Nowy standard raportowania VAT: JPK_V7(3) luty 2026 r.

Nowy standard raportowania VAT: struktury JPK_V7(3) w dobie obowiązkowego KSeF 

Nowe wzory struktur logicznych JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3), udostępnione przez Ministerstwo Finansów, stają się obligatoryjne dla rozliczeń dokonywanych za okresy od 1 lutego 2026 roku. Zmiana ta nie stanowi jedynie technicznej aktualizacji dotychczasowych schematów, lecz jest bezpośrednią konsekwencją wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jak również uruchomienia ogólnopolskiego systemu kaucyjnego dla opakowań po napojach. 

Dzięki wprowadzeniu unikalnego numeru KSeF do struktury JPK, organy skarbowe zyskają możliwość natychmiastowego porównania danych wykazanych przez dostawcę z danymi ujętymi przez nabywcę. Wdrożenie nowych struktur jest ściśle powiązane z harmonogramem KSeF, który zakłada objęcie systemem dużych przedsiębiorców od lutego 2026 roku, a pozostałych podatników od kwietnia 2026 roku.

Jakie są kluczowe daty wdrożenia JPK_V7(3)?

Jak zmienia się specyfikacja struktur logicznych JPK_V7(3)?

Struktury logiczne JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) zostały opracowane w formacie XML, co pozwala na ich masowe przetwarzanie przez systemy informatyczne administracji skarbowej. Najważniejsza modyfikacja w obrębie schematu głównego dotyczy zmiany wariantu formularza na wartość „3” oraz aktualizacji kodu systemowego, który dla rozliczeń miesięcznych przyjmuje postać „JPK_V7M (3)”, a dla kwartalnych „JPK_V7K (3)”. Z punktu widzenia technicznego, nowa wersja wprowadza typ danych TNumerKSeF, dedykowany do przechowywania 35-znakowego identyfikatora faktury ustrukturyzowanej, oraz rozszerza definicję typu TZnakowy, co pozwala na ujęcie nazw kontrahentów o długości do 512 znaków.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zmiany w obrębie węzła Deklaracja. Atrybut kodSystemowy dla elementu KodFormularzaDekl został zmieniony na „VAT-7 (23)” w przypadku rozliczeń miesięcznych oraz „VAT-7K (17)” dla rozliczeń kwartalnych. Te techniczne niuanse są kluczowe dla poprawności walidacji pliku przez bramkę JPK. Każdy błąd w atrybutach nagłówka skutkuje natychmiastowym odrzuceniem dokumentu ze statusem 401 (nieprawidłowy format dokumentu), co może prowadzić do uchybienia terminowi złożenia deklaracji.

W jaki sposób oznaczać faktur w ewidencji w związku z KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymusiło na ustawodawcy stworzenie systemu identyfikacji dokumentów, który pozwoli na zachowanie ciągłości raportowania nawet w sytuacjach kryzysowych, takich jak awaria systemu centralnego lub brak dostępu do internetu po stronie podatnika. W strukturze JPK_V7(3) kluczową rolę odgrywa pole NrKSeF, które musi być wypełnione dla każdej faktury posiadającej taki identyfikator w momencie składania pliku. Dla dokumentów nieposiadających numeru KSeF przewidziano trzy znaczniki techniczne: OFF, BFK oraz DI.

Zastosowanie znacznika OFF w trybie awarii KSeF

Znacznik OFF (Offline Fault) jest zarezerwowany dla faktur wystawionych w okresie trwającej awarii Krajowego Systemu e-Faktur, która została oficjalnie potwierdzona przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. W takim scenariuszu podatnik wystawia fakturę elektroniczną zgodnie ze strukturą FA(3), ale bez udziału systemu centralnego. Dokument ten nie posiada w tym momencie numeru KSeF. Jeśli termin wysyłki pliku JPK upływa przed przesłaniem faktury do KSeF (co musi nastąpić w ciągu 7 dni od ustania awarii), podatnik wykazuje taką fakturę w JPK ze znacznikiem OFF. Po faktycznym nadaniu numeru KSeF, konieczne jest skorygowanie pliku JPK i zastąpienie znacznika OFF właściwym identyfikatorem.

