Numer Faktury w KSeF: rola, struktura i porównanie z numeracją sprzedawcy

Numer KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) to 35-znakowy, unikalny, systemowy identyfikator nadawany każdej fakturze ustrukturyzowanej przez KSeF w momencie jej przyjęcia. System generuje go automatycznie i jest on kluczowy w oficjalnym obiegu dokumentów. Identyfikator ten jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i nie stanowi elementu samego pliku XML faktury.

Należy go odróżnić od numeru faktury nadawanego przez sprzedawcę oraz wewnętrznej numeracji księgowej, ponieważ pełnią one odrębne funkcje. Sam numer KSeF nie jest też umieszczany na wizualizacjach dokumentów, jak PDF czy wydruki. Jego rola staje się fundamentalna przy korektach i rozliczaniu zaliczek – faktura korygująca lub końcowa musi zawierać numer KSeF dokumentu pierwotnego, aby powiązać transakcje. W przypadku błędów, np. w numerze NIP, system wymusza wystawienie korekty „do zera” i nowej faktury, zamiast prostej edycji.

Moment nadania numeru KSeF jest prawnie uznawany za datę otrzymania faktury, niezależnie od zgody nabywcy, co może rodzić obowiązek podatkowy nawet przy bezzasadnych dokumentach. W praktyce do pliku JPK_V7 trafia numer faktury od sprzedawcy, a nie KSeF. System wprowadza jednak ułatwienie w postaci identyfikatora zbiorczego, który umożliwia regulowanie wielu zobowiązań jednym przelewem.

Struktura numeru KSeF ma ustandaryzowaną, 35-znakową strukturę, która składa się z czterech części:

1. Pierwsze 10 znaków to Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy,
2. Kolejnych 8 znaków to data wystawienia faktury, zapisana w formacie RRRRMMDD,
3. 12 kolejnych znaków dzieli się na dwie techniczne części, każda po 6 znaków, generowane automatycznie,
4. Dwa ostatnie znaki to suma kontrolna, również wyliczana automatycznie.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Numer faktury nadany przez podatnika i numer przydzielony przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) to dwa odrębne identyfikatory o różnych funkcjach. Każda faktura ustrukturyzowana po wysłaniu do systemu Ministerstwa Finansów otrzymuje unikalny numer KSeF, co nie zwalnia podatnika z obowiązku prowadzenia własnej, odrębnej numeracji.

Istnieją 3 kluczowe numery identyfikujące fakturę sprzedaży w obiegu gospodarczym:

• Numer KSeF – nadawany automatycznie przez system, służy do identyfikacji dokumentu w rządowej bazie danych.
• Numer faktury – nadawany przez sprzedawcę zgodnie z przyjętą serią (np. FV/1/2024), jest obowiązkowym elementem dokumentu.
• Numer księgowy – nadawany wewnętrznie przez sprzedawcę i nabywcę na potrzeby ewidencji (np. w KPiR lub ewidencji przychodów).

Dla nabywcy oznacza to, że otrzymana faktura będzie oznaczona jednolitym numerem KSeF oraz numerem faktury od sprzedawcy, a dodatkowo otrzyma ona wewnętrzny numer księgowy w jego systemie ewidencyjnym.

Numeracja faktur nadawana przez podatnika podlega kontroli organów skarbowych (np. urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego). Kontrola weryfikuje, czy numery są nadawane kolejno i czy zachowana jest ciągłość w ramach jednej lub więcej serii. Na samej fakturze widoczny jest tylko numer nadany przez podatnika. Numer KSeF jest widoczny wyłącznie po zalogowaniu do systemu.

Nie, podatnik nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze przekazywanej nabywcy w formie drukowanej lub jako plik PDF. Oficjalna struktura logiczna e-Faktury, FA(3), nie przewiduje pola na ten numer.

Dokumenty wystawiane poza KSeF w okresie awarii lub dla konsumentów (B2C) powinny być jednak oznaczone specjalnym kodem QR, który pozwoli na późniejszą weryfikację w systemie.

Faktury z błędnym numerem NIP nie można skorygować poprzez zmianę samego numeru NIP. Taki dokument trafia do podmiotu o numerze NIP wskazanym na fakturze, a nie do faktycznego kontrahenta.

Właściwa procedura naprawcza składa się z dwóch kroków:

1. Wystawienie faktury korygującej "do zera" do pierwotnego, błędnego dokumentu.
2. Wystawienie całkowicie nowej faktury z poprawnym numerem NIP dla właściwego nabywcy.

