UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi.
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Faktura ustrukturyzowana w momencie jej wystawienia uzyskuje swój unikalny numer w systemie Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że poza tym oznaczeniem, należy zaniechać samodzielnego ustalenia dla faktury odpowiedniej serii lub kolejnego numeru w ramach dokumentów sporządzanych przez podatnika.

Faktura sprzedaży wystawiana w KSeF jest oznaczana:

• numerem w systemie KSeF,
• numerem na fakturze (numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii),
• numerem w KPiR / ewidencji przychodu (numer księgowy faktury).

Te same oznaczenia posiadać będzie faktura po stronie nabywcy tzn. samodzielnie nada on jej numer dla celów KPiR / przychodów oraz w oznacza ona będzie numerem w KSeF, natomiast numer na fakturze zostaje jednolity po stronie nabywcy i sprzedawcy towaru lub usługi.

Numer w systemie KSeF nie będzie tożsamy z numerem faktury. Podatnik może ustalić podobne reguły numeracji faktury do numerów w KSeF, niemniej nie jest to regułą. Numer faktury w KSeF stanowi wyłącznie oznaczenie dokumentów wprowadzanych do systemu KSeF i jest on nadawany automatycznie dla dokumentu w chwili wystawienia faktury i będzie on widoczny po autoryzacji i logowaniu do systemu KSeF. Natomiast faktury mogą być numerowane przez podatnika dowolnie, o ile tylko przestrzegana jest zasada nadawania im numerów kolejnych.

Numer w KSeF nie będzie zatem numerem faktury. Ten ostatni - czyli numer faktury - to element obowiązkowy, który musi zostać nadany jako unikalny, kolejny numer dokumentu. Nadawany jest przez samego podatnika i musi on być widoczny na fakturze (musi być elementem faktury). Ta numeracja jest elementem, który będzie przedmiotem kontroli przez organ skarbowy jeśli chodzi o elementy obowiązkowe, jakie każda faktura musi posiadać a także co do tego, czy numer ten jest numerem kolejnym, nadanym w ramach jednej lub więcej serii.

W treści faktury widoczny pozostaje jedynie numer faktury. Jej numer z KSeF jest widoczny wyłącznie w systemie KSeF, natomiast oznaczenie numerem księgowym - jedynie na egzemplarzu dokumentu wykorzystywanym dla celów dokonywania odpowiedniego zaliczenia wydatku do kosztów lub też wskazaniu numeru dokumentu wykazującego przychód podatkowy.

Jeśli podatnik ma zamiar przekazać po wystawieniu faktury jej egzemplarz w formie drukowanej lub w formie PDF (elektronicznej) na rzecz nabywcy, to nie ma obowiązku podawania na niej numeru faktury z KSeF. W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

W sytuacji pomyłki co do numeru NIP, faktura trafi do odbiorcy o podanym na niej numerze NIP, a zatem do innego nabywcy niż ten, który prowadził transakcję z jej wystawcą. Faktura KSeF musi być w takim przypadku skorygowana do zera i wystawiona ponownie (kolejna faktura) na rzecz właściwego nabywcy, z prawidłowym numerem NIP. W efekcie nie można skorygować jedynie numeru NIP.

W takim przypadku zarówno system KSeF, jak i podatnik wszystkie faktury powinien oznaczyć trzeba różnymi numerami tj. pierwotna faktura, faktura korygująca do zera oraz faktura z prawidłowym numerem NIP będą miały osobne, unikatowe numery.

Istnieje obowiązek podania na fakturze korygującej numeru faktury korygowanej (pierwotnej) w KSeF. W efekcie faktura korygująca zawierać musi numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Więcej na temat korekt KSeF

Numer w KSeF nie jest jednoznaczny z numeracją dokumentów księgowych, jakimi oznaczane są dokumenty w prowadzonych przez podatnika czynnościach ewidencyjnych.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (numer nadawany jest po stronie sprzedawcy i nabywcy jest taki sam - faktura pojawi się w systemie KSeF po stronie obu podmiotów pod tym samym numerem i pod tą samą datą). Nabywca nie ma obowiązku dodatkowo otrzymywać faktury w postaci drukowanej lub na mail. Tym niemniej w związku z prowadzeniem całości dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą, nabywca może być zainteresowany pobraniem faktury z systemu KSeF i przeniesieniem jej (archiwizowaniem) we własnych systemach księgowych (np. w chmurze, na dysku komputera albo w postaci drukowanej).

Datą otrzymania faktury jest nadal data wygenerowania numeru faktury w KSeF, a nie data pobrania tej faktury ustrukturyzowanej z KSeF. Same operacje na otrzymanej przez nabywcę fakturze nie mają znaczenia dla daty jej otrzymania.

Odbieraj e-faktury kosztowe z KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo pobierzesz e-faktury kosztowe z KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania i pobierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Pobierz e-faktury kosztowe z systemu KSeF już teraz »

W przypadku wysyłki faktury przez jej wystawcę, jest ona weryfikowana semantycznie przez KSeF, tzn. nie następuje proces dodatkowego sprawdzenia, czy jest ona akceptowana przez nabywcę. Wystawca powinien poza KSeF zadbać o system akceptacji dokumentu przez nabywcę (uzyskać odpowiednie zgody). Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę bezpośrednio działającego w systemie KSeF. Gdy faktura trafia do nabywcy, samodzielnie decyduje on o tym, czy fakturę tę akceptuje i czy decyduje się odliczać z niej podatek. Natomiast jeśli sprzedawca wystawi fakturę mimo braku akceptacji ze strony nabywcy, to faktura taka posiada swój numer w KSeF i uznaje się ją za wystawioną i przekazaną nabywcy. Powoduje to, że obowiązkowym jest zapłata podatku VAT z tytułu takiego dokumentu (numer i data wystawienia faktury są już nadane w systemie KSeF), ewentualnie  - korygowanie go do zera. Właściwym będzie również przekazanie egzemplarza takiego dokumentu poza systemem KSeF.

Raz udzielona zgoda obowiązuje w stosunku do całości czynności między podmiotami (można mówić, że jest ona dorozumiana na etapie kolejnych wystawianych dokumentów między podatnikami).

W pliku JPK ujmujemy fakturę ustrukturyzowaną według numeru faktury (czyli tego numeru który widnieje w jej treści), a nie według numeru wygernerowanego dla niej w KSeF. W efekcie nie ma powodu, aby dokument w JPK opatrywać lub porównywać z numeracją nadaną dla tego dokumentu w systemie KSeF.