Faktura wewnętrzna – charakterystyka dokumentu

Jednym z dokumentów, które wystawiane są w związku z rozliczeniami podatku od towarów i usług (VAT) jest faktura wewnętrzna.

Faktura wewnętrzna stanowiła specyficzny rodzaj dokumentu księgowego wykorzystywanego w przeszłości przez przedsiębiorców do celów rozliczeń podatku od towarów i usług (VAT). Jej podstawowym zadaniem było udokumentowanie określonych czynności podlegających opodatkowaniu VAT, które nie były związane ze standardową sprzedażą na rzecz zewnętrznego kontrahenta lub dla których przepisy wymagały szczególnego sposobu udokumentowania. Dokument ten służył głównie do wewnętrznych potrzeb ewidencyjnych i prawidłowego obliczenia oraz ujęcia podatku VAT w odpowiednich rejestrach i deklaracjach podatkowych.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług zobowiązywały w sytuacjach samonaliczenia podatku przez nabywcę albo przez podatnika który dokonywał dostaw towarów lub świadczenia usług nieodpłatnych, które traktowano za zrównane z odpłatnymi, aby w związku z tymi transakcjami wystawiana była faktura wewnętrzna. Stanowiła ona zatem dodatkowy dokument, który obowiązkowo musiał się znajdować w zapisach księgowych.

Przed zmianą przepisów w 2013 roku, obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych dotyczył kilku kluczowych typów transakcji i zdarzeń gospodarczych. Były one niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku VAT w sytuacjach, gdy nie dochodziło do wystawienia standardowej faktury sprzedażowej przez dostawcę lub gdy polski podatnik był zobowiązany do samodzielnego naliczenia podatku. Główne przypadki użycia obejmowały transakcje międzynarodowe oraz specyficzne operacje krajowe.

Do takich sytuacji należał w praktyce przede wszystkim import usług, czyli usługi prowadzone przez ich sprzedawcę z siedzibą lub miejscem zamieszkania poza terytorium kraju, dla których miejscem świadczenia było miejsce siedziby nabywcy a jednocześnie właśnie nabywca obowiązany był rozliczyć podatek VAT. Faktura wewnętrzna dotyczyć mogła również nabycia towarów dla których dochodziło do importu lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Odpowiednio ten sam dokument wystawiano dla dokumentowania nieodpłatnej dostawy towarów lub nieodpłatnego świadczenia usług, dla których wcześniej doszło do odliczenia VAT.

Obecnie taki obowiązek nie występuje.

Faktura wewnętrzna przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT)

Jednym z najczęstszych zastosowań faktury wewnętrznej było także dokumentowanie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT). Gdy polski podatnik VAT nabywał towary od kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej, otrzymywał od niego fakturę (o ile miejscem dostawy było terytorium kraju inne niż siedziba sprzedawcy, to faktura taka nie zawierała naliczonego podatku VAT). Na podstawie tej transakcji polski nabywca był zobowiązany do samodzielnego obliczenia podatku VAT należnego (traktując transakcję jak sprzedaż) oraz - o ile wykorzystywał taki towar do celów opodatkowanych - podatku VAT naliczonego, z prawem do jego odliczenia (traktując transakcję jak zakup). Faktura wewnętrzna służyła jako dokument potwierdzający dokonanie tych obliczeń i stanowiła podstawę do ujęcia podatku w rejestrach VAT. Wymagało to posiadania aktywnych numerów VAT-UE przez obie strony transakcji.

Dokumentowanie importu usług

Faktura wewnętrzna była również obligatoryjna przy imporcie usług. Dotyczyło to sytuacji, w których polski podatnik nabywał usługi od podmiotu zagranicznego (spoza Polski), a miejscem świadczenia tych usług, zgodnie z przepisami o VAT, była Polska. W takim przypadku nabywca usługi był zobowiązany do rozliczenia podatku VAT w Polsce na zasadzie odwrotnego obciążenia. Faktura wewnętrzna dokumentowała podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego podatku VAT z tytułu tej transakcji.

Nieodpłatne przekazanie towarów i usług a faktura wewnętrzna

Przepisy o VAT zrównują niektóre nieodpłatne przekazania towarów lub świadczenia usług ze sprzedażą opodatkowaną. Dotyczy to na przykład przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, czy też darowizn. Jeżeli przy nabyciu tych towarów lub usług podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT, ich nieodpłatne przekazanie podlegało opodatkowaniu. Tylko w szeregu przypadków (np. towarów uznanych za reklamę, próbki, towary będące prezentami o niskiej wartości) taki VAT od och dostawy nie musi być w ogóle naliczany. Faktura wewnętrzna była dokumentem służącym do ustalenia podstawy opodatkowania (np. ceny nabycia lub kosztu wytworzenia) i naliczenia należnego podatku VAT od takiej czynności. W takich sytuacjach faktura wewnętrzna nie dokumentowała wyłącznie należnego podatku VAT, ale również podstawę jego ustalenia. Podstawą była wartość rynkowa transakcji ustalana co do stanu tych towarów lub wartości usług na dzień jej przeprowadzenia.