Znacznik BFK: Faktury poza systemem e-fakturowania

Kod BFK stosuje się do faktur wystawionych w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF w przypadkach dopuszczonych przez ustawę o VAT. Oznaczenie to dotyczy przede wszystkim:

1. Faktur wystawianych przez podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego (do 200 tys. PLN, a od 2026 r. do 240 tys. PLN) lub przedmiotowego, które nie zdecydowały się na dobrowolne korzystanie z KSeF.
2. Faktur dokumentujących transakcje B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), które ustawowo są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF.
3. Faktur wystawianych przez podatników zagranicznych nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, którzy nadal mogą posługiwać się tradycyjnymi fakturami elektronicznymi lub papierowymi.

Użycie kodu BFK informuje organy skarbowe, że brak numeru KSeF jest stanem docelowym dla danej transakcji i nie będzie ona w przyszłości uzupełniana o identyfikator systemowy.

Znacznik DI: Dowody inne oraz tryb offline24

Oznaczenie DI (Dowód Inny) ma charakter najbardziej uniwersalny i tymczasowy. Służy ono do raportowania dokumentów, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi w rozumieniu ustawy o VAT, a także do obsługi tzw. trybu offline24. Tryb ten występuje, gdy podatnik nie może przesłać faktury do KSeF z przyczyn technicznych leżących po jego stronie (np. awaria własnego łącza internetowego lub systemu ERP). Podatnik ma wówczas obowiązek przesłać fakturę do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeżeli jednak proces ten nie zakończy się nadaniem numeru KSeF do czasu sporządzenia pliku JPK, fakturę należy oznaczyć jako DI. Ponadto DI stosuje się do:

• Dokumentów wewnętrznych (WEW) wykazujących m.in. nieodpłatne przekazania towarów.
• Zbiorczych dowodów sprzedaży (RO), czyli raportów fiskalnych okresowych z kas rejestrujących.
• Dokumentów celnych i innych dowodów importowych.

Jak wypełnić sekcje Nagłówek i Podmiot?

Poprawne wypełnienie sekcji identyfikacyjnych pliku jest warunkiem koniecznym do jego skutecznego przesłania. W wariancie 3 nastąpiły zmiany w atrybutach stałych, które muszą być precyzyjnie odwzorowane w pliku XML.

Sekcja Naglowek

W nagłówku pliku zawarte są informacje o celu złożenia, okresie oraz samym urzędzie skarbowym, nastomiast istotne zmiany wystąpiły w polach:

• KodFormularza: Dla rozliczeń miesięcznych musi posiadać atrybuty kodSystemowy="JPK_V7M (3)" oraz wersjaSchemy="1-0E". Dla kwartalnych odpowiednio kodSystemowy="JPK_V7K (3)".
• WariantFormularza: Stała wartość „3”.
• Rok i Miesiac: Oznaczenie okresu rozliczeniowego. W wersji 3 najwcześniejszy dopuszczalny okres to rok 2026 i miesiąc 02.
• KodFormularzaDekl i WariantFormularzaDekl: Te pola wypełnia się tylko wtedy, gdy plik zawiera część deklaracyjną. Dla JPK_V7M(3) są to odpowiednio „VAT-7” i „23”, dla JPK_V7K(3) – „VAT-7K” i „17”.

Sekcja Podmiot1

W sekcji Podmiot1 należy podać aktualne dane zgodnie z rejestracją podatkową.

• PelnaNazwa / ImiePierwsze, Nazwisko: W zależności od tego, czy podatnik jest osobą fizyczną, osobą prawną czy też inną jednostką organizacyjną. Warto wskazać, że w wariancie 3 pole nazwy zostało rozszerzone do 512 znaków.

Jak wypełnić Ewidencję Sprzedaży (SprzedazWiersz) i Ewidencję Zakupów (ZakupWiersz)?

Każdy wiersz ewidencji sprzedaży musi zawierać szczegółowe dane o transakcji, w tym numer dowodu sprzedaży, datę wystawienia, dane nabywcy oraz specyficzne kody klasyfikacyjne. W dobie KSeF pole NrKSeF staje się nadrzędnym identyfikatorem, ale nie zdejmuje ono z podatnika obowiązku podawania numeru własnego faktury.

