UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi. Więcej informacji o zmianie terminu KSeF >

Numer faktury w systemie KSeF

Faktura ustrukturyzowana w momencie jej wystawienia uzyskuje swój unikalny numer w systemie Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że poza tym oznaczeniem, należy zaniechać samodzielnego ustalenia dla faktury odpowiedniej serii lub kolejnego numeru w ramach dokumentów sporządzanych przez podatnika.

Faktura sprzedaży wystawiana w KSeF jest oznaczana:

  • numerem w systemie KSeF,
  • numerem na fakturze (numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii),
  • numerem w KPiR / ewidencji przychodu (numer księgowy faktury).

Te same oznaczenia posiadać będzie faktura po stronie nabywcy tzn. samodzielnie nada on jej numer dla celów KPiR / przychodów oraz w oznacza ona będzie numerem w KSeF, natomiast numer na fakturze zostaje jednolity po stronie nabywcy i sprzedawcy towaru lub usługi.

Numer w systemie KSeF nie będzie tożsamy z numerem faktury. Podatnik może ustalić podobne reguły numeracji faktury do numerów w KSeF, niemniej nie jest to regułą. Numer faktury w KSeF stanowi wyłącznie oznaczenie dokumentów wprowadzanych do systemu KSeF i jest on nadawany automatycznie dla dokumentu w chwili wystawienia faktury i będzie on widoczny po autoryzacji i logowaniu do systemu KSeF. Natomiast faktury mogą być numerowane przez podatnika dowolnie, o ile tylko przestrzegana jest zasada nadawania im numerów kolejnych.

Numer w KSeF nie będzie zatem numerem faktury. Ten ostatni - czyli numer faktury - to element obowiązkowy, który musi zostać nadany jako unikalny, kolejny numer dokumentu. Nadawany jest przez samego podatnika i musi on być widoczny na fakturze (musi być elementem faktury). Ta numeracja jest elementem, który będzie przedmiotem kontroli przez organ skarbowy jeśli chodzi o elementy obowiązkowe, jakie każda faktura musi posiadać a także co do tego, czy numer ten jest numerem kolejnym, nadanym w ramach jednej lub więcej serii.

W treści faktury widoczny pozostaje jedynie numer faktury. Jej numer z KSeF jest widoczny wyłącznie w systemie KSeF, natomiast oznaczenie numerem księgowym - jedynie na egzemplarzu dokumentu wykorzystywanym dla celów dokonywania odpowiedniego zaliczenia wydatku do kosztów lub też wskazaniu numeru dokumentu wykazującego przychód podatkowy.

Drukowana faktura z numerem KSeF

Jeśli podatnik ma zamiar przekazać po wystawieniu faktury jej egzemplarz w formie drukowanej lub w formie PDF (elektronicznej) na rzecz nabywcy, to nie ma obowiązku podawania na niej numeru faktury z KSeF. W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Błędny numer NIP a numer faktury

W sytuacji pomyłki co do numeru NIP, faktura trafi do odbiorcy o podanym na niej numerze NIP, a zatem do innego nabywcy niż ten, który prowadził transakcję z jej wystawcą. Faktura KSeF musi być w takim przypadku skorygowana do zera i wystawiona ponownie (kolejna faktura) na rzecz właściwego nabywcy, z prawidłowym numerem NIP. W efekcie nie można skorygować jedynie numeru NIP.

W takim przypadku zarówno system KSeF, jak i podatnik wszystkie faktury powinien oznaczyć trzeba różnymi numerami tj. pierwotna faktura, faktura korygująca do zera oraz faktura z prawidłowym numerem NIP będą miały osobne, unikatowe numery.

Korekta faktury a numer faktury w KSeF

Istnieje obowiązek podania na fakturze korygującej numeru faktury korygowanej (pierwotnej) w KSeF. W efekcie faktura korygująca zawierać musi numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Więcej na temat korekt KSeF

Numer unikalny faktury, numer w KPiR, numer w ewidencji przychodów a numer w KSeF

Numer w KSeF nie jest jednoznaczny z numeracją dokumentów księgowych, jakimi oznaczane są dokumenty w prowadzonych przez podatnika czynnościach ewidencyjnych.

Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej a jej numer w KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (numer nadawany jest po stronie sprzedawcy i nabywcy jest taki sam - faktura pojawi się w systemie KSeF po stronie obu podmiotów pod tym samym numerem i pod tą samą datą). Nabywca nie ma obowiązku dodatkowo otrzymywać faktury w postaci drukowanej lub na mail. Tym niemniej w związku z prowadzeniem całości dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą, nabywca może być zainteresowany pobraniem faktury z systemu KSeF i przeniesieniem jej (archiwizowaniem) we własnych systemach księgowych (np. w chmurze, na dysku komputera albo w postaci drukowanej).

Datą otrzymania faktury jest nadal data wygenerowania numeru faktury w KSeF, a nie data pobrania tej faktury ustrukturyzowanej z KSeF. Same operacje na otrzymanej przez nabywcę fakturze nie mają znaczenia dla daty jej otrzymania.

Odbieraj e-faktury kosztowe z KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo pobierzesz e-faktury kosztowe z KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania i pobierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Pobierz e-faktury kosztowe z systemu KSeF już teraz »

Faktura wystawiona bez akceptacji nabywcy w KSeF

W przypadku wysyłki faktury przez jej wystawcę, jest ona weryfikowana semantycznie przez KSeF, tzn. nie następuje proces dodatkowego sprawdzenia, czy jest ona akceptowana przez nabywcę. Wystawca powinien poza KSeF zadbać o system akceptacji dokumentu przez nabywcę (uzyskać odpowiednie zgody). Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę bezpośrednio działającego w systemie KSeF. Gdy faktura trafia do nabywcy, samodzielnie decyduje on o tym, czy fakturę tę akceptuje i czy decyduje się odliczać z niej podatek. Natomiast jeśli sprzedawca wystawi fakturę mimo braku akceptacji ze strony nabywcy, to faktura taka posiada swój numer w KSeF i uznaje się ją za wystawioną i przekazaną nabywcy. Powoduje to, że obowiązkowym jest zapłata podatku VAT z tytułu takiego dokumentu (numer i data wystawienia faktury są już nadane w systemie KSeF), ewentualnie  - korygowanie go do zera. Właściwym będzie również przekazanie egzemplarza takiego dokumentu poza systemem KSeF.

Raz udzielona zgoda obowiązuje w stosunku do całości czynności między podmiotami (można mówić, że jest ona dorozumiana na etapie kolejnych wystawianych dokumentów między podatnikami).

Czynność opodatkowana VAT wprowadzana do JPK_V7 a numer faktury w KSeF

W pliku JPK ujmujemy fakturę ustrukturyzowaną według numeru faktury (czyli tego numeru który widnieje w jej treści), a nie według numeru wygernerowanego dla niej w KSeF. W efekcie nie ma powodu, aby dokument w JPK opatrywać lub porównywać z numeracją nadaną dla tego dokumentu w systemie KSeF.