W rezultacie w systemie KSeF będą widoczne trzy dokumenty: faktura pierwotna, faktura korygująca oraz nowa, prawidłowa faktura. Każdy z nich będzie posiadał własny, unikalny numer KSeF oraz odrębny numer nadany przez podatnika.

Tak, numer faktury jest wykorzystywany przy korektach w KSeF. Aby zachować spójność i poprawność ewidencji, faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. Zgodnie ze schematem FA(3) każda korekta w formie ustrukturyzowanej zawiera identyfikator dokumentu, którego dotyczy, co pozwala systemowi automatycznie powiązać oba dokumenty.

Takie sformalizowanie procesu jest celowym działaniem Ministerstwa Finansów, które upraszcza kontrolę organom skarbowym, ale dla przedsiębiorcy oznacza konieczność większej staranności przy wystawianiu faktur pierwotnych.

Odbieraj e-faktury kosztowe z KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo pobierzesz e-faktury kosztowe z KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania i pobierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Pobierz e-faktury kosztowe z systemu KSeF już teraz »

Podobna zasada jak przy korektach obowiązuje w przypadku rozliczania faktur zaliczkowych. Aby zapewnić identyfikację ciągłości transakcji, w schemacie FA(3) należy podać numer KSeF faktury zaliczkowej w treści faktury rozliczającej.

Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy wystawiana jest faktura końcowa lub ostatnia z faktur zaliczkowych, która dopełnia wartość należności do 100% wartości transakcji.

Numer KSeF nie jest tożsamy z numeracją księgową (np. numerem w KPiR lub ewidencji przychodów). Numeracja księgowa to wewnętrzny system porządkowy stosowany przez podatnika do ewidencjonowania dokumentów i jest niezależna od identyfikatora nadawanego przez system Ministerstwa Finansów.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. W tym momencie dokument staje się dostępny zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy pod tym samym numerem i z tą samą datą. Nabywca nie musi otrzymywać dodatkowego egzemplarza faktury (np. e-mailem lub w formie drukowanej), chociaż może pobrać i zarchiwizować dokument z systemu KSeF na własne potrzeby.

Należy podkreślić, że datą otrzymania faktury jest moment nadania numeru w systemie, a nie późniejsza data jej pobrania przez nabywcę z KSeF. Same operacje na otrzymanej fakturze nie mają wpływu na datę jej otrzymania.

System KSeF weryfikuje fakturę wyłącznie pod kątem poprawności technicznej, a nie akceptacji transakcji przez nabywcę. Faktura po trafieniu do KSeF jest uznawana za wystawioną i doręczoną, nawet bez akceptacji nabywcy.

Z perspektywy sprzedawcy rodzi to następujące konsekwencje:

• Powstaje obowiązek zapłaty podatku VAT wynikającego z tego dokumentu.
• Należy skorygować fakturę "do zera", jeśli jest ona bezzasadna.

Nabywca samodzielnie decyduje, czy akceptuje otrzymany dokument i czy odliczy z niego podatek. Raz udzielona zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych obowiązuje dla wszystkich transakcji między podmiotami, co oznacza, że jest ona dorozumiana na etapie wystawiania kolejnych dokumentów.

W pliku JPK_V7 należy ujmować fakturę ustrukturyzowaną, używając numeru faktury nadanego przez podatnika, czyli tego, który widnieje w jej treści. Numer wygenerowany przez KSeF nie jest wykorzystywany do tego celu i nie ma potrzeby porównywania go z danymi w JPK.

Kluczową modyfikacją będzie wprowadzenie nowych obowiązków przy realizacji przelewów za faktury VAT, gdzie podatnicy od 2027 r. zostaną zobowiązani do umieszczania w tytule przelewu unikalnego numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Aby ułatwić regulowanie wielu faktur od tego samego dostawcy jednym przelewem, system wprowadza identyfikator zbiorczy. Jest to specjalny kod, który agreguje do 10 000 numerów KSeF, dzięki czemu nabywca może wykonać jedną płatność za wiele faktur, umieszczając w tytule przelewu tylko ten jeden identyfikator, co automatyzuje proces rozliczeń. Nowe zasady nie będą jednak bezwzględne – przewidziano wyjątki, między innymi dla płatności realizowanych w czasie awarii systemu, a także dla zaliczek czy płatności kartą dokonywanych przed otrzymaniem faktury.