Faktura VAT 2025/2026 - Omówienie ze wzorem

Dokumentowanie transakcji fakturami VAT to fundament rozliczeń w Polsce. Od 2026 roku zasady te przechodzą rewolucję w związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poniższy artykuł zawiera aktualne wytyczne, nowe limity zwolnień oraz harmonogram wdrażania e-faktur ustrukturyzowanych.

Wystaw darmową fakturę VAT zgodną z KSeF online w fillup lub firmly

Obecnie w obrocie funkcjonują faktury papierowe, elektroniczne (PDF) oraz ustrukturyzowane (KSeF). Najważniejsze rodzaje to:

• Faktura sprzedażowa, a więc dokumentująca sprzedaż towarów lub usług,
• Faktura zaliczkowa, a więc dokumentująca otrzymanie zaliczki za towar, który jeszcze nie został dostarczony bądź za usługę przed jej wykonaniem,
• Faktura korygująca, której celem jest potwierdzenie zmian w warunkach transakcji bądź sprostowanie błędów, które wystąpiły w podstawowej fakturze.
• Faktura VAT RR: wystawiana przez nabywcę towarów od rolnika ryczałtowego.
• Faktura VAT Marża: stosowana przy towarach używanych, dziełach sztuki czy usługach turystycznych.

Więcej o innych rodzajach faktur

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106e) oraz wymogami technicznymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), poprawnie wystawiona faktura musi zawierać szereg danych. Choć w strukturze logicznej KSeF (FA(3)) pola są pogrupowane w bloki, dla przejrzystości można podzielić je na 5 kluczowych sekcji:

1. Dane identyfikacyjne podmioty w KSeF
   
   • Numery NIP: Sprzedawcy i nabywcy. W systemie KSeF NIP nabywcy jest najważniejszym identyfikatorem – to na jego podstawie system kieruje dokument do odpowiedniego odbiorcy.
   • Nazwy stron: Pełne lub skrócone nazwy sprzedawcy i nabywcy.
   • Adresy: Adres sprzedawcy i nabywcy.
     
     • Ważna zmiana KSeF: W ustrukturyzowanej e-fakturze podanie adresu nabywcy nie jest technicznie wymagane przez system, jeśli podany jest jego numer NIP. Jednak W przypadkach innych faktur niż wskazane w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (czyli, gdy kwota należności na fakturze przekracza 450 zł), wystawienie faktury z pominięciem ww. danych, mimo, że jest technicznie możliwe, od merytorycznie będzie nieprawidłowe.
2. Dane ewidencyjne i daty
   
   • Numer faktury: Kolejny numer w jednej lub kilku seriach, jednoznacznie identyfikujący dokument.
   • Data wystawienia: Dzień wygenerowania dokumentu.
   • Data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi: Podawana tylko wtedy, gdy różni się od daty wystawienia faktury.
   • Numer KSeF: Unikalny identyfikator nadawany automatycznie przez system po poprawnym przesłaniu faktury. Będzie on wymagany do poprawnego ujęcia dokumentu w JPK_VAT (obowiązkowo od 1 lutego 2026 r.).
3. Przedmiot transakcji
   
   • Nazwa towaru lub usługi: Pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację.
   • Miara i ilość: Np. sztuki, godziny, kilogramy, komplety.
4. Wartości finansowe i płatności
   
   • Cena jednostkowa netto: Cena bez podatku.
   • Wartość sprzedaży netto: Suma netto dla poszczególnych pozycji.
   • Kwoty opustów i obniżek: Jeśli zostały udzielone i nie są uwzględnione w cenie jednostkowej.
   • Stawka podatku: Np. 23%, 8%, 5%, 0%, zw (zwolnione), np (nie podlega).
   • Suma wartości sprzedaży netto: Z podziałem na poszczególne stawki.
   • Kwota podatku: Suma VAT z podziałem na stawki.
   • Kwota należności ogółem: Całkowita wartość brutto do zapłaty.
   • Numer rachunku bankowego: Choć art. 106e nie wymienia go jako elementu obowiązkowego każdej faktury, jest on niezbędny przy transakcjach objętych Mechanizmem Podzielonej Płatności (MPP) oraz kluczowy dla weryfikacji na tzw. białej liście podatników.
5. Procedury szczególne i adnotacje obowiązkowe
   Poniższa tabela zawiera listę dopisków, które muszą znaleźć się na fakturze w konkretnych sytuacjach prawnych. Poprawne zastosowanie adnotacji pozwala uniknąć sankcji skarbowych.

Praktyczne wskazówki dla użytkowników KSeF

1. Waluta: Jeśli faktura jest wystawiona w walucie obcej, kwota VAT musi zostać przeliczona na PLN według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
2. Załączniki: KSeF nie obsługuje plików PDF czy Excel jako załączników. Szczegółowe specyfikacje (np. wykazy połączeń telefonicznych, raporty z prac) należy przesyłać w polach tekstowych faktury (np. w dodatkowych wierszach lub polu "DodatkowyOpis") lub osobnym kanałem komunikacji poza systemem.
3. Brak danych: W przypadku zwolnienia przedmiotowego (np. usługi medyczne), należy wskazać konkretny przepis ustawy lub dyrektywy unijnej, który uprawnia do niestosowania stawki VAT.
4. Struktura techniczna: W formacie XML (FA(3)) faktura jest podzielona na sekcje takie jak Naglowek, Podmiot1 (sprzedawca), Podmiot2 (nabywca) oraz Fa (szczegóły transakcji). Każda z nich musi zostać poprawnie wypełniona, aby system przyjął dokument.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Wypełniając fakturę VAT, podatnik musi przede wszystkim zadbać, by znalazły się w niej wszystkie obowiązkowe elementy. Dodatkowo:

• mali podatnicy rozliczający się metodą kasową muszą dodać adnotację “metoda kasowa”,
• nabywca wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy dodaje dopisek “samofakturowanie”,
• faktura VAT marża musi zawierać dopisek “procedura marży...”,
• gdy wartość brutto wynosi min. 15 tys. zł i dotyczy towarów z załącznika nr 15, wymagana jest adnotacja “mechanizm podzielonej płatności”,
• podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo muszą podawać podstawę prawną zwolnienia.

Art. 106j. ustawy o VAT wymienia sytuacje wymagające wystawienia faktury korygującej: zmiana podstawy opodatkowania, zwrot towarów, zwrot zaliczki lub stwierdzenie jakiegokolwiek błędu merytorycznego.

• Brak not korygujących w KSeF: W systemie KSeF nie ma not korygujących. Każdy błąd (nawet w adresie) wymaga wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej.
• Termin na korektę: Fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu. Z punktu widzenia prawa podatkowego, możliwość skorygowania podatku i ujęcia go w rozliczeniach jest ograniczona okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi standardowo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Najczęstsze pomyłki: Błędny NIP, brak adresu nabywcy, brak adnotacji "mechanizm podzielonej płatności" oraz stosowanie nieaktualnego limitu zwolnienia.

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.
Wystawiaj darmowe e-faktury KSeF w firmly

Od 2026 roku fakturowanie przechodzi całkowicie do sfery cyfrowej zarządzanej przez Ministerstwo Finansów.

Harmonogram wdrażania:

Nowy limit: 240 000 zł (poprzednio 200 000 zł). To najważniejsza zmiana dla małych firm – pozwala pozostać poza systemem VAT przy wyższych przychodach.

Nie wszystkie dokumenty muszą trafić do systemu ustrukturyzowanego. Wyjątki obejmują:

• Faktury VAT RR (dla rolników ryczałtowych) – mogą być wystawiane poza systemem na dotychczasowych zasadach.
• Faktury dla konsumentów (B2C) – obecnie nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF (można stosować formę papierową lub PDF).
• Bilety pełniące funkcję faktury (np. przejazdy autostradą, bilety lotnicze).

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Od 1 lutego 2026 r. zmienia się struktura JPK_VAT. Księgowi będą musieli:

Wykazywać numer KSeF dla każdej faktury ustrukturyzowanej.

Stosować oznaczenia dla dokumentów wystawionych poza systemem
OFF – faktury wystawione w trybie awaryjnym (awaria po stronie podatnika).
BFK – faktury wystawione w formie papierowej/elektronicznej (dla podmiotów zwolnionych jeszcze z KSeF).
DI – faktury dokumentujące transakcje specyficzne (np. bilety traktowane jak faktury).

Przykładowy wzór faktury VAT do wypełnienia

Szczegółowy wzór faktury VAT, zawierający wszystkie wymagane przepisami elementy, można znaleźć w dowolnym programie do wystawiania faktur. Należy pamiętać, że udostępniony wzór należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

1. Scenariusz A: Zwykła sprzedaż (Usługa doradcza)
   
   • Sprzedawca: Jan Kowalski (NIP: 1234567890), adres: Fiołkowa 1 01-222 Bytom
   • Nabywca: Firma X (NIP: 0987654321), adres: ul. Komandytowa 28/2 03-456 Warszawa
   • Pozycja: Usługa doradcza – 1 szt. – 1000 zł netto.
   • VAT: 23% (230 zł).
   • Suma Brutto: 1230 zł.
   • Adnotacje: Brak (jeśli poniżej 15 tys. zł).
2. Scenariusz B: Procedura Marży (Sprzedaż używanego samochodu)
   
   • Sprzedawca: Komis samochodowy.
   • Pozycja: Samochód osobowy (używany).
   • Finanse: Cena sprzedaży brutto: 30 000 zł. Na fakturze nie wykazuje się stawki i kwoty VAT od marży!
   • Adnotacja obowiązkowa: "procedura marży - towary używane".
3. Scenariusz C: Faktura VAT RR (Zakup zboża od rolnika)
   
   • Wystawca: Firma skupująca (Nabywca).
   • Odbiorca: Rolnik ryczałtowy (niebędący podatnikiem VAT czynnym).
   • Stawka zryczałtowanego zwrotu podatku: 7%.
   • Adnotacja obowiązkowa: "Faktura VAT RR".
   • Wymóg dodatkowy: Oświadczenie rolnika o statusie rolnika ryczałtowego.

Praktyczna lista kontrolna przed wysłaniem faktury

1. Czy NIP nabywcy jest poprawny? (KSeF nie odrzuci faktury z błędnym NIP-em)
2. Czy podano adres nabywcy?
3. Czy zastosowano właściwą stawkę VAT?
4. Czy kwota brutto przekracza 15 tys. zł? (Jeśli tak, sprawdź obowiązek MPP i numer rachunku).
5. Czy faktura posiada datę dokonania sprzedaży, jeśli jest inna niż data wystawienia?
6. (Od 2026) Czy faktura została poprawnie przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny?