KSeF data wystawienia i data otrzymania faktury

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki ustala się daty istotne dla rozliczeń VAT. W systemie KSeF to nie data wpisana na fakturze, lecz moment jej zarejestrowania w systemie decyduje o dacie wystawienia i otrzymania.

To z kolei wpływa bezpośrednio na termin rozliczenia podatku VAT, moment powstania obowiązku podatkowego oraz ujęcie faktury w pliku JPK_V7. W artykule wyjaśniamy, czym różni się data systemowa od daty na fakturze, kiedy można wystawić fakturę po usłudze, jak skorygować błędną datę i kiedy obowiązuje rozliczenie na podstawie zapłaty.

Krajowy System e-Faktur wprowadza jedną, fundamentalną zasadę: fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej poprawnego przesłania do systemu KSeF.

To kluczowa zmiana, która kończy z dotychczasową praktyką pewnej dowolności w datowaniu dokumentów. Wcześniej przedsiębiorcy mogli przykładowo wystawiając fakturę na początku kolejnego miesiąca opatrzyć ją datą ostatniego dnia miesiąca poprzedniego.

W KSeF taka sytuacja jest niemożliwa. Decydujący jest moment, w którym system Ministerstwa Finansów otrzyma plik faktury i nada mu unikalny numer identyfikacyjny.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Te dwie daty mogą być różne, ponieważ przygotowanie dokumentu i jego wysłanie do KSeF to dwie oddzielne czynności, które mogą odbyć się w innych dniach. Na fakturze (w dedykowanym polu pliku XML) może widnieć inna data niż ta, którą ostatecznie nada system.

Przykład:

Pracownik przygotowuje fakturę w systemie księgowym 3 sierpnia i w polu „data wystawienia” wpisuje właśnie tę datę. Jednak z powodu wewnętrznych procedur firma wysyła ją do KSeF dopiero 5 sierpnia.

• Data na fakturze (wpisana przez użytkownika): 3 sierpnia
• Data wystawienia według KSeF (wiążąca prawnie): 5 sierpnia

Ważne: Dla celów podatkowych i księgowych liczy się wyłącznie data nadana przez KSeF, a nie data wpisana ręcznie w dokumencie.

Zasadą ogólną jest, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dniu wykonania usługi lub dostawy towaru. Jednak istnieją wyjątki, w których to właśnie data wystawienia faktury w KSeF wyznacza moment rozliczenia podatku.

Dzieje się tak w przypadku faktur wystawianych dla innych podatników VAT z tytułu:

• świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• dostawy książek, gazet, czasopism i magazynów drukowanych,
• czynności polegających na drukowaniu powyższych pozycji.

A także w przypadku faktur wystawianych dla dowolnego podmiotu z tytułu:

• dostaw mediów (energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego),
• świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej, ochrony osób i mienia oraz usług komunalnych.

Jeśli w tych przypadkach wystawisz fakturę z opóźnieniem, obowiązek podatkowy i tak powstanie z chwilą upływu terminu na jej wystawienie.

Istnieje grupa czynności, w których samo wystawienie faktury czy wykonanie usługi nie rodzi jeszcze obowiązku podatkowego. Pojawi się on dopiero w dniu otrzymania całości lub części zapłaty.

Dotyczy to m.in. usług:

• związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym na zlecenie sądów i prokuratury,
• finansowych zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 37–41 ustawy o VAT),
• wydania towarów w ramach umowy komisu,
• dostawy towarów w trybie egzekucji.

Nabywca może odliczyć podatek VAT, jeśli spełnione są jednocześnie dwa warunki:

1. U sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy.
2. Nabywca otrzymał fakturę.

KSeF znacząco upraszcza ten proces. Ponieważ data wystawienia faktury jest jednocześnie datą jej otrzymania, to właśnie data nadana przez system KSeF jest kluczowa dla określenia najwcześniejszego możliwego terminu odliczenia VAT. Nabywca nie musi już czekać na fizyczne dostarczenie dokumentu ani martwić się o datę jego faktycznego otrzymania.

Odpowiedź jest dwojaka:

• NIE, nie można skorygować daty nadanej automatycznie przez system KSeF. Jest ona trwałym, niezmiennym zapisem chwili, w której faktura trafiła do systemu.
• TAK, można skorygować błędną datę wpisaną ręcznie w polu faktury, jednak nie ma to żadnego znaczenia dla rozliczeń podatkowych.

Jeśli cała transakcja udokumentowana fakturą nie powinna mieć miejsca, należy wystawić fakturę korygującą „do zera”, aby wycofać ją z obrotu gospodarczego.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

• W okresie obowiązkowym (od 1 kwietnia 2026 r.): Faktura jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w momencie nadania jej numeru przez KSeF. Zgoda odbiorcy nie ma znaczenia i nie jest wymagana.
• W okresie dobrowolnym (obecnie): Aby faktura w KSeF została uznana za otrzymaną, odbiorca musi wyrazić na to zgodę. Jeśli jej nie wyrazi, sprzedawca musi dostarczyć mu fakturę w inny, uzgodniony sposób (np. w pliku PDF mailem), a za datę otrzymania uznaje się dzień tego fizycznego doręczenia.

Brak akceptacji w okresie dobrowolnym odracza moment odliczenia VAT i może wpłynąć na termin płatności, jeśli strony uzależniły go od otrzymania faktury.

Data otrzymania faktury w KSeF jest jednoznaczna i łatwa do zweryfikowania. Dzięki temu nabywca dokładnie wie, od którego okresu rozliczeniowego może ująć podatek naliczony w swoim pliku JPK_V7.

Należy jednak pamiętać, że fakturę można ująć w JPK_V7 nie wcześniej niż w dacie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Nawet jeśli nabywca otrzyma fakturę z KSeF, ale dotyczy ona usługi, która zostanie wykonana dopiero w przyszłym miesiącu, prawo do odliczenia VAT powstanie dopiero w tym przyszłym miesiącu.