera osobnego numeru, księgowany jest on pod tym samym numerem, co faktura pierwotna. Posiada on taką samą moc prawną jak oryginał jednak księgowany jest po stronie nabywcy w innym terminie. W zależności od tego, czy wcześniej był on już zaksięgowany czy nie, jego ponowne dostarczenie będzie rodziło określone skutki podatkowe.

Po stronie sprzedawcy nie ma obowiązku ponownego księgowania do celów PIT i VAT wystawionego duplikatu.

Faktura sprzedaży jest jednym z najważniejszych dokumentów w systemie podatkowym i rachunkowym każdego przedsiębiorstwa. Jej prawidłowe sporządzenie i ewidencjonowanie ma bezpośredni wpływ na zobowiązania podatkowe oraz rzetelność ksiąg rachunkowych.

Rola w rozliczeniu podatku VAT

Dla sprzedawcy, faktura sprzedaży jest podstawą do naliczenia i zadeklarowania podatku VAT należnego od dokonanej sprzedaży. Kwota VAT wykazana na fakturze musi zostać odprowadzona do urzędu skarbowego. Dla nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT, faktura (w tym kontekście będąca fakturą zakupu) stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego, co pomniejsza jego zobowiązanie podatkowe z tytułu VAT.

Wpływ na podatek dochodowy

Wartość netto sprzedaży udokumentowana fakturą stanowi przychód podatkowy dla sprzedawcy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT lub CIT). Z kolei dla nabywcy, wartość netto z faktury zakupu (o ile wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu) jest kosztem uzyskania przychodu, pomniejszającym podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Podstawa zapisów w ewidencji księgowej

Faktury sprzedaży są źródłowymi dokumentami księgowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Służą do ewidencjonowania przychodów ze sprzedaży, należności od odbiorców, zobowiązań z tytułu VAT oraz kosztów (w przypadku faktur zakupu). Prawidłowa i kompletna dokumentacja fakturowa jest niezbędna do sporządzenia sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych.

Faktur nie stanowią jedynych dokumentów księgowych w zakresie podatku PIT, natomiast stanowią jedyny prawidłowy dokument jeśli chodzi o odliczenie podatku VAT. Każda faktura w momencie realizacji zapisów powinna zostać:

• opisana (zadekretowania)
• wskazane powinno być, jakiego okresu dotyczy (w jakim okresie podatkowym powstał w stosunku do niej obowiązek podatkowy w PIT / CIT / VAT),
• rozpisana w ewidencjach i rejestrach podatkowych w stosunku do podatku naliczonego i należnego.

Błędy na fakturze sprzedaży mogą prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Mogą to być pomyłki formalne (np. błędny NIP, adres) lub merytoryczne (np. nieprawidłowa stawka VAT, cena, ilość). Konsekwencje te mogą obejmować:

• zakwestionowanie prawa nabywcy do odliczenia podatku VAT naliczonego,
• konieczność skorygowania deklaracji VAT i zapłaty odsetek za zwłokę przez sprzedawcę lub nabywcę,
• nałożenie sankcji podatkowych przez organy kontroli skarbowej, w tym mandatów karnych skarbowych,
• problemy z zaliczeniem wydatku do kosztów uzyskania przychodów u nabywcy,
• utrudnienia w dochodzeniu należności lub w rozliczeniach handlowych między stronami.

Do innego rodzaju konsekwencji należą kary skarbowe za przestępstwa wynikające z wystawiania pustych faktur (czyli dokumentów, które potwierdzają zdarzenia nie mające miejsca).

Dlatego też niezwykle istotne jest dochowanie należytej staranności przy wystawianiu faktur oraz ich weryfikacja przez odbiorców. W przypadku wykrycia błędu, należy go niezwłocznie skorygować za pomocą faktury korygującej lub noty korygującej.