UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi.
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Powyższa zasada stanowi podstawową zmianę w stosunku do reguł, jakimi posługiwali się przedsiębiorcy przed wprowadzeniem systemu KSeF.

Data wystawienia faktury ma swoje konsekwencje zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.

Przed wprowadzeniem faktur KSeF, praktyką była pewna dowolność w posługiwaniu się datą wystawienia faktury. W zasadzie podmiot miał możliwość, zachowując ciągłość wystawianych faktur, ustalać odpowiadającą mu datę wystawienia faktury. Regułą było zatem przygotowywanie i wysyłanie do kontrahentów w trakcie miesiąca faktur z datą ostatniego dnia miesiąca poprzedniego. Kontrahent opisywał takie dokumenty jako otrzymane z datą jej wystawienia i odliczał VAT w okresie przed faktycznym otrzymaniem faktury.

Natomiast fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu jej wystawienia w KSeF, czyli nie wcześniej niż faktyczne przesłanie przez sprzedawcę faktury do KSeF. Sytuacja ta zatem znacząco zmienia reguły przygotowywania dokumentów.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Te dwie daty mogą się różnić od siebie. Wystawienie faktur nie zawsze oznaczać będzie bowiem ich automatyczną wysyłkę do KSeF. W efekcie po przygotowaniu dokumentu, w tym po wpisaniu bieżącej daty wystawienia go, może dojść do jego przekazania do KSeF dopiero w kolejnych dniach lub okresach. Dokument ten będzie prawidłowy i zostanie zaakceptowany przez KSeF, a także trafi do nabywcy.

Dla celów księgowych i rozliczeniowych istotnym będzie data przypisana przez KSeF.

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady w dacie wykonania usługi/wydania towarów, a w przypadku wcześniejszego otrzymania zadatku, zaliczki lub przedpłaty - w dacie ich otrzymania.

W efekcie:

1. podatek VAT płacony jest w dacie wykonania czynności, a nie w dacie wystawienia faktury,
2. ujęcie dokumentu w pliku JPK następuje w okresie wykonania usługi / sprzedaży towaru, a nie w dacie wystawienia faktury.

Wyłącznie w sytuacjach szczególnych, dopuszczalnym jest, by datą powstania obowiązku podatkowego była:

1. data otrzymania zapłaty lub
2. data wystawienia faktury.

W następujących sytuacjach data wystawienia faktury w systemie KSeF będzie decydująca, by płacić podatek w tym okresie (by wprowadzić fakturę w dacie wystawienia jej w KSeF do pliku JPK_V7):

• gdy faktura wystawiana jest na rzecz podatników VAT (a nie na rzecz konsumentów), z tytułu następujących czynności:
  • świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
  • dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902),
  • czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
• w przypadkach, gdy faktura jest wystawiana na rzecz dowolnego podmiotu z tytułu:
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • świadczenia usług:
    • telekomunikacyjnych,
    • związanych z utrzymaniem porządku i wywozem nieczystości,
    • wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (dostawa/odbiór nieczystości, sprzątanie, uzdatnianie wody, Usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu, usługi sanitarne),
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Jeśli podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem w stosunku do terminów ustawowych, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury.

W następujących przypadkach wystawienie faktury oraz zakończenie usługi/dostawa towarów bez ich opłacenia nie spowoduje obowiązku naliczenia VAT (wykazania czynności w pliku JPK_V7). Obowiązek podatkowy powstanie w dacie otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu:

• wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
• przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
• dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów,
• świadczenia, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
• świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37– 41 (tj. usługi finansowe).

Datą otrzymania faktury jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury w KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy.

Odliczenie podatku od towarów i usług możliwe jest w dacie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż w dacie otrzymania faktury. Oznacza to jednocześnie, że data wystawienia faktury KSeF będzie decydująca co do okresu odliczenia VAT z danej faktury, jeśli tylko obowiązek podatkowy u sprzedawcy nie powstał po tej dacie.

