Faktura VAT - darmowy wzór z szerokim omówieniem

Dokumentowanie przeprowadzanych transakcji fakturami VAT to jeden z podstawowych obowiązków sprzedawców towarów i usług, którzy są płatnikami tego podatku. Przepisy regulują zarówno treść takich dokumentów, jak i terminy ich wystawiania. Żaden obowiązujący obecnie akt prawny nie wprowadza wzoru graficznego faktury VAT. W ustawie o VAT wyszczególniona jest natomiast lista elementów obowiązkowych, które muszą się znaleźć na każdej fakturze, aby można ją było uznać za zgodną z przepisami ustawy o VAT.

Wystaw darmową fakturę VAT

Najpopularniejsze rodzaje faktur VAT, z jakimi można się spotkać w obrocie gospodarczym, to:

• faktura sprzedażowa, a więc dokumentująca sprzedaż towarów lub usług,
• faktura zaliczkowa, a więc dokumentująca otrzymanie zaliczki za towar, który jeszcze nie został dostarczony bądź za usługę przed jej wykonaniem,
• faktura korygująca, której celem jest potwierdzenie zmian w warunkach transakcji bądź sprostowanie błędów, które wystąpiły w podstawowej fakturze.

Więcej o innych rodzajach faktur

Na fakturze VAT muszą się znaleźć informacje pozwalające zidentyfikować strony transakcji, informacje o przedmiocie transakcji oraz kilka dodatkowych, obowiązkowych elementów. Zgodnie z art 106e ustawy o VAT na liście obowiązkowych elementów każdej faktury znajdują się:

• data wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje taki dokument,
• imiona, nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku (a gdy rozlicza transakcje wewnątrzwspólnotowe - numer dla celów takich transakcji),
• numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla podatku (a gdy rozlicza transakcje wewnątrzwspólnotowe - numer dla celów takich transakcji),
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży),
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Szczegółowy wzór faktury VAT, zawierający wszystkie wymagane przepisami elementy, można znaleźć w dowolnym programie do wystawiania faktur. Należy pamiętać, że udostępniony wzór należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Wypełniając fakturę VAT, podatnik musi przede wszystkim zadbać, by znalazły się w niej wszystkie obowiązkowe elementy. Dodatkowo, jeżeli faktura dokumentuje transakcje szczególnego typu, muszą się na niej znaleźć określone dopiski. I tak:

• mali podatnicy, którzy rozliczają VAT metodą kasową, muszą umieszczać na fakturze adnotację “metoda kasowa”
• nabywca, wystawiający za zgodą sprzedawcy fakturę w imieniu sprzedawcy, jest zobowiązany umieścić na niej dopisek “samofakturowanie”,
• faktura VAT marża musi być oznaczona dopiskiem “procedura marży dla biur podróży” bądź “procedura marży”- zależnie od rodzaju prowadzonej działalności,
• faktura stosowana w transakcjach z rolnikiem ryczałtowym powinna być oznaczona jako “Faktura VAT RR”,
• gdy transakcja została zawarta między czynnymi podatnikami VAT, jej wartość brutto to przynajmniej 15 tys. zł, a przynajmniej jedna pozycja z faktury dotyczy dostawy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT, na dokumencie powinna się znaleźć adnotacja “mechanizm podzielonej płatności”
• podatnicy zwolnieni z VAT z innego powodu niż niewielka skala działalności (a więc obroty nieprzekraczające 200 tys. zł rocznie) muszą podawać na fakturze podstawę prawną zwolnienia.

Faktury dokumentujące przeprowadzone przez podatnika czynności standardowo wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. W przypadku usług budowalnych i budowlano-montażowych ten termin jest wydłużony do 30 dni, zaś w przypadku usług związanych z drukowaniem i dostawą książek, gazet, czasopism i magazynów - do 60, 90 lub 120 dni.

Natomiast gdy faktura wystawiana jest na żądanie nabywcy, należy ją wystawić:

• w terminach wskazanych powyżej, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie tego miesiąca.

Przepisy dopuszczają też wystawianie faktur przed wykonaniem czynności, jednak nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo przed otrzymaniem - przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi - całości lub części zapłaty.

Art. 106j. ustawy o VAT wymienia sytuacje, w których wystawca faktury jest zobowiązany wystawić fakturę korygujacą. Mowa tu o sytuacjach, gdy zmieniły się warunki transakcji (zmianie podstawa opodatkowania lub kwota podatku), podatnikowi zwrócono towary bądź opakowania albo nabywcy zwrócono całość lub część zapłaty. Fakturę korygującą należy też wystawić w razie stwierdzenia błędu w którejkolwiek pozycji faktury. Przepisy nie limitują liczby korekt, jakie można wystawić do jednej faktury. Należy je wystawiać tak długo, aż dokument będzie prawidłowo odzworowywał zdarzenie gospodarcze. Fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu, jednak nie później niż w ciągu 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności.

Obecnie (czerwiec 2024 r.) w obiegu gospodarczym występuje kilka typów faktur - dokumenty wystawiane w formie papierowej, faktury elektroniczne oraz szczególny typ faktur elektronicznych, jakim są faktury ustrukturyzowane wystawiane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. W aktualnym stanie prawnym wszystkie te rodzaje faktur są równoważne. To, jaki rodzaj dokumentu jest stosowany, zależy od ustaleń między stronami transakcji. Strony transakcji ustalają również między sobą, w jaki sposób sprzedawca dostarczy fakturę nabywcy.

To jednak jest stan przejściowy. Docelowo zdecydowana większość transakcji zawieranych między przedsiębiorcami będzie musiała być dokumentowana fakturami wystawianymi z wykorzystaniem z KSeF. Uchwalone już przepisy zakładają, że fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiada jednak ich nowelizację tak, by ten termin został zróżnicowany w zależności od wielkości firmy. Zgodnie z jej założeniami początkowo obowiązkiem fakturowania w KSeF zostaną objęte tylko największe firmy, które w 2025 r. osiągną przynajmniej 200 mln zł rocznej sprzedaży liczonej wraz z kwotą podatku VAT. Mniejsze podmioty dostaną dodatkowe dwa miesiące na przygotowanie się do nowych rozwiązań - zostaną bowiem objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r.

Do KSeF przyjmowane będą tylko dokumenty zgodnie ze strukturą logiczną, opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. System będzie sprawdzał formalną poprawność każdej faktury, a więc weryfikował, czy wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione oraz czy fakturę wystawiła osoba do tego uprawniona. Odrzucenie dokumentu na etapie tej formalnej kontroli będzie powodowało traktowanie faktury jak niewystawionej. Z kolei faktura poprawnie wprowadzona będzie automatycznie opatrywana unikalnym numerem, prezentowana kontrahentowi na jego koncie w systemie i uznawana za dostarczoną. Korzystanie z KSeF będzie możliwe przy użyciu bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów oraz komercyjnego oprogramowania.