Nowe obowiązki biur rachunkowych w związku z ochroną sygnalistów

Nowe obowiązki biur rachunkowych w związku z ochroną sygnalistów

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (pracownik, funkcjonariusz, zleceniobiorca, przedsiębiorca, wspólnik, członek organu, praktykant, kandydat ubiegający się o zatrudnienie itp.). Zdemaskowanie przez sygnalistę nieprawidłowości mających miejsce w organizacji, w której pracuje, może niejednokrotnie wywołać działania odwetowe pracodawcy względem jego osoby. Problem ten dostrzeżony został na poziomie unijnym i w celu ujednolicenia rozwiązań prawnych na terenie UE wydana została Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polski ustawodawca implementował tę dyrektywę ustawą o ochronie sygnalistów wchodzącą w życie 25 września 2024 r. Z przepisów wynikają określone obowiązki, które muszą być realizowane przez prowadzących biura rachunkowe.

W zamyśle prawodawcy unijnego ustanowienie wspólnych norm minimalnych zapewniających sygnalistom skuteczną ochronę ma zachęcić ich do składania uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa bez obawy o potencjalne działania odwetowe. Uznaje się bowiem, że zgłoszenia sygnalistów odgrywają kluczową rolę w zapobieganiu różnorakim naruszeniom prawa, a tym samym przyczyniają się do ochrony dobra wspólnego poprzez zwiększenie przejrzystości życia publicznego dzięki umożliwieniu skutecznego wykrywania nieprawidłowości, prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz ścigania sprawców czynów zabronionych.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Biuro rachunkowe jako podmiot szczególny objęty przepisami ustawy o ochronie sygnalistów

Sam zakaz podejmowania działań odwetowych (takich, jak np. wypowiedzenie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, degradacja, mobbing czy utrudnianie znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży) dotyczy wszystkich podmiotów prawnych - zarówno publicznych, jak i prywatnych. Obwarowany on został ewentualną odpowiedzialnością karną z możliwością wymierzenia kary pozbawienia wolności do lat 3.

Jednakże na część podmiotów ustawodawca nakłada dodatkowy obowiązek w postaci ustanowienia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Chodzi w szczególności o podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Biuro rachunkowe dokładnie wpisuje się w tę charakterystykę. Inną kategorię stanowią podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Dla biura rachunkowego limit ten jednak nie obowiązuje, czyli bez względu na poziom zatrudnienia ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest w przypadku biura rachunkowego nieodzowne i to pod groźbą kary grzywny do 5000 zł.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać co najmniej:

  • wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę albo podmiot zewnętrzny upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
  • sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę (co najmniej ustnie lub pisemnie - w postaci papierowej bądź elektronicznej) wraz z podaniem jego adresu do kontaktu,
  • bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
  • tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
  • obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego,
  • obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną,
  • maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
  • zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz ewentualnie do instytucji Unii Europejskiej.

Obok procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, przy czym dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w tym rejestrze należy przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi w szczególności zawierać informację o podjętych działaniach następczych oraz wskazywać datę zakończenia każdej poszczególnej sprawy.

Podsumowując, nowymi obowiązkami biur rachunkowych w kontekście ochrony sygnalistów będą począwszy od 25 września 2024 r.:

  1. posiadanie wdrożonej procedury zgłoszeń wewnętrznych,
  2. prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
  3. zapobieganie działaniom odwetowym pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku - w 2023 r. wyniosło ono 7155,48 zł),
  4. dbanie o ochronę danych osobowych, a w szczególności ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób),
  5. uruchomienie bezpiecznych kanałów składania zgłoszeń,
  6. weryfikacja zgłoszeń i podejmowanie działań następczych,
  7. terminowe odpowiadanie na zgłoszenia sygnalistów,
  8. zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym, o ile biuro rachunkowe zamierza powierzyć takiemu podmiotowi obsługę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą o ochronie sygnalistów.

Podstawa prawna:
ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928),
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.