Dla nabywcy istotną daną będzie data otrzymania faktury w KSeF, a nie data wystawienia faktury, wskazana na dokumencie lub też data otrzymania fizycznie kopii takiego dokumentu. Terminy te nie będą miały żadnego znaczenia.

Podatnik nie musi korygować daty wystawienia faktury, widocznej na samym dokumencie jeśli nie jest on taki sam, jak data z systemu KSeF. Nie ma możliwości korygowania daty wygenerowanej przez KSeF.

Jeśli podatnik wystawił jakąś fakturę i przyjęła ona numer i datę w systemie KSeF, lecz czynność nie powinna w ogóle mieć miejsca, wówczas podatnik powinien te informacje usunąć poprzez skorygowanie faktury do zera.

Wypróbuj wystawianie korekt e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e- fakturę korektę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę korektę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę korektę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Faktura może być wystawiona w terminie do 15 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano dostawy towaru, wykonano usługę lub otrzymano zaliczkę z tytułu danej transakcji. W szczególnych przypadkach faktura może być wystawiona również w terminie późniejszym, tzn.:

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Bez akceptacji, faktura wystawiona w KSeF nie może być uznana za otrzymaną przez nabywcę towaru lub usługi. Akceptacji dokonuje nabywca faktury, a to oznacza, że po jej wystawieniu po stronie nabywcy powinna odbyć się faktyczna jej akceptacja. Milcząca (dorozumiana) akceptacja wydaje się niewystarczająca.

Akceptacja powinna odbywać się poza KSeF, na podstawie zestawu informacji (porozumienia) pomiędzy wystawcą i nabywcą. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej, tzn. papierowej lub elektronicznej.

Powyższa reguła korzystania z faktur ustrukturyzowanych oznacza tyle, że:

• sprzedawca może zawsze wystawić fakturę w KSeF i przekazać ją w KSeF nabywcy,
• nabywca, aby nie uznawać faktury za otrzymaną, musi wyrazić na nią zgodę.

Forma dorozumiana zgody na fakturę KSeF oznacza tyle, że może ona być przekazana:

• ustnie (w tym telefonicznie),
• wiadomością e-mail,
• poprzez dokonanie płatności przez odbiorcę.

Nabywca może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez nabywcę, taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób. Obowiązek ten spoczywać będzie na sprzedawcy, tym niemniej niezaakceptowana faktura jest już wystawiona (w dacie wystawienia jej w KSeF). Dostarczeniu powinien w takim wypadku podlegać nie duplikat lecz egzemplarz faktury.

Konsekwencje w braku akceptacji jest:

• odroczenie w czasie terminu na odliczenie VAT (do momentu odebrania faktury w innej postaci niż w systemie KSeF),
• odroczenie terminu zapłaty, popadnięcie w zwłokę, jeżeli strony umawiają się, że otrzymanie faktury jest warunkiem obowiązkowym dla wykonania płatności.

Nie ma wskazanego terminu, w którym nabywca może wskazać, że zgody nie wyraża. Logowanie do KSeF, pobranie faktur nie oznacza dorozumianej zgody na przesłanie faktury.

W efekcie ustalenie dodatkowej zgody - niedorozumianej może okazać się rozwiązaniem, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień co do akceptacji faktury ustrukturyzowanej.

Data wygenerowania faktury KSeF będzie jednocześnie, w przypadku akceptacji faktury, datą jej odbioru. W efekcie nabywca ma obowiązek kontrolować przy wprowadzaniu faktur do JPK_V7, terminy, w jakich faktura ustrukturyzowana została wystawiona w KSeF (trafiła do niego w KSeF). Jeśli nie wyrazi sprzeciwu (w sposób jednoznaczny), to nie ma znaczenia termin doręczenia mu egzemplarza papierowego lub też elektronicznej faktury poza KSeF.

Ujęcie faktury w JPK_V7 odbywa się w terminie powstania obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji, nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury.