Czy nabywca będzie mógł odliczyć VAT z faktury zakupowej wystawionej poza KSeF?

Mimo że co do zasady wystawianie e-faktury w KSeF będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., może dojść do sytuacji, że na skutek niewiedzy bądź pomyłki sprzedawcy faktura zostanie wystawiona na dotychczasowych zasadach, czyli w formie pliku PDF albo w wersji papierowej.

W pierwotnym projekcie ustawy zakładano, że dokument o takiej charakterystyce nie będzie w ogóle traktowany jako faktura VAT zgodnie z postanowieniami projektowanego art. 106ga ust. 5. Sytuacja ta, z punktu widzenia nabywcy, prowadziłaby do niemożności odliczenia podatku VAT wynikającego z takiego dokumentu. Jednakże w trakcie procesu legislacyjnego zrezygnowano z tego zapisu, co zostało udokumentowane w Raporcie z konsultacji dotyczącym projektu ustawy https://orka.sejm.gov.pl/Druki9ka.nsf/Projekty/9-020-1235-2023/$file/9-020-1235-2023.pdf

Mimo, że zmiana i wykreślenie przepisu wskazującego, że dokument (faktura) wystawiony poza KSeF nie jest fakturą, miało wyeliminować przypadki szczególne (tj. kwestie faktur wystawianych przez podatników nieposiadających w Polsce siedziby), to usunięcie tego przepisu nie spowodowało wprowadzenia w innych zapisów do ustawy o VAT. W efekcie bazując na zasadzie in dubio pro tributatem, nie można braku zapisu ogólnego postrzegać jako eliminującego z obrotu (z prawa odliczenia VAT) faktury wystawiane poza KSeF.

A zatem błędnie wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur faktura - wciąż będzie traktowana jako faktura VAT umożliwiająca nabywcy skorzystanie z prawa do odliczenia podatku VAT. Należy jedynie pamiętać, że wystawienie faktury poza KSeF począwszy od 1 stycznia 2025 r. pociągać będzie za sobą ryzyko poniesienia kary.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Wystąpić może awaria KSeF lub awaria rozwiązania używanego przez sprzedawcę do generowania faktur. W takim przypadku istnieje możliwość stworzenia faktury w formie pliku XML, który może zostać następnie przekształcony w plik PDF lub wydrukowany. W celu poprawnej identyfikacji takiej faktury konieczne jest oznaczenie jej specjalnym kodem QR wygenerowanym poprzez token awaryjny. Następnie faktura wraz z oznaczeniem QR musi zostać dostarczona nabywcy poprzez "uzgodniony kanał". Przykładowym uzgodnionym kanałem może być przesyłka mailowa. Warto zaznaczyć, że również KSeF może służyć jako taki kanał, o ile awaria zostanie naprawiona. W takim przypadku faktury generowane awaryjnie muszą zostać dostarczone do systemu w określonym czasie - w ciągu jednego dnia roboczego od wystawienia w sytuacji, gdy awaria była po stronie podatnika, lub w ciągu 7 dni od usunięcia awarii, jeśli ta miała miejsce po stronie KSeF.

Nabywca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w tych przypadkach zgodnie z ogólnymi zasadami. Za dzień wyznaczający początek okresu, w którym prawo to będzie mogło zostać zrealizowane, uznawana będzie odpowiednio wcześniejsza z dwóch możliwych w tej sytuacji dat otrzymania faktury przez nabywcę, tj.:

• data otrzymania wizualizacji faktury (np. wydruku lub pliku PDF) za pośrednictwem uzgodnionego kanału komunikacji (np. e-maila, przesyłki pocztowej itp.),
• data otrzymania faktury poprzez KSeF, wyrażona jako moment nadania jej przez system numeru identyfikacyjnego.

Odliczenie VATu będzie mogło zostać dokonane wyłącznie na podstawie jednego z tych dokumentów. Po stronie nabywcy konieczne więc będzie identyfikowanie tego rodzaju przypadków - tak, aby VAT odliczony na podstawie faktury przesłanej mu poza KSeF w trybie awaryjnym nie został ujęty w rozliczeniu ponownie na podstawie tej samej faktury otrzymanej już w KSeF.

Zasadniczo KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych, więc jego wdrożenie nie wpływa na dotychczasowe zasady rozliczeń VAT. Podstawą do odliczenia VATu przez polskiego nabywcę będzie więc w dalszym ciągu faktura wystawiona przez zagranicznego sprzedawcę zgodnie z przepisami obowiązującymi w jego państwie (poza KSeF). Podatek VAT odliczany będzie tu w ramach samonaliczenia tego podatku przez polskiego nabywcę

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Pomimo posiadania polskiego NIP zagraniczny sprzedawca będzie uprawniony do wystawiania faktur poza KSeF, a prawo do odliczenia VAT naliczonego z takich faktur będzie przysługiwało na zasadach ogólnych.

Zagraniczny dostawca posiadający polski NIP i posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będzie miał obowiązek wystawienia faktury w KSeF - analogicznie jak w przypadku polskiego dostawcy. Skoro zatem w trakcie procesu legislacyjnego zrezygnowano z zapisu mówiącego o tym, że faktura wystawiona poza KSeF nie będzie w ogóle traktowana jako faktura VAT, to nabywca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT. Należy jedynie pamiętać, że wystawienie faktury poza KSeF począwszy od 1 stycznia 2025 r. pociągać będzie za sobą ryzyko naliczenia z tego powodu kary.