Rola w mechanizmie odwrotnego obciążenia

Faktura wewnętrzna odgrywała także rolę w krajowym mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge). Reverse charge to przeniesienie obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę i dotyczy rozliczeń pomiędzy czynnymi podatnikami VAT, gdy dostawa nie jest objęta zwolnieniem. Jeżeli kryteria te nie są spełnione, wówczas sprzedaż opodatkowana jest na zasadach ogólnych i odwrotne obciążenie nie ma zastosowania, a VAT rozlicza dostawca. Reversce charge obejmuje wyłącznie dostawy towarów lub świadczenie usług wymienione w załączniku nr. 11 do ustawy o VAT, m.in. złom, metale szlachetne, usługi budowlane, towary metalowe.

W określonych przez ustawę przypadkach obowiązek rozliczenia podatku VAT był i nadal jest - przeniesiony ze sprzedawcy na nabywcę. Nabywca, będący czynnym podatnikiem VAT, samodzielnie musi naliczyć podatek należny od tej transakcji. Faktura wewnętrzna służyła właśnie do udokumentowania tego naliczenia i stanowiła podstawę do ujęcia VAT w ewidencji. W momencie, gdy faktura wewnętrzna przestała pełnić swoją rolę, naliczenie VAT następować zaczęło na zasadzie samoobciążenia - bez konieczności dodatkowego dokumentowania takiej czynności fakturą wewnętrzną.

Prawo obecnie nie zawiera katalogu elementów, jakie powinna zawierać faktura wewnętrzna. należy natomiast stosować katalog zamknięty właściwy dla rozliczenia podatku VAT od samoobciążenia przez nabywcę:

• numer kolejny dokumentu nadany w ramach serii jednej lub wiecej,
• data wystawienia,
• dane identyfikacyjne podatnika wystawiającego fakturę wewnętrzną (nazwa, adres, NIP),
• opis czynności, której dotyczyła faktura (np. WNT, import usług, nieodpłatne przekazanie),
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile była określona i różniła się od daty wystawienia,
• podstawa opodatkowania dla poszczególnych stawek podatku w tym podstawa ustalana według wartości rynkowej,
• zastosowana stawka podatku VAT,
• kwota podatku VAT należnego,
• w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych – numery identyfikacji podatkowej stron transakcji (VAT-UE).

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Kluczowa zmiana dotycząca faktur wewnętrznych nastąpiła wraz z nowelizacją Ustawy o VAT, która weszła w życie 1 stycznia 2013 roku. Zmiana ta miała na celu uproszczenie obowiązków dokumentacyjnych dla podatników. Po tej dacie faktury takie są dobrowolne, nie ujmuje się ich również w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Transakcję samonaliczenia VAT opisuje się wyłącznie poprzez nadanie wartości transakcji z odpowiednimi oznaczeniami “WEW”.

Czy wystawianie faktury wewnętrznej jest obecnie wymagane?

Nie, co do zasady, wystawianie faktur wewnętrznych w formie przewidzianej przepisami obowiązującymi do końca 2012 roku nie jest już wymagane. Obowiązek ten został zniesiony od 1 stycznia 2013 roku. Podatnicy nie muszą generować odrębnego dokumentu o nazwie "faktura wewnętrzna" dla udokumentowania transakcji takich jak WNT czy import usług na potrzeby rozliczeń VAT.

Alternatywne metody dokumentowania transakcji

Po zniesieniu obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych, podstawą do ujęcia podatku należnego i naliczonego z tytułu transakcji takich jak WNT, import usług czy odwrotne obciążenie są inne posiadane przez podatnika dokumenty. Mogą to być na przykład faktura otrzymana od kontrahenta (w przypadku WNT), dokumenty celne (przy imporcie towarów), czy inne dowody księgowe dokumentujące daną operację. Nie stanowią one podstawy naliczenia VAT ale dokumentują one samą transakcję, czyli stanowią podstawę do ustalenia podstawy naliczenia VAT w dacie samonaliczenia.

Kluczowe jest prawidłowe ujęcie tych transakcji i naliczonego od nich podatku bezpośrednio w prowadzonych rejestrach JPK_V7 w części ewidencyjnej. Jest to również podstawa do sporządzenia części deklaracyjnej JPK_V7, w której kwoty wynikające z samonaliczenia VAT ujmuje się już zbiorczo z innymi transakcjami opodatkowanymi.

Mimo braku formalnego obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych, niektóre przedsiębiorstwa mogą nadal stosować podobne dokumenty wewnętrzne jako narzędzie pomocnicze. Taki wewnętrzny dokument, choć nie jest już "fakturą wewnętrzną" w rozumieniu uchylonych przepisów, może ułatwiać porządkowanie dokumentacji księgowej i podatkowej.

Faktura wewnętrzna nie może być mylona z dowodem wewnętrznym. Ten ostatni wystawiany jest związku z rozliczeniami podatku dochodowego i stanowi ona niezbędny element ujęcia niektórych wydatków w kosztach uzyskania przychodów:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat sądowych i notarialnych;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.