Sekcja zakupowa służy do wykazania kwot podatku naliczonego przysługującego do odliczenia. W wariancie 3 kluczowym wyzwaniem staje się poprawne przypisanie numeru KSeF faktury zakupowej otrzymanej od dostawcy.

Jakie są zasady składania korekt?

Nowe struktury JPK_V7(3) wprowadzają wyższy poziom automatyzacji kontroli, co oznacza, że błędy będą identyfikowane niemal w czasie rzeczywistym. Największym ryzykiem staje się niedopełnienie obowiązku korekty tymczasowych oznaczeń DI i OFF po uzyskaniu numeru KSeF. Podatnik, który stwierdzi błąd w złożonym pliku, ma obowiązek przesłania korekty w terminie 14 dni od ujawnienia pomyłki. Korekta polega na ponownym przesłaniu całego pliku (ewidencji i deklaracji lub samej ewidencji) z zaznaczonym celem złożenia „2”. W przypadku korekty samej części ewidencyjnej (np. uzupełnienie numeru KSeF bez zmiany kwot), podatnik nie wypełnia pól części deklaracyjnej, co zapobiega dublowaniu danych w systemach księgowych urzędu.

Jakie sankcje grożą za błędy w JPK_V7(3)?

Wprowadzone w 2020 roku sankcje w wysokości 500 PLN za każdy błąd w ewidencji nadal obowiązują. Kara ta może zostać nałożona, jeżeli:

1. Organ podatkowy wezwie podatnika do usunięcia błędów (np. błędny numer NIP, brak kodu GTU, brak numeru KSeF).
2. Podatnik nie skoryguje pliku w terminie 14 dni od otrzymania wezwania lub nie złoży wyjaśnień wskazujących, że dane są poprawne. Ministerstwo Finansów uspokaja, że kary nie są nakładane automatycznie i mają dotyczyć przede wszystkim celowych nadużyć lub uporczywego ignorowania wezwań.

Jak przygotować się do wdrożenia JPK_V7(3)?

Przejście na standard JPK_V7(3) wymaga aktualizacji oprogramowania oraz przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za wystawianie i księgowanie faktur. Przedsiębiorcy powinny zweryfikować, czy ich oprogramowanie finansowo-księgowe:

• Posiada certyfikowane połączenie z bramką KSeF i potrafi automatycznie zaciągać numer KSeF do rejestrów zakupu i sprzedaży.
• Obsługuje nowe limity pól znakowych (512 znaków) oraz poprawnie generuje atrybuty nagłówka dla wariantu 3.

Niezbędne jest opracowanie procedur na wypadek awarii (tryb OFF) oraz procedur monitorowania faktur wystawionych w trybie offline24 (DI). Pracownicy muszą wiedzieć, jak postępować w sytuacjach braku numeru KSeF w momencie zamykania miesiąca księgowego, aby uniknąć błędów walidacji przy wysyłce JPK.

W jaki sposób zmiany JPK_V7 związane są z systemem kaucyjnym?

Wdrożenie ogólnopolskiego systemu kaucyjnego z dniem 1 stycznia 2025 roku (z pełnym obowiązkiem raportowania w nowym JPK od 1 lutego 2026 r.) wprowadza istotne zmiany w opodatkowaniu opakowań zwrotnych. Struktura JPK_V7(3) wprowadza dedykowane pola dla rozliczeń kaucyjnych:

• K_360 (Ewidencja): Podatnik wykazuje tutaj zsumowaną wartość podatku należnego od niezwróconych opakowań. Jako numer dowodu należy wpisać „SYSTEM KAUCYJNY”, jako dane kontrahenta – dane podmiotu reprezentującego (operatora systemu), a typ dokumentu oznaczyć jako WEW.
• P_360 (Deklaracja): Suma podatku z pola K_360 trafia do tej pozycji. Co kluczowe, kwota wykazana w P_360 pomniejsza wartość zobowiązania podatkowego w polu P_38, ponieważ obowiązek fizycznej wpłaty tego podatku spoczywa na podmiocie reprezentującym, a nie bezpośrednio na wprowadzającym.

Standardowe rozliczenie kaucji odbywa się w cyklu rocznym, w deklaracji za pierwszy miesiąc roku następnego. Wyjątkowo, rozliczenie kaucji za rok 2025 podatnicy miesięczni będą zobowiązani wykazać w pliku JPK za luty 2026